Andmete Importimine ERPLY Books’is

Andmete Importimine ERPLY Books’is

Käesolev juhend kirjeldab erinevate andmete importimise protsessi ERPLY Books’is. Antud lahendus muudab andmete liigutamise erinevalt mõnest muust raamatupidamisprogrammist ERPLY Books’is kiireks ja lihtsaks. Juhendis kirjeldatakse arvete, kontaktide, artiklite, kontode, põhivarade, projektide, organisatsioonide, pearaamatu (ehk kannete), laekumiste ja algsaldode importimist ning sellele eelnevat eeltööd (ehk andmete õigele kujule viimist).

Impordist üldiselt

Andmeid on kõige lihtsam ja mugavam töödelda programmides: Excel, Open Office, Google Spreadsheet või muus tabelarvutusprogrammis. Samuti on neid sealt kõige parem importida ERPLY Books’i. Klahvikombinatsiooniga Ctrl+C saab kopeerida töödeldud andmeid ning klahvikombinatsiooniga Ctrl+V saab kleepida nad ERPLY Books’is vastavasse impordimoodulisse.

Loogika:

  • Copy-paste võimalus ei tööta Internet Exploreris ja Safaris.
  • Kleepimiseks tuleb esimene väli siniseks teha – seda saab teha kui vajutada hiirega soovitud lahtri peale.
  • Kleepimine ei tööta hiire paremklõpsuga – ainult Ctrl+V vajutades.
  • Võimalus on importida nii ühe veeru kaupa (loe järgmist kahte punkti ka) kui ka kõik veerud korraga.
  • Importides ühe veeru kaupa ei meeldi programmile tühjad read – tühjade väljade olemasolul (näiteks impordite klientide andmeid) tuleb kleepida kõik veerud korraga.
  • Veerge saab nihutada – vajutage hiirega tabeli päise peale ja lohistage seejärel hiirt all hoides vasakule/paremale.
  • Kui kleepides peab programm tegema uusi ridu, mitte olemasolevaid ridu täpsustama, siis lisab programm vaikimisi andmed teistesse lahtritesse (näiteks kliente importides määrab automaatselt tulu- ja kulukonto süsteemikontode alt – ehk kui soovite ka neid täpsustada, peate ka need eraldi kleepima).

Kui soovite ERPLY Booksiga alustada ning vanad andmed üle tuua, siis andmete importimise soovitatav järjekord on järgmine:

  1. Kontoplaani (kui soovite enda omaga jätkata)
  2. Arved (nii laekumata kui maksmata arved)
  3. Pearaamatu (ehk kanded. NB! Saab sooritada ainult siis, kui valite ka oma kontoplaani importimise!)
  4. Põhivarad (valikuline)
  5. Kontode saldod

Muud andmete importimised sõltuvad kas vajadusest või võimalusest need mõne teise programmi kaudu ERPLY Books’i üle tuua (nt. ERPLY kassa- ja laoprogrammist saab andmeid sünkroniseerida ja pole vaja eraldi käsitsi importida).

Arvete import (ja ettemaksud)

Kui Te olete eelmises raamatupidamisprogrammis kindla perioodi raamatupidamise lõpetanud ja soovite ERPLY Books’is jätkata, tuleb süsteemi importida lõpetatud seisuga laekumata müügiarved ja maksmata ostuarved. Laekumata müügiarvete impordi moodul asub lehel Sätted → Algandmed → Müügiarved (Import). Maksmata ostuarvete moodul asub lehel Sätted → Algandmed → Ostuarved (Import). Kui Teil on rohkem kui 1000 arvet, importige need sisse CSV-failiga (kirjeldatud selle peatüki lõpus).

