Valuutad ERPLY Booksis

Valuutad ERPLY Booksis

Käesoleva juhendi eesmärk on viia lugejaid kurssi valuutade haldamisega ERPLY Booksi raamatupidamistarkvaras. Valuutasid saab hallata kontoplaanis, arvete moodulis ning muudes tehingutes. Valuutat, mis on seadistatud Teie kontole, näete “Sätted” > “Üldised sätted” > “Valuuta”.

ERPLY Booksis saab kasutada kõiki maailmas olemasolevaid valuutasid. 34 valuutat uuendatakse igapäevaselt vastavalt Euroopa Keskpanga valuutakursile.

Teistel valuutadel on kas fikseeritud väärtus või saab kursisummat sisestada käsitsi. Seega saab ERPLY Booksis esitatud valuutaväärtusi alati usaldada.

Valuutaväärtuseid seadistatakse:

  • Kogu organisatiooni jaoks – see tähendab, et antud valuuta on seadistatud vaikimisi kõikidele kontodele, mida organisatsioon ERPLY Booksis kasutab;
  • Kontoplaanis kontodele eraldi – seda juhul, kui kasutate ostu või müügi jaoks sagedasti kontot, mille valuuta erineb organisatsiooni omast;
  • Eraldi arvele – juhul, kui teete ühekordse arve pole põhjust, et kasutatud konto valuutat muuta.

Kui lisate uut makset, siis makse valuuta on määratud kasutatud konto valuuta järgi või siis organisatsiooni seadistatud valuuta järgi. Kõik oma organisatsiooni kontod leiad minnes “RMP” > “Kontoplaan”.

Järgnevalt on kirjeldatud ja lahti seletatud kõik valuutadega seotud toimingud, mida saate ERPLY Booksis sooritada.

  • Valuutakonto pangas

Kui Teil on pangas kasutusel eraldi teise valuutaga konto ja Teie kontole saabuvad selle valuutaga arved ja maksed, siis peaksite lisama eraldi antud valuutaga konto. Selleks minge “RMP” > “Kontoplaan” > ja valige alamenüüst “+”. Avaneb aken, kus saate täita vajaliku informatsiooni:

  • Konto number – ERPLY Booksis on tavaliselt kasutusel 4-kohalised kontonumbrid (1xxx-varakonto, 2xxx-kohustused, 3xxx-omakapital, 4xxx-tulukonto, 5xxx-kulukonto, 9999-tasaarvelduskonto);
  • Konto nimi – valige nimi, mis on selle konto jaoks asjakohane.
  • Konto tüüp – valige kas varakonto, kohustused, omakapital, tulukonto või kulukonto.
  • Bilansi tüüp – valige tüüp avanenud valikust. ;
  • Kasumiaruande tüüp – valige vastav tüüp avanenenud valikust;
  • Rahavoogude tüüp – valige vastav tüüp avanenenud valikust;
  • Valuuta – valige vastav tüüp avanenenud valikust;

Kui kõik soovitud valikud on seadistatud, vajutage “Salvesta”. Seejärel ilmub uus konto Teie kontoplaani ja saate seda koheselt kasutama hakata.

  • Klient teeb Teile makse, mis pole arvega seotud

ERPLY Booksis loetakse makseid, mis pole arvetega seotud, ettemakseteks. Selleks, et ettemaksu käsitsi lisada, minge “Müük” > “Laekumata arved”, ärge valige ühtki arvet, vajutage alamenüüs nupule “Lisa makse”.

Seejärel valige klient, makstud summa, kuupäev ja salvestage.

 

Lisatud ettemaksu näete, kui lähete “Müük” > “Laekumiste raport”.

 

Laekumiste raportist näeb tehtud ettemakseid. Siin näete tehtud 500$ makset. Nagu näete, siis arvega ei ole antud ettemaks ühendatud ja staatus on kinnitamata.

  • Osaline makse

Juhul kui klient maksab osamaksetega, saate lisada makseid arvetel eraldi. Arvele lisatud makseid ja maksta jäänud summat saate jälgida.

Näide:
Lisame uue müügiarve. Saate teha seda “Müük” > “Müügiarve (lisa uus)”. Juhul, kui olete ERPLY Lao klient, trükkige pealehe otsingusse “Müügiarve”.

Minge “Müük” > “Laekumat arved” ja klikkige tehtud arve peale. Lisage makse (vajutage alamenüüst “Lisa makse” > sisestage summa, kuupäev, konto, mida soovite kasutada > salvestage.

 

Järgnevalt on Teil kolm võimalust:

  • Valige konto, mida soovite kasutada puudujääva summa eest maksmiseks. Valige sobiv konto ja vajutage “Jah”.

 

  • Et jagada käsitsi tehtud makseid mitme arve vahel vajuta nupule “jaga käsitsi summad”.

