Üldised sätted

 

Millised on ERPLY Books’i üldised sätted? ERPLY Books on raamatupidamistarkvara, mis on areneb pidevalt: iga nädal töötab meie arendustiim välja erinevaid uuendusi, et klientide elu lihtsamaks muuta. Peamiselt on reeglid leitavad moodulist “Üldised sätted”, mille leiad, minnes “Sätted” > “Üldised sätted”. Järgnev juhend seletab lahti antud reeglite ja seadistuste tähendused ning mis olukorras peaks neid rakendama.

Kõiki seadeid saab igal soovitud hetkel muuta, eemaldada või uuesti seadistada. Kui oled kõik muudatused teinud, kindlasti salvesta ning logi oma kontost välja ja seejärel uuesti sisse, et muutused jõustuksid.

Seaded

  • Keel – määra keel, mida antud konto kasutab.
  • Valuuta – määra valuuta, mida antud konto kasutab.
  • Vaikmisi viivis  (% päevas) – viiviseprotsent, mida maksavad võlglased.
  • Päevade arv maksetähtajani – Kui lood ERPLY Books’is arve ning Sa ei määra sellel maksetähtaega, siis automaatselt määratakse maksetähtajaks kuupäev, mis saabub siin vaikimisi määratud päevade arvu pärast. Maksetähtaega on võimalik määrata ka kliendi põhiselt. Näiteks on Sul kliente, kelle maksetähtaeg on võrreldes teiste klientidega pikem/lühem, siis see reegel tuleb määrata kontakti kaardil. See reegel on kõrgem kui üldistes sätetes.
  • Esimese arve number – määra, mis numbrist hakkavad ERPLY Books’is loodud arved (vaikimisi, kui ise ei määra manuaalselt arve numbrit. Arve numbriks saab olla 100-kohaline sõne (sisaldab numbreid ja tähti)).
  • Komakohti ümardamisel – määra, mitu komakohta näidatakse ümardamisel.
  • Käibemaksukohuslane – määra, kas ettevõte on KM-kohuslane.
  • Kasuta artiklite kirjeldust arvetes – kui koostad arve ning valid artikli, siis valides selle seadistuse, ilmub vaikimisi arve kirjeldusse artikli nimi. Kui seda seadistust ei määra, siis kirjelduse kasti ei ilmu.
  • Kasutage arvete kinnitamist – kasuta kinnitusringi ehk määra kindlad inimesed, kes peavad arve, enne arve maksmisele saatmist, kinnitama.
  • Võimaldage mitme projekti valikut – võimaldab dokumentidele määrata mitu projekti.
  • Kuupäeva formaat – vali, millisel kujul soovid kuupäeva näha.
  • Imporditud kanded, mis on varasema, kui lukustamise kuupäev, tehakse lukustamise kuupäevaga – kui linnukest ei vali, siis kandeid ei tehta.
  • Periood lukustatud kuni – vali, mis kuupäevani (kaasaarvatud) on periood lukustatud. Lukusta periood, kui Sa ei soovi enam antud perioodis dokumente/andmeid muuta, lisada, kustutada.
  • Arve e-maili tekst – sisesta tekst, mis kasjastub e-mailiga arvet välja saates.
  • Pealehe nupud – kui soovid, et pealehel oleksid mingisugused kiirvaliku nupud, sisesta siia vastavad attribuudid.

E-mail

Antud e-maili aadress on ostuarvete postkasti kasutavate klientide jaoks oluline. Saada see aadress oma hankijatele ja aruandvatele isikutele, et kõik nende poolt saadetud dokumendid jõuaksid ühte kohta – ostuarvete postkasti. Suure paketi omanikud saavad soovi korral e-maili aadressiks valida isikliku aadressi (saavad numbri jada asendada näiteks ettevõtte nimega).

Muu

Lisa tugikasutaja. See on klientide jaoks ehk üks tähtsamaid nuppe. Seda vajutades saad lisada ERPLY Books’i klienditoe enda kontole kasutajaks, ehk ERPLY Books’i klienditugi pääseb ligi Sinu kontole. Seeläbi saame lahendada tekkinud probleemid. Tugikasutajat saab volitada administraatori rollis olev inimene (Vaata kasutajarolle “Sätted” > “Kasutajad” moodulist).