Ettemaksusid tuleb sisestada käsitsi. Selleks minge:

  • Klientide puhul lehele Müük → Laekumata arved → Laekumata arved
  • Hankijate puhul lehele Ost → Maksmata ostuarved → Maksmata ostuarved

Mõlemal juhul tuleb eelnevalt midagi valimata vajutada alumisel tegumiribal nupule ‘Lisa makse’. Uues makse aknas lisage eraldi iga klient/hankija; ettemaksu summa (miinusmärgita!); kuupäev ja konto. Kui soovite maksele lisada lisainfot või ühendada see kindla projektiga, avage Lisainfo nupust vastav osa. Seejärel salvestage ja korrake senikaua, kuni kõik ettemaksud on seotud õige kliendi/hankijaga.

Läheme tagasi arvete impordi juurde. Enne igasugust importimist tuleb andmed korda teha. Kui olete suutnud andmed võtta mõnesse eelmises peatükis kirjeldatud programmi, tuleb nad viia kujule:

  1. Arvenumber
  2. Klient/Hankija (vastavalt müügiarve/ostuarve puhul)
  3. Artikkel
  4. Summa (võlg)
  5. Kuupäev
  6. Tähtaeg

Müügi- ja ostuarvete andmed peavad olema järgneval kujul:

Oluline:

  • Arvenumbri ja Summa veerus peavad olema väärtused vorminguga number.
  • Kliendi, Artikli ja Kuupäeva veerus peavad olema väärtused vorminguga (liht)tekst.
  • Summa veeru väärtused viia kujule, kus (1)  täisarvu numbrid (nt. tuhat)  pole eraldatud ühegi märgiga (nt. koma, tühik) ja (2) täisarvu järel on 2 komakohta (komakohad peavad olema eraldatud punktiga!).
  • Kuupäeva veeru väärtused peavad vastama Teie poolt programmis kasutatavale kuupäevakujule (vaikimisi on, nagu ka pildilt näha: dd/mm/yyyy). NB! Jälgige, et Kuupäeva veerus olevad väärtused oleksid õiged ka funktsioonireal (fx). Kui ei ole, muutke veeru vormingut.
  • Tähtaja veeru väärtused peavad samuti vastama Teie poolt programmis kasutatavale kuupäevakujule.
  • Artikli veeru väärtus määrake ise.

LISA: Saate juurde lisada ka Tulukonto ja Projekti veeru, kui Teile on oluline, et kindlad arved läheksid Teie poolt valitud tulukontole või oleksid seotud kindla projektiga. Loogika on sama, nagu eelmainitud veergude puhul – lisage need lihtsalt Kuupäeva järel olevatesse veergudesse. Tulukonto veeru väärtuste vorming peab olema number ja Projekti veeru väärtuste vorming peab olema tekst. Kui Te neid veerge ei lisa, võtab süsteem need tulukonto süsteemikontode lehelt (Sätted → Algandmed → Süsteemikontod) ja projekt jääb määramata. Neid väärtusi saab aga ka hiljem arve peal lisada/muuta!

Enne andmete importimist tuleb ERPLY Books’is minna lehele Sätted → KM liigid ja muuta käibemaksuliigi Maksuvaba tüüp ‘Maksuvaba’-lt → ‘Peamine KM’-iks (kui klikite tüübi lahtrile, avaneb valikutega rippmenüü) ja salvestada. Süsteem nõuab ka veebilehitsejale refreshi tegemist, et muudatust rakendada (käibemaksuliigi tüübi muudame pärast andmete importimist tagasi õigeks).

Enne korrastatud andmete kopeerimist ja kleepimist ERPLY Books’i impordi moodulisse, tuleb liigutada selle tulbad õigesse järjekord. Seda saab teha, kui lähete vastavate andmete impordi moodulisse, haarate kinni tulba pealkirjast ja lohistate selle õigesse kohta. Impordi mooduli tulpade järjekord peab olema sama, mis on Teie korrastatud andmete faili veergude järekord.