  • Kui tahate arvele lisata lihtsalt osalise makse, vajutage “Jah” ilma midagi muud valimata.
  • Tahate kasutata ettemaksu samas valuutas, mis on arve (100% võrdne arve summaga)

Näitks tegi klient Teile eelmisel kuul ettemaksu. Sellel kuul esitasitle kliendile arve ja aeg on seda ettemaksu kasutada.

Selleks minge “Müük” > “Laekumata arved”. Valige arve, mida soovite maksega ühendada ning valige alamenüüst “Seo ettemaksuga”.

 

“Vali” lahtrist valige ettemaks, mida soovite kasutada, trükkige summa ja vajutage “Salvesta”.

Nüüd on makse tehtud (arve ettemaksuga seotud).

Selleks, et kontrollida, kas makse on tehtud, minge laekumata arvete moodulisse, avage arve (vajutades arve numbri peale) ning avanenud arvel valige alamenüüst “Muu” > “Vaata arve makseid”. Avaneb laekumiste raport. Sama tulemuseni jõuate, kui lähete “Müük” > “Laekumiste raport”.

“Laekumiste raportis” on näha, et nüüd on dokumendi staatus kinnitatud.

 

 

Makset näidatakse Teie ettevõtte valuutas. Arve valuuta on näidatud sulgudes.

  • Soovite kasutada teises valuutas ettemaksu, mis on suurem kui arve summa

Juhul, kui Teile saabub ettemaks, mis on suurem kui arve, milleks soovite seda kasutada, siis toimige täpselt samamoodi nagu eelnevalt kirjeldatud. Ainus erinevus on ettemaksu positiivne saldo.

Näide: Loome ettemaksu, vajutades “Laekumata arvete” moodulis “Lisa makse”.

Valige klient, summa, kuupäev, konto ja seejärel salvestage. Tehke ettemaks summas 350$.

Teeme uue arve (summas 250$) ja lisame makse.

Klient maksis eelnevalt 350$ ettemaksuks. Kui kasutame 250$ ära, jääb 100$ alles. Seda näeb “Müük” > “Laekumiste raport” > veerg “Makstud”.

  • Soovite kasutada teises valuutas tehtud ettemaksu (mille summa on väiksem, kui arve summa).

Tööprotsess ei erine siin oluliselt eelnevatest toimingutest. Juhul, kui ettemaksu summa on väiksem, tuleb kasutada teist maksmist või ettemaksu, et arve üleni tasuda.

Näide: Teeme arve summas 125$. 100$ on eelmisest ettemaksust veel alles. Seda saame kasutada, minnes “Müük” > “Laekumata arved” > valige arve > valige alamenüüst “Seo ettemaksuga” > “Vali” lahtrist valige ettemaks” > “Lisage summa dollarites > Salvestage.

Näete, et maksma peab veel 25$ ja arve staatus ei muutu “kinnitatuks”, kui summa pole täies mahus makstud.

 

  • Maksmata jäänud arve eest saabub makse

Kui kliendilt saabub arve eest makse, minge “Müük” > “Laekumata arved” > valige arve, mille eest soovite maksta” > valige alamenüüst “Lisa makse” > täitke ära makstud summa, kuupäev ja kontonumber. Meie juhul on jäänud maksta veel 25$.

 

Arve number ja kliendi lahter on automaatselt täidetud, kui arvet valite. Vajutage “Salvesta”. Nüüd on arve üleni makstud.

 

  • ERPLY lao arvete eest teises valuutas maksmine.

Kui lisate makse ERPLY lao arvetele teises valuutas, lukustab ERPLY Books selle tehingu. Seda saab muuta alles siis, kui muudate lukustatud staatust.

  • Teil ei ole pangas  eraldi teise valuutaga kontot

Kui Teil pole pangas eraldi valuutakontot, siis kõik tehingud arvutatakse ümber organisatsiooni valuuta järgi. Te saate endiselt arveid teistes valuutades lisada. Nii pangaimpordi kui käsikannete puhul sisestatakse summad organisatsiooni valuutas, nagu see on ka pangaväljavõttel.

  • Teile saabub teises valuutas makse

Kui Teile saabub makse, mis on tehtud teises valuutas, aga raha, mis kontole jõuab on eurodes, lisage makse eurodes. Valuutavahest tulenevalt võib tekkida tulu või kulu. Selle saate lisada “Ümardusest tekkinud kulu/tulu” kontole.

  • Teile saabub teises valuutas ettemaks

Kui Teile saabub euro valuutas kontole teises valuutas ettemakse, siis sisestatud summa/summa mida kasutate,  peaks olema eurodes.

  • Teile saabub “muu makse” teises valuutas

Kui saabub “muu makse” mõnes teises valuutas, siis arvutatakse see ümber vastavalt organisatsiooni valuutale. Et sellist makset lisada, trükkige pealehe otsingukasti “Muu raha sissetulek” ja täitke vajalikud väljad.

