Šis naudotojo žinynas apibūdina kaip naudoti sąskaitos-faktūros patvirtinimą ERPLY Books. Sąskaitos-faktūros patvirtinimas yra naujas sprendimas, kuris reikalauja, kad kas nors patikrintų sąskaitas-faktūras prieš kažkam jas apmokant. Tai nėra privalomas pasirinkimas. Klientai gali tai sukonfiguruoti pagal savo poreikius.
Čia mes apibūdinsime:
- Kas yra sąskaitos-faktūros patvirtinimas
- Kaip jį naudoti
- Kokios yra taisyklės sąskaitos-faktūros patvirtinimui
- Kaip pridėti failus prie sąskaitos-faktūros ir kaip juos patvirtinti
- Patvirtinimo procesas
- Sąskaitos-faktūros būsenos
Kas yra sąskaitos-faktūros patvirtinimas?
Sąskaitos-faktūros patvirtinimas padaro pirkimo sąskaitų-faktūrų apmokėjimus saugesnius. Galite priskirti konkrečius žmones, kurie turės patvirtinti sąskaitas-faktūras prieš jas išsiunčiant apmokėjimui. Dėl to, kad galite patvirtinti ir failus ir sąskaitas-faktūras, sistema gali dirbti kaip skaitmeninis archyvavimo failas.
Kaip naudoti sąskaitų-faktūrų patvirtinimą?
Norėdami naudoti sąskaitos-faktūros patvirtinimą, pirma turite pasirinkti patvirtinimo taisykles. Čia yra patvirtinimo proceso nustatymai.
Patvirtinimo taisyklės:
- Pirma turite nustatyti, kad norite naudoti patvirtinimą. Eikite į “Nustatymai” > “Konfiguravimas” ir tada pažymėkite “Naudoti sąskaitos-faktūros patvirtinimą”
- Eikite į ”sąskaitos-faktūros patvirtinimo taisyklės ” ir nustatykite sekančius pasirinkimus:
- Įgalinti > Taip – įgalinti šią funkciją.
- Minimalus tvirtintojų skaičius – nustatyti minimalų žmonių kiekį, kurie turi patvirtinti sąskaitas-faktūras.
- Sąskaita-faktūra turi būti patvirtinta – priskiriant konkretų asmenį (generalinis direktorius, vyriausias apskaitininkas), kurie turės patvirtinti sąskaitą-faktūrą.
Kaip pridėti failus prie sąskaitos-faktūros ir kaip juos tvirtinti?
Galite pridėti failus prie egzistuojančių sąskaitų-faktūrų nuėjus į“Nustatymai” > “Konfiguracija” > pasirinkimas “El.paštas” ir nukopijuoti el.pašto adresą.
Nusiųskite norimą failą, kurį norite pridėti prie sąskaitos-faktūros, į šį el.paštą. kai išsiųsite failą(us), eikite į “Pirkimai” > “Pirkimų paštas”. Pamatysite visą nepatvirtintų failų sąrašą. Pamatysite mygtukus meniu apačioje. Galite patvirtinti failus paspaudę “patvirtinti”.
Yra ir kitas būdas pridėti failus prie sąskaitos-faktūros. Eikite į “Pirkimai” > “Pirkimų paštas (naujas)”. Pasirinkite failą, kurį norite pridėti prie sąskaitos-faktūros. Jis gali būti XML, PDF, PNG ja JPG formatu. Išsaugokite pridėtą failą ir išsaugokite sąskaitą-faktūrą (išsaugojimo mygtukus rasite meniu apačioje). Galite patvirtinti sąskaitą-faktūrą nuėję į “Pirkimai” > “Pirkimų paštas” ir ten pamatysite nepatvirtintų sąskaitų-faktūrų sąrašą. Paspauskite “patvirtinti” norėdami patvirtinti failą.
Galite matyti failus, kurie yra pridėti prie sąskaitų-faktūrų nuėję į“Ataskaitos” > “Pirkimo sąskaitos-faktūros”. Paspauskite ant paskutinio mygtuko eilutėje “spausdinti” ir bus atidarytas naujas langas, kuriame galėsite matyti pridėtus failus. Kai ten paspausite, parsisiųsite pridėtą failą. Jei nematote mygtuko spausdinti, tada jūsų ekranas yra per mažas ir turite paslinkti dešinėn.
