Palgamoodul ERPLY Booksis

Palgamoodul ERPLY Booksis

Käesolev juhend selgitab, kuidas töötab palgamoodul ERPLY Booksis. Palgamoodul teeb igakuise palkade arvutamise tööandja jaoks äärmiselt lihtsaks. Juhend seletab lahti:

  • Mooduli funktsioonid ja võimalused
  • Eri maksuaruanded Eesti ja välisriikide jaoks
  • Kuidas toimida?
  • Palga kustutamine ja muutmine
  • Palgaleht
  • TSD printimine

Järgnev videot tutvustab palgamooduliga seotud seadistusi ning reegelid, mida kasutajal on võimalik endale lisada.

1. Mooduli funktsioonid ja võimalused

Palgamoodul annab võimaluse arvutada makse ja lisada iga töötaja kohta eraldi kandeid. Iga töötaja kohta eraldi on võimalik kõiki kontosid eristada. Samuti on võimalus koostada töötabel ja igakuiselt töötajatele palgalehte välja saata. Dünaamiline maksude struktuur annab võimaluse teha valemeid, et puhkuse, haiguslehe jm olukordade jaoks palka arvutada.

Mooduli rakendamiseks lisage endale globaalne parameeter. Trükkige pealehe otsingusse “Globaalsed parameetrid” ja lisage uus rida

ATTRIBUTE_GLOBAL_USE_NEW_PAYROLL väärtusega “true”.

2. Eri maksuaruanded Eesti ja välisriikide jaoks

Kuna palgamoodulis on väga paindlik maksude struktuur, saab palgamaksmise süsteemi kohandada vastavalt vajadusele. Seetõttu saab koostada palka enamus riikide maksusüsteemi alusel.

3. Kuidas toimida?

3.1 Palga seadistamine

Palga seadistamine hõlmab erinevaid etappe

  • töötajate lisamine – iga töötaja nimi, kontaktandmed jne;
    • töötajate algseisude lisamine – iga töötaja kogutud puhkuse seis;
  • palgaliikide lisamine – peamised palgaliigid, mis ettevõttes kasutusel;
  • töötajate palgareeglite lisamine;
    • palgamaksud;
    • palgareeglid;
    • palgakontod;
    • tööaegade määramine:
  • Arvuta palka.

3.1.1 Töötajate lisamine

Esmalt lisage kontaktide alt töötajad. Minge ülamenüüst “Ost”/ “Müük” > “Kontaktid”.

Lisage kontaktikaardile töötaja nimi, tehke linnuke lahtrisse “Kas tegu on hankijaga” ning “Tüüp” lahtrisse valige “töötaja”. Seejärel salvestage. Kontaktikaardil on võimalik üles märkida kõik töötaja kontaktandmed, mis on vajalikud.

3.1.1.1 Töötajate algseisude lisamine

Trükkige pealehe otsingusse “Määra puhkused” avanenud lehel saate määrata töötajatele kogunenud puhkuseseisud. Määrake lahtrisse “Päevi” töötaja kogunenud puhkusepäevade arv. Algsaldot sisestades ei ole vaja kuupäevade lahtrile tähelepanu pöörata. Kuupäevad on olulised, kui sisestate puhkust.

3.1.2 Palgaliigid

Palga lisamiseks on vaja määrata palgaliigid. Trükkige pealehe otsingusse “Palgatüübid” või minge ülamenüüst “Sätted” >”Palgaarvestuse reeglid” > “Tasude tüübid”, et lisada erinevaid palgaliike nagu:

  • Puhkusetasu
  • Töövõtulepingu tasu (VÕS)
  • Lisatasu
  • Mitteaktiivne
  • Juhatuse liikme tasu
  • Haigushüvitis
  • Põhipalk

Kui Teil on tegu mingi muu palgatüübiga, kui eelnevalt nimetatud, siis peate selle eraldi lisama, saate seda teha vajutades “+ Lisa“ nuppu. Sisestage uue palgatüübi jaoks  järgnev informatsioon:

3.1.3 Palgamaksud

Lisage palgamaksud. Minge “Sätted” > “Palgaarvestus reeglid” > “Palgamaksud”.

