Periodiski rēķini

Periodiski rēķini

ERPLY Books Jūs varat nosūtīt periodiskus rēķinus. Tas ir risinājums, kurā programmatūra automātiski nokopē dokumentus no iepriekšējiem periodiem un, ja nepieciešams, nosūta rēķinus klientiem e-pastā.

Periodisko rēķinu risinājums ir ideāli piemērots uzņēmumiem kā klubiem, biedrībām un tiešsaistes kompānijām, kam jānosūta periodiski rēķini (dalības maksas, ikmēneša abonements u.c.)

Kopīgs risinājums ir vairāk kā tikai periodiski rēķini:

  • Rēķinu apkopošana:
    • Rēķini tiks nosūtīti automātiski no rēķinu moduļa
    • Citi rēķini var tikt uzstādīti manuāli un to izskats ir maināms
  • Ienākumu un izdevumu pārskatīšana
    • Reizi nedēļā/mēnesī augšupielādējiet maksājumu sarakstu ERPLY Books, programmatūra automātiski pievienos ienākumus un izdevumus rēķiniem
  • Parādu pārbaude
    • ERPLY Books atbalsta dažādu veidu atskaites, kas seko debitoriem – apkopoti, maksājuma termiņu pārsniegušajiem, debitoriem, kas apkopoti periodos u.c.
    • Nosūtīt atlasītiem klientiem bilances atskaites un maksājumu paziņojumus. Ar diviem klikšķiem Jūs varat nosūtīt paziņojumus visiem debitoriem.

Ar ko sākt?

Uzsākšanai ir divas opcijas:

  • Pašam importēt rēķinus
  • Ļaut ERPLY Books komandai veikt uzstādīšanu. Tam nosūtiet Excel failu ar līgumiem (skatīt nākamo nodaļu) uz support@erplybooks.com. Programmatūras uzstādīšana izmaksā 100 $.

Periodisko rēķinu apkopošana un izmantošana nav sarežģīta. Tam sagatavojiet “līgumu tabulu”. Tai jāsatur sekojošais:

  • Klienta vārds
  • Klienta e-pasta adrese
  • Citi nepieciešamie klienta dati
  • Mēneša maksa
  • Maksājuma apraksts (“Mēneša maksa par janvāri” u.c.)
  • Vai tas ir aktīvs (tā nepieciešamība tiks izskaidrota vēlāk)
  • Diena, kad rēķins tiek nosūtīts (ja mēneša beigās, atzīmējiet 30. datumu)

NB! Sekojošām darbībām Jums jāvar importēt datus no Excel uz ERPLY Books. Process ir ļoti vienkāršs: nokopējiet datus no Excel, izmantojot ctrl+c, tad dodieties uz ERPLY Books, iezīmējiet tabulu (lai lauks iezīmētos zils) un nospiediet ctrl+v. Ja Jūsu dati ir izkaisīti, t.i., tabulas nav pareizā kārtībā, nokopējiet datus pa vienai kolonnai (vārds, tad summa u.t.t.)

Uzstādīšanas process

Uzstādīšanā ir sekojošas fāzes:

  • Reģistrējieties ERPLY BOOKS
  • Vispārējie kompānijas uzstādījumi:
    • Vai Jūs esat apliekams ar PVN? Ja nē, ejiet uz Uzstādījumi -> Organizācijas dati un noņemiet atzīmi no kastītes, kurā teikts, ka esat. Tad dodieties uz Uzstādījumi -> Nodokļu likmes un iestatiet Tax Free kā “Galvenais nodoklis”
    • Dodieties uz Uzstādījumi -> Organizācijas dati. Precizējiet organizācijas datus. Tad izvēlieties “Banka” lapas apakšā un ievadiet savus bankas izrakstus – tie nokļūs rēķinos.
  • Tagad importējiet klientu datus, kas nepieciešami rēķinos. Jūs to varat izdarīt, izvēloties Ieņēmumi -> Kontakts.
  • Tad Jums jāimportē pirmie rēķini (tos varat izveidot arī manuāli; process ir nepieciešams, jo ERPLY Books izmanto vecus rēķinus kopēšanai). Atcerieties – ja vēlaties iesniegt PVN deklarāciju caur ERPLY Books, Jums arī jāievada (vismaz) iepriekšējā mēneša dati. Uzstādījumi->Sākotnējie dati->Importa (importēt) Iepirkuma rēķini.
  • Kad importējat rēķinus, atcerieties, ka, ievadot rēķina numuru, Jums jāievada numurs, no kura sekojošo Jūs gribētu redzēt kā nākamā rēķina numuru. Piemēram, ja Jūs vēlaties, lai nākamā rēķina Nr. būtu 101, importēšanas laikā ievadiet rēķina Nr. 100.
  • Kad esat importējis kontaktus un rēķinus, ejiet uz Instrumentu paneli un ievadiet meklēšanas laukā “Mark Sales Invoices as 100% Paid (Multiple at Once)” (Atzīmēt pārdošanas rēķinus kā 100% nomaksātus (vairākus reizē). (Mums jāpārliecinās, lai rēķini, kas tika importēti sākotnējai konfigurācijai, neietekmētu grāmatvedības procesu). Atvērtajā logā izvēlieties Konts kā “citi ienākumi” (other income). Saglabājiet

