Tööreis, komandeering, töötajale antud soodustused erinevates spordiasutustes jne – pea igas ettevõttes tekib kulutšekke ning nende üle arvestamine vajab kindlat töödistsipliini. Kirjeldame lühidalt, kuidas seda protsessi Margn’s läbi viia.
Töötajatega seotud kulude kirjeldamiseks on kaks võimalust:
- kirjeldada töötajad hankijatena
- kirjeldada kassatšekid õigete hankijatega ja ühendada töötajad kassatšeki maksmete kaudu
Esimene võimalus on lihtsamini kasutatav, kuid ei anna nii head ülevaadet toimuvast. Nimelt kui ettevõttes on tähtis, et oleks täpne ülevaade kassaorderitest (mis hankijalt mis summas midagi ostetud on), siis töötajad hankijateks meetod seda jälgimist ei võimalda. Lisaks on selle meetodiga kontaktide nimekirjas klientide ja hankijate kõrval ka töötajad. Samas teine pluss lisaks lihtsusele on töötajate hankijatena kirjeldamisel see, et väljamaksete jaoks saab kasutada Margn pangaeksporti.
Kui märkida töötajad hankijateks, saab töötajaga seotud kulusid näha ostude raportis ning tehtud väljamakseid saab fikseerida pangaimpordis või maksmata arvete moodulites.
Kirjeldamise protsess näeb välja järgmine:
- kirjeldage ostuarve, kus hankijaks on töötaja;
- ostuarve ridadele võite märkida nii mitu kui ka ühe rea;
- pärast arve salvestamist jääb võlg üles töötajale, mida näeb ostude raportis ja maksmata arvete moodulis (sellega suurenevad ka võlad hankijatele, mistõttu bilansi esitamisel tuleb antud punktis korrektuur teha);
- kui töötajale on nimetatud kulud hüvitatud, saab makse fikseerida maksmata arvete moodulis või pangaimporti kasutades.
Teine meetod võimaldab kulud kirjeldada kassaorderite moodulis. Sellisel juhul tehakse kuludokument hankija, mitte töötaja nimele ning töötaja on arve maksja rollis. Nimetatud meetodi kasutamine on eelmisest keerulisem (vaevarikkam), kuid annab parema ülevaate soetatud kaupadest ja teenustest.
Kirjeldades kõik kassaorderid eraldi kuludokumentidena ei anna otseselt vastust küsimusele, kust jälgida võlgu konkreetse töötaja ees. Kõige lihtsam võimalus selle jälgimiseks on kassaorderit sisestades märkida makse info lahtrisse töötaja nimi. Seejärel saab maksmiste raportist jälgida, kui palju on konkreetne töötaja kulutusi tekitanud (töötajaga seotud tegevused saab maksmiste raporti tabeli menüü kaudu grupeerivaks tunnuseks märkida).
Seda, millist meetodit kasutama peaks, sõltub ettevõtte omapäradest ning tuleb ettevõtte juhtkonnal kokku leppida.