Automaatsed teated emailile

ERPLY Booksis on võimalik seadistada ka automaatsed teated, mis saadetakse määratud emailile. Näited, millistel juhtudel võib seda vaja minna:

  • Soovid korra kuus emailile saata müügid klientide lõikes ettevõtte juhile.
  • Soovid saada mingit konkreetset teadet (näiteks saada mulle email kui minu tehtud müügiarve läheb üle tähtaja 3 päeva või näiteks saada mulle meeldetuletus kui ma pole arvet kinnitanud kolme päeva jooksul pärast päringut)

Selle seadistamiseks kirjuta pealehe otsingusse ‘’Halda märguandeid’’ ja seejärel avaneb järgnev:

 

 

 

Veergude seadistamine

 

Nüüd tuleb lisada järgnevad reeglid:

  • JSON: {“tables”:”DOCUMENT”,”output”:”DOCUMENT.DATETIME|DOCUMENT.NUMBER|DOCUMENT.SUM_NO_VAT”,”groupBy”:””,”parameters”:[{“rules”:[{“tableName”:”DOCUMENT”,”fieldName”:”CREATE_DATETIME”,”referenceType”:”MORE_THAN”,”value”:”2022-09-30T21:00:00.000Z”,”filterName“:”esimene”}],”index”:0}]}
  • Sisu: tuleb HTML-ina kirjutada, kirjeldatud allpool
  • E-mail: kuhu saadetakse teavitus
  • Teema: emaili pealkiri
  • Näita gruppides: selle määramine on vajalik sel juhul, kui soovid, et saadetavad emailid oleks erinevad ja grupeeritud kindla tunnuse järgi

Näiteks soovid saata emaili kõikidele hankijatele, siis otsitakse kõik hankijad korraga ja reegliga määrad ära, et groupValue on registrikood ja seejärel saadetakse email kõikidele hankijatele eraldi.

  • Summa: Saad lisada summa, mis lisatakse emaili lõppu. Siia on vaja lisada lahtrit mida grupeerid nt. meie JSON näide puhul see on DOCUMENT.SUM_NO_VAT
  • Lisa filter: näiteks esimene=DATE_MINUS3 (selgitus allpool)

Lõpuks salvestage muudatused ja logige kontolt välja ja tagasi sisse, et muudatused rakenduksid.

Aruannete seadistamine otse PDF URL kaudu

Saate seadistada aruanded, kasutades soovitud aruande PDF-URL-i.

1. URL-i lisamine: PDF-URL tuleb lisada JSON asemel. Näiteks: https://a2.erplybooks.com/service/organisations/{organisation_id}/export/ar/balanceSheet?printWithAccounts=true&removeZeroValues=true&getSummary=false&comparativeDateFrom=2023-01-01T23%3A59%3A59&comparativeDateTo=2023-12-31T23%3A59%3A59&dateFrom=LAST_MONTH_BEGINNING&dateTo=LAST_MONTH_END&useHtml=false&lang=LANGUAGE_ET

Asendage {organisation_id} oma organisatsiooni ID-ga ja valige sobivad kuupäevad, nagu on toodud allpool.

2. Kuupäevade määramine: URL-is tuleb määrata kuupäevade väärtused. Näiteks:

  • LAST_MONTH_BEGINNING: eelmise kuu algus
  • LAST_MONTH_END: eelmise kuu lõpp

Saate valida järgmised väärtused:

    • LAST_YEAR_BEGINNING
    • LAST_YEAR_QUARTER_BEGINNING
    • THIS_QUARTER_BEGINNING
    • THIS_YEAR_BEGINNING
    • LAST_MONTH_BEGINNING
    • THIS_MONTH_BEGINNING
    • LAST_YEAR_END
    • LAST_YEAR_QUARTER_END
    • THIS_QUARTER_END
    • THIS_YEAR_END
    • LAST_MONTH_END
    • THIS_MONTH_END
  • 3. E-maili seadistamine: Näiteks, kui soovite iga kuu 25. saata aruande firma juhile, kelle e-posti aadress on määratud, seadistage aruande perioodiks eelmise kuu algus ja lõpp.
  • 4. Mitme aruande saatmine: Kui 25. kuupäeval koostatakse mitu aruannet, kus e-posti pealkiri ja saaja on samad, saadetakse kõik failid ühe e-mailiga.