  • Tad uzstādiet ikgadējos grāmatojumus: Uzstādījumi -> Sākotnējie dati -> Pievienot sākuma bilances vērtības. Manuāli uzstādiet visas bilances uz 0. Saglabājiet.
  • Līgumu piešķiršana. Pieņemsim, ka līgumā ir viens rēķins, kas tiek pastāvīgi izsūtīts, t.i., ir periodisks. Periodiskie rēķini tiek pārvaldīti, meklējot “Periodiski rēķini” (Recurring invoices) instrumentu panelī. Atvērtajā modulī visus datus var importēt/iekopēt.

Jums jāizvēlas sekojošas detaļas:

  • Klients
  • Aktīvs – izvēlēties, vai līgums ir beidzies
  • Nosūtīt e-pastu? – vai nosūtīt e-pastu vai tikai saglabāt vērtības;
  • Uzmanība “Copy invoice” (Nokopēt rēķinu) kolonnai. Tajā Jums jāizvēlas iepriekš nosūtīti rēķini katram klientam (Skatīt 2. nodaļu. Rēķinu importēšana). Klientam 1 jāpievieno attiecīgie rēķini.
  • Datums mēnesī – Diena, kad rēķins tiek izveidots un nosūtīts. Ja Jūs vēlaties izmantot mēneša pēdējo dienu, atzīmējiet “30” (februārī rēķins tiks nosūtīts 28. datumā, janvārī 31. datumā);
  • E-pasts – kontakts, kur tiks nosūtīts rēķins, ja Jūs to sūtīsiet e-pastā.
  • Iepirkumu un pārdošanas rēķinu rediģēšana (nepieciešams tikai tad, ja vēlaties, lai mēneša nosaukums būtu uz rēķina). Ja vēlaties, lai mēnesis tiktu norādīts katrā rēķinā, Jums tas jārediģē. Atveriet Ieņēmumi -> Iepirkumu un pārdošanas artikli. Jau esošam artiklam (piemēram, mēneša maksa) Jums jāpievieno |MONTH| (|MĒNESIS| – “MONTH” starp vertikālām svītrām).

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai es varu kaut kā importēt līgumus?

Ja Jums ir Excel dati, Jūs varat tos iekopēt. NB: Neaizmirstiet aizpildīt e-pasta lauku.

Kā apturēt līgumu?

Tam Jums rēķinu modulī jāiestata “Nē” kolonnā “Aktīvs?”. Ja ir atzīmēts “Nē”, rēķins vairs netiks nosūtīts. Rēķina statusa nomaiņa uz aktīvu darbojas tāpat, nomainot “Aktīvs?” lauku uz “Jā”.

Vai es varu izmainīt rēķinu, kas jau ir izveidots? Ko darīt, ja mainās rēķina summa?

Ja mainās rēķina summa vai cita nozīmīga informācija, Jums jāizveido jauns rēķins. Ja rēķins ir jau izveidots, tas jāaizvieto “periodiskie rēķini” (recurring invoices) sadaļā ar iepriekšēju rēķinu (“kopēt rēķinu”) un jāizvēlas pēdējais izveidotais rēķins. Pēc tam iepriekšējais izskats tiks izmantots nākamajiem rēķiniem. Citu rēķinu izmainīšana darbojas pēc tādiem pašiem principiem.

Ko darīt, ja vēlos pievienot mēneša nosaukumu aprakstā (piemēram, mēneša maksa par jūliju)?

Tam Jums jāizmaina artikla nosaukums (Ieņēmumi->Iepirkumu un pārdošanas artikli), kuriem vēlaties pievienot mēnesi vai gadu. Ja esat atradis artiklu, ko vēlaties rediģēt, pievienojiet |MĒNESIS| (|MONTH|) tā nosaukumam. Pēc tam programmatūra katram ar rēķinu nosūtītam artiklam pievienos tekošā mēneša nosaukumu, piemēram, ja ir marts – “Mēneša maksa |MĒNESIS|” -> “Mēneša maksa Marts”

Kā rīkoties ar jaunu klientu? Pirmo rēķinu nosūtīt manuāli?

Jā, pirmais rēķins jānosūta manuāli un pēc tam jāpievieno līgums periodiskajiem līgumiem konfigurācijas modulī.

Vai automātiski izveidoti rēķini atšķiras no citiem rēķiniem?

Pēc izskata, nē. Ja nepieciešams, automātiski ģenerētos rēķinus var pārbaudīt atskaišu ģeneratorā.