Perioodilised arved ERPLY Books­is

Perioodilised arved ERPLY Books­is

ERPLY Books’ist saab saata perioodilisi arveid (ingl.k. recurring invoice). Tegu on lahendusega, kus tarkvara teeb ise automaatselt koopiad eelmise perioodi dokumentidest ning saadab vajadusel ka arved e-mailiga otse kliendile.

Perioodiliste arvete lahendus sobib suurepäraselt näiteks klubidele, seltsidele ning veebiportaalidele, kes peavad väljastama fikseeritud summaga arveid (erinevad liikmemaksud, kuutasud jne).

Koondlahendus ei tähenda aga üksnes perioodilisi arveid:

  • arvete koostamine:
    • arved lähevad automaatselt välja perioodiliste arvete mooduliga;
    • muud arved saab käsitsi sisestada ja arvete välimus on seadistatav;
  • jälgi laekumisi ja maksmisi:
    • korra nädalas/kuus laadige ERPLY Booksi pangaväljavõte, mille pealt programm automaatselt laekumised-maksmised arvetega seob – lähemalt vaata videost;
  • kontrolli võlgu:
    • ERPLY Books toetab kõikvõimalikke aruandeid jälgimaks võlglasi – koond, üle tähtaja, võlglased perioodide kaupa jne;
    • saada valitud klientidele saldoteatisi, maksemeenutusi – kahe nupulevajutusega võib teele panna meeldetuletused kõigile võlgnikele – vt lähemalt videost.

Kuidas alustada?

Alustamiseks on kaks võimalust:

  • Impordi arved ise
  • Lase ERPLY Books’i meeskonnal seadistused teha. Selle jaoks saada lepingute Excel (vt järgmist punkti) support@erplybooks.com. Seadistamise hind on 100 EUR.

Perioodiliste arvete koostamine ja kasutusele võtmine pole keeruline. Selle jaoks valmistage ette n-ö lepingute tabel. See peaks sisaldama vähemalt järgmist:

  • kliendi nimi
  • kliendi e-mail
  • + muud kliendi andmed, mis vajalikud on
  • kuutasu
  • kirjeldus, mille eest arveldatakse (“Kuutasu Jaanuar” vms)
  • kas on aktiivne (selle vajalikkusest tuleb juttu hiljem)
  • päev, millal arve teele läheb (kui on kuu lõpp, siis võib panna 30)

NB: Järgnevateks toiminguteks on teil tarvis Excelist ERPLY Booksi importimise oskust. Protsess on äärmiselt lihtne: kopeerige Excelist andmed ctrl+c, minge ERPLY Booksis tabeli peale, nii et vastav väli jääks siniseks ning vajutage ctrl+v. Kui teil on andmed n-ö laiali ehk veerud pole järjekorras, siis kopeerige veergude kaupa (kõigepealt nimi, seejärel summa jne).

Etappidena on seadistamine järgmine:

  • Tehke ERPLY Booksi konto.
  • Üldised organisatsiooni seaded:
    • kas olete käibemaksu kohustuslane? Kui ei ole, siis minge sätted -> firma andmed ja võtke maha sellekohane linnukene. Lisaks minge sätted -> KM liigid ja pange maksuvaba käibemaksu tüübiks “Peamine KM”;
    • minge Sätted -> Firma Andmed -> Üldandmed. Täpsustage ettevõtte andmeid. Seejärel sealt ülalt valige “pank” ja määrake ära oma pangaandmed – need jõuavad arve peale.
  • Nüüd impordi klientide andmed, mis on vajalikud arve peale. Seda saab teha Sissetulekud -> kontaktid.
  • Seejärel tuleks importida esmased arved (samuti saab arved ka käsitsi luua; protsess on vajalik, sest ERPLY Books kasutab vana arvet kopeerimiseks). Kui vajate abi, siis ehk on abi importimise lisajuhendist ja pidage kindlasti meeles, et kui soovite ERPLY Booksi kaudu käibedeklaratsiooni esitada, siis peaks kuupäevad samuti (vähemalt) eelmisesse kuusse sisestama. Sätted -> Algandmed ->Müügiarved (import).
  • Arvete importimisel juhime tähelepanu sellele, et arvele märkige see arve number, millest järgnevat tahate näha järgmisel arvel. Ehk kui soovite, et järgmisel arvel oleks arve numbriks 101, siis arvete importimisel märkige arve numbriks 100.
  • Kui kontaktid ja arved on imporditud, mine Pealehele ja kirjuta otsingusse “Märgi valitud müügiarved 100% ulatuses makstuks” (meid huvitab, et algseadistuste jaoks imporditud arved meie raamatupidamist ei mõjutaks). Seejärel avanenud aknas vali kontoks “Põhitulu”. Salvesta.