  • Ettemaksude haldamine

Kui Teil puudub valuutakonto, siis peaksite lisama ettemaksu organisatsiooni valuutas

  • Kuidas näha valuutasaldot?

Te ei saa seda näha, kui Teil puudub valuutasaldo. Juhul, kui Teil on valuutasaldo, minge “RMP” > “Välisvaluuta”. Kõige parempoolsem veerg näitab välisvaluuta saldot.

  • Kuidas muuta valuutavahetus kurssi?

Seda saab teha, kui loote arvet (nii ostu-, kui müügiarvet) ja lisades makset.

  • Käsitsi muudetavad kursid, mis ei ole seotud Euroopa Keskpangaga

Selleks, et kursse käsitsi muuta, trükkige pealehe otsingusse “Defineeri valuutakursid”.

  • Teise valuutaga arvete muutmine

Selleks, et lisada arvet, mis oleks muus valuutas, kui organisatsiooni valuuta, minge “Müük” > “Müügiarve (lisa uus)” ja muutke vasakpoolses menüüs valuutat.

  • Organisatsiooni valuuta muutmine

Organisatsiooni valuutat saate muuta “Sätted” > “Üldised sätted”.

  • Teises valuutas olevate arvete importimine

Olenevalt sellest, kas tegu on ostu- või müügiarvetega on tööprotsess pisut erinev. Minge “Sätted” > “Algaandmed” > “Impordi kanded”. Ostuarvete jaoks valige “Maksmata ostuarved”, müügiarvete jaoks valige “Laekumata arved”. Looge vastavasisuline CSV fail ja laadige arve üles. CSV failide kohta saate siit rohkem informatiooni.

 

 

Maksed mille puhul valuutad on erinevad.

  • Arve on eurodes, organisatsiooni valuuta on euro, makse on USA dollarites.

Juhul, kui Teie organisatsiooni valuuta on EUR, arve valuuta on EUR, aga klient on maksnud USD, siis sõltub, kas makse saabub EUR kontole või USD kontole. Kui makse saabub USD kontole piisab sellest, kui lisada makse andmed ERPLY Booksi ja kasutada Euroopa Keskpanga poolt määratud valuutakurssi. Kui kasutate EUR valuutas kontot, siis konverteeritakse makse eurodesse.

  • Arve dollarites, konto valuuta ja makse on eurodes.

Lisage makse eurodes, olenemata sellest, mis on arve valuuta.

  • Kuidas arvutatakse valuutavahtustehingu kulud?

Valuutavahetuse kulud arvutatakse vastavalt kindlaksmääratud valuutale, mis on tehingu tegemise päeval. Oletame, et teete arve 1. märtsil ja klient maksab selle eest kuu aega hiljem. Olenevalt valuutakursist tekib valuutavahetustehingust kas tulu või kulu.

 

Arve kuupäeval

Maksmise kuupäeval

USD

100

100
EUR87

86

Arvutuskäik on lihtne:

Müügiarve jaoks on see: maksekuupäeva valuuta – arve kuupäeva valuuta=86-87=-1. Selle tehingu puhul tekib kulu.

Ostutehingu puhul on arvutus vastupidine: arvekuupäeva valuuta – maksekuupäeva valuuta=87-86=1. Siin tekib tulu.

  • Mis on valuutakursi vahetuse kulu?

Need kulud näitavad, kui palju Te peate lisaks maksma (või peab Teie klient või hankija maksma), kui saabub/tehakse makse teises valuutas. Tavaliselt ei maksta arve eest arve tegemise kuupäeval. Kuna valuutakurss kõigub pidevalt, siis tõenäosus, et maksta tuleb sendi pealt täpselt sama palju, kui on arve summa, on pigem madal. Vahetuskursid võivad kõikuda kuus kuni 3%. Seega, kui teete teises valuutas tehingu, näiteks summas 1 000 000 EUR, siis vastavalt valuutakursi kõikumisele võib see summa tõusta iga kuu 30 000 EUR.

  • Kuidas valuutavahetuskursse arvutada, kui mul pole pangas teises valuutas kontot?

ERPLY Books uuendab iga päev ise valuutakursse (vastavalt Euroopa Keskpangale), seega ERPLY Booksi kasutaja ei pea ise millegi pärast muretsema.

  • Kuidas muuta kontosid, mis on seotud valuutavahetusest tekkinud tulude või kuludega?

Seda saate teha, minnes “Sätted” > “Algandmed” > “Süsteemikontod”.

  • Millised valuutasid ERPLY Books toetab?

ERPLY Books toetab kõiki maailmas olemasolevaid valuutasid. 34 neist uuendatakse iga päev, vastavalt Euroopa Keskpangale.