Viitenumbrid ERPLY Booksis

Viitenumbrid ERPLY Booksis

Käesolev juhend annab ülevaate viitenumbriga seotud protsessidest ja reeglitest.

1.  Viitenumbri loomine

ERPLY Books loob 7-3-1 reegli põhiseid viitenumbreid. Kui olemas on vastavad reeglid, loob süsteem need viitenumbrid Teie müügiarvete jaoks automaatselt. (Lisainfo: http://www.pangaliit.ee/en/component/content/article/63-arveldused/arveldused/146-7-3-1meetod)

 

1.1 Vaikimisi lisatud reeglid:

  • Viitenumbrit saab koostada kliendipõhiselt;
  • Viitenumber saab tulla arvelt

 

1.1.1 Kliendipõhine viitenumber

Kui soovite, et viitenumber oleks seadistatud kliendipõhiselt, peate seadistama viitenumbri kontakti kaardile. Minge “Ost”/ “Müük” > “Kontaktid” > valige klient > valige alamenüüst “Kontakti kaart”. Kui kontakti kaart avaneb, siis näete viitenumbri lahtri juures sinist nuppu “Loo uus”. Vajutage sellele, et luua kliendile viitenumber. Salvestage. Kui see on seadistatud, siis valides seda klienti müügiarvele, lisandub autmaatselt ka seadistatud viitenumber.

 

NB! Tuleb meeles pidada, et see seadistus töötab ainult siis, kui teete arveid ERPLY Booksis. Kui loote arveid läbi API või mõne muu integreeritud süsteemi kaudu, siis peab ka partnerprogrammis olema viitenumber lisatud.

 

1.1.2 Arve põhised viitenumbrid

Kui soovite, et viitenumbrid oleksid arvete arvete põhised, peate seadistama reegli. Selleks trükkige pealehe otsingusse “Globaalsed attribuudid”. Avanenud lehel vajutage sinist “+ Lisa” nuppu, et lisada uus rida. Sisestage reegel:

rule: ATTRIBUTE_ERPLY_SYNC_ORDINARY_EU_REF_NR

Väärtuse veergu lisage “true”.

 

1.2 Erinevad võimalused, mis on seotud arvepõhiste viitenumbritega.

  • Tavalised viitenumbrid – viitenumber koosneb arvenumbrist ja viimaseks numbriks arvutatakse kontrollnumber. Arvutused tehakse teiste numbrite põhjal;
  • Kui soovite, et viitenumber sisaldaks kliendikoodi, siis peate selle seadistama kliendi kaartil;
  • Vaikimisi: kui Teil on arvenumber “100791”, siis vaikimisi luuakse viitenumber 1007912. Kui soovite, et see oleks kujul 00000000000010079102, siis lisage globaalsetesse attribuutidesse reegel ATTRIBUTE_GLOBAL_REF_NR_COMPULSORY_LEN20 väärtusega “true”.
  • Kui kasutate arvete jaoks faktooringut, siis selleks, et süsteem saaks aru, et viitenumber peab sisaldama pangakoodi, siis lisage oma panga kliendinumber faktooringu seadistusse. See on eriseadistus, huvi korral võtke ühendust klienditoega aadressil support@erplybooks.com.
  • Kui arvenumber on liiga pikk, et koostada sellest viitenumbrit, saate lisada selle jaoks reegli (lisage see Globaalsetesse attribuutitdesse):

ATTRIBUTE_GLOBAL_INVOICE_NR_LENGTH_FOR_REF_NR väärtusega “true”.

2. Piirangud

  • Viitenumbrid saavad olla arvenumbri põhised. Viitenumbrid saavad koosneda ainult numbritest ning juhul, kui arve number sisaldab lisaks ka tähti (kreeditarve puhul “k” või “c”), siis süsteem üritab neid tähti numbritega siduda. Kui süsteem seda ei suuda, siis viitenumbrit ei looda.
  • Kui arve number on pikem kui 19 märki, siis viitenumbrit ei looda;
  • Ei ole piirangut, mis keelaks kasutada faktooringu ja tavalise arve viitenumbreid samaaegselt. See tähendab, et ERPLY Books ei anna kasutajale veateadet, kui süsteem ei leia kasutaja jaoks vajalikku faktoorigu seadet. Selle asemel loob süsteem tavalise viitenumbri ilma faktoorimise jaoks vajaliku informatsioonita.

3. Viitenumbrite kasutamine

ERPLY Booksis kasutatakse viitenumbreid erinevates juhtudel ja protsessides.

  • Viitenumbreid näidatakse arvete otsingus, kui olete lisanud järgneva reegli:

Trükkide pealehe otsingusse “Globaalsed parameetrid”. Vajutage “+ Lisa” nuppule, et lisada

uus reegel: GLOBAL_SHOW_REF_NUMBERS väärtusega “true”.

  • Pangaimport – Kui laekumise või maksmise viitenumber on olemas, siis süsteem üritab leida sama viitenumbriga arveid. Kui Teil on mitu arvet, millel on sama viitenumber, siis süsteem kontrollib, kas arve kirjeldusest on viitenumber leitav.
  • Maksefaili luues korraldab ERPLY Books nii, et ühel hankijal oleks üks makse iga viitenumbri jaoks. See tähendab, et kui peaksite hankijale maksma 10 arve eest ja nende arvetel on kolm erinevat viitenumbrit, siis kokkuvõttes teete sellele hankijale kolm makset.
  • Kõik müügiarved sisaldavad vaikimisi viitenumbrit.
  • Kui soovite otsida arvet viitenumbri järgi, siis kirjutage otsingu parameetrites viitenumber arve numbri kasti.
  • Maksefaili luues on kaks viisi, kuidas süsteem lisab viitenumbreid. Kui esimene viis SEPA maksele viitenumbri lisamiseks oli lisada see makse kirjeldusse, siis vaikimisi kasutatakse ka seda (see näeb välja selline: “/RFB/10079102/TXT/Arve number X, Y, Z”. Kui soovite, et see oleks lisatud eraldi reale, siis kasutage reeglit ATTRIBUTE_GLOBAL_BANK_EXPORT_SEPA_REFNR (väärtusega “true”)

 

Märkus: Mõne aasta pärast on reegel ATTRIBUTE_GLOBAL_BANK_EXPORT_SEPA_REFNR vananenud, sest kõik kontod kasutavad vaikimisi süsteemi, kus viitenumber on lisatud eraldi reale.