HTML-i kirjeldamine

 

HTML koosneb erinevatest osadest, mis liidetakse hiljem kokku. Eraldusmärgina kasutatakse | .

Üldiselt näeks HTML välja midagi sellist:

Sissejuhatav tekst lisa siia|FIRST:ENTITY.BILLING_NAME|<table style=”border:1px solid black;width:100%;border-collapse:collapse”><tbody><tr><th>Osakond</th><th>Artikkel</th><th>Kogus</th></tr>|ALL:PROJECT.NAME,ARTICLE.NAME,ARTICLE_ROW.QUANTITY|</tbody></table>|SUM:Kokku:|Emaili lõpp siia

 

HTML-i osad

 

HTML-i osade kirjeldus:

  • FIRST:BooksContactName – võtab nimekirjast esimeselt objektilt välja BooksContactName.

Näiteks saadate koguste võrdlemise saldosid hankijatele ja soovite määrata hankija nime: <table style=”border:1px solid black;width:100%;border-collapse: collapse”><tbody><tr><th>Veerg 1 nimi</th><th>Veerg 2 nimi</th><th>Veerg 3 nimi</th></tr> – see on tabeli stiil ja päised.

  • ALL:BooksWarehouse,categoryName,purchasedQuantity – ALL tähendab, et tabelisse lisatakse kõik read

Stiilina lisab tavapärase <td style=”text-align:right;border:1px solid black;border-collapse: collapse”>

</tbody></table> – see on tabeli lõpp

  • SUM:Kokku: – kui Sul on seadistatud summeeriv väärtus, siis pärast “SUM:” väärtust lisab selle, mis sinna kirjutatud on ja selle järgi summeeritud numbri, antud summat ei ümardata. Näiteks kui summa oleks 2482.00, siis oleks väärtus “Kokku: 2482.00”

Toome konkreetsema näitena HTML-i kirjelduse välja juhul kui soovid saata tabeli kliendile, kus on näha dokumendi number, dokumendi kuupäev ja dokumendi summa.

HTML tuleks koostada järgnevalt: 

Tere Sügis OÜ <br><br>Saadame uued dokumendid. |<br><br><table style=”border:1px solid black;width:100%;border-collapse: collapse”><tbody><tr><th>Dokumendi number </th><th>Kuupäev</th><th>Summa</th></tr>|ALL:DOCUMENT.NUMBER,DOCUMENT.DATETIME,DOCUMENT.SUM_NO_VAT|</tbody></table><br><br>|SUM:Kokku: |<br><br>Soovime teile ilusat päeva, <br><br>Teie Kevad OÜ

Emailis näeks see välja järgnevalt: 

Tere Sügis OÜ

Saadame uued dokumendid.

 Dokumendi number Kuupäev Summa
120949406.10.2022100.00
112772707.10.2022200.00

Kokku: 300.00

Soovime teile ilusat päeva,

Teie Kevad OÜ

 

 

Kuidas määrata ‘’Lisa filter’’ veergu?

 

Kuna emaili sisu ja tabel koostatakse vastavalt sellele, millised filtrid Aruandegeneraatoris määratakse, siis peavad kõik filtrid, mis generaatoris määratakse ja mida süsteem peab muutma,  olema määratud vastavalt reeglitele filterName juurde. Selle kaudu teab süsteem, millist filtrit muuta.

Näiteks tahad otsida uusi lepinguid, seega on kindlasti vähemalt kaks filtrit Aruandegeneraatoris:

  1. Tüüp = leping
  2. Loomiskuupäev = hiljem kui võrdne tänane kuupäev.

Seega tüübi filtrit muuta ei soovi, aga kuupäeva peab süsteem määrama tänase.

 

Filtrid, mida on võimalik muuta

 

MONTH, YEAR ja DAY on mõeldud indeksitele, kus väärtus ongi kuu, aasta või päev.

