Projektid ERPLY Books’is

Projektid ERPLY Books’is

Käesolev juhend on koostatud selleks, et näidata projektide kasutamise võimalusi ERPLY Books’is. Projekt on ERPLY Books’is lihtsalt tunnus, mingi parameeter, mis töötab üle kõigi moodulite. Projektiks ei pea olema ainult osakond, see võib olla ka üksik töötaja, inimeste grupp, auto, toode, linn jne. Samuti on olemas emaprojekti võimalus, mis koondab enda alla teisi projekte.

Erinevaid projekte saab näiteks koos valida. Samuti saab erinevaid aruandeid vaadata soovi korral projektide lõikes ning volitada näiteks ühte inimest nägema ainult temaga seotud projekti lõikes andmeid. Ühesõnaga – võimalusi on palju!

Üldine projektide lisamise, muutmise ja vaatamise leht asub Sätted → Algandmed → Projektid.

1. Projekt arvetel

Arvetel asub projekt artikliga samal real viimases veerus.

projekt-arvetel

Kui Teil on varasemalt mõni projekt lisatud, saate antud lahtrist valida sobiva. Kui veel ei ole, siis saate projekti lahtrist lisada (klikkides lahtris, +Lisa, mis viib lehele, kus saabki lisada). Nt. Teie ettevõte ostab bürookaupa ainult Tartu osakonnale. Siis täidate kõik vajalikud väljad ja projekti lahtris valite Tartu. Siis on see tehing antud projektiga (osakonnaga) seotud.

2. Arve jagamine projektide vahel

Kui Teie ettevõte soovib arvet jagada erinevate projektide vahel, siis tuleb arvele lisada erinevad artikliread projektidega. Nt. Teie ettevõte ostab 2 arvutit, millest üks läheb Tartu osakonnale ja teine Tallinnasse. Sellisel juhul tuleb arvele tekitada kaks artikliga rida, kus ühel real on projektiks Tartu ja teisel real Tallinn.

arve-jagamine-projektide-vahel

3. Mitme projekti ühendamine ühe tehinguga

Kui Teie ettevõte soovib vastupidist olukorda eelmise punktiga võrreldes (erinevad projektid poleks jagatuna seotud arvega, vaid mõlemad oleksid täies mahus seotud selle arvega), siis võimaldab ERPLY Books lisada arve lisainfo all mitu projekti ühele arvele.

Selle võimaluse rakendamiseks tuleb esmalt lehel ‘Sätted’ → ‘Üldised sätted’ lisada linnuke lause järel ‘Võimalda mitme projekti valikut’. Seejärel salvestada ja lehte uuendada (refresh).

Näide: teil on kaks osakonda (Tallinn ja Tartu). Lisaks on firmas auto Toyota, mis pole otseselt seotud kummagi osakonnaga, vaid töötab mõlema heaks. Kõik tehingud peavad olema Tallinna ja Tartuga seotud ning eraldi tahaks näha ka Toyotaga seotud kulusid. Seega mingid tehingud peavad sisaldama 100% nii Toyotat kui ka osakonda.

Näide konkreetsemalt: Toyotal oli Tartus õnnetus ja remont läks maksma 300 EUR. Selle jaoks tuleb ostuarve peal valida mõlemad projektid, nii Toyota kui ka Tartu:

toyota-tartu

4. Emaprojekt

Emaprojekt võimaldab ühendada enda all teisi projekte. Nt. Teie ettevõttel on Tartus 4 töötajat. Sellisel juhul võib olla iga töötaja eraldi projekt, aga Tartu on nende ühine emaprojekt. Emaprojekte saab määrata projektide lehel, kus tuleb lisada veerg: Projekt (main).

emaprojekt

Seejärel lisage projektidena need 4 töötajat ning igaühe real veerus Projekt (main) valige Tartu.

projekt-main

Sellisel juhul moodustab töötajate grupp (kes eraldi on ka igaüks projekt) osakonna Tartu (ehk emaprojekti).

5. Projektid aruannetes

Projektid kajastuvad kõikides aruannetes. Valida saab mitu (kliki järjest nii mitme peale kui palju tarvis).

Projektide pärimine on “VÕI” lause. See tähendab, et projektide X ja Y valimisega tehakse päring, kus küsitakse stiilis: “anna mulle kõik tehingud, kus on peal X või Y”. Kui soovite “JA” lauset, siis selle jaoks tuleb kasutada aruandegeneraatorit.

