Põhivarad ERPLY Books’is

Põhivarad ERPLY Books’is

Antud juhend on koostatud, selgitamaks põhivaradega seonduvaid toiminguid ERPLY Books’is. Kirjeldame, kuidas põhivarasid soetada ja amortiseerida ning kuidas väikevahendeid arvele võtta.

Videos lubatud viide andmete importimisele on siin.

Põhivarade soetamine või arvele võtmine

Põhivarade soetamine on tavaline ostutehing. Põhivarade ostmise või arvele võtmise moodul on sama ning sinna pääseb:  Väljaminekud → Ostuarve (Lisa uus) → Osta põhivarasid. Analoogselt teiste andmete importimisega, saab ka siia importida andmed Exceli tabelist.

Põhivarade ostmisel avanenud uuel ostuarvel täitke järgnevad lahtrid:

  • Hankija – ettevõte, kellelt põhivara osteti;
  • Arve nr  – mis on arvel kirjas;
  • Artikkel – põhivara nimetus;
  • Hind – põhivara soetusmaksumus

Käibemaksumäära lisab süsteem automaatselt. Lisaks märgitakse kulukonto tegelikult varakontoks. Erinevad põhivarad tuleks märkida eraldi ridadele (klahviga nool-alla või nupust ‘Lisa rida’ saab ridu juurde tekitada). Kui kõik on üles märgitud, siis salvestada ning tasuda arve (‘Lisa makse’).

Kui soovite põhivarad arvele võtta, siis tuleb teha kõike eelnevalt kirjeldatut, ainukeste erinevustega:

  • Kõik põhivarad lisada ühele ja samale arvele (erinevatele ridadele);
  • Hankija – ettevõte, kes põhivarad arvele võtab;
  • Arve nr – võite ise mõelda;
  • Kirjeldus – põhivara nimetus;
  • Käibemaksu lahtrisse märkida 0%, sest põhivarasid ostes olete juba käibemaksu tasunud, mida arvele võttes pole vaja enam teha.

Antud arve tasumise kuupäevaks on soovitatav märkida sama kuupäev, mis on arvel.

Kus saab näha ettevõtte põhivarasid?

Ettevõtte põhivarasid saab näha RMP → Põhivarad, valides sobiva ajavahemiku ning vajutades nupule “Otsi.”

Põhivara kaart

Selleks, et näha, milline põhiartikkel loodi, peab minema ostu-müügi artiklite moodulisse. Selle leiame Sissetulekud/ Väljaminekud → Ostu-müügi artiklid. Automaatselt loodud põhivaral muudetakse põhivara ostmisel märgitud konto varakontoks ning kulukontoks võetakse amortisatsiooni süsteemikonto.

Märkige soovitav põhivara ja vajutage nuppu “Artikli kaart,” siis näete põhivara üldandmeid. Oluline lahter artikli kaardil on “Varade eluiga (kuudes)”. Vaikimisi on toote optimaalne eluiga viis aastat ehk 60 kuud. Protsentuaalselt vastaks sel juhul ühele aastale 20%, mis näitab, kui palju tootest aasta jooksul amortiseerub.

Juhul, kui soovime toote amortisatsiooni määrata korra aastas, tuleb “Varade eluiga (kuudes)” lahtrisse lisada aastate arv (kaks, kolm, neli…).

Kuidas muuta põhivara kontosid?

Kui soovite põhivara kontosid muuta, saab seda teha Sätted → Algandmed → Süsteemikontod, kus on põhivara amortisatsioonikonto juba olemas. Deebetkonto on kulukonto, mis tuleb automaatselt artikli kaardilt. Kreeditikonto on põhivara amortisatsiooni kontraaktiva süsteemikonto, mille konto on vastav süsteemikonto.

Täpsemalt saab kontode muutmise kohta lugeda siit: https://www.erplybooks.com/et/2013/11/pohivarade-kontode-muutmine/

Amortisatsiooni arvestamine

Kui põhivarad on soetatud/arvele võetud, tuleb arvutada amortisatsioon. Amortisatsiooni arvutamise mooduli leiab “Väljaminekute menüüst.” Moodulil on 3 osa. Ülemine lahtrite osa (Alates-Kuni-Projekt-Kulukonto) moodustab otsingu, kust saab erinevaid põhivarasid otsida. Keskmine osa (Kande kuupäev-Projekt) võimaldab kande andmeid muuta. Nende all on nimekiri põhivaradest erinevate andmetega.