Piltlikult seletades peab impordi moodul nägema välja järgnev:

  

LISA: Kui lisasite korrastatud andmetele ka Tulukonto ja Projekti veeru, lohistage ka need õigesse kohta.

Seejärel minge korrastatud andmete peale ja tehke läbi järgnev, eraldi müügi- ja ostuarvetega:

  1. Märgistage andmed (jätke välja pealkirjad!) ja kopeerige need käsuga ctrl+C;
  2. Minge impordi moodulisse ja klikkige ühe korra pealkirjade all olevas tühjas valges kastis (või vajutage alumisel tegumiribal nupule ‘+’), et tekiks üks tühi rida. Klikkige ühe korra tekkinud rea esimeses lahtris, et muuta see aktiivseks (muutub siniseks);
  3. Käsuga ctrl+V kleepige andmed;
  4. Kontrollige, et kõik andmed said korrektselt moodulisse lisatud (igas lahtris, kus peab midagi olema);
  5. Kui andmed on korrektsed, salvestage. Vastavalt andmete mahule võtab see aega mõnest hetkest mõne minutini.

Soovitame importida korraga kuni 100 arvet.

Imporditud arveid saab näha:

  • Müügiarvete puhul: Müük → Laekumata arved → Laekumata arved
  • Ostuarvete puhul: Ost → Maksmata ostuarved → Maksmata ostuarved

Kui kõik arved on imporditud, minge uuesti lehele Sätted → KM liigid ja muutke käibemaksuliigi Maksuvaba tüüp tagasi ‘Maksuvaba’-ks. Samuti tuleb muuta käibemaksuliigi Peamine KM tüüp tagasi ‘Peamine KM’-iks. Seejärel salvestage ja värskendage veebilehitsejat, et muudatus rakenduks. Nüüd on arved imporditud ja ajutised sätted tagasi õigeks muudetud.

Kui Teil on arveid rohkem kui 1000, siis laadige samast korrastatud andmete failist alla CSV-fail (jälgige, mis määratakse failieraldajaks!) ning minge lehele Sätted → Algandmed → Impordi kanded ja laadige see fail seal üles. Järgnevalt tuleb valida:

  1. Kas andmed algavad esimesest reast? (siia alla ei kuulu faili pealkirjarida)
  2. Milline on kuupäeva vorming?
  3. Kas numbri komaeraldaja on punkt või koma? (see, mis eraldab täisarvu ja kümnendarvu)
  4. Kodeeringut peate muutma ainult OpenOffice faili puhul – valige UTF-8
  5. Valige failieraldaja. (Kui koostasite CSV-d, saite valida, milline on failieraldaja!)
  6. Pearaamatu tüübi lahtris valige kas laekumata arved (müügiarvete puhul) ja maksmata ostuarved (ostuarvete puhul).
  7. Valige kuupäev, millele soovite impordi kannet tekitada
  8. Vajadusel määrake projekt.

Lisaks määrake paremal ära veergude järjekord – ehk siis määrake järjekord vastavalt Teie koostatud andmetega faili veergude järjekorrale. Alles seejärel võite vajutada nupule ‘Ava’.

Kui selle lehel all olevasse tabelisse ‘Kontod’ ei ilmu ühtegi kontot, kuvab süsteem importimise õnnestumise teate. Kui aga alla tekivad kontod, siis järelikult pole need saanud ERPLY Books’i imporditud ja Te peate need kas sellel lehel või kontoplaani lehel lisama (ja salvestama), et ka nendega seotud arvete kanded saaksid imporditud.

Kontaktid

Kui Te ei soovi lisada kontakte ERPLY Books’i ühekaupa või käsitsi, saab neid sarnaselt muudele andmetele importida kopeerimise-kleepimise meetodil. Kontaktide (importimise) moodulisse pääseb kas (1) Müük → Kontaktid või (2) Ost → Kontaktid. Ka selles tabelis saab veergude järjekorda muuta, kui hakkate korrastatud andmeid importima (pealkirjast kinni haarates ja lohistades õigesse kohta). Vaadake sealt tabelist, milliseid väärtusi saab kontaktile lisada (tabeli pealkirjad), ja tehke vastavalt sellele sobiv kontaktide andmete tabel.

