Maksefaili koostamine ja selle eripärad ERPLY Booksis

Maksefaili koostamine ja selle eripärad ERPLY Booksis

Antud juhend seletab, kuidas koostada ERPLY Booksis maksefaili, mida hiljem panka saata.

Vastavalt ettevõttesisestele reeglitele valige ostuarved (kord päeva, nädala, kuu jooksul), mida maksta soovite. Seejärel kontrollige maksefaili koostamisel andmeid: kontrollige info, mis Teile kuvatakse ning vajadusel tehke parandusi. Valige õige maksefaili tüüp, ning laadige maksefail alla. Seejärel laadige maksefail üles oma panka.

Tööprotsessist räägib detailsemalt järgnev juhend.

1. Maksmata ostuarved

Avage maksmata ostuarvete moodul. Selleks kas vajutage pealehel olevale nupule “Võlad tarnijatele” või mingi ülamenüüst “Ostuarved” > “Maksmata ostuarved”. Avanenud moodulist valige arved, mida soovite ära tasuta (märkige need ära linnukesega) ning seejärel valige alamenüüst nupp “Koosta maksefail”.

2. Maksefaili koostamine

2.1 Firma andmed

Kui olete vajutanud nupule “Maksefaili koostamine”, siis avaneb lehekülg, kus näete enda pangainfot ja neid maksmata ostuarveid, mida just eelnevalt valisite. Pangainfo kuvatakse andmete põhjal, mida olete sisestanud moodulis “Firma andmed” (“Sätted” > “Firma andmed”).  Kui firma andmetesse pole andmeid sisestatud, siis saate sellekohase veateate (täitke ära panga nimi, kontonumber ja IBAN. SWIFTi genereerib süsteem automaatselt, seega seda käsitsi ei ole vaja täita. Kui aga tasute välismaisele hankijale, tuleb täita SWIFT lahter ise).

2.2 Erinevad maksefailide tüübid

Vajutades maksefaili koostamise moodulis “Tüüp” lahtri järel olevale noolekesele, avaneb erinevate maksefaili tüüpide nimekiri:

SEPA – SEPA ehk EU makse, ühendab kõik Euroopa riigid, Islandi, Liechtensteini, Monaco, Norra ja Šveitsi ühtseks maksealaks. See võimaldab inimestel, ettevõtetel ja avaliku sektori asutustel Euroopas ühtsetel alustel algatada ning vastu võtta elektroonilisi euromakseid (pangaülekanded ja otsekorraldused), sealjuures eristamata rahvusvahelisi ja riigisiseseid makseid.

Maksekorraldus – Eesti sisene ülekanne

QBO (3 on a page) – Kasutusel tšekkide puhul

Bank of Bahamas – Kasutusel tšekkide puhul

QBO (middle)  – Kasutusel tšekkide puhul

QBO (top) – Kasutusel tšekkide puhul

DLM102 (middle) – Kasutusel tšekkide puhul

W9085 (top) – Kasutusel tšekkide puhul

QBO (bottom) – Kasutusel tšekkide puhul

Remittance Advice – teavitus hankijale, millis(t)e arve(te) eest tasusid

ABA – Austraalia maksefail (Australian Bankers’ Association file)

Swedbank – Seda valikut ei näe tüüpide all. Tegu on eraldi integratsioonilahendusega ERPLY Booksi ja Swedbanki vahel, mille kaudu liigub maksekorraldus automaatselt. Rohkem informatsiooni leiate siit.

2.2.1 IBANi valideerimine

Toimub SEPA maksetüüpi valides.

EU riikides kasutatakse IBAN (International Bank Account Number) kontonumbrit, et muuta rahvusvahelisi makseid  efektiivsemaks ja kiiremaks. Euroopa Liidu liikmesriikides kasutatavad maksesüsteemid tunnevad IBANi kasutades ära  klientide kontonumbrid ja suudavad kontrollida nende õigsust. Kui süsteem annab märku, et kontonumber pole valiidne, kuid Teie arust on kõik korras, siis vajutage uuesti nupule koosta maksefail.

