Kinnisvaramooduli juhend

Kinnisvaramooduli juhend

1.Üldine

ERPLY Booksi kinnisvaramoodul võimaldab renditeenuste, kommunaalmaksete ja muude (nii fikseeritud kui muutuva summaga) automatiseeritud arveldamist ja arvete väljastamist. Sisestada tuleb vaid parameetrid (ruutmeetrite arv, kogu küttekulu vms) ja kontaktandmed ning edasi tegeleb arvetega juba programm.

Kinnisvaramooduli kasutamiseks tuleb esmalt teha seadistused ja seejärel võib igakuiselt arveldama hakata. Seadistused hõlmavad järgmist:

  • artiklite määramine – määrame, mille eest kliendile arve esitatakse (elekter, prügi, rent vms);
  • klientide määramine – määrame, kellega on olemas rendilepingud ning ühtlasi kirjeldame fikseeritud artiklite (näiteks rent) igakuised summad;
  • üldseaded – vajalik määramaks, millised kinnisvaraobjektid teil on ja kui suur on sealne kinnisvara (pindala).

Kinnisvaramoodul ei tähenda aga üksnes kinnisvaraga seotud arvete koostamist ja väljastamist. ERPLY Booksi kinnisvaramooduli funktsioonide seas on:

  • arvete koostamine:
    • arved koostatakse lähtuvalt kinnisvaramoodulisse sisestatud algandmetest;
    • arved saadetakse välja eelnevalt kinnisvaramoodulisse sisestatud e-mailidele;
    • muud arved saab käsitsi sisestada ja arvete välimus on seadistatav;
  • jälgi laekumisi ja maksmisi:
    • korra nädalas/kuus laadige ERPLY Booksi pangaväljavõte, mille pealt programm automaatselt laekumised-maksmised arvetega seob – lähemalt vaata videost;
  • kontrolli võlgu:
    • ERPLY Books toetab kõikvõimalikke aruandeid jälgimaks võlglasi: koond-, üle tähtaja-, võlglased perioodide kaupa jne;
    • saada valitud klientidele saldoteatisi, maksemeenutusi – kahe nupulevajutusega võib teele panna meeldetuletused kõigile võlgnikele – vt lähemalt videost.

Igakuine arveldamisprotsess hõlmab kahte etappi:

  • Pidev. Kui seaded ja parameetrid (kliendid, hinnad) pole võrreldes eelmise perioodiga muutunud, siis kasutatakse samu seadeid ka järgeneval perioodil. Kui muutuvad kliendilepingud, mingi pind jääb tühjaks jne, siis tuleb muuta kinnisvaraseadeid;
  • Arveldamine – kliendiga arveldamine korra kuus läbi “kinnisvaraarved” mooduli.

1.1 Kuidas alustada?

Alustamiseks on kaks võimalust:

  • Impordi ise
  • Lase ERPLY Booksi meeskonnal seadistused teha. Selle jaoks saada lepingute Excel (vt järgmist punkti) support@erplybooks.com. Seadistamise hind on 100 EUR.

Kinnisvaramooduli seadistamine ja kasutusele võtmine pole keeruline. Selle jaoks valmistage ette n-ö lepingute tabel. See peaks sisaldama vähemalt järgmist:

  • kliendi nimi
  • kliendi email
  • + muud kliendi andmed, mis vajalikud on
  • kliendi kinnisvaraga seonduvad parameetrid (ruutmeetrid vms)
  • klientide fikseeritud hinnad (prügi, hooldefond jne)

NB: Järgnevateks toiminguteks on teil tarvis Excelist ERPLY Booksi importimise oskust. Protsess on äärmiselt lihtne: kopeerige Excelist andmed ctrl+c, minge ERPLY Booksis tabeli peale, nii et vastav väli jääks siniseks ning vajutage ctrl+v. Kui teil on andmed n-ö laiali ehk veerud pole järjekorras, siis kopeerige veergude kaupa (kõigepealt nimi, seejärel summa jne).