Lisaks vaikimisi kuvatavatele tabeli pealkirjadele saab juurde lisada tulpasid, mida algselt ei kuvata. Seda saab teha, kui minna mõne olemasoleva tulba pealkirjale ja vajutada sinna tekkivale noolele. Ettekuvatavast rippmenüüst vajutada valikule Veerud, mille puhul kuvatakse uus rippmenüü, kus on linnukesega märgitud väärtused, mida kuvatakse tabelis, ja linnukeseta väärtused, mida ei kuvata tabelis. Kui lisate mõnele väärtusele linnukese, lisatakse see tulbana tabeli lõppu. Saate lisatud tulpa vajadusel ettepoole lohistada.

Näide tulpade lisamise kohta:

Kui olete teinud Excelis tabeli, kus on korrektsed kontaktide andmed, ja ERPLY Books’is liigutanud tulbad õigesse järjekorda, kopeerige need andmed ja kleepige kontaktide mooduli tabelisse (tehke tabeli esimene lahter aktiivseks ja kasutage klahvikombinatsiooni Ctrl+V).

Artiklid

Artiklite import on sarnane kontaktide impordile (vaata eelmist peatükki). Artiklite moodulisse pääseb (1) Müük → Ostu-müügi artiklid või (2) Ost → Ostu-müügi artiklid.

Kontod

Kontode puhul on tegemist kõige tähtsama raamatupidamisalase infoga, mistõttu peavad need olema täpselt paigas. Kui järgnev juhend tundub Teie jaoks keeruline/segane või protsessi käigus ei saa mingid kontod endale õigeid tüüpe, siis soovitame lasta meil Teie kontoplaan importida.

Vaikimisi on ERPLY Books’is igal organisatsioonil olemas standardne kontoplaan, mis sobib üldiselt nendele organisatsioonidele, mis pole eelnevalt oma majandustehinguid süsteemselt kirjeldanud. Kontode (kontoplaani) importimist soovitame teha siis, kui kontode lisamine või muutmine on ühekaupa ja käsitsi liiga tülikas tegevus. Vaikimisi olemasolevat eestikeelset kontoplaani näeb lehel RMP → Kontod.

Et enda kontoplaani ERPLY Books’i importida, tuleb süsteemi keel muuta inglise keeleks (ülemisel tegumiribal lipu nupust). Kontoplaani moodul asub endiselt samas kohas: Accounting → Chart of Accounts. Enne importimist tuleb kontoplaan viia sobivale imporditavale kujule (kirjeldatud allpool).

ERPLY Books’i kontoplaan sisaldab järgnevaid välju (eestikeelne nimetus/ingliskeelne nimetus ja * tähistab kohustuslikku välja):

  1. Konto number/Account number* – ükski number ei tohi korduda
  2. Konto nimi/Account name* – kirjeldav nimi.
  3. Konto tüüp/Account type* – varad, omakapital, võlad, tulud või kulud.
  4. Bilansi tüüp/Balance type* – tüüp, mille alla ERPLY Books konto bilansis paigutab.
  5. Kasumiaruande tüüp/Income Statement type* – tüüp, mille alla ERPLY Books konto kasumiaruandes paigutab.
  6. Rahavoogude tüüp/Cash Flow type* – tüüp, mille alla ERPLY Books konto rahavoogude aruandes paigutab.
  7. TAG – siin veerus saab täpsustada kontode grupeeringuid (kui bilanss või kasumiaruanne ei grupeeri kontosid Teile sobivalt).
  8. Valuuta/Currency* – kontoga seotud valuuta.
  9. Periood lukustatud kuni/Period Locked Since – saab määrata kuupäeva, milleni on konto andmed lukustatud. Kõiki kontosid saab ka korraga lukustada (alumisel tegumiribal nupust ‘Lukusta’). Kui soovite kontol olevaid andmeid muuta (avada perioodi), tuleb lihtsalt kuupäeva muuta varasemaks.
  10. KM/Tax – kontole saab määrata kindla käibemaksuliigi.

