Maksefaili koostamine

 

Antud juhend seletab, kuidas käib ERPLY Books’is maksefaili koostamine, mida hiljem panka saata.

Vastavalt ettevõttesisestele reeglitele vali ostuarved (kord päeva, nädala, kuu jooksul), mida maksta soovid. Seejärel kontrolli maksefaili koostamisel andmeid: kontrolli info, mis Sulle kuvatakse ning vajadusel tee parandusi. Vali õige maksefaili tüüp, ning laadi maksefail alla. Seejärel laadi maksefail üles oma panka.

1. Maksmata ostuarved

Ava maksmata ostuarvete moodul. Selleks kas vajuta pealehel olevale nupule “Võlad tarnijatele” või mine ülamenüüst “Ost” > “Ostuarved” > “Maksmata ostuarved”. Avanenud moodulist vali arved, mida soovid ära tasuda (märgi need ära linnukesega) ning seejärel vali alamenüüst nupp “Koosta maksefail”.

2. Maksefaili koostamine

Firma andmed

Kui oled vajutanud nupule “Koosta maksefail”, siis avaneb lehekülg, kus näed enda pangainfot ja neid maksmata ostuarveid, mida just eelnevalt valisid. Pangainfo kuvatakse andmete põhjal, mida oled sisestanud moodulis “Firma andmed” (“Sätted” > “Firma andmed”).  Kui firma andmetesse pole andmeid sisestatud, siis saad sellekohase veateate (täitke ära panga nimi, kontonumber ja IBAN. SWIFTi genereerib süsteem automaatselt, seega seda käsitsi ei ole vaja täita. Kui aga tasud välismaisele hankijale, tuleb täita SWIFT lahter ise).

Maksefailide tüübid

Vajutades maksefaili koostamise moodulis “Tüüp” lahtri järel olevale noolekesele, avaneb erinevate maksefaili tüüpide nimekiri:

Maksefaili koostamine

  • SEPA – ehk EU makse ühendab kõik Euroopa riigid, Islandi, Liechtensteini, Monaco, Norra ja Šveitsi ühtseks maksealaks. See võimaldab inimestel, ettevõtetel ja avaliku sektori asutustel Euroopas ühtsetel alustel algatada ning vastu võtta elektroonilisi euromakseid (pangaülekanded ja otsekorraldused), sealjuures eristamata rahvusvahelisi ja riigisiseseid makseid.
  • Maksekorraldus – Eesti sisene ülekanne
  • QBO (3 on a page) – kasutusel tšekkide puhul
  • Bank of Bahamas – kasutusel tšekkide puhul
  • QBO (middle)  – kasutusel tšekkide puhul
  • QBO (top) – kasutusel tšekkide puhul
  • DLM102 (middle) – kasutusel tšekkide puhul
  • W9085 (top) – kasutusel tšekkide puhul
  • QBO (bottom) – kasutusel tšekkide puhul
  • Remittance Advice – teavitus hankijale, millis(t)e arve(te) eest ta tasus
  • ABA – Austraalia maksefail (Australian Bankers’ Association file)

Swedbank – seda valikut ei näe tüüpide all. Tegu on eraldi integratsioonilahendusega ERPLY Books’i ja Swedbanki vahel, mille kaudu liigub maksekorraldus automaatselt. Rohkem informatsiooni leiate siit.

IBANi valideerimine

Toimub SEPA maksetüüpi valides.

EU riikides kasutatakse IBAN (International Bank Account Number) kontonumbrit, et muuta rahvusvahelisi makseid efektiivsemaks ja kiiremaks. Euroopa Liidu liikmesriikides kasutatavad maksesüsteemid tunnevad IBANi kasutades ära klientide kontonumbrid ja suudavad kontrollida nende õigsust. Kui süsteem annab märku, et kontonumber pole valiidne, kuid Sinu arust on kõik korras, siis vajuta uuesti nupule “Koosta maksefail”.