1. Kuupäevad

  • DATE – mõeldud neile, kus on kuupäeva muutmine

Need tagastavad täieliku kuupäeva stringina vormingus, mis on määratud süsteemis (nt dd.MM.yyyy või yyyy-MM-dd)

  • CURRENT_DATE – tagastab praeguse kuupäeva (nt 06.02.2026 või 2026-02-06 )

Kuupäeva saab ka liita ning lahutada. Selleks on vaja DATE juurde lisada _PLUS<n> (liitmisel) või _MINUS<n> (lahutamisel)

Näited:

  • DATE_PLUS1 – lisab ühe päeva (06.02.2026 → 07.02.2026)
  • DATE_MINUS10 – võtab kuupäeva, mis oli 10 päeva tagasi

Kuupäevade märkimisel on võimalik tagastada kuu algus- või lõppkuupäeva.

  • MONTH_BEGINNING<n> – tagastab esimese päeva kuupäeva kuust, mis on n kuud tagasi
    • MONTH_BEGINNING1 → tagastab eelneva kuu esimese päeva
  • MONTH_END<n> – tagastab viimase päeva kuupäeva kuust, mis on n kuud tagasi
    • MONTH_END0 → tagastab praeguse  kuu viimase päeva

Samuti on vajadusel võimalik lahutada ka tunde (MINUS_HOURS<n>), ehk lahutab n  tundi praegusest ajast. Kui lahutate piisavalt tunde, et minna üle kesköö, muutub ka kuupäev!

Näited:

  • MINUS_HOURS2 – võtab 2 tundi ära (2026-02-06 01:00 → 2026-02-05)

2. Numbrid

  • CURRENT_MONTH, CURRENT_YEAR ja CURRENT_DAY – antud väärtused näitavad, mis kajastavad tänast kuud, aastat või päeva (kus pole plussi ja miinust)

Nagu ka kuupäeva puhul, saab numbrites samamoodi liita ja lahutada (näiteks mitu päeva/kuud/aastat tagasi/edasi tahad minna). Ehk siis MONTH, YEAR ja DAY juurde lisatakse _PLUS<n> (liitmisel) või _MINUS<n> (lahutamisel)

Näited:

  • DAY_PLUS7 – võtab päeva nädala aja pärast
  • MONTH_MINUS2 – võtab üleeelmise kuu

 Erandid: 

  • Kui on määratud CURRENT_YEAR ja MONTH_MINUS ja kuuks valiti 12, siis aastaarvuks võetakse -1, sest MONTH_MINUS ütleb, et mine mingid kuud tagasi. Seega kui tuli eelmise aasta detsember, siis peab ka aasta muutuma.
  • Analoogselt kui on CURRENT_YEAR ja MONTH_PLUS ja kuu väärtuseks tuleb +1, siis aastale lisatakse samuti +1.

filterName kasutus otse Aruandegeneraatoris

Lisaks saab filterName’i kasutada ka otse Aruandegeneraatoris (Report Generator), mitte ainult märguannete haldamises. Selleks tuleb avada Aruandegeneraatori (Aruanded → Aruandegeneraator ) ning vajutada nupule: Muud võimalused.

Pealse seda avaneb filtrites 4. lahter (Eelnevalt tuleb lisada filter)  nimega: Nimi

Näide

Antud näites on vajalik leida Aruandegeneraatorist kõik praeguse kuu kannete ID-d (Kanded.ID). Selle probleemi lahendamiseks tuleb lisada 2 filtrit, mis määravad õige ajavahemiku. Antud näitel oli vajalik kätte saada kõik veebruarikuu kannete ID-d. Kuid juba kuu aja pärast oleksid antud kuupäeva filtrid valed ning Kuupäeva lahtrid oleks vaja muuta märtsi peale.  Antud probleemi automatiseerimiseks saab kasutada 4. lahtrit, kuhu lisatakse MONTH_BEGINNING0 ja MONTH_END0. Selle kasutamisel pole enam vaja enam Kuupäeva lahtrit muuta ehk õige kuu valimine toimub automaatselt.