Konto number ja nimi tuleb Teie varasemast kontoplaanist. Kuidas aga määrata konto, bilansi, kasumiaruande ja rahavoogude  tüüpe?

Esmalt – konto nimi ei sõltu süsteemi keelest (ingliskeelse süsteemi puhul määrake kontode nimed ikkagi selles keeles, milles Teie soovite neid näha). Konto, bilansi, kasumiaruande ja rahavoogude erinevate tüüpide õigeid variante näete standardses kontoplaanis. Kõikides nende veergude lahtrites on võimalik kindlale lahtrile peale klikkides näha rippmenüüst tüüpide valikuid. Soovitame esmalt standardse kontoplaaniga tutvuda ning vaadata, milliseid tüüpide valikuid ERPLY Books võimaldab.

Et näitlikustada eelnevat juttu: olukord, kus soovite määrata oma kassakontole tüübid. Sellisel juhul tuleb valida:

  1. Konto tüüp/Account type: Assets
  2. Bilansi tüüp/Balance type: Money
  3. Kasumiaruande tüüp/Income Statement type: Not Shown in Income Sheet
  4. Rahavoogude tüüp/Cash Flow type: Cash and Cash Equivalents

Samale kujule tuleb viia ka kõik teised kontod!

Kõik tüübid peavad olema täpselt sama kirjapildiga (jälgige suur- ja väiketähti) nagu need on valikutena ERPLY Books’is. Muidu jätab ERPLY Books kontoplaani importides mittesobivad lahtrid tühjaks ja peate tühjadesse lahtritesse ise sobivad tüübid veelkord valima. Sama olukord juhtub ka siis, kui kontole määrata valed tüübid (nt. valite varakontole tulukonto tüübid).

Kui olete tabelarvutusprogrammis teinud valmis kontoplaani, saate selle ERPLY Books’i importida. Kopeerige kogu tabel (ilma pealkirjareata!), tehke ERPLY Books’i kontoplaanis esimene lahter (Account number) aktiivseks ja kleepige klahvikombinatsiooniga Ctrl+V andmed tabelisse.

Kõik eelnev on tehtud, mida nüüd kontrollima peaks?

  1. Kas kõiki kontosid on täpselt nii palju kui peab olema?
  2. Kas kõik konto, bilansi ja kasumiaruande tüüpide väljad on täidetud? Kui ei ole, siis peab nendele käsitsi vasted leidma.

Kui eelnev on kontrollitud, võib andmed salvestada alumisel tegumiribal asuvast rohelisest salvestamise nupust. Nüüd on kontoplaan imporditud ja võite süsteemi keele muuta tagasi eestikeelseks. Seejärel tuleb seadistada süsteemikontod.

Mis on süsteemikontod? Need on kontod, mida ERPLY Books kasutab erinevate tehingute automatiseerimise jaoks: arvetel artikliridadega seotud kannetel, palgaarvestuses palgakulu ja -võlgade kontode määramisel jne. Seega on süsteemikontode seadistamine äärmiselt tähtis.

Süsteemikontod leiab lehelt Sätted → Algandmed → Süsteemikontod. Igale süsteemikonto nimetusele (esimeses veerus) tuleb määrata Teie kontoplaani konto (teise veergu). Kui see on tehtud, tuleb andmed salvestada.

Kui süsteemikontod on paigas, tuleb muuta ka käibemaksu liikide kontosid. Selleks minge lehele Sätted → KM liigid. Leidke süsteemikontode seast üles käibemaksu konto õige number ja kleepige see number Konto(deebet) ja Konto(kreedit) kõikidesse lahtritesse. Kui kõik on asendatud, salvestage.