Etappidena on seadistamine järgmine:

  • Tehke ERPLY Booksi konto.
  • Üldised organisatsiooni seaded:
    • kas olete käibemaksu kohustuslane? Kui ei ole, siis minge Sätted -> Firma andmed ja võtke maha sellekohane linnukene. Lisaks minge Sätted ->KM liigid ja pange maksuvaba käibemaksu tüübiks “Peamine KM”;
    • minge Sätted -> Firma andmed -> Üldandmed. Täpsustage ettevõtte andmeid. Seejärel sealt ülalt valige “pank” ja määrake ära oma pangaandmed – need jõuavad arve peale.
  • Nüüd impordi klientide andmed, mis on vajalikud arve peale. Seda saab teha Sissetulekud -> kontaktid, +Lisa ning eelpool kirjeldatud importfunktsiooni abil kopeerida andmed Excelist. Seejärel Salvesta.

2. Uue kontakti sidumine tema poolt tarbitavate teenustega

Kui kontaktid on imporditud/loodud, siis võib alustada kontaktile lisama tema tarbitavaid teenuseid, nende maksumust ja nende ükikasju.

ERPLY Booksi pealehelt avaneb otsinguriba, mille kaudu saab juurdepääsu kinnisvaramoodulile. Trükkides sisse “kinnisvara” avaneb neli vastet, millest igaüks on oluline ja vajab sisseseadmist.

Nendeks on:

  • Kinnisvaraartiklid
  • Kinnisvarareeglid
  • Kinnisvarakliendid
  • Kinnisvaraarved.

Järgnevalt vaatleme, milles nende olulisus seisneb, ning kuidas neid korrektselt seadistada.

2.1 Kinnisvaraartiklid

Kinnisvaraartiklite all mõeldakse neid teenuseid või kulusid, mille eest arveldatakse (nt küte, üür, kommunaalkulud, reklaamkulud jne). Artiklite puhul tuleb tähele panna järgnevaid punkte:

kinnisvaraartiklid

Artikkel tuleb kõigepealt luua. Uusi artikleid saab luua Kinnisvaraartiklid -­> +Lisa

  • Lisa artikli nimi. Sellele nimele liites |MONTH| lisatakse arvele selle kuu nimi, mille kohta arve esitatakse (nt soojus jaanuar, prügi veebruar jne)
  • Arvutustüüpe on viis:
    • kaalutud keskmine kõigest
    • kaalutud keskmine üüritust
    • fikseeritud vastavalt pinnale
    • fikseeritud (nt rent)
    • fikseeritud ruutmeetri hind (erinev klientide lõikes)
  • väärtus – kasutusel fikseeritud väärtuste korral.
  • kirjeldus – kasutaja saab lisada artiklile soovi korral märke või täpsustuse.

2.2 Kinnisvarareeglid

Kinnisvarareeglid määravad ära need parameetrid, mille alusel programm edasisi arvutusi tegema hakkab.

kinnisvarareeglid

  • Reeglid
    • vaja üldine pindala panna. Näiteks on sul asutuses pindalaks 500 ruutmeetrit või korteriühistu korral kõikide korterite pinnad kokku.
    • NB! Nimi peab olema: ATTRIBUTE_REAL_ESTATE_TOTAL
  • Projekt
    • Kui hallata on erinevaid maju, kortereid vms pindu, siis saab neid selle funktsiooni abil eraldi vaadelda.

2.3 Kinnisvarakliendid

kinnisvarakliendid

  • Kinnisvaraklientide all mõeldakse lepingulisi kliente, kellele teenust osutatakse.
  • Siia märgitakse ka fikseeritud väärtused nagu rent, kinnisvara hooldusfond jne.
  • Kui kliendil on fikseeritud väärtus prügi jaoks, siis tuleks see siia lisada.
  • Uusi kliente saab lisada mitmeti.
    • Lihtsaim viis seda teha on kasutades ERPLY Booksi impordifunktsiooni. Protsess on äärmiselt lihtne: kopeerige Excelist kontaktide andmed ctrl+c, minge ERPLY Booksis tabeli peale, nii et vastav väli jääks siniseks ning vajutage ctrl+v. Kui teil on andmed n-ö laiali ehk veerud pole järjekorras, siis kopeerige veergude kaupa (kõigepealt nimi, seejärel summa jne).
    • Seda saab teha Sissetulekud -> kontaktid-> +Lisa ning avanenud aknas saab kirja panna uue kliendi andmed.

