Eriformaadid arvete importimisel
Käesolevas juhendis anname ülevaate arvete importimist puudutavatest nüanssidest, täpsemalt kuidas importida arveid, kus on kohandatud väljasid ja XLS formaadis faile. Tavapäraste arvete importimist kirjeldav juhend on siit: https://www.erplybooks.com/et/juhendid/andmete-importimine-erply-booksis/
Vaikimisi järjekord CSV formaadis olevate arvete importimisel
| Veerg | Veeru nimetus | Kohustuslik? | Vaikimisi väärtus | Kuidas kasutatakse? | Välja nimetus |
| A | Arve number | Jah | – | Kui sama arve numbriga on rohkem kui üks rida, siis koondatakse vaartused ühele arvele | number |
| B | Kliendi nimi | Jah | – | Kui kliendi ID ei ole kättesaadav, otsitakse kontaktide hulgast, kas on sama nimega kontakt loodud. Kui ei ole, siis luuakse uus klient/hankija. | customerName |
| C | Kliendi ID | Ei | – | Books’i kliendi ID | customerId |
| D | Kirjeldus | Jah | – | Arve rea kirjeldus | description |
| E | Kuupäev | Jah | – | date | |
| F | Tähtaeg | Jah | – | deadline | |
| G | Vahesumma | Jah/Ei | – | Kui tühi, siis arvutatakse summa ja käibemaksu väärtuse summa põhjal | price |
| H | Kokku | Jah/Ei | – | Kui tühi arvutatakse “Vahesumma” ja “Käibemaksu” väärtuse summa põhjal. | total |
| I | KM summa | Jah/Ei | – | Kui tühi, siis arvutatakse “Kokku” ja “Vahesumma” vahe. | taxSum |
| J | Käibemaksu nimi | Ei | – | Kui tühi siis võetakse esimene maks, kus protsent klapib “summa” ja “vahesummaga” | taxName |
| K | Ümarda | Ei | 0 | rounding | |
| L | Link | Ei | – | link | |
| M | Viitenumber | Ei | – | referenceNumber | |
| N | Kulu/tulukonto | Ei | – | accountNumber | |
| O | Projekti nimi | Ei | – | projects | |
| P | Partner dokumendi ID | Ei | – | partnerDocumentId | |
| Q | EAN | Ei | – | ean | |
| R | Kogus | Ei | 1 | Kogus on vajalik kui soovid näha ERPLY Books’is koguse vaartust. See vali ei reguleeri kogusumma vaartust. See tähendab, et kui soovite kasutada koguse valja, on moistlik lisada käibemaksu nimetus ja vahesumma ning kokku ja käibemaksu väli jätta tühjaks. | amount |
| S | Valuuta | Ei | Ettevõtte valuuta | currencyCode | |
| T | Valuuta kurss | Ei | 1 | currencyRate |
Lisavõimalused arvete importimisel
Kasutajal on järgnevad võimalused:
- Kui sa ei soovi kasutada erinevaid projektinimetusi vaid jagada arved projektigruppide vahel, siis on see võimalik vastavalt seadistada.
- Kui soovid kasutada projektigruppe, tuleb vastav veerg lisada pärast valuutakursi veergu. Valuutakursi ja projektigrupi veeru vahele tuleb jätta üks tühi veerg ning iga projektigrupp lisada eraldi veergu.
- Projektigrupi päisesse lisa projekti grupi ID. Projektigrupi ID leiad aruandegeneraatorist.
- Kasutajal on võimalik muuta veergude järjekorda
- Kui soovid ise veergude järjekorra valida, siis määra globaalsete atribuutide alla seadistus GLOBAL_USE_INVOICE_IMPORT_ORDERING
- Eelpool mainitud seadistusega on kasutajal võimalik arveid importida nii, et veergude järjekorda on võimalik muuta. Veergude kirjeldused peavad olema eraldatud kas “|”, “,” või “;” ja pandud Väärtuse tabelisse.
- Reegli näide: projects|partnerDocumentId|actualAddress|customerName|registrationCode|other|other|customerNameIfNotBlank|registrationCodeIfNotBlank|legalAddress|contactPersonName|contactPersonPhone|contactPersonEmail|actualAddress|date|referringIdentifier|other|other|partnerArticleId|amount|unit|paymentAccount=11000|paymentAccount=11020|other|other|other|total|other|other|other|taxName|other|other|number|other|other|info|other|printedInfo|description
- Kasutajal on võimalik arvete importimisel vastendada veerupäised otse väärtustele See tähendab, et kui CSV struktuur tulevikus muutub, töötab import edasi, kuna süsteem tunneb veerupäised ära.
- Selleks lisa globaalsete atribuutide alla GLOBAL_INVOICE_IMPORT_LET_SYSTEM_DO_MAPPING ning kirjuta väärtuse lahtrisse reegel kujul veerupäis=väärtus, kus iga veerg on eraldatud “|” märgiga.
- Reegli näide: Jaam=projects|Tehingu ID=number|KOV-i nimi=customerName|Kliendi nimi=customerName|Kliendi isikukood=customerId|Arve edastatud e-postile=contactPersonEmail|Juriidilise isiku nimi=customerName|Registrikood=registrationCode|Juriidilise isiku aadress=legalAddress|Kontaktisiku nimi=contactPersonName|Ohtlike jäätmete kontaktisiku telefon=contactPersonPhone|Ohtlike jäätmete kontaktisiku email=contactPersonEmail|Jäätmete tekkimise koht=other|Tehingu kp/kellaaeg=date|Auto number=other|Kategooria=other|Jäätmeliik=description|Jäätmeliigi kood=other|Kogus=amount|Tasutud kaardiga=other|Tasutud ülekandega=other|Tasutud saatelehega=other|Summa (€)=total|Summa korrigeerimine (kokku, €)=other|Summa tasumiseks (kokku, €)=other|Käibemaksuta (€)=price|Käibemaksu määr (%)=taxName|Käibemaks (€)=taxSum|Arve number=other
- Kasutajal on võimalik lisada kohantatud väljasid.
- Kui veergude järjekord ei ole kasutaja poolt muudetud, siis lisaveerud algavad veerust U (sama nagu projektigrupi veergude puhul).
- Näiteks kui soovid lisada kliendi registrikoodi veergu U, veendu et U1=registrationCode
- Kõik kohandatavad veerud on kirjeldatud siin:
- bankAccountNumber
- bankIban
- bankIdentifier
- bankName
- bankSwift
- code
- contactPersonEmail
- contactPersonName
- contactPersonPhone
- entityTypeCode
- fax
- info
- invoiceSendingAddress
- invoiceSendingIdentifier
- legalAddress
- legalCity
- legalCountryCode
- legalPostcode
- phone1
- phone2
- referenceNumber
- registrationCode
- supplierReferenceNumber
- vatNumber
- Website
- Kõik muud täiendavad veerud:
- paymentDate
- paymentSum
- paymentAccountNumber
- paymentAccountId
- paymentArchivingId
- parentDocumentNumber – eeldab GLOBAL_INVOICE_IMPORT_PARENT_TYPE atribuuti