Pangaimport ERPLY Books’is

Pangaimport ERPLY Books’is

Käesolev juhend annab ülevaate, kuidas kasutada pangaimporti ERPLY Books’is, kirjeldades maksete ja laekumiste haldamist ERPLY Books’is pangaimpordi moodulis. See on automaatne, täpne ning lihtne viis, erinevate laekumiste ja maksete haldamiseks. Selleks, et muuta kogu protsess võimalikult automaatseks, saab koostada pangareegleid, mille abil süsteem ühendab makseid soovitava väärtusega. Pangaimpordi sooritamiseks on vaja pangast laadida alla pangaväljavõte (CSV või XML failiformaadis) ning laadida fail (seda vahepeal avamata!) üles pangaimpordi moodulis. Sinna pääseb:

1) Pealehe nupust “Pangaimport”

2) Müük ->  Pangaimport

3) Ost -> Pangaimport

4) Pealehe otsingukastist, otsides märksõna “Pangaimport”

Pangaimpordis seob süsteem automaatselt maksed ja laekumised vastavate arvete, kontaktide või kontodega. Juurde saab lisada ka projekte. Neid, mida ei lingita automaatselt, saab siduda kas (a) käsitsi vastava valikuga või (b) teha pangareegel, mille alusel seotakse vastav rida järgmine kord automaatselt. Statistika näitab, et vähemalt 90% tehingutest peaksid olema automaatselt tuvastatavad.

ERPLY Books seob automaatselt arved pangaimpordis järgmiste võimalustega:
– Registrikoodi alusel (kui reg kood on määratud makse peal)

– Kliendi/hankija nime järgi kui see on määratud pangaväljavõttel

– Viitenumbri järgi, kui see on pangaväljavõttel määratud ja arvel Booksis küljes

– Õpitud nime järgi. See tähendab kui olete ühe korra sidunud laekumise selliselt, et Mari Mets maksab Kalle Kuuse eest, siis järgmine kord kui Mari maksab, otsib Books Kalle Kuuse arveid

– Kontrollib, kas on eraldi lisatud reegleid, kuidas nimesid jälgida (st saate lisada, et tegu on kliendiga X, kui pangaväljavõttel kirjelduse sees on tekst Y)

– Kui olete lisanud reegli, kuidas aruandva isiku arveid leida, siis selle ühendamise teeb ta enne nime järgi otsinguid

– Viimasena kontrollib, kas leiab arve numbrid kirjeldusest. Kusjuures suudab ta arvestada kui arve numbrid on eraldatud koma või semikooloniga

Mis on pangaimport?

Pangaimport on moodul ERPLY Books’is, kus saab automaatselt ühendada pangamaksed või muud laekumised arvete, kontaktide või kontodega. Ühesõnaga – hallata makseid ja laekumisi. Selleks tuleb pangast laadida alla pangaväljavõte (CSV või XML kujul) ning see ERPLY Books’i pangaimpordi moodulisse üles laadida. Programm kontrollib kõik laekumised-maksmised üle ning seob need arvetega (ühendades kliendi-hankija nime, registrikoodi, viitenumbri ja kõikide muude võimalike tingimuste abil) ja arve mitteleidmisel kontodega (mille jaoks ka ise erinevaid reegleid saab koostada). Statistika näitab, et vähemalt 90% tehingutest peaksid olema automaatselt tuvastatavad

Pangaimpordiks on erinevaid tüüpi makseid:

    1. Arved
    2. Ettemaksud
    3. Muu, nt pangakulu, intressid jne
    4. Multitehingud

Arvete sidumine maksetega:

Vali menüüst “pangaimport”, seejärel lae pangaväljavõte süsteemi. Programm on automaatselt ära ühendanud need arved maksetega, mis on kindlasti õiged. Ülejäänud arvete puhul tuleb üle kontrollida summad, kontonumbrid ja muu informatsioon.

Ettemaksude lisamine:

Ettemaks ilma dokumendita:

    • Kui tegemist on laekumisega, mis ei ole pangast laekunud, minna laekumata arvete peale, vajutada ilma midagi valimata “lisa makse” ja sealt valida klient ning märkida summa ja valida vastav konto;  
    • Kui tegemist on panka laekunud ettemaksuga, siis tuleb paremal pool asuvas lisainformatsiooni lahtris valida kliendi/hankija nimi ning süsteem määrab laekumise/makse automaatselt ettemaksu kontole. 

Ettemaks ettemaksuarve või tellimuse eest:

    • Kui on soov siduda ettemaks ettemaksuarve või tellimusega, siis tuleks pangaimpordis vajutada paremat hiireklahvi makse peal ja valida “otsi arved, mis tasuti (tellimus)” või “otsi arved, mis tasuti (ettemaksuarve)”.

