Arvete kinnitamine (kinnitusring)

Arvete kinnitamine (kinnitusring)

Käesolev juhend annab ülevaate, kuidas kasutada kinnitusringi. Kinnitusring on lahendus ERPLY Books’is, mis nõuab, et enne ostuarvete tasumist keegi arved üle kontrolliks. See moodul ei ole kohustuslik, kuid vajadusel saavad kliendid selle endale seadistada.

Juhendis anname ülevaate:

  • Mis on kinnitusring
  • Kuidas kinnitusringi kasutada
  • Mis on kinnitusreeglid
  • Kuidas lisada arvele faile ning neid kinnitada
  • Kinnitamisprotsess
  • Arvete staatused

Mis on kinnitusring?

Kinnitusring on seadistus, mis on mõeldud selleks, et muuta ostuarvete tasumine turvalisemaks. Tänu sellele on võimalik valida inimesed, kes kindlalt peavad arve kinnitama ning lisades arvele faili, töötab süsteem digitaalse arhiivina.

Kuidas kinnitusringi kasutada?

Kinnitusringi kasutmiseks pead esmalt valima kinnitusreeglid, mille alusel toimub kinnitamine.

Kinnitusreeglid on järgmised:

  • Arve vajab kinnitamist enne maksmisele saatmist.
  • Võimalus: Arvet ei saa luua enne faili kinnitamist:
    • Kasuta arvete kinnitamist
    • Fail vajab vajab teie poolt määratud arvu kinnitajaid
    • Fail vajab vastaval arvul kinnitajaid, kuid kindlasti peab kinnitama kasutaja, kelle te olete määranud peamiseks kinnitajaks

Kuidas lisada arvele faile ning neid kinnitada?

Faili saab lisada olemasolevale arvele järgnevalt:

Valige menüüribalt Ost> Maksmata ostuarved > Ostuarve. Valige fail, mida soovite arvele lisada. Valitav fail saab olla XML, PDF, PNG ja JPG formaadis. Salvestage valitud fail ning salvestage ka Ostuarve akna alt parempoolsest menüüst, valides kõige parempoolne nupp.

Arvele lisatud faile saab näha kui valite ülamenüüst Ost> Maksmata ostuarved> Ostuarved. Vajutades arve rea viimasele nupule “prindi” avaneb aken, kust näete arvele kaasa pandud faili, vajutades sellele laete alla PDF faili kaasapandud failist.

  • Võimalus: arvet ei saa kinnitada ilma failita
  • Arvet saab luua, kuid ei saa kinnitada enne kui kinnitusreeglid on korras

Kinnitamata arvet saab kinnitada ilma failita, kui üldiste sätete alt (ülamenüüst Sätted> Üldised sätted) “Kasuta arvete kinnitamist” võimaluse järelt linnuke eemaldada. Siis ei kohusta süsteem kasutama kinnitusringi.

Kinnitamisprotsess

Kinnitaja/sisestaja:

  • Kinnitaja määratakse organisatsiooni privileegide alt
  • Kasutajale saab privileege anda, kui valida ülamenüüst Sätted> Kasutajad. Avaneb organisatsiooniga seotud kasutajate nimekiri. Tehes topeltklikk kasutaja e-mailil, avaneb kasutaja jaoks võimalike privileegide nimekiri.
  • Kinnitaja on isik, kellel on “Kontrollija” õigus
  • Kui kinnitaja ainult kontrollib, siis on mõistlik talt ostuarve sisestamise õigus maha võtta, selleks tuleks linnuke tuleks ära võtta privileegi “Muuda-Ostuarved” eest. Seejärel vajutage leheküljel alt paremalt salvesta nuppu.

Kinnitatajate määramine

Minge “Sätted”  > “Üldised sätted” > rubriik “Arve kinnitusringi reeglid”. Saate seal määrata kinnitajate arvu ning peamise kinnitaja (olenevalt ettevõttest, kas ettevõtte juht, pearaamatupidaja jne)

Rubriigist “Automaatselt saadetavad emailid” saate määrata e-mailide saatmise tähtsuse järjekorra. Vajutage nupule “Halda”. Sisestage järjekorranumber ja e-maili aadress. Kinnitajad, kelle järjekorranumber on 1, saavad esimesena meili, numbriga 2 järgmisena, jne. Ka see järjekord sõltub ettevõtte sisestest reeglitest.