Nüüd on kõik seoses kontodega seadistatud. Kontode saldode kohta on eraldi peatükk – algsaldod.

Projektid

Projektide moodul asub lehel Sätted → Algandmed → Projektid. Projektide tabelisse saab kopeerida projekti nime, alguskuupäeva ning emaprojekti (Projekt main), kui olete selle eelnevalt juurde lisanud. Emaprojekti veeru lisamist kirjeldab allolev pilt.

Liigutage jällegi pealkirjad sobivasse järjekorda, kopeerige kordatehtud andmed, aktiveerige esimene lahter (muutub siniseks) ning klahvikombinatsiooniga Ctrl+V saate kopeeritud andmed tabelisse kleepida. Seejärel salvestage.

Organisatsioonid

Kui Te teete mitme ettevõtte raamatupidamist, siis on neid partnerpaneelis kõige lihtsam hallata. Partnerpaneel asub lehel https://app.erplybooks.com/partnerpanel ja sinna pääsemiseks peate olema ERPLY Books’i sisse logitud. Partnerpaneelis on kõik Teie poolt hallatavad ettevõtted reas oma statistiliste näitajatega ning on võimalik sooritada järgnevaid tegevusi:

  • Näha ettevõtete nime, registrikoodi, riiki, hinnakirja, kannete ja arvete hulka, kasutajaid, manageri ning lukustatust.
  • Teha üks “õige” ettevõte koos kõigi kontode, süsteemikontode ja käibemaksuliikide seadistusega ning seda vastavalt vajadusele kopeerida uue ettevõtte tarbeks. Tähistage “õige” ettevõte linnukesega ning valige alumiselt tegumiribalt nupust ‘Veel’ valiku ‘Kopeeri’. Võite sel viisil luua nii mitu uut ettevõtet kui soovite.Kopeerida saab ka POS kontot (ehk ERPLY kassa & laotarkvara kontot).
  • Nupust ‘Veel’ saab lisaks lisada ettevõttele manager ja ta kustutada, lukustada ja avada ettevõtet, eemaldada volitus ning lisada käibemaksuliik.
  • Pilvekujutisega nupust saab ettevõtete nimekirja endale alla laadida Exceli või CSV formaadis.

    Pearaamat

Pearaamatut saab ERPLY Books’i importida ainult siis, kui olete importinud ka oma kontoplaani. Kõik pearaamatus olevad kontod peavad oleme ERPLY Books’is ka siis, kui Te neid enam ei kasuta (need kontod saab pärast pearaamatu importimist ära kustutada) Pearaamatu importimine tähendab, et Te toote kogu varasema ajaloo üle ERPLY Books’i. Pearaamatu importimise moodul asub lehel Sätted → Algandmed → Impordi kanded. Samast moodulist saab veel ERPLY Books’i importida (failina) laekumata/maksmata arveid (kui Teil on neid väga palju).

Esmalt tuleb andmed korda teha. Iga kanne peab olema eraldi real ning järjekord peaks olema järgnev:

  1. Kontonumber
  2. Kirjeldus (kirjeldab kannet)
  3. Deebet (summa)
  4. Kreedit (summa)
  5. Kuupäev

NB! Ka siin kehtivad samad andmete vormingu tingmused, mis on kirjeldatud arvete importimise peatükis. Jälgige hoolikalt, et kõik andmed saaksid õigesse vormingusse.

