Projektai ERPLY Books programoje

Projektai ERPLY Books programoje

Šioje instrukcijoje aiškinama kaip naudotis projektais ERPLY Books programoje. ERPLY Boooks programoje projektas yra elementas, parametras, kuris veikia visuose moduliuose. Tai nebūtinai turi būti sandėlys, tai gali būti atskiras darbuotojas, žmonių grupė, automobilis, produktas, miestas ir kt. Programoje galima naudoti projektų hierarchiją – pagrindinis projektas gali jungti kitus mažesnius projektus.

ERPLY Books programoje yra daug pasirinkimo variantų. Pavyzdžiui, galima susieti atskirus projektus su sąskaitomis-faktūromis. Taip pat galima gauti įvairias ataskaitas pasirenkant projektus ir leisti darbuotojams  matyti projekto duomenis skirtus tik jiems.

Puslapį skirtą pridėti, keisti ir peržiūrėti projektus galima rasti skiltyje Nustatymai → Pradiniai duomenys → Projektai.

1. Sąskaitų projektas

Prekės eilutės paskutiniame langelyje galima pridėti projektus sąskaitoje (žr. paveikslėlį žemiau).

Jeigu sistemoje jau buvote pridėję projektą , tuomet jį galima pasirinkti šiame langelyje. Jei ne, galima pridėti projektą pasirinkus tą patį langelį (paspaudus Pridėti+, nukreipiama į puslapį, kuriame pridedami projektai).

Pavyzdžiui: Jūsų įmonė perka įrangą biurui tik iš departamento esančio Taline. Reikės užpildyti visus sąskaitos laukelius ir iš projektų langelio pasirinkti Taliną. Tada ši sąskaita bus susieta su jūsų įmonės departamentu Taline.

2. Sąskaitų apsikeitimas tarp projektų

Jeigu jūsų įmonė nori išdalinti sąskaitą tarp skirtingų projektų, jums reikės pridėti tiek prekės eilučių sąskaitoje, kiek yra projektų.

Pavyzdžiui: jūsų įmonė turi perka du kompiuterius, vienas Tartu departamentui Tartu, kitas – Taline. Šiuo atveju, reikės sukurti dvi prekės eilutes. Projektų langelyje pirmoje eilutėje  bus Tartu, o antroje – Talinas (žr. paveikslėlį žemiau).

3. Sudėtiniai projektai sąskaitose

Example: You have two divisions (Tallinn and Tartu). Your company has a car (Toyota), which is not directly related to any divisions, but works for them all. All transactions must be linked to the correct divisions and you also want to separately see the costs for the company’s car. Therefore, some transactions must include 100% of both projects – the car and the division.

ERPLY Books programa leidžia susieti skirtingus projektus su visa suma sąskaitoje (skirtingai nei buvo aiškinta prieš tai buvusiame skyriuje). Tai galima padaryti sąskaitos papildomoje informacijoje.

Šiam pasirinkimui nustatyti, jums reikės nueiti  į puslapį ‘Nustatymai’ → ‘Konfigūracija’, pažymėti langelį “Įgalinti sudėtinį projektų pasirinkimą”, išsaugoti ir atnaujinti savo naršyklę. Jeigu nepažymėjote šio langelio, visai sąskaitai galėsite pasirinkti tik vieną projektą.

Pavyzdžiui: Turite du skyrius (Talinas ir Tartu). Jūsų kompanija turi automobilį (Toyota), kuris tiesiogiai nesusietas nei su vienu skyriumi, bet dirba jiems abiems. Visos operacijos turi būti susietos su reikiamu skyriumi , jūs taip pat norite matyti automobilio išlaidas atskirai. Dėl to, tam tikros operacijos turi apimti 100% abu projektus – automobilį ir skyrių.

Detalesnis pavyzdys: Toyota turėjo eismo įvykį Tartu ir remonto išlaidos yra 330 eurų. Projekto langelyje jums reikės pasirinkti Tartu ir Toyota (žr. paveikslėlį žemiau).

4. Pagrindinis projektas

Pagrindinio projekto pasirinkimas leidžia sujungti kitus su juo susietus projektus.

Pavyzdžiui: Jūsų įmonė turi keturis darbuotojus Tartu. Šiuo atveju, darbuotojai gali būti atskiri projektai, bet jie taip pat gali būti sujungti Pagrindiniame projekte – Tartu. Jums reikės Projektų modulyje sukurti Pagrindinį projektą, kuriame galima pridėti stulpelį: Projektas (pagrindinis) (žr. paveikslėlį žemiau).

Pridėkite darbuotojus kaip atskirus projektus ir stulpelyje Projektas (pagrindinis) prie visų darbuotojų pridėkite “Ladu”.

Grupė darbuotojų (kurie kiekvienas yra kaip atskiras projektas) sujungiami į vieną projektą – pagrindinis projektas Ladu.

5. Projektų ataskaitos

Visi projektai gali būti parodyti visose ataskaitose. Galima pasirinkti tiek projektų, kiek jums reikia. Sudėtinių projektų ataskaitų  iškvietime yra ‘AR” sakinys. Tai reiškia, kad jeigu pasirinksite X ir Y, paklausimas suformuojamas sakiniu: “Duoti man visas operacijas, kurios turi X ARBA Y projektus”. Jeigu reikia iškviesti ataskaitas su “IR”  sakiniu, galite tai padaryti Ataskaitų generatoriuje (randamas pagrindinio puslapio paieškos lange).