Muud võimalused

  • Kasuta järjestikust kannete ja koodide süsteemi – kannete ja koodide numeratsioon algab ühest ja järgnevad kanded ja koodid saavad lihtsalt järgneva numbri. Seda seadistust võiksid kasutada kliendid, kelle andmemaht tarkvaras on väga suur. Järjestkuse koodisüsteemiga muutuvad päringud kiiremaks.
  • Määra kannete ja arvete koodid päevapõhiselt – selle sättega teeb tarkvara koodid konkreetse päeva põhiselt. St nummerdab igat päeva stiilis 0101001 (esimene esimesel jaanuaril), 0102005 (viies esimesel veebruaril) jne.
  • Määra kande koodiks arve kood – vali see reegel, kui soovid, et arvetel ja arvega seotud kannetel oleksid samad koodid.
  • Koosta maksefail tähtaja järgi –  maksmata ostuarvete alt arved, lisab ERPLY Books neile maksekuupäevaks kas arve maksetähtaja või tänase kuupäeva (kui maksetähtaeg on minevikus).
  • Muuda arve staatus “kinnitatud ja panka saadetud” maksefaili koostades – panka saatmise tingimusi jälgitakse siis, kui see reegel on lisatud.
  • Näita kliendiraportis attribuute – siis näed, mis atribuudid oled klientidele määranud. Näiteks kasutatakse seda kuvamiseks, millised kliendid on faktooringukliendid ja millised mitte.
  • Näita kliendiraports emaili – näita millal viimati saadeti kliendile email (kas arve või saldoteatis/maksemeenutus).
  • Näita kliendiraportis otsingut sooritades ka nullväärtusi – näita 0-saldoga kliente.
  • Uuenda kliendi/hankija IBAN väärtused pangaimpordis – kui teed pangaimporti, siis selle sättega käib ERPLY Books kontrollimas, kas sama IBAN on olemas hankijal.
  • Väldi negatiivset rida kannetel – määra süsteemi poolt kandele teine pool – selle sättega ei tehta ühtki negatiivset kande rida – kui näiteks kanne on -40 EUR deebetis, siis tõstab sellega programm selle kreeditisse +40 EUR väärtusega.
  • Ära näita maksefailis “arve nr” väärtust – ära näite arve numbrit maksefaili koostades.
  • Koonda kanded – koosta vähim võimalik hulk kandeid – koosta koondkanne.
  • Kasuta kannete valideerimisfunktsionaalsust – võimalus kasutada kannete kinnitamist vastavalt reeglitele. Loe lähemalt siit.
  • Näita valuutakursse vastupidi? – kui täna näed USD-EUR kurssi stiilis 1.1932, siis selle sättega näeksid vastupidi ehk väärtuses 0.83808.
  • Kasuta ettemaksugruppe – ettemaksugruppide kasutamine annab võimaluse lisaks ühele süsteemikontodes määratud ettemaksukontole kasutada ka muid ettemaksukontosid, mis on seotud erinevate ettemaksugruppidega.
  • Otsi tooteid ostuarvete postkastis – Sul on võimalus teha ostuarvete postkasti kaudu müügitagastust. Kui saadetakse arve, kus on kaasas dokument infoga, mida tagastatakse, peaks tavaliselt hakkama käsitsi neid andmeid sisestama. Kasutades aga PDF parserit, teeb see töö automaatselt kliendi eest, linkides tooted, mida peab tagastama.
  • Näita panga nime ostuarvete otsingus – kui seadistad selle reegli, siis minnes “Aruanded” > “Ostuarved” või “Ost” > Maksmata ostuarved” > “Ostuarved”, näed, et arvete rea viimaseks veeruks on ilmunud “Panga nimi”. NB! Kontaktides tuleb lisada kliendile või hankijale tema kontaktikaardil panga nimi.
  • Luba kande koodide muutmine – luba kande koode muuta pärast kande tegemist.
  • Kasuta “JA” (mitte “VÕI”) lauset projektides – kui kasutad projekte, siis näed, et suvalises aruandes saad neid filtreerida mitme projekti lõikes. Vaikimisi on tegu VÕI lausega. Ehk näita kandeid/arveid/… kus on peal projekt A või B või C … Kui paned selle sätte peale, siis otsitakse stiilis kus on A ja B ja C.
  • Ära loo kandeid mittekinnitatud arvetele – kanded luuakse ainult kinnitatud arvetele.
  • Ära kasuta ostuarvetes artikleid – arvet koostades ilmub ainult kirjelduse lahter. Kirjelduseks tuleb kasutatud konto nimi.
  • Näita dokumentide seoseid dokumendi otsingus – selle sättega saad näha otsingus, mis seosed on eelnenud/järgnenud dokumendile. Seosed võivad olla kreeditarve, pakkumine, tellimus, saateleht.
  • Ära kasuta ostu ettemaksu käibemaksu
  • Arvuta ettemaksudelt käibemaksu
  • Grupeeri kassaraamat
  • Käibeandmikus näita emakontosid
  • Kasuta arvete saatmise jälgimise võimalust
  • kasuta faktooringut – võimaldab kasutada faktooringut. Faktooringukliendid tuleb eraldi kliendi atribuutide all määrata.
  • Lisa automaatselt e-arve müügiarve saatmisel emailiga kui võimalik – lisab manusena e-arve lisaks tavalisele pdf arvele.
  • Näita brutokasumit kasumiaruandes
  • näita ostuarvel lisainfot – võimalik sisestada lisainfot (lisainfo lahter arve sisestamisel).
  • Ära lae aruandeid automaatselt
  • Pearaamatus võimalda mitme konto valik – pearaamatu otsingus lubab otsida korraga mitmelt kontolt kandeid.
  • Saldoteatises näita ettemaksu kui üht arvet (negatiivse väärtusega) – kuvab saldoteatises ettemaksu negatiivse arvena.
  • Salvesta kõik maksed automaatselt pangaimpordis
  • Salvesta kogu ajalugu
  • kasuta tšekkide võimalust – vajalik seadistus eelkõige USA, Kanada ja Austraalia klientidele. Maksefaili koostamisel prindib välja tšeki.
  • Loo tellimus ettemaksust
  • Näita ainult maksekontosid, kui laekumiste-maksmistega tegeleda
  • Kasuta maksja võimalust müügi- ja ostuarvetes – selle seadistusega on võimalik määrata kolmas ettevõte/isik arve maksjaks. Seda seadistust on võimalik kasutada, kui reaalne arve maksja erineb arvel olevast maksjast.