Arvete kinnitamise protsess

  • Saab kinnitada faili või arvet – sõltuvalt, kuidas on mugavam protsess ettevõtte sees:
    • Kui kõik teie arved peavad saama arhiveeritud infosüsteemis, siis nõudke, et arvet ei saa luua ilma failita – sellisel juhul kasutage ainult faili kinnitusringi – pärast kinnitatud failist arve loomist paneb süsteem automaatselt arvele “kinnitatud” staatuse. Ehk teisisõnu: ei saa luua kinnitatud staatusega arvet, mille fail on tagasi lükatud. Kui keegi kinnitajatest lükkab arve tagasi ja teine kinnitaja siiski kinnitab selle, siis kokkuvõttes on arve tagasi lükatud. Arvet saab kinnitada kui pole tagasilükkamisi ja piisav arv inimesi on andnud kinnituse.
    • Kui failid saabuvad teile hiljem, siis on mõistlik ostuarved valmis teha – kuna raamatupidaja neid kinnitada ei saa, siis need jäävad kinnitamata staatusesse. Seejärel on “kinnitajal” õigus arved kinnitada (või oodata faile ja need kinnitada – misjärel raamatupidaja saab faili arvega siduda)

Kinnitamine mobiiltelefoniga

Arveid on võimalik kinnitada ka mobiiltelefonist. Kinnitajaks määratud inimese meiliaadressile saadetakse arve, koos kinnituslingiga või tagasilükkamise lingiga.

Lisaks näete manuses kaasapandud arvet:

Kinnitamise ajal on võimalik lisada ka kommentaare ning määrata projekte.

NB! Ühe meili linke saab vajutada ainult ühe korra. Ehk kui kogemata vajutati “ära kinnita”, kuigi tegelikult sooviti kinnitada, siis sama e-meili linke enam kasutada ei saa. Eraldi peab uut kinnitust tegema ERPLY Booksist.

E-mailide saatmise järjekorra (milline kasutaja saab e-maili kõigepealt), saate määrata “Üldistest sätetest”, Rubriigist “Automaatselt saadetavad emailid”.

  • Erinevad failide staatused:
    • Kinnitamata – ootab, et keegi sellele failile oma “jah sõna” annaks
    • Ootel – fail on saanud jah sõna ja sellest võib arve koostada
    • Kinnitatud – failist on arve tehtud

Inimest saab määrata raamatupidajaks valides ülamenüüst Sätted>Kasutajad. Seejärel valige paremalt alt menüüst lisamisnupp ning avanenud aknasse trükkige inimese andmed. Kui soovite juba olemasolevat kasutajat muuta raamatupidajaks, siis peate kasutaja kustutama ning seejärel inimese uuesti lisama, määrates ta seekord raamatupidajaks. Lisaks tuleb antud kasutaja privileegide alt eemaldada linnuke “Seaded – Attribuut” ja “Seaded – Üldised sätted”

Arvete staatused on:

    • Kinnitatud-arvele on juurde lisatud fail ning see on kinnitaja poolt kinnitatud
    • Kinnitamata- arvele võib olla juurde lisatud fail, kuid see pole veel kinnitatud või siis puudub ka fail
    • Lukustatud- Kui arve on lukustatud, ei saa arvega edasisi muudatusi teha. Selleks tuleb arve staatust muuta.
    • Kinnitatud ja maksefail koostatud- tähendab, et juurde on lisatud fail ja koostatud on maksefail

Ostuarvele saab staatust määrata kui luuakse uut ostuarvet (ülamenüüst Ost> Osruarve (Lisa uus) > Ostuarve ning vasakpoolse menüüd viimasest valikust saab muuta arve staatust. Juba olemasolevate arvete staatuseid näeb valides ülamenüüst Ost> Maksmata ostuarved> Ostuarved. Avenenud lehel näeb dokumendi tüüpi: Kinnitatud, kinnitamata, lukustatud ning kinnitatud ja maksefail koostatud. Need annavad ülevaate makse staatusest. Seega saab ülevaate, et milliste arvetega tuleb edasi tegeleda.

Lisaks näeb arve staatuse muutmisi:

  • Otse arve pealt, vajutades alamenüü nupule “Muu”.
  • Kinnitamisi näeb ostuarvete postkastist (valite “Kinnitatud” staatuse ning ilmub nimekiri) või siis vajutate arve järel olevale “i” märgile või rohelisele linnukesele.