Muu:

Tehingud, mida programm ei oska automaatselt siduda arvetega. Seal hulgas igakuised pangakulud, intressitulud jne. Taoliste tehingute kinnitamiseks pangaimpordis on vaja koostada pangareeglid. Pangareegli koostamise kohta on võimalik täpsemalt lugeda siit: Pangareeglid pangaväljavõtte automatiseerimiseks

Multitehingud:

Multitehingud on olukorrad, kus tekib mitu tehingut. Näiteks tasub klient 20 eurose arve asemel 40, seega tekib tal 20 eurone ettemakse. Sellises olukorras oskab ERPLY Books ettemaksuks jääva summa automaatselt määrata ettemaksu kontole. 

Projekti määramine

ERPLY Books võimaldab erinevaid tulu- ja kulukeskuseid (projekte). Neid on võimalik määrata lehel  Sätted>  Algandmed > Projektid.

Pangareeglite lisamine

Pangareeglite lisamine aitab muuta ERPLY Books’i kasutamist veelgi mugavamaks. Nende lisamine  on mõeldud eelkõige muude tehingute automatiseerimiseks. Nt osad tehingud mida programm ei oska automaatselt kuhugi liigitada (intressitulud,  varieeruvad pangakulude kirjeldused, sularaha pankaviimiste kirjeldused jne. Taoliste tehingute automatiseerimiseks ongi pangareeglid mõeldud. Pangareegli koostamise kohta on võimalik täpsemalt lugeda siit: Pangareeglid pangaväljavõtte automatiseerimiseks

Käibemaksu määramine

Käibemaksu võib määrata erinevate püsikulude automatiseerimiseks läbi pangareeglite. Näiteks igakuiselt tasute mingi teenuse eest (kuumakse tarkvara kasutamise eest), siis saate selle puhul määrata, et see on 20% EU käibemaks.

Arve loomine

Pangaimpordis toimub arve loomine järgnevalt: vajutate parema hiireklikiga arvele ning valite “sisestage kuludokument.” Teile avaneb uus aken, kus saate arve koostada.

Kreeditarve sidumine

Keerditarve sidumine pangaimpordis toimib järgnevalt:

    • Valida “müük”, pangaimport
    • Laadida üles maksefail
    • Klikkida arvele ning kõrval paremal asuvast kastist muuta ära maksetüüp “müügiarveks”
    • Avaneb uus aken, kus saate linnukesega tähistada vajalikud kreeditarved ning seejärel vajutada “lingi makse arvetega”

Arvete linkimine pangaimpordis uue meetodiga: Enam ei jaotata maksmata summasid eraldi vaid kõikide maksmata arvete summasid vaadatakse tervikuna.

Kui soovite linkida arvet:

    • Makstud summa on väiksem kui null, siis esineb veateade. (See tähendab et Teil on jäänud midagi linkimata. Negatiivsel maksel ei saa olla positiivset arvet. Sel juhul tuleb arve käsitsi sisestada.)
    • Makstud summa on võrdne summaga arvel, siis lingitakse kõik vastavad arved
    • Makstud summa on suurem kui summa arvel, siis lingitakse kõik arved ning tekib ettemaks.
    • Makstud summa on väiksem kui summa arvel, siis lingitakse arve makstud summa ulatuses.

Kui soovite linkida kreeditarvet:

    • Makstud summa on võrdne arve summaga, siis lingitakse kõik arved.
    • Makstud summa on väiksem kui arve summa, siis esineb veateade. Teie poolt on jäänud midagi sisestamata või on mingi muu viga tekkinud.
    • Makstud summa on suurem kui arve summa, siis lingitakse makseid nii palju kui võimalik.

Nüansid pankadega:

    • Swedbank – toetab nii XML kui CSV formaati. Kui CSV üleslaadimisel saate veateate, siis kontrollige ega pole laadinud eraisiku pangaväljavõtet ERPLY Books’i
    • SEB – toetab CSV formaati
    • Nordea – toetab nii CSV kui XML formaati
    • Danske – toetab nii CSV kui XML formaati
    • LHV – toetab nii CSV kui XML formaati. Kui kasutate CSV formaati, siis kontrollige, et olete valinud korrektse panga.
    • Krediidipank – XML
    • Bigbank – XML
    • DNS – XML

NB! Kui pank pakub nii XML kui CSV formaati pangaväljavõtete puhul, siis eelistada võiks XML formaati.

Muud formaadid:

Lisaks eelpool mainitule on võimalik, et tuleb ette olukordi ka teitsuguste pangaväljavõtete kasutamisel. ERPLY Books’is on võimalik ka järgnevad variandid

    • PayPal – toetab CSV formaati. Olenevalt seadistustest ei pruugi vaikimisi seadistatud väljavõte sobida. Probleemide korral võtta ühendust meie klienditoega support@erplybooks.com
    • Olete ise koostanud pangaväljavõtte CSV formaadis – sel juhul seadistada ise kohandatud pangaväljavõte või võtta ühendust meie klienditoega support@erplybooks.com
    • Avalik sektor: PVF