KYC protsess
Seaduslikkuse ja turvalisuse tagamiseks tuleb kontrollida, kas inimene, kes tegutseb ettevõtte nimel, on tegelikult selle ametlik esindaja ning omab vastavat otsustusõigust. Seda protsessi nimetatakse KYC-ks (Know Your Customer).
KYC kontroll võib võtta kuni 1 tööpäeva.
KYC protsess
Kõige lihtsam ja tõhusam viis KYC-protsessi läbimiseks on tuvastamine Smart-ID abil. Selle käigus kontrollitakse automaatselt, kas isik on kantud ettevõtte registrikaardile ehk kas tal on esindusõigus.
Selleks, et läbida KYC protsessi tuleb avada “Sätted” -> “Firma andmed” ning vajutada alammenüüs olevale “KYC” nupule. Järgnevalt tuleb valida sobiv riik ja isikukood (Reg. nr:).
Teise variandina on võimalik küsida ettevõtte esindusõigusega liikmelt digiallkirjastatud avaldust. Selleks tuleb:
Sisestada ettevõtte registrikood (Soome ettevõtte puhul y-tunnuse). See on vajalik, et siduda KYC protsess ettevõttega ja tuvastada, millise juriidilise isikuga on tegu vajutades Loo KYC avalduse fail
Pärast Y-tunnuse sisestamist loob süsteem automaatselt PDF-faili, mis sisaldab:
- ettevõtte nime ja registrikoodi
- süsteemi poolt genereeritud unikaalset KYC tunnust
Kasutaja:
- allkirjastab selle PDF-faili digitaalselt
- laeb allkirjastatud PDF-faili süsteemi tagasi samasse kohta vajutades Laadige ülesse allkirjastatud KYC fail
PDF fail on järgneval kujul:
Üldjuhul viib kontrolli läbi süsteem, aga vajadusel Erply Booksi meeskond:
- Kas failis on olemas meie poolt loodud unikaalne tunnus
- Kas isik, kes allkirjastas, on ka tegelikult ettevõtte esindaja (kontrollitakse riigi äriregistri kaudu)
Kui kõik tingimused on täidetud:
- Märgitakse süsteemis KYC staatus kui “Läbitud” ja e-mailile tuleb vastav teade.
Kui tingimused ei ole täidetud, näiteks allkirjastas teine inimene:
- Kasutajale kuvatakse vastav teade ja palutakse protsess uuesti läbi teha. Kui KYC ei ole läbitud, ei saa teatud funktsioone kasutada.
Kui tekib probleeme KYC allkirjastamisega, siis võtke ühendust support@erplybooks.com.