6. Projektiga seotud kasutaja

ERPLY Books võimaldab sellist lahendust, kus üks kasutaja näeb ainult enda projektiga seotud andmeid. Sellist lahendust saab määrata kasutajate lehel (Sätted → Kasutajad). Nt. Teie ettevõttel on mitu eri osakonda ja Te soovite, et nende juhid näeksid ERPLY Books’is ainult oma osakonnaga seotud informatsiooni. Sellisel juhul määrategi uut kasutajat lisades talle projekti.

registreeri-kasutajaks

7. Erinevad näited projektidega majandamiseks

  • Ehitusettevõte:
    • igat objekti võib näha kui projekti;
    • lisaks on mõistlik töötajad projektideks teha, et näha, millised töötajate grupid töötavad finantsiliselt hästi.
  • Avaliku sektori ettevõte:
    • kõiki avaliku sektori dimensioone (nagu tehingu rahavoogude tüübid ja muud aruandluseks vajalikud komponendid) saab vaadelda läbi projektide.
  • Tarkvaraarendusettevõte:
    • iga tarkvaraprojekti võib teha eraldi projektiks (seega ka iga kliendi);
    • lisaks on võimalik töötajad projektideks teha, et näha, kes toovad enim sisse.
  • Jaemüügikett:
    • iga osakond on projekt;
    • lisaks on võimalik teha töötajad projektideks ning jälgida nende tulemuslikkust.
  • Hulgimüügikett:
    • projektid võivad olla osakonnad, töötajad jne;
    • lisaks on mõistlik erinevad kulukohad määrata projektidesse (autod, hooned jne);
  • Kinnisvaraettevõte:
    • iga hoonet saab jälgida kui eraldi projekti.
  • Seadistus “Kasuta ‘JA’ (mitte ‘VÕI’) lauset projektide filtreerimisel” üldistes sätetes
    • Või – vaikimisi
    • Jah – kui olete lisanud seadistuse üldistest sätetest.

8. Projektigrupid

ERPLY Booksis on võimalik samaliigilisi projekte grupeerida ühe projektigrupi alla. See teeb projektide haldamise ja leidmise lihtsamaks. Ostuarveid saab siduda projektigruppidega ning lisaks saab projektigruppe valida ka erinevates raportites nagu seda on bilanss, kasumiaruanne,  saldoaruanne, pearaamat, kannete register, päevaraamat, käibeandmik, kliendi-hankija raport, laekumiste ja maksmiste otsingus jne. Vajutage lahtri “Projekt” järel olevat noolekest, et teha valik.

Et saada rohkem infot projektigruppide kohta, vajuta siia.

KKK

  • Ma ei näe arve lisainfot vaikimisi, mida teha?

Lehel Sätted → Kasutaja seaded on olemas linnukesekast kirjaga “Kas näidata lisainfot arvel?”. Kui sealt määrata linnuke ja korra välja-­sisse logida, siis edaspidi avab sellel kasutajal alati arvet luues lisainfo.

  • Kust näha kõiki projekte koos ühes aruandes?

Projektide aruannete genereerimine asub lehel Aruanded → Projektiraport. Kui soovite näha kõiki projekte, siis ärge projekti lahtris valige midagi, vaid määrake endale sobiv ajavahemik ning otsige. Süsteem kuvab PDF-faili kõikidest valitud ajavahemiku projektidest.

Teine võimalus on saldoaruanne projektide lõikes, mille leiab sama nimega pealehe otsingukastist (kirjuta otsingukasti “prindi saldoaruanne”).

  • Kuidas jagada arvega mitteseotud tehing mitmesse projekti pangaimpordis?

Kui olete pangaväljavõtte laadinud üles pangaimporti, siis valides mõne arvega mitteseotud tehingu (teete selle aktiivseks), kuvatakse paremale poole selle reaga seotud info. Lahtris ‘Projekt’ saate selle tehingu siduda projektidega.

NB! Eelnevalt peab olema lehel ‘Sätted’ → ‘Firma andmed’ märgitud linnukesega valik ‘Võimalda mitme projekti valikut’.

Nupust ‘+ Lisa tegevus’ avaneb uus aken, kus on võimalik tehing nt. jaotada väiksemateks summadeks (eraldi ridadele) ning neile ridadele märkida erinevad projektid.

  • Kuidas näha tehinguid, mida pole projektidesse määratud?

Minge pearaamatusse ja valige projektiks “–pole projektides–”. See valik annab kõik tehingud, mida pole ühessegi projekti määratud.

  • Kuidas määrata töötajale ostetud mobiiltelefoni?

Nt. Töötajale1, kes on Tartus, osteti telefon (ehk materiaalne põhivara). Sellisel juhul valite hankijaks sellel hankija, artikliks telefoni ja projektiks töötaja. Kõikides aruannetes kus otsida töötajat, tuleb ka antud mobiiliga seotud kanne välja.