Põhivarade ostu puhul, kui teil on põhivarale märgitud artikli kaardil õige eluiga, arvutab süsteem automaatselt vastavalt igakuise või -aastase amortisatsioonisumma. Teil on vaja ainult amortisatsioonimoodulis vastavalt iga kuu lõpus käia ning vajutada nuppu ‘Salvesta’.

Amortisatsioonimoodulist saame ka varade eluiga käsitsi muuta, kuid mõistlikum on see jäädavalt paika panna artikli kaardilt (vt eestpoolt). Eluea muutmisel tasub silmas pidada, et pole olemas olukorda, kus varade eluiga on 0 kuud.

Põhivarade arvele võtmisel tuleb amortisatsioon (viimane veerg) kõigil põhivaradel käsitisi muuta. Ehk siis lisada kõigile põhivaradele kumulatiivne amortisatsioonisumma, mis automaatselt korrigeerib varade eluea. NB! Kande kuupäevaks märkida sama kuupäev, mis on põhivarade arvele võtmise arvel.

Kust saab näha amortisatsioonikandeid?

Neid näeb RMP → Kanded, valides tüübi lahtrist “Amortisatsioonikanded”. Seal näeb ka, kuidas amortiseeritud on. Teine võimalus Aruanded → Artiklite raport, mille alt saame välja võtta kõik amortiseeritud read.

Kuidas hoiduda põhivarade topelt amortiseerimisest?

Kui pärast amortisatsiooni arvutamist on ostetud/võetud arvele põhivara või väikevahendeid, millel on vaja amortisatsiooni arvutada, siis moodulis RMP → Arvuta amoritsatsioon tuleb juba amortiseeritud varade read kustutada. Kulukonto lahtrist eraldi otsides põhivara amortisatsiooni kontot, saab välja võtta need muutunud read, millele hetkel ei soovita amortisatsiooni arvestada.

Kuidas saab põhivara 100%-liselt amortiseerida?

Soovides põhivara saldo 100%-liselt ära amortiseerida, lisage amortisatsiooni lahtrisse sama summa, mis on saldo lahtris.

Väikevahendite arvele võtmine

Põhivarade moodulis (Väljaminekud → Ostuarve (Lisa uus) → Osta põhivarasid) saab sarnaselt põhivaradele arvestada ka muid väikevahendeid. Antud moodul on vajalik selleks, et süsteem looks kohe põhivara kaardi, kus edasisi tehinguid teha. Avanenud ostuarve täitke samamoodi, nagu põhivara soetamise juures on kirjeldatud. Ainuke erinevus: kuna soovime, et see ost kajastuks kohe kuluna, peame “Kulukonto” lahtrist eraldi valima “Väikevahendite kulu”.

Kontrollimaks, kus lisatud kulu asub, peab minema amortisatsiooni arvutamise moodulisse (Väljaminekute menüüst). Seal näeme, et just lisatud väikevahend kajastub põhivarade nimistus ning tal on sama deebet- ja kreeditkonto, mis teistelgi põhivaradel. Kui Te ei soovi neid kontosid, saab neid muuta Väljaminekud  → Ostu-müügi artiklid, kus saab panna mõne muu kulukonto, nt “Väikevahendite kulu”.

Kuidas põhivara väärtust suurendada?

Võimalikud viisid põhivara väärtuse suurenemiseks:

  • Põhivara soetati mitme osamaksena:
    • Siin on kaks võimalust, mis erinevad selles osas, kuidas põhivara näidata soovite:
      • Kui soovite näha põhivara soetushinda suuremana, siis tuleks avada esmane arve, suurendada põhivara hinda ja teha arvele negatiivne teenuserida juurde (mis siis muudab arve summa selliseks nagu ta algselt oli). Teise soetuse arve peale võib sama konto märkida, millega tolle negatiivse rea lisasite;
      • Kui eelnev pole tähtis, võite  käsitsi amortisatsioonisumma negatiivseks muuta – teha amortisatsiooni üksnes antud põhivaraartiklile, nii et kirjutate käsitsi tabeli lõpus oleva amortisatsioonisumma üle.
  • Põhivara luuakse ise:
    • Kui põhivara luuakse ise, siis on soovitav seda projektiga jälgida. Näiteks maja ehitus tähendab mitmeid ostuarveid, palkasid jm kulusid. Kui igale tehingule vastav projekt märkida, on lihtne pärast teada saada, mis on põhivara soetushind. Seejärel võib kogu kulu põhivarana arvele võtta – arvelevõtmine nagu eelnevaltki siinses juhendis kirjeldatud, küll aga maksekontoks lähevad vastavad kulukontod (või muud kontod, millesse neid konteerida soovite).