- Pasirinkimas: sąskaita-faktūra negali būti patvirtinta kai ji neturi failo
- Galite sukurit sąskaitą-faktūrą, bet negalite jos patvirtinti kol nebus nustatyti patvirtinimo nustatymai.
Patvirtinimo procesas
Tvirtintojas:
- Galite pridėti tvirtintojus prie vartototų privilegijų
- Galite suteikti privilegijas naudotojams nuėjė į “Nustatymai” > “Naudotojai”. Atsivers naudotojų sąrašas. Dukart paspauskite ant naudotojo el.pašto ir galėsite pamatyti visas privilegijas, kurias galite suteikti naudotojui.
- Tvirtintojas yra asmuo, kuris turi tvirtintojo teises. Galite suteikti tvirtintojo teises kai pridėsite privilegiją “nustatymai-tvirtintojas”.
- Kai tvirtintojas tik tikrina, tada panaikinkite sąskaitų-faktūrų pridėjimo privilegiją. Norėdami tai padaryti, pašalinkite privilegiją “redaguoti-pirkimo sąskaitos-faktūros”. Tada paspauskite ant išsaugojimo mygtuko.
Sąskatos-faktūros patvirtinimo pracesas:
- Galite tvirtinti failus ir sąskaitas-faktūras:
- Jei visos sąskaitos-faktūros turi būti suarchyvuotos, tada reikalaukite, kad sąskaita-faktūra negalėtų būti sukurta be failo. Tokiu atveju naudokite naudokite tik sąskaitos-faktūros tvirtinimą – po sąskaitos-faktūros sukūrimo, naudojant patvirtintą failą, sistema automatiškai pridės faktūrai būseną “patvirtinta”. Todėl negalite sukurti sąskaitos-faktūros su būsena patvirtinta, jei ji turi nepatvirtintą failą. Jei kas nors iš tvirtintojų atmes sąskaitą-faktūrą, o kažkas patvirtins, tada sąskaita-faktūra turės būseną atmesta. Sąskaita-faktūra yra patvirtinama kai nėra nei vieno atmetimo ir visi žmonės, kurie turi patvirtinti sąskaitą-faktūrą, ją patvirtino.
- Jei failus gaunate vėliau tada priimtina sukurti sąskaitą-faktūrą prieš failų gavimą. Kai apskaitininkas negali jų patvirtinti, tada jos lieka su statusu nepatvirtinta. Tada tvirtintojas gali patvirtinti sąskaitas-faktūras (arba gali laukti failo ir tada patvirtinti – tada apskaitininkas gali susieti failą su sąskaita-faktūra).
Skirtingos failų būsenos:
- Nepatvirtinta – kažkas turi patvirtinti failą
- Laukiama – failas buvo patvirtintas ir galite sukurti sąskaitą-faktūrą
- Patvirtinta – iš failo buvo sukurta sąskaita-faktūra
Galite pridėti apskaitininkus “Nustatymai” > “Naudotojai”. Tada paspauskite “pridėti naudotojus” ir užpildykite informaciją. Jei norite egzistuojantį naudotoją paversti apskaitininku, tada panaikinkite autorizaciją ir pridėkite naudotoją iš naujo kaip apskaitininką. Atverkite privilegijas (dukart paspaudus ant el.pašto adreso) ir pašalinkite “nustatymai-atributas” ir “nustatymai-konfiguracija”.
Sąskaitų-faktūrų būsenos:
- Patvirtinta – failas buvo pridėtas prie sąskaitos-faktūros ir buvo patvirtintas
- Nepatvirtinta – turbūt nepatvirtintas failas buvo pridėtas prie sąskaitos-faktūros, o gal būt failas yra nerastas
- Užrakinta – jei sąskaita-faktūra yra užrakinta, tada negalite daryti jokių pakeitimų. Turėsite panaikinti užrakinimą norėdami kažką keisti.
- Patvirtinta ir mokėjimas išsiųstas į banką – failas buvo pridėtas ir mokėjimo failas buvo sukurtas.