Arve kinnitusringi reeglid

Siin saad kinnitusringi aktiveerida ja märkida, mitu kinnitajat peab olema. Samuti märgi peamine kinnitaja. Kinnitajal peab olema kasutaja privileegide alt antud privileeg “Seaded – Kinnitaja”.

Automaatselt saadetava e-maili järjekord

Määra hierarhia, kes peab arvet kinnitama kõige esimesena, kes teisena jne. Kinnituse e-mai saadetakse vastavas järjekorras.

Vaikimisi väärtusi ühel lehel

Vaikimisi näitab programm 50 rida kõikides aruannetes. Sellega saad määrata vahemiku 50-200 kirjet.

Kassapidaja

Kui vajad kassa sissetuleku ja väljamineku orderite peale kassapidaja nime, siis saad selle siin määrata .

CSV väljatrükk

Määra failieraldaja (kas “,”; “.”; “|”; “TAB”; “;”).

Koostatud aruande päis

Saad koostada aruande generaatoris koostatud aruandele päise. Näiteks vajad riiklike aruannete jaoks CSV väljatrüki ja suudad selle generaatoriga koostada.

Loo maksja pangaimpordis maksja järgi

Selle sättega on võimalik peale panna reegel, et kui maksja ei võrdu arve kliendi/hankijaga, siis loob ERPLY Books automaatselt uue kliendi/hankija (vt ka maksja punkti).

Võrreldav väli-  maksja luuakse kas nime või registri nr. järgi

Eraisik pikkus – tähemärkide arv

Juriidiline isik pikkus – tähemärkide arv

Sünnipäev

Kuupäevaformaat – vali soovitud kuupäevaformaat

Saada ERPLY’sse

Arve kande kirjelduse ehitaja

Määra, kuidas näeb välja kanne. Vajuta lahtrite järel olevatele nooltele, vastavalt kas soovid antud välja aktiveerida või ei.

Ehita pangaimport

Vajuta nupule “Halda” ja sisesta andmed pangaimpordi jaoks. Erinevatel pankadel erineb pangaväljavõtte ehitus. Seega, kui soovid kasutada mõne panga väljavõtet, mida hetkel ERPLY Books vaikimisi ei toeta, siis selles moodulis on võimalik seadistada vastavad reeglid, kuidas ERPLY Books pangaväljavõtet lugema peaks. Selleks pead avama pangaväljavõtte faili ja seadistama andmete järjekorra.

Arvete moodulis näita seda projektigruppi

Vajuta nupule “Halda” ja määra projektigrupp, mida arvete moodulis näidatakse.

Lisategevuse nupp arvele

Vali, kas soovid arvele lisategevuse nuppe:

  • Kopeeri arve rida
  • Projektide jagaja
  • Erisoodustus

Milliseid projektivälju soovid näha?

Vali, kas soovid projektivälju näha stiilis “nimi-kirjeldus”, “kirjeldus” või “kirjeldus-nimi”.

Milliseid kontovälju soovid näha?

Määra, kas soovid kontovälju näha “number-nimi”, “number” või “nimi” stiilis.

Emaili saates pane bcc ka järgmisele emailile

Sisesta e-maili aadress, millele soovid pimekoopia lisada.

Vaikimisi reeglid ostuarve impordiks

Saad seadistada reegli, mis lihtsustab ostuarvete postkasti saabunud failidest teha arveid.

Siin saad seadistada reegli, mille alusel täidetakse arve numbri ja kuupäeva lahtrid arvet koostades.

Kinnita pangaimpordis seda kontot

Saad kasutada pangasaldo kinnitamist ja ka kaardimaksete kinnitamist.

Kliendi saldoaruande e-maili tekst

Sisesta soovitud tekst, mis läheb e-mailile, kui saadad välja klientide saldoaruandeid.

Arve numbriseerija aruannetesse

Leedupõhine säte arve numbriseerija määramiseks ISAF aruandesse.

Ära loo kandeid

Vali konto ja kuupäev kuni milleni antud konto pealt tehtud tehingud ei loo kandeid.

Palga perioodi algus

Määra palga perioodi algus.

API token

NB! Kui oled teinud soovitud muutused, siis kindlasti salvesta. Selleks, et muutused jõustuksid logi välja-sisse.