Vajutades “+” nuppu, saate lisada uusi ridu. Deebit ja kreedit lahtritest saate valida vastavaid kontosid. “Summa” lahtrisse pange maksuprotsent (N: 6% maks sisestage kujul 0.06). Nime lahtrisse kirjutage maksu nimi (sotsiaalmaks, tulumaks jne). Tüübi lahtrisse valige vastavalt sisestatud maksule tüüp:

  • Töötaja maks – maks, mida arvutatakse maha netopalgast
  • Tööandja maks – maks, mida arvutatakse maha brutopalgast
  • Maksuvaba – osa palgast, millelt makse maha ei arvutata
  • Koguseline maksuvaba summa – näiteks maksuvaba summa vastavalt laste arvule
  • Töötaja maks – Kogus – maks, mille suurus sõltub riigi maksuseadusest (LV, LT, AU)
  • Tööandja maks – Kogus – maks, mille suurus oleneb riigi maksuseadusest (LV, LT, AU)
  • Fikseeritud väärtus – alati ühe ja sama väärtusega maks
  • Tulumaks, millest ainult maksuvaba summa maha arvutatakse

“Alt name” lahtrisse valige unikaalne nimetus (N: incometax). Nimetus peab olema kokku kirjutatud.

3.1.4 Palgaarvestuse reeglid

Selleks, et töötajaga oleks automaatselt seotud mingid reeglid, siis selle jaoks tuleb lisada palgareeglid. Trükkige pealehe otsingusse “Palgaarvestuse reeglid” või minge ülamenüüst “Sätted” > “Palgaarvestuse reeglid” > “Palgaarvestuse reeglid”. Sealt saate lisada töötajate kohta käivaid reegleid.

NB: Kui muutuvad riiklikud maksuprotsendid, siis kuna programm kasutab töötaja palgareegleid palkade koostamiseks, tuleks aasta alguses muudatused ise sisse viia. Seega ERPLY Books ise maksumäärasid ei muuda, vaid muutuste korral tuleb uuendused manuaalselt reeglitesse sisestada.

Väljad on järgmised:

  • töötaja – kui töötaja puudub, saate samast aknast uue lisada;
  • palgaliik – juhul, kui tegu on muuga kui tavapärase põhipalgaga, siis on mõistlik töötajale see seadetes määrata;
  • kuupalk – jättes tühjaks, peab alati ise määrama brutopalga;
  • maksuvaba miinimum;
  • pension – programm ei kontrolli automaatselt, kas töötajal on pensionikindlustus, mistõttu märkige see seadistus siin;
  • töötuskindlustus (ettevõte);
  • töötuskindlustus (töötaja);
  • projekt – vajalik juhul, kui soovite määrata vaikimisi projekti töötajale.

3.2 Palgaga seotud kontod

Kõikide töötajate kohta eraldi on võimalik määrata kontosid. Selleks minge “Sätted” > “Palgaarvestuse reeglid” > “Palgakontod”. Sealt saab määrata vastavalt igale töötajale, kust nende palgakulu liigub.

Lisaks on võimalus iga töötaja kohta eraldi  määrata kõikide maksumäärade kaupa vastavad kontod (N: töötaja nr. 1 sotsiaalmaks tuleb kontolt X ja töötaja nr. 2 sotsiaalmaks tuleb kontolt Y). Selleks kirjutage pealehe otsingusse “Payroll accounts (exceptions)”. Seal saate lisada töötaja kaupa kõikidele maksudele eraldi kreedit ja deebet kontod.

Süsteemikontodest saate määrata, et millistelt kontodelt liiguvad palgaga seotud kulud. Aga kui olete teinud töötaja jaoks kontode suhtes erandi, nagu eelnevalt kirjeldatud on see reegel kontosid kaardistades tugevam. Seega, saate süsteemikontodes valida kontod, kust liiguvad kulud ja vajadusel teha töötajate jaoks erandeid.

3.3 Tööaegade määramine

Iga töötaja kohta eraldi on võimalik arvutada näiteks puhkusel või haiguslehel oldud päevade arv. Selleks trükkige pealehe otsingukasti “Palgaraport” ja avanenud lehelt valige sinine nupp “Tööajad”. Määrata saab alguse ja lõpukuupäeva, puhkusel või haigusel oldud tundide arv. Lisaks saab töötaja kohta eraldi lisada projekti, millega töötaja seotud on.

3.4 Arvuta palka

Järgnev video tutvustab palga arvestamist:

 

Trükkige pealehe otsingusse “Palgaraport”, minge “Arvesta palgad”, et arvutada välja töötaja igakuine palk. Avaneb moodul, kus igale töötajale on vastavalt talle seadistatud reeglite järgi arvutatud palk. Juhul, kui kõigile palka arvestada ei soovi, saab töötaja palgareeglite alt palgaliiki muutes teha mitteaktiivseks. Kui on vaja teha muudatusi, saab alati reegleid juurde lisada ja teha parandusi, seejärel salvestage ja reeglite muutused jõustuvad koheselt.

Palgaarvestuse tabelis saab muuta järgmisi välju:

  • brutopalka;
  • netopalka;
  • palgaliiki: kui palgaliigid on käsitsi lisatud, siis palgaliigi peal olevad reeglid lisatakse ka palgaarvestusse;
  • töötatud päevade arvu;
  • lisada eraldi reale uusi palgaliike (näiteks kui töötaja oli kolm päeva haiguslehel, siis tuleb lisada eraldi rida haigushüvitise jaoks);
  • muuta kontosid.