6. Vartotojai susijusiuose projektuose

ERPLY Books programoje galima priskirti tam tikrą vartotoją, kuriam leidžiama matyti tik jam skirtus projekto duomenis. Šis pasirinkimas galimas puslapyje Nustatymai→ Vartotojai.

Pavyzdžiui: Jūsų įmonė  turi keletą skirtingų departamentų su atskirais vadovais. Norite, kad vadovas matytų tik savo departamento duomenis, bet ne kitų. Pridedate vadovą kaip ERPLY Books programos vartotoją ir galite jai/jam priskirti ribotą vaidmenį ir projektą (žr. paveikslėlį žemiau).

7. Įvairūs projektų valdymo pavyzdžiai

  • Statybos įmonė:
    • Kiekvienas objektas gali būti vertinamas kaip projektas;
    • Darbuotojai gali būti vertinami kaip projektai, kuris iš jų dirba efektyviai.
  • Viešoji įmonė:
    • Visi viešojo sektoriaus aspektai (tokie kaip pinigų srautų tipai) gali būti vertinami kaip projektai.
  • Programinės įrangos kūrimo kompanija:
    • Kiekvienas programinis projektas gali būti vertinamas kaip atskiras projektas (kaip ir kiekvienas klientas);
    • Darbuotojai gali būti vertinami kaip atskiri projektai, nustatant, koks darbuotojų indėlis.
  • Mažmeninės prekybos tinklas:
    • Kiekvienas departamentas/padalinys/sandėlis gali būti projektas;
    • Taip pat galima vertinti darbuotojus kaip projektus, įvertinant jų pasiektus rezultatus.
  • Didmeninės prekybos tinklas:
    • Kiekvienas departamentas ar darbuotojas gali būti projektu;
    • Be to, tikslinga įtraukti sąnaudų veiksnius kaip projektus (automobiliai, pastatai ir pan.);
  • Nekilnojamo turto kompanija:
    • Kiekvienas pastatas gali būti vertinamas kaip atskiras projektas.
  • ARBA/IR nustatymas konfigūracijose –(“Nustatymai” > “Konfigūracija” > “Kiti pasirinkimai” >”naudoti IR (ne ARBA) sąlygą projektų paieškoje”)
    • ARBA yra numatytas nustatymuose;
    • IR  -kai pridedate projekto nustatymus.

8. Projektų grupės

ERPLY Books programoje galite priskirti panašius projektus į projektų grupę. Todėl projektų grupes galima lengvai valdyti  ir rasti. Pirkimo sąskaitos gali būti susietos subprojektų grupėmis. Be to, projektų grupes taip pat galima pasirinkti įvairiose ataskaitose, pvz., Balanse,  pajamų lape, didžiojoje knygoje, žurnalo ataskaitoje, ranka pildomame žurnale, klientų ir tiekėjų ataskaitose ir pan. Norėdami pasirinkti, paspauskite rodyklę langelyje „Projektas“.

Norėdami sužinoti daugiau apie projektų grupes, spustelėkite čia.

DUK

  • Sąskaitoje pagal numatytuosius nustatymus nematau Papildomos informacijos. Kaip tai pakeisti?

Eikite į puslapį Nustatymai→Vartotojo nustatymai, pažymėkite laukelį „Rodyti papildomą informacijos juostą“, išsaugokite ir išjunkite/įjunkite kompiuterį. Tada galėsite matyti papildomą informaciją kiekvieną kartą, kai sukursite naują sąskaitą.

  • Kur galiu matyti visus projektus kartu vienoje ataskaitoje?

Eikite į Ataskaitos→Projekto ataskaita. Jei norite pamatyti visus projektus, projekto lange nieko nepasirinkite. Tiesiog pridėkite tinkamas datas ir atlikite paiešką. Sistema pateiks visų projektų PDF rinkmeną pasirinktu laikotarpiu.

Kitas variantas – spausdinti sąskaitų likučius pagal projektus. Ši parinktis randama pagrindinio puslapio paieškos laukelyje (įveskite „Spausdinti paskyros likučius pagal projektus“).

  • Kaip paskirstyti operaciją nesusietą su sąskaita sudėtiniuose projektuose į Banko importe?

Banko importe atsisiuntus banko ataskaitą ir pasirinkite mokėjimą nesusijusį su jokia sąskaita (padarant jį aktyvų), dešinėje Mokėjimo informacijos langelyje matysite projekto langelį. Čia pasirinkite projektus, kuriuos norėtumėte susieti su mokėjimu.

Pastaba! Prieš tai eikite į puslapį Nustatymai→Konfigūracija ir pažymėkite parinktį « Įjungti sudėtinių projektų pasirinkimą ». Priešingu atveju, negalėsite pasirinkti daugiau nei vieno projekto vienam mokėjimui.

Mygtukas „+ Pridėti veiklą“ atidaro naują langą, kuriame galite padalinti mokėjimo sumą į mažesnes sumas ir pridėti skirtingą projektą į kiekvieną iš tų eilučių.

  • Kaip matyti operacijas, kurios nėra priskirtos jokiam projektui?

Eikite į skiltį Apskaita→Didžioji knyga ir iš Projekto langelio pasirinkite „-Ne projekte-„. Šis pasirinkimas parodys  visas operacijas, kurios nėra priskirtos jokiam projektui.

  • Kaip projektuose matyti telefoną, kurį įmonė nupirko darbuotojui?

Pavyzdys: Jūsų įmonė nupirko darbuotojui telefoną (ilgalaikis turtas). Formuodami pirkimo sąskaitą, pridedate tiekėją, prekę ir pasirenkate darbuotoją kaip projektą. Ši operacija bus rodoma ataskaitose, nurodant darbuotoją.