Hankija pangainfo arvel

Kui vaikimisi pole hankijatele pangainfot lisatud, siis on need lahtrid arvete ridadel tühjad. Saad need sealsamas moodulis ära täita. Kui oled hankijate pangainfo salvestanud, vajuta alamenüüs nupule “Koosta maksefail” . Seejärel laeb süsteem alla faili, mille saad panka üles laadida.

Ettemaks hankijale, palgamaksed ja muud väljamaksed

Vajutades alamenüüs  “+” nupule, avaneb aken.

Sisesta summa ja hankija nimi, kellele soovid teha ettemaksu või lisada makset.

3. Arve makstuks märkimine

NB: antud punkti kasuta üksnes siis, kui Sa ei kasuta “Kinnitatud ja maksefail koostatud” protsessi ja pangaimporti.

Peale maksefaili allalaadimist tekkis alamenüüsse juurde nupp “Märgi makstuks”. Kui soovid, et valitud ostuarved läheksid ERPLY Books’i süsteemis makstud staatusega, siis vajuta sellele nupule. Vaikimisi süsteem arveid makstuks ei märgi, seega on see kliendi valik, kas antud nuppu kasutada. Ennekõike soovitame pangaimpordi ajal valida need arved, mis tasuti. Nupp “Märgi makstuks” annab ülevaate ainult kliendi jaoks.

Mis kontot süsteem kasutab?

Mine “Sätted” > “Algaandmed” > “Süsteemikontod”.  Näed, et on olemas konto “Raha teel” kuhu oled seadistanud konto, mida süsteem kasutab. Vajadusel saad selle ära muuta. Salvesta kõik tehtud muutused.

4. Viitenumber

Kui tegid ühele hankijale kaks makset, aga maksetel puudus viitenumber, siis paneb süsteem need kokku. Seega tasutakse kaks arvet ühe maksmisega (sellest ei teki lisa pangakulu). Pangatehingut tehes lisatakse kirjeldusse “1. arve number, 2. arve number”, kui viitenumber puudus ja maksed pandi kokku.

KKK

Millised arved ma olen juba panka saatnud?

Panka saatmise tingimust jälgitakse parajasti siis, kui lisatud on reegel Muuda arve staatus ‘kinnitatud ja panka saadetud’ maksefaili koostades” üldiste sätete all (“Sätted” > “Üldised sätted”).

Protsess:

  • Kui koostad ostuarvet, siis selle vaikimisi staatus “kinnitamata”.
  • Staatust saad muuta otse ostuarve peal (pannes staatuse lahtrisse “kinnitatud”).
  • Staatuse massmuutmine on võimalik “Aruanded” > “Ostuarved”, kus saab valida soovitud ostuarved ja vajutada “Muu” > “Kinnita”.
  • Maksmata ostuarvete all näitab ainult kinnitatud arveid.
  • Mine “Sätted” > “Üldised sätted” ja tee linnuke valiku Muuda arve staatus ‘kinnitatud ja panka saadetud’ maksefaili koostades?” ette. Kui lisad mingi ostuarve maksefaili, siis pärast faili koostamist muudab programm automaatselt dokumendi staatust: “Kinnitatud ja maksefail koostatud”
  • Kuna maksmata ostuarved näitavad ainult kinnitatud dokumente, siis neid sinna enam ei kuvata.
  • Kui on soov mingit arvet ikkagi uuesti tasuda, midagi juhtus maksefailiga vms, siis saab arve avada ja sinna käsitsi uus staatus lisada.
Kas on võimalik koostada maksefaili vastavalt arve tähtajale ja mitte tänase kuupäeva järgi?

Kuna tegu on ettevõttepõhiste seadistustega, tuleb nende kohta reeglid lisada. Selleks ava “Sätted” > “Üldised sätted” ja  lisa linnukene reegli Koosta maksefail tähtaja järgi?” ette.

Seejärel valides maksmata ostuarvete alt arved, lisab ERPLY Books neile maksekuupäevaks kas arve maksetähtaja või tänase kuupäeva (kui maksetähtaeg on minevikus).

NB: Kui ühele hankijale minevad maksed lähevad eri kuupäevadega, siis tehakse ka mitu makset hankijale, mitte ei koondata neid kokku.