Galite keisti pirkimo sąskaitų-faktūrų būsenas kai kuriate naują sąskaitą-faktūrą (“pirkimai” > “pirkimo sąskaita-faktūra (pridėti naują)”. Kai atsivers naujas langas, kairėje pusėje bus meniu. Galite keisti būseną paskutiniame meniu elemente. Galite matyti egzistuojančias sąskaitų-faktūrų būsenas “Pirkimai” > “atverti mokėtinas sumas” > “pirkimo sąskaitos-faktūros”.galite matyti dokumentų tipus: patvirtinta, nepatvirtinta, užrakinta, patvirtinta ir mokėjimas išsiųstas į banką.
Sąskaitos-faktūros tvirtinimo būsenos:
- Atmesta – failas nepatvirtintas
- Patvirtinta – sąskaita-faktūra turi failą
- Naudotojas, kuris gali patvirtinti sąskaitas-faktūras:
- Gali kurti sąskaitas-faktūras kai turi teisę tai daryti
- Gali tvirtinti/atmesti jau egzistuojančias sąskaitas-faktūras ir dokumentus
- Naudotojas, kuris negali tvirtinti sąskaitų-faktūrų:
- Gali saugoti sąskaitas-faktūras su būsena nepatvirtinta
- Negali išsaugoti failų
- Negali išsaugoti sąskaitos-faktūros
- Gali tik pridėti statusą “Nepatvirtinta ”
DUK
Kaip galiu pridėti tvirtintojus?
Eikite į “nustatymai” > “konfiguracija”. Čia galite pridėti keletą žmonių, kurie bus tvirtintojai.
Kaip nustatyti, kad asmuo X visada turi patvirtinti sąskaitas-faktūras?
Eikite į “nustatymai” > “konfiguracija”. Čia galite pridėti žmogų, kuris visada turės patvirtinti sąskaitas-faktūras.
Ar galiu patvirtinti keletą sąskaitų-faktūrų vienu metu?
Taip. Atverkite pirkimo sąskaitų-faktūrų sąrašą (“Pirkimai” > “atverti mokėtinas sumas”) ir pasirinkite būseną nepatvirtinta. Atsiras nepatvirtintų sąskaitų-faktūrų sąrašas. Pasirinkite sąskaitas-faktūras, kurias norite patvirtinti, ir paspauskite mygtuką tvirtinti.
Ar galite panaikinti patvirtinimą patvirtintai sąskaitai-faktūrai?
Taip. Eikite į “Pirkimai” > “atverti mokėtinas sumas” > “pirkimo sąskaitos-faktūros”. Bus atvertas pirkimo sąskaitų-faktūrų sąrašas. Norėdami atidaryti sąskaitą-faktūrą, paspauskite ant jos numerio. Kairėje matysite meniu, galite pakeisti sąskaitos-faktūros būseną paskutiniame meniu elemente.
Kada galiu matyti visas sąskaitas-faktūras su būsena “nepatvirtinta”?
Eikite į “Pirkimai” > “atverti mokėtinas sumas” > “pirkimo sąskaitos-faktūros”. Bus atvertas pirkimo sąskaitų-faktūrų sąrašas. Pasirinkite būseną “nepatvirtinta” ir tada galėsite matyti visas nepatvirtintas sąskaitas-faktūras.
Kur galiu pamatyti visas nepatvirtintas sąskaitas-faktūras?
Eikite į “pirkimai” > “pirkimų paštas”. Čia rasite įkeltų failų sąrašą. Kai pasirinksite būseną “nepatvirtinta”, tada galėsite matyti nepatvirtintų failų sąrašą.
Ar įmanoma duoti šiek tiek informacijos apskaitininkui prieš sukuriant sąskaitą-faktūrą?
Taip, galite tai atlikti pirkimų pašte patvirtinimo metu – pridėkite projektą ir papildomą informaciją.
Kur galima pamatyti tvirtinimų istoriją?
Galite tai matyti ataskaitų generatoriuje. Lentelėje pasirinkite “sąskaitos-faktūros patvirtinimas” ir “sąskaitos-fasktūros”. Produkcijoje pasirinkite“sąskaitos-faktūros patvirtinimas. Kūrėjas (ID)” ir ”Sąskaitos-faktūros.Sąskaitos-faktūros Nr.”.
Kur galiu matyti visus patvirtinimus?
Ataskaitų generatoriuje.
Kur galiu pamatyti visas būsenas, pridėtas prie sąskaitos-faktūros?
Atidarykite sąskaitą-faktūrą ir paspauskite “kita” > “žiūrėti būsenas”.