Kui Teil on andmed korda tehtud, salvestage see fail CSV-na (NB! Jälgige, mis määratakse failieraldajaks) ning laadige see kannete impordi moodulisse üles. Järgnevalt peate vastavalt koostatud faili sisule valima:

  1. Kas andmed algavad esimesest reast?
  2. Milline on kuupäeva vorming?
  3. Kas numbri komaeraldaja on punkt või koma? (see, mis eraldab täisarvu ja kümnendarvu)
  4. Kodeeringut peate muutma ainult OpenOffice faili puhul – valige UTF-8
  5. Valige failieraldaja. (Kui koostasite CSV-d, saite valida, milline on failieraldaja!)
  6. Pearaamatu tüüp on vaikimisi õige
  7. Valige kuupäev, millele soovite pearaamatu impordi kannet tekitada
  8. Vajadusel määrake projekt.

Lisaks määrake paremal ära veergude järjekord – ehk siis määrake järjekord vastavalt Teie koostatud andmetega faili veergude järjekorrale. Alles seejärel võite vajutada nupule ‘Ava’.

Kui selle lehel all olevasse tabelisse ‘Kontod’ ei ilmu ühtegi kontot, kuvab süsteem importimise õnnestumise teate. Kui aga alla tekivad kontod, siis järjelikult pole need kontod saanud ERPLY Books’i imporditud ja Te peate need kas sellel lehel või kontoplaani lehel lisama (ja salvestama), et ka nendega seotud kanded saaksid imporditud.

Laekumised ja maksmised

Laekumisi ja maksmisi soovitame hallata pangaimpordi kaudu. Kui Te soovite märkida suurema osa laekumata või maksmata arveid laekunuks/makstuks (sest need on juba laekunud/makstud), siis selle jaoks on kaks võimalust:

  1. Pealehe otsingukastist otsides ‘Märgi valitud müügiarved 100% ulatuses makstuks’ või ‘Märgi valitud ostuarved 100% ulatuses makstuks’, avaneb võimalus valida kindlad arved ja lasta süsteemil need makstuks märkida (juhend tegutsemiseks on uues ettekuvatavas aknas olemas).
  2. Teha korrastatud andmetega fail ja selle kaudu märkida arved makstuks moodulis Sätted → Algandmed → Impordi kanded.

Järgnevalt kirjeldame teist võimalust lähemalt. Antud faili andmete järjekord peab olema:

  1. Kuupäev
  2. Klient või hankija
  3. Laekunud/makstud summa
  4. Artikkel (kirjeldus, mis läheb laekumisele juurde)
  5. Kontonumber

NB! Ka siin kehtivad samad andmete vormingu tingmused, mis on kirjeldatud arvete importimise peatükis. Jälgige hoolikalt, et kõik andmed saaksid õigesse vormingusse.

Kui Teil on andmed korda tehtud, salvestage see fail CSV-na (NB! Jälgige, mis määratakse failieraldajaks) ning laadige see kannete impordi moodulisse üles. Järgnevalt peate vastavalt koostatud faili sisule valima:

  1. Kas andmed algavad esimesest reast?
  2. Milline on kuupäeva vorming?
  3. Kas numbri komaeraldaja on punkt või koma? (see, mis eraldab täisarvu ja kümnendarvu)
  4. Kodeeringut peate muutma ainult OpenOffice faili puhul – valige UTF-8
  5. Valige failieraldaja. (Kui koostasite CSV-d, saite valida, milline on failieraldaja!)
  6. Pearaamatu tüüp on vaikimisi õige
  7. Valige kuupäev, millele soovite laekumiste/maksmiste impordi kannet tekitada
  8. Vajadusel määrake projekt.

Lisaks määrake paremal ära veergude järjekord – ehk siis määrake järjekord vastavalt Teie koostatud andmetega faili veergude järjekorrale. Alles seejärel võite vajutada nupule ‘Ava’.

Kui selle lehel all olevasse tabelisse ‘Kontod’ ei ilmu ühtegi kontot, kuvab süsteem importimise õnnestumise teate. Kui aga alla tekivad kontod, siis järjelikult pole need kontod saanud ERPLY Books’i imporditud ja Te peate need kas sellel lehel või kontoplaani lehel lisama (ja salvestama), et ka nendega seotud laekumiste/kandmiste kanded saaksid imporditud.