Arvete kinnitamise staatused:

    • Tagasi lükatud – faili pole kinnitatud
    • Kinnitatud – fail on arvele salvestatud
  • Inimene, kellel on õigus arveid kinnitada:
    • Saab arveid luua juhul kui tal on arvete loomise õigus olemas
    • Saab kinnitada / tagasi lükata loodud arveid
    • Saab kinnitada / tagasi lükata sisse tulnud faile
  • Inimene, kellel pole õigust arveid kinnitada:
    • Saab salvestada arvet kinnitamata staatusega
    • Saab salvestada faile
    • Ei saa kinnitada arvet
    • Ei saa panna arve staatuseks muud kui “kinnitamata” – süsteem määrab ise kas arve on kinnitatud või jätab staatuse kinnitamata

KKK

Kuidas luua kinnitusringi, nii et on kaks kinnitajat?

Ava ülamenüüst Sätted> üldised sätted. Avanenud seadetest saab volitata mitut inimest kinnitajaks

Kuidas määrata, et alati peab kinnitama arve ka isik X?

Ava ülamenüüst Sätted> üldised sätted. Avanenud seadetes saab volitada kindla inimese, kes peab alati arveid kinnitama

Kas saab mitut arvet korraga kinnitada?

Jah. Avage ostuarvete nimekiri (ülamenüüst Ost>Maksmata ostuarved>Maksmata ostuarved) ja valige arvete staatuseks “Kinnitamata.” Tekib nimekiri kinnitamata arvetest. Valige arved, mida soovite kinnitada ja alt menüüst “Kinnita.”

Kas kinnitatud arvelt saab kinnitust maha võtta?

Jah. Avades ülamenüüst Ost> Maksmata ostuarved> Ostuarved. Avaneb ostuarvete nimekiri ja klikkides antud arve arvenumbrile avaneb ostuarve. Vasakpoolse menüü viimasest valikust saab muuta dokumendi staatust.

Kust näha kõiki kinnitamata arveid?

Valides ülamenüüst Ost> Maksmata ostuarved> Ostuarved avaneb ostuarvete nimekiri. Valides dokumendi staatusest “Kinnitamata arved” ja “Otsi” tekib nimekiri kõikidest kinnitamata arvetest.

Kust näha kõiki kinnitamata faile?

Avades ülamenüüst Ost> Eelnevalt üleslaetud failid avaneb nimekiri ostuarve postkasti saadetud ehk eelnevalt üleslaetud failidest. Valides staatusest “Kinnitamata” näeb kõiki kinnitamata faile.

Kas on võimalik raamatupidajale anda ka eelinfot arve koostamise eel?

Jah, seda saab teha ostuarvete postkastis kinnitamise ajal – määrata projekti ja lisainfot.

Kust näha arve kinnitamise ajalugu?

Aruandegeneraator. Vali tabelitest “Arvete kinnitamised” ja “Arved” ja väljundisse “Arvete kinnitamine.Sisestaja (ID)”, “Arved.Arve nr.”

Kust näha kõiki kinnitamisi?

Minge “Aruanded” > “Aruandegeneraator”.  Tabelitesse valige “Arvete kinnitamised” ja “Arved” ja väljunditesse “Arved.Arve nr.” ja “Arve staatus”. Lisage “Lisa” nupule vajutades parameetri rida. Parameetriks “Arvete kinnitamine.Staatus”, tüüp “Võrdub”, väärtus “Kinnitatud”.

Kuidas näha faile, mis on kinnitatud, aga millest pole veel arvet tehtud?

Minge ostuarvete postkasti (“Ost” > “Eelnevalt üleslaetud failid”). Valige staatus “Ootel” ning näete faile, mis on ootel ja kinnitatud, aga neist pole veel arvet tehtud.

Kui vajutan “Küsi kinnitust” ja välja saadetakse e-mail, kas ma saan eelnevalt väljasaadetava e-maili sisuga tutvuda?

Jah, minge ostuarvete postkasti ja minge ekraani vasakpoolsele alale, kus näete faile (paremal kuvatakse arve). Vajutage väljasaadetava faili rea lõpus olevale “i” informatsiooni nupule. Kui Te nuppu koheselt ei näe, kerige ekraani paremale. Kui failid on kinnitatud, ilmub “i” asemel roheline linnuke.

“i” nupule vajutades näete faili nime, staatust, kes on kinnitusmeili välja saatnud ja kes on selle kinnitanud.

Üritan arvet kinnitada (vajutades kinnita), aga see ei kinnitu, miks?

Toome välja 3 peamist põhjust:

  • “Sätted” > “Üldised sätted” on määratud, et kinnitajaid peab olema vähemalt 2.
  • “Üldistes sätetes” on määratud, et kindlasti peab kinnitama isik “X”.
  • Keegi kinnitajatest on arve tagasi lükanud.

 

This website uses to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.