Arvete importimise eelvaade
Arvete importimise eelvaate süsteem on lihtne ja kasutajasõbralik protsess. Selle kaudu saab üles laadida nii müügi- kui ka ostuarveid, siduda need sobivate projektidega ning vajadusel kontrollida andmeid enne lõplikku salvestamist.
Arvete importimiseks tuleb pealehelt otsida “Impordi kanded” või avada “Sätted” -> “Algandmed” -> “Impordi kanded” ning seejärel avaneb moodul, kus tuleb alguses:
- Avanevas aknas saab valida, millist tüüpi arveid soovid importida – laekumata arved (ehk müügiarved) või maksmata ostuarved.
- Soovi korral saab märkida valiku “Näita eelvaadet?”, mis võimaldab enne lõplikku importi näha, millised arved õnnestuvad ja millised mitte.
- Valida fail, kas XLS, XLSX või CSV formaadis.
- Kui kõik on valitud, siis tuleb vajutada nupule “Ava”.
Samuti on võimalus siduda arveid kindla projektiga. Selleks tuleb sobiv projekt valida “Projekti” lahtrist enne importimist.
Antud juhul pole kuupäeva määramine oluline.
Enne andmete importimist tuletab süsteem meelde, millises vormingus tuleb andmeid esitada. See info kuvatakse inglise keeles ja aitab veenduda, et imporditav fail vastab nõuetele:
Kui “Näita eelvaadet?” on märgitud, avaneb pärast faili töötlemist eraldi eelvaate aken, kus kuvatakse:
- edukalt imporditud arved
- ebaõnnestunud arved koos vigade põhjustega
Seal on ka nupp “Näita uusi kliente”, mille kaudu saab vaadata, andmetes seni puudunud kliente. Samuti süsteem koostab automaatselt uue kontakti igast kliendist. Kontakte saab vaadata “Müük”/”Ost” -> “Kontaktid”.
Kui eelvaade pole sisse lülitatud, impordib süsteem arved otse ilma täiendava kinnitamiseta.
Eelvaade aken näeb välja järgmisena:
See aken jaguneb kaheks osaks: õnnestunud read ja nurjunud read.
Mõlemad tabelid – nii õnnestunud kui ka nurjunud read – kasutavad samu veerge, mille kaudu kuvatakse imporditava arve detailne info.
- Arve nr: arve number
- Klient: kliendi nimi
- Kirjeldus: arve kirjeldus
- Kuupäev: kuupäev, millal oli arve tehtud
- Tähtaeg: maksmise tähtaeg
- Vahesumma: käibemaksuta summa
- Kokku: summa koos käibemaksuga (ümardatud)
- KM (%): käibemaksu protsent arvuna
- KM liigid: käibemaksu liik
- Ümardus: ümardamata summa
- Viitav link
- Tulukonto/Kulukonto: arvel olev tulu- või kulukonto
- Viitenumber: arvel olev viitenumber
- Partnerdokument: partner dokumendi ID
- Kood: EAN kood
- Kogus: arvel olev kogus (vaikimisi 1)
- Valuuta: ettevõtte valuuta
- Kliendi ID: Booksi kliendi ID
NB! Arveridade kasutusest saab lugeda põhjalikumalt siit.
Ainus oluline erinevus on, et nurjunud ridade puhul lisandub kõige ette veerg “Põhjus”, kus kirjeldatakse, miks arvet ei õnnestunud importida. Näiteks võib seal olla märge “Palun lisage ‘main tax rate’”, mis viitab puudulikule käibemaksu määratlusele.
See aitab kasutajal kiiresti tuvastada ja parandada probleemsed andmed enne uut importimist.
Selleks, et viia protsess lõpuni, tuleb uuesti valida sama fail (nupp “Vali fail”) ja vajutada “Impordi”.
Kõiki importitud arveid saab näha moodulites “Müük” -> “Müügiarved” -> “Laekumata arved” ja “Ost” -> “Ostuarved” -> “Maksmata ostuarved”.
Arvete importimisest on ka eraldi video: https://www.youtube.com/watch?v=T6uu0roxTqs&t=305s