Põhivarad

Põhivarade arvelevõtmine sisaldab endas järgmisi etappe:

  • põhivarade soetamine;
  • põhivaraartiklite täpsustamine;
  • põhivarade jääkväärtuse korrigeerimine.

Kui Teil on soov arvele võtta olemasolevad põhivarad ja neid amortiseerida ERPLY Books’is, siis seda saab teha moodulist Ost → Ostuarve (Lisa uus) → Osta põhivarasid (NB! Kui võtate arvele tavalise ostuarvega, siis ei käsitleta neid oste automaatselt põhivaradena).

Kõik põhivarad tuleks lisada samasse põhivarade ostuarvesse (eraldi artiklitega ridadele). Oluline on lisada: põhivara nimi (artikli veergu), summa (soetushind) ja käibemaks muuta 0%-ks. Kui summa klapib, siis salvestage ja nüüd on põhivarad arvele võetud.

Nüüd loodi teile ka uued põhivaraartiklid. Need leiate ostu/müük → ostu-müügiartiklid. Seal saate näiteks filtreerida põhivara tüübiga artiklid. Seal saate muuta selle kulukontot (amortisatsiooni kulukonto), kontraaktivakontot ning varade eluiga (vaikmisi 60 kuud).  

Põhivarasid saab amortiseerida lehel RMP → Arvuta amortisatsiooni. Sellel lehel kuvatakse kõik kindla perioodi põhivarad. Määrake alati sobiv kande kuupäev (vastavast lahtrist) ning eemaldage need põhivarad, mida Te ei soovi hetkel (või üldse) amortiseerida. Seejärel tuleb esimest korda amortiseerides määrata igale põhivarale viimasesse lahtrisse (Amortisatsioon) see number, mis kujuneb pärast arvutust: soetusmaksumus-jääkväärtus= amortisatsioon. Need tuleb kõik ühekaupa lisada ja pärast kõikide lisamist salvestada. Edaspidi valite juba ise, kui tihti ja mis väärtuses Te soovite põhivarasid amortiseerida.

Algsaldod

Algsaldode sisestamine on üldjuhul kõige viimane tegevus andmete impordis. Algsaldosid saab sisestada lehel Sätted → Algandmed → Sisesta algsaldod. Enne saldode sisestamist tuleb valida kuupäev, kuhu läheb saldode sisestamise kanne, ning seejärel saab kas käsitsi muuta/lisada või kopeerida ja kleepida kõik saldod.

Kui soovite kasutada viimast võimalust, tuleb Excelis (või muus programmis) koostada nimekiri kõikidest Teie ERPLY Books’i kontodest (õiges järjekorras!) ja nende saldodest (ka need, mille saldo on 0!). ERPLY Books’i kontod nende õiges järjekorras saab alla laadida lehel RMP → Kontod, vajutades alumisel tegumiribal pilvekujutisega nupule ning valides Exceli failiformaadi.

Seejärel tuleb iga konto järele lisada selle (vastava kuupäeva) saldo, kopeerida kõik lisatud saldod, minna algsaldode sisestamise lehele, teha esimene lahter aktiivseks (õnnestub kõige paremini, kui klikite esimese konto nime peal, et see muutuks aktiivseks, ning liigute parema nooleklahviga selle konto saldo lahtrile) ning klahvikombinatsiooniga Ctrl+V kleebite saldod. Kindlasti salvestage pärast kleepimist.

Kui soovite hiljem (tulevikus) kontode saldosid muuta, käib see täpselt samast kohast. Tuleb valida lihtsalt sobiv kuupäev ja muuta nii mitut saldot, kui on vaja. Iga uus sisestus kirjutab üle varasemad saldod ning süsteem arvestab viimati lisatud/muudetud saldosid.