Pangaimport ERPLY Books’is

Pangaimport ERPLY Books’is

Pangaimport ERPLY Booksis

Käesolev juhend on koostatud, et kirjeldada maksete ja laekumiste haldamist ERPLY Books’is pangaimpordi moodulis. See on automaatne, täpne ning lihtne viis, kuidas hallata erinevaid laekumisi ja makseid. Et muuta kogu protsess võimalikult automaatseks, saab koostada pangareegleid, mille abil süsteem lingib makseid soovitava väärtusega. Pangaimpordi sooritamiseks on vaja pangast laadida alla pangaväljavõte (CSV või XML failiformaadina) ning laadida fail (seda vahepeal avamata!) üles pangaimpordi moodulis. Sinna pääseb:

1) Pealehe nupust “Pank (impordi),”

2) Sissetulekud  Pangaimport,

3) Väljaminekud – Pangaimport,

4) Pealehe otsingukastist, otsides märksõna “Pangaimport”.

Pangaimpordis seob süsteem automaatselt maksed ja laekumised vastavate arvete, kontaktide või kontodega. Juurde saab lisada ka projekte. Neid, mida ei lingita automaatselt, saab siduda kas (a) käsitsi vastava valikuga või (b) teha pangareegel, mille alusel seotakse vastav rida järgmine kord automaatselt. Statistika näitab, et vähemalt 90% tehingutest peaksid olema automaatselt tuvastatavad.

Mis on pangaimport?

Pangaimport on moodul ERPLY Books’is, kus saab automaatselt ühendada pangamaksed või muud laekumised arvete, kontaktide või kontodega (ühesõnaga – hallata makseid ja laekumisi). Selleks tuleb pangast laadida alla pangaväljavõte (CSV või XML kujul) ning see ERPLY Books’i pangaimpordi moodulisse üles laadida. Programm kontrollib kõik laekumised-maksmised üle ning seob need arvetega (ühendades kliendi-hankija nime, registrikoodi, viitenumbri ja kõikide muude võimalike tingimuste abil) ja arve mitteleidmisel kontodega (mille jaoks ka ise erinevaid reegleid saab koostada). Statistika näitab, et vähemalt 90% tehingutest peaksid olema automaatselt tuvastatavad

Pangaimpordiks on erinevaid tüüpi makseid:

  1. Arved
  2. Ettemaksud
  3. Muu (pangakulu jms)
  4. Multitehingud
  • Arvete sidumine maksetega:

Vali menüüst “pangaimport”, seejärel lae pangaväljavõte süsteemi. Programm on automaatselt ära ühendanud need arved maksetega, mis on kindlasti õiged. Ülejäänud arvete puhul tuleb üle kontrollida summad, kontonumbrid ja muu informatsioon.

  • Ettemaksude lisamine:

ettemaks ilma dokumendita:

    • (pangaimpordis) mitte otsida arveid, vaid valida kliendi lahtrist klient;
    • (kui on mittepangast laekumine) minna laekumata arvete peale, vajutada ilma midagi valimata “lisa makse” ja sealt valida klient ning märkida summa;  

ettemaks ettemaksuarve või tellimuse eest:

    • Kui on soov siduda ettemaks ettemaksuarve või tellimusega, siis tuleks pangaimpordis vajutada paremat hiireklahvi makse peal ja valida “otsi arved, mis tasuti (tellimus)” või “otsi arved, mis tasuti (ettemaksuarve)”.
  • Muu:

Tehingud, mida programm ei oska automaatselt siduda arvetega. Seal hulgas igakuised pangakulud, intressitulud jne. Taoliste tehingute kinnitamiseks pangaimpordis on vaja koostada pangareeglid.

  • Multitehingud:

Multitehingud on olukorrad, kus tekib mitu tehingut. Näiteks tasub klient 20 eurose arve asemel 40, seega tekib tal 20 eurone ettemakse. Selleks, et arve jagada, tuleb selle peale klikkida ning valida “lisa tegevus”, siis avaneb uus aken, kus on võimalik tehing jagada nii mitmeks osaks nagu vaja ning vastavad tegevused juurde lisada.

Projekti määramine

ERPLY Books võimaldab erinevaid tulu- ja kulukeskuseid (projekte). Neid on võimalik määrata lehel  Sätted>  Algandmed > Projektid.

Pangareeglite lisamine

Pangareeglite lisamine aitab muuta ERPLY Books’i kasutamist veelgi mugavamaks. Nende lisamine  on mõeldud eelkõige muude tehingute automatiseerimiseks. Nt osad tehingud mida programm ei oska automaatselt kuhugi liigitada (intressitulud,  varieeruvad pangakulude kirjeldused, sularaha pankaviimiste kirjeldused jne. Taoliste tehingute automatiseerimiseks ongi pangareeglid mõeldud.

Käibemaksu määramine

Käibemaksu võib määrata erinevate püsikulude automatiseerimiseks läbi pangareeglite. Näiteks igakuiselt tasute mingi teenuse eest (kuumakse tarkvara kasutamise eest), siis saate selle puhul määrata, et see on 20% EU käibemaks.

Arve loomine

Pangaimpordis toimub arve loomine järgnevalt: vajutate parema hiireklikiga arvele ning valite “sisestage kuludokument.” Teile avaneb uus aken, kus saate arve koostada.

Kreeditarve sidumine

Keerditarve sidumine pangaimpordis toimib järgnevalt:

  • Valida “müük”, pangaimport
  • Laadida üles maksefail
  • Klikkida arvele ning kõrval paremal asuvast kastist muuta ära maksetüüp “müügiarveks”
  • Avaneb uus aken, kus saate linnukesega tähistada vajalikud kreeditarved ning seejärel vajutada “lingi makse arvetega”

Arvete linkimine pangaimpordis uue meetodiga: Enam ei jaotata maksmata summasid eraldi vaid kõikide maksmata arvete summasid vaadatakse tervikuna.

Kui soovite linkida arvet:

  1. Makstud summa on väiksem kui null, siis esineb veateade. (See tähendab et Teil on jäänud midagi linkimata. Negatiivsel maksel ei saa olla positiivset arvet. Sel juhul tuleb arve käsitsi sisestada.)
  2. Makstud summa on võrdne summaga arvel, siis lingitakse kõik vastavad arved
  3. Makstud summa on suurem kui summa arvel, siis lingitakse kõik arved ning tekib ettemaks.
  4. Makstud summa on väiksem kui summa arvel, siis lingitakse arve makstud summa ulatuses.

Kui soovite linkida kreeditarvet:

  1. Makstud summa on võrdne arve summaga, siis lingitakse kõik arved.
  2. Makstud summa on väiksem kui arve summa, siis esineb veateade. Teie poolt on jäänud midagi sisestamata või on mingi muu viga tekkinud.
  3. Makstud summa on suurem kui arve summa, siis lingitakse makseid nii palju kui võimalik.

Nüansid pankadega:

  • Swedbank – CSV / XML, kõik kohe valitud
    • Kui annab CSV’ga veateate, siis proovige, kas laadisite eraisiku väljavõtte
  • SEB – kui CSV laed, siis vali õige pank
  • Nordea – kui CSV, siis vali õige pank
  • Danske – soovitatav kasutada XML formaati
  • LHV – kui CSV, siis vali õige pank
  • Krediidipank – XML
  • Bigbank – XML
  • DNS – XML

Muud formaadid:

  • PayPal – CSV
  • Enda koostatud – too näide
  • Swedbank Factoring
  • Avalik sektor: PVF