2.4 Kinnisvaraarved

Valides kinnisvaraarved, avaneb esmalt väike aken, milles küsitakse ajavahemikku, alates millisest kuupäevast arveid otsime ning lõpetades selle ajaga, mil me arved välja saadame.

Seejärel kuvatakse arved ekraanile. Kui periood on valitud, avaneb loetelu vastava perioodi arvetest. Klientide lõikes on välja toodud, millised on olnud nende fikseeritud kulud, muutuvkulud (soojuskulud vms) vastavalt pinna suurusest, mille eest arved esitatakse. Muutuvkulusid on võimalik lahtrite seas muuta. Tuleb vaid lahtrile klikkida ja soovitud muudatused teha.

Kui on soov näha, millise kujundusega arved klientidele saadetakse, siis seda on võimalik teha

Aruanded -> Müügiarved. Avanenud kuvas tuleb otsida üles soovitud arve, kasutades selleks siis kliendi nime või mõnda muud võimalust (arve nr, saatmiskuupäev vms). Kui otsitud arve on leitud, siis sellele klõpsates ja vajutades Vaata avaneb müügiarve kuvand. Prindi&Saada nuppu vajutades avaneb aken, millest on võimalik kopeerida link ja saata see arve ka teisi kanaleid mööda.

prindisaada

3. KKK

Kust näha kinnisvaraarveid?

Kinnisvara arveid saab näha pealehelt otsides “Kinnisvararved”. Seejärel avaneb aken, milles palutakse täpsustada ajavahemikke, millal arve loodi ning millal makse teostatakse.

Kust lisada uus leping?

Uue lepingu lisamiseks tuleb algul “Kinnisvarakliendid” lisada uus sissekanne.

Kuidas lisada lepingumuudatus?

Vastus sõltub sellest, mida soovitakse muuta. Kui soovitakse muuta fikseeritud hindasid (rent, ruutmeetrite arv vms), siis seda saab teha kasutades “Kinnisvarakliendid” funktsiooni. Kui soovitakse muuta muutuvaid hindasid, siis seda saab teha kasutades “Kinnisvaraarved” funktsiooni klikkides lahtri sisule ja seejärel tehes vajalikud muudatused.

Kui kliendil on kaks fikseeritud summaga lepingut, kuidas seda lisada?

Selleks tuleb avada peamenüüst Kinnisvarakliendid. Uue lepingu lisamiseks tuleb lisada uus leping vajutades +Lisa nuppu. Artikli nimeks tuleb valida soovitud klient. Seejärel lepingu seadistamine on juba juhendi alusel.

Mul on neli objekti, kuidas nende lõikes tegutseda?

Mitut objekti on võimalik hallata kasutades Projektide funktsiooni, mille leiab otsides pealehelt “Kinnisvarareeglid”. Kõik projektid tuleb eelnevalt reeglitesse sisse kanda kasutades nime ATTRIBUTE_REAL_ESTATE_TOTAL ning määrate objektide kogupinnad.

Kuidas muuta juba loodud arveid?

Selleks tuleb avada peamenüüst Kinnisvaraarved ning kui õige arve on leitud, tuleb see avada ning seejärel saab seda redigeerida.

Kuidas teha osalist sisestamist?

Sisestamine on ERPLY Booksis imelihtne! Sisestada on võimalik täpselt nii palju andmeid ja seadeid korraga, kui aega on. Tuleb vaid salvestada ning jätkata saab sealt, kuhu eelmisel korral pooleli jäi.