Kontaktide haldamine ERPLY Books’is

Kontaktide haldamine ERPLY Books’is

Käesolev juhend annab ülevaate, kuidas toimub erinevate kontaktide haldamine ERPLY Booksis. Kontaktid jagunevad ERPLY Books’is kolmeks: kliendid, hankijad ning töötajad. Kõiki eelpool mainitus osapooli saab hallata kontaktide moodulis. Järgnevalt anname ülevaate, missugused võimalused ERPLY Books’is selle jaoks on.

Uue kontakti lisamine

Uute kontaktide lisamiseks avada “müük/ost” “kontaktid”. Olenemata sellest, kas avate mooduli läbi ostu või müügi menüü jõuate samasse kohta. Teile avaneb kontaktide moodul, kus on kuvatud kõik varasemalt lisatud/imporditud kontaktid. Mooduli all paremas nurgas leiate “+” ikooni. Kui vajutate selle peale saate lisada uue kontakti (teile avaneb uus vaheaken). Avanenud lehel tuleb lahtrid täita vajaliku informatsiooniga. Üldiselt on lahtritesse paigutatav informatsioon üheselt mõistetav, kuid mõned lahtrid on iseäralikud ainult ERPLY Books’i tarkvarale.

Kood

Siia lahtrisse paigutatav informatsioon võib olla kasutaja poolt vabalt valitud. Nt töötaja puhul võib sinna sisestada isikukoodi. Klientide puhul võib seda kasutada kui kasutajagruppi. Nt kui Teil on kliendid jaotatud kui “kuld-, hõbe- ja pronksklient”  jne.

Koodilahter töötab igas moodulis, kus on võimalik kontakti nimepidi otsida. See töötab ka osalise otsingu puhul. Nt on koodiks määratud eraklient ja kui lahtrisse kirjutate “era”, siis tulevad välja kõik nimed ning kontaktid, kelle koodis on “era” kirjas. Analoogselt toimub ka nime järgi otsimine.

Tüüp

Siin lahtris tuleb kindlasti määrata, kas tegemist on juriidilise isikuga (klient/hankija) või töötaja

Kas tegu on kliendi/hankijaga?

Kui lisate uut klienti, siis märkida, et tegemist on kliendiga, kui lisate uue hankija, siis märkida, et tegemist on hankijaga. Juhul kui uus kontakt on nii hankija kui ka klient, siis märkige mõlemad linnukesed. Kui aga lisate uut töötajat, siis tuleb märkida linnuke ainult hankija lahtrisse.

Lisainfo

Lisainfo alla võib lisada ükskõik, millist informatsiooni, mis antud kontakti kohta käib.

Raamatupidamisinfo

Neid lahtreid üldiselt ei ole vaja täita, kui just pole soov teatud klientidele kindlaid tulu- ja kulukontosid määrata. Tulu- ja kulukontode loogikaga on võimalik tutvuda siin (ERPLY Books’i kontode reeglid).

Samuti on võimalik seal ära määrata igale kliendile ja hankijale kindel käibemaksuliik. Kui kontaktikaardil määrata ära käibemaksuliik, siis see on kõrgeim reegel.

Pank

Igale kontaktile on võimalik määrata tema pangainfo. Nt kui soovite koostada ostuarvete jaoks maksefaili, siis on vajalik, et kõigil hankijatel oleks pangainfo määratletud. Maksefaili koostamise kohta lugege täpsemalt siit: maksefaili koostamine ERPLY Books’is

Kuidas inaktiveerida kontakti?

Kontakti inaktiveerimiseks tuleb eemaldada linnukesed parameetri “kas tegemist on kliendiga/hankijaga”. Inaktiveeritud klienti saab ikka otsida ning tema arveid kuvatakse, kuid uusi arveid vastavale kontaktile luua ei saa.

Kontaktide importimine

Kui Te ei soovi lisada kontakte ERPLY Books’i ühekaupa või käsitsi, saab neid sarnaselt muudele andmetele importida kopeerimise-kleepimise meetodil. Kontaktide (importimise) moodulisse pääseb kas (1) Müük → Kontaktid või (2) Ost → Kontaktid. Ka selles tabelis saab veergude järjekorda muuta, kui hakkate korrastatud andmeid importima (pealkirjast kinni haarates ja lohistades õigesse kohta). Vaadake sealt tabelist, milliseid väärtusi saab kontaktile lisada (tabeli pealkirjad), ja tehke vastavalt sellele sobiv kontaktide andmete tabel.

Lisaks vaikimisi kuvatavatele tabeli pealkirjadele saab juurde lisada tulpasid, mida algselt ei kuvata. Seda saab teha, kui minna mõne olemasoleva tulba pealkirjale ja vajutada sinna tekkivale noolele. Ettekuvatavast rippmenüüst vajutada valikule Veerud, mille puhul kuvatakse uus rippmenüü, kus on linnukesega märgitud väärtused, mida kuvatakse tabelis, ja linnukeseta väärtused, mida ei kuvata tabelis. Kui lisate mõnele väärtusele linnukese, lisatakse see tulbana tabeli lõppu. Saate lisatud tulpa vajadusel ettepoole lohistada.

Näide tulpade lisamise kohta:

Kui olete teinud Excelis tabeli, kus on korrektsed kontaktide andmed, ja ERPLY Books’is liigutanud tulbad õigesse järjekorda, kopeerige need andmed ja kleepige kontaktide mooduli tabelisse (tehke tabeli esimene lahter aktiivseks ja kasutage klahvikombinatsiooni Ctrl+V).