Nüansid, millega arvestada:

  • kui lisada töötajale mitu palgaliiki ühe palgaarvestuse ajal, siis peab kõikidel palgaliikidel olema sama maksuvaba summa, mis esialgsel (põhjuseks asjaolu, et netopalka arvutatakse kogu palga pealt)

4. Palga muutmine ja kustutamine

Palka saab muuta, kui palgaraportis töötaja peal topeltklikk teha ja sealt sobiv palk avada. Palka saab kustutada kannete alt – kustutades sobiva palgakande.

5. Töötaja palgaleht

Pärast palga salvestamist saab palgalehe välja printida. See näeb välja järgmiselt: Palgalehele prinditakse kõik erinevad tehingutüübid (palgaliigid) ja seda aasta alguse võrdlusega. Lisaks saab palgalehte välja printida palgaraportist. Selle jaoks tuleb teha topeltklikk töötaja peale, valida, mis palgad välja printida ja vajutada “prindi”.

6. TSD printimine

TSD printimiseks otsige pealehelt “prindi TSD”. Vajalikud eelseadistused TSD jaoks:

  • kõikidel töötajatel peab olema määratud isikukood;
  • ettevõtte registrikood peab olema määratud;
  • perioodis peab olema palka arvestatud.

7. KKK

Kuidas arvestada palka, kui osa sotsiaalmaksust maksab riik?

Lisage eraldi palgaliik, kus sotsiaalmaksuprotsent on 0 ja ühiku hind selline, millise brutopalga ulatuses riik sotsiaalmaksu tasub. Palgareeglites pange töötajale palgaliigiks tavapärane palgaliik. Palka arvestades lisage käsitsi rida, millele valige soovitud palgaliik ja seejärel märkige koguseks 1.

Kuhu saab lisada töötajate algseisu, näiteks kogutud puhkus?

Kogutud puhkused saab lisada kui avate “määra puhkused” ja sinna lisate kogutud puhkuse päevade arvu ning tüübiks määrate “kogutud puhkus”.

Kas töötaja palgareegel tuleb lisada vaid põhipalga kohta? Haigushüvitised ja puhkuseid sinna ei lisa?

Haigushüvitised ning puhkused on määratletud palgatüüpide all. Leiate selle mooduli, kui kirjutate otsingumootorisse “palgatüübid”. Põhjus, miks haigushüvitisi, puhkuseid ei ole mõttekas palgareeglitesse kirjutada, on seetõttu et eelnevalt mainitud valikuid ei rakendu töötajale igakuiselt. Lihtsam on seadistada see palgatüüpide all ja vajadusel (vastaval kuul) lisada palgaraportis uus rida, kui palkasid välja maksate.

Palgareeglite järgi arvestatakse põhipalka. Kui töötaja on haiguslehel või puhkusel, siis kuidas neid erandeid juurde lisada? Palgaliigid on eelnevalt tehtud.

Kui soovite töötaja põhipalgale lisaks veel arvestada juurde haigushüvitis- või puhkuserahad, siis saate seda teha, kui avate palgaraporti ning vajutate nupule “Arvesta palgad”.Teile avaneb vaade, kus saate hakata palka koostama ja lisada ridu  haiguslehel oldud päevade jaoks.

Millisel juhul ma peaks kasutama palgaarvestuse vahendit “Arvesta palka 2017”?

Moodul “arvesta palka 2017” on mõeldud kasutamiseks pigem sel juhul, kui soovite maksta palka ainult ühele töötajale. Tegemist võib olla mõne erandliku juhuga. Palgaraport on mõeldud kasutamiseks sel juhul, kui soovite maksta palga välja kõigile töötajatele, kelle kohta on koostatud palgareegel. Palgaraportist saab mugavalt vajutada nupule “arvesta palgad” ning seejärel avaneb tabelivaade, kuhu on koondatud kõik töötajad ning nende aktiivsed palgareeglid. Vajadusel saab sinna ridasid juurde lisada ning määrata ka nende puhkused või haigushüvitised.

Kui muutuvad riiklikult seadistatud maksumäärad või näiteks tulumaksuvaba miinimum, siis kas need reeglid muutuvad ERPLY Books’is automatselt või peab need ise seadistama.

ERPLY Books’is luuakse iga aasta vastavale aastale kehtiv “arvesta palka” moodul. Palka siiski arvestatakse läbi palgaraporti ja palgareeglite nii, et kui Teil on töötajad, kellele on määratud kindlad palgareeglid, siis uue aasta alguses tuleks kontrollida üle riiklikult seadistatud maksumäärad, kas need on ajakohased.