laekumata-arved

  • Nüüd nullime seadistuste tehtud tehingud: Sätted -> Algandmed-> Sisesta algsaldod. Muuda käsitsi kõik lahtrid nulliks. Salvesta.
  • Määra lepingud. Nimetame lepinguks üht arvet, mis läheb pidevalt väljasaatmisele ehk on perioodiline. Perioodilised arved avanevad pealehelt otsides “Perioodilised arved”. Avanenud moodulis on kõik andmed imporditavad/kleebitavad.

perioodilised-arved

Valida tuleb järgmised detailid:

  • Klient;
  • Aktiivne – märkimaks, kas leping on lõppenud või mitte:
  • Saada e-mail? – kas saadetakse välja e-mail või lihtsalt salvestatakse väärtused;
  • Tähelepanu pöörata “Kopeeritav arve” veerule. Selles veerus tuleb valida igale kliendile temale varem väljastatud arve (vt punkt 2. impordi müügiarved). Klient 1’ga tuleb siduda Klient 1 arve.
  • Päev kuus – päev, millal arve koostatakse ja saadetakse. Kui soovite kuu viimast päeva, siis märkige 30 (veebruaris saadab 28-ndal ja jaanuaris 31’l);
  • E-mail – kontakt, kuhu läheb arve teele, kui saadate e-mailiga.
  • Ostumüügiarvete redigeerimine (vajalik üksnes juhul kui soovite, et arve peal oleks ka kuu nimetus). Selleks, et igal arvel oleks kajastatud väljasaatmiskuu, peab tegema ühe artikli redigeerimise. Selleks ava Sissetulekud -> ostu-müügiarvete artiklid. Olemasolevale artiklile (nt kuutasu) tuleb lisada |MONTH| (püstkriipsude vahel MONTH)

ostu-muugi-artiklid

KKK

Kas ma saan kuidagi importida lepingud?

Kui teil on olemas info Excelis, siis sealt saab andmeid kopeerides (copy-paste) üle tuua. NB: Ärge unustage e-maili lahtrit ära täita.

Kuidas peatada lepingut?

Selleks tuleb arve seadistustes “Aktiivne?” veerus märkida arve lahter “Ei”-ks. Kui selles lahtris on “Ei”, siis arve väljastamine peatub. Arve aktiivseks muutmine käib samamoodi, muutes “Aktiivne?” lahter “Jah”-ks.

Kas juba loodud arvet saab muuta? Mida teha siis kui arve summa muutub?

Kui summa või mingi muu oluline teave arvel muutub, siis peab selleks koostama uue arve. Kui arve on koostatud, siis tuleb see perioodiliste arvete juures eelmise vastu vahetada (“Kopeeritav arve”) ja valida viimane väljastatud arve. Seejärel kasutatakse seda malli järgmiste arvete puhul. Samadel põhimõtetel käib ka teiste andmete muutmine.

Mida teha siis, kui tahad panna kirjeldusse kuu nimetust (näiteks juuli kuumakse)?

Selleks tuleb redigeerida artiklit (vt Sissetulekud/Väljaminekud -> Ostu-Müügi artiklid), millele soovite kas kuu või aasta täiendit lisada. Kui olete leidnud soovitud artikli, siis tuleb selle nimele lisada liide |MONTH|. Seejärel lisab programm igas väljastatud arves artiklile käesoleva kuu näiteks “Teenustasu |MONTH|” -> “Teenustasu märts”.

Kuidas käituda uue kliendi puhul? Kas esimene arve välja saata?

Jah, esimene arve tuleb esmalt välja saata ning seejärel leping lisada perioodiliste arvete seadistamise moodulisse.

Kas automaatselt loodud arved eristuvad teistest kuidagi?

Ei eristu välimuselt. Küll aga saab automaatselt loodud arved vajadusel välja võtta aruandegeneraatorist.

 

This website uses to give you the best experience. Agree by clicking the 'Accept' button.