2.3  Hankija pangainfo arvel

Kui vaikimisi pole hankijatele pangainfot lisatud, siis on need lahtrid arvete ridadel tühjad. Saate need sealsamas moodulis ära täita. Kui olete hankijate pangainfo salvestanud, vajutage alamenüüs nupule “Koosta maksefail”. Seejärel laeb süsteem alla faili, mida saate panka üles laadida.

2.4 Ettemaks hankijale/ palgamaksed/ muud väljamaksed

Vajutades alamenüüs olevale “+” nupule, avaneb aken.

Sisestage summa ja hankija nimi, kellele soovite teha ettemaksu või lisada makset.

3. Arve makstuks märkimine

NB: antud punkti kasuta üksnes siis kui te ei kasuta “kinnitatud ja maksefail koostatud” protsessi ja pangaimporti.

Peale maksefaili allalaadimist tekkis alamenüüsse juurde nupp “Märgi makstuks”. Kui soovite, et valitud ostuarved läheksid ERPLY Booksi süsteemis makstud staatusega, siis vajutage sellele nupule. Vaikimisi süsteem arveid makstuks ei märgi, seega on see kliendi valik, kas antud nuppu kasutada. Ennekõike soovitame pangaimpordi ajal valida need arved, mis tasuti. Nupp “märgi makstuks” annab ülevaate ainult kliendi jaoks.

Mis kontot süsteem kasutab?

Minge “Sätted” > “Algaandmed” > “Süsteemikontod”. Näete, et on olemas konto “Raha teel” kuhu olete seadistanud konto, mida süsteem kasutab. Vajadusel saate selle ära muuta. Salvestage kõik tehtud muutused.

4. Viitenumber

Kui tegite ühele hankijale kaks makset, aga maksetel puudus viitenumber, siis paneb süsteem need kokku. Seega tasutakse kaks arvet ühe maksmisega (sellest ei teki lisa pangakulu). Pangatehingut tehes lisatakse kirjeldusse “1. arve number, 2. arve number”, kui viitenumber puudus ja maksed pandi kokku.

KKK

1. Millised arved ma olen juba panka saatnud?

Panka saatmise tingimust jälgitakse parajasti siis, kui lisatud on reegel “Muuda arve staatus ‘kinnitatud ja panka saadetud’ maksefaili koostades” üldiste sätete all (“Sätted” > “Üldised sätted”).

Protsess:

  • Kui koostate ostuarvet, siis see on vaikimisi  staatus “kinnitamata”.
  • Staatust saate muuta otse ostuarve peal (pannes staatuse lahtrisse “kinnitatud”).
  • Staatuse massmuutmine on võimalik “Aruanded” > “Ostuarved”, kus saab valida soovitud ostuarved ja vajutada “Muu” > “Kinnita”.
  • Maksmata ostuarvete all näitab ainult kinnitatud arveid.
  • Minge “Sätted” > “Üldised sätted” ja tehke linnuke valiku “Muuda arve staatus ‘kinnitatud ja panka saadetud’ maksefaili koostades?” ette. Kui lisate mingi ostuarve maksefaili, siis pärast faili koostamist muudab programm automaatselt dokumendi staatust: “Kinnitatud ja maksefail koostatud”
  • Kuna maksmata ostuarved näitavad ainult kinnitatud dokumente, siis neid sinna enam ei kuvata.
  • Kui on soov mingit arvet ikkagi uuesti tasuda, midagi juhtus maksefailiga vms, siis saab arve avada ja sinna käsitsi uus staatus lisada.

2. Kas on võimalik koostada maksefaili vastavalt arve tähtajale mitte tänase kuupäeva järgi?

Kuna tegu on ettevõttepõhiste seadistustega, tuleb nende kohta reeglid lisada. Seda saate teha üldistes sätetes (“Sätted” > “Üldised sätted”), lisades linnukese reegli “Koosta maksefail tähtaja järgi?” ette.

Seejärel valides maksmata ostuarvete alt arved, lisab ERPLY Books neile maksekuupäevaks kas arve maksetähtaja või tänase kuupäeva (kui maksetähtaeg on minevikus).

NB: Kui ühele hankijale minevad maksed lähevad eri kuupäevadega, siis tehakse ka mitu makset hankijale mitte ei koondata neid kokku.