Kannete valideerimine
Käesolev juhend kirjeldab, kuidas toimub kannete valideerimine ERPLY Books’is.
Funktsionaalsus on mõeldud järgmistel juhtudel:
- Sul on vaja igale kandele määrata kindlad projektid ja on vaja panna peale kontroll, et kõik kanded sisaldavad projekte.
- Sul on vaja saata kanded ERPLY Booksist välisesse süsteemi, kuid sinna saatmisel peavad kanded sisaldama projekte ja muid tunnuseid.
Kannete valideerimise reeglid
- Leidub n-ö aadress, mis vastab kandele:
- Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupp A
- Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B
- Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B, C
- Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B, C, D
- Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B, C, D, E
- Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B, C, D, E, F
- Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B, C, D, E, F, G
- Kontole vastavad reeglid:
- Kui on määratud konto X, siis peab olema määratud projektigrupp A. (Ühele kontole saab lisada nii palju reegleid kui palju tarvis).
- Projektigrupi välistamine konkreetselt kontolt
- Kui on määratud konto X, siis ära lisa projektigruppi A.
- Kui konto number algab tähtedega X, siis ära lisa projektigruppi A (näiteks selle jaoks, et lisada projektigrupp A ainult kulukontodele ja kulukontod hakkavad numbriga 6, siis lisa viis rida reeglitega, kus on X väärtuseks 1, 2, 3, 4 ja 5)
Seadistamine
- Kannete kinnitusringi kasutamisek ava “Sätted” > “Üldised sätted” ja pane linnuke järgmise seadistuse ette:
- Aadresside seadistamiseks otsi pealehe otsingust “Kontode postitusaadressid” ja lisa soovitud read.
- Kontode reeglite seadistamiseks otsi pealehe otsingust “Koondaruande kontode reeglid”. Lisa sinna iga üksik reegel konto kohta.
Kande valideerimise reegleid on võimalik lisada ka vältimaks raamatupidamislikke vigu. Näiteks soovid lisada reegli, et Nõuded ostjatele kontol tohib kasutada ainult ‘’Müügiarvete kanded ja laekumised’’ kande tüüpi ehk kõikide teiste kande tüüpide kasutamine Nõuded ostjatele kontol on keelatud.
Kande valideerimisreeglid saad seadistada Üldiste sätete all (Sätted -> Üldised sätted).
Vajutades ‘’Halda’’ nuppu avaneb moodul, kus on võimalik seadistada nii mitu reeglit kui soovid. Uue rea lisamiseks vajuta ‘’Lisa’’ nuppu.
Lahtrite selgitused:
Aktiveeri – jah/ei (ülal toodud näite puhul vali ‘’Jah’’)
Tüüp: kas keelame, lisame või ütleme, et projekt on kohustuslik.
Ehk siis:
- “Lubatud: Jah” tähendab, et “Konto nõuded ostjatele on lubatud kasutada tüübiga ‘’Müügiarvete kanded”.
- “Lubatud: Ei” tähendab, et “Kontot nõuded ostjatele ei tohi kasutada tüübiga “Käsikanded””.
- Kohustuslik väli: Projekt: vali juhul, kui soovid lihtsalt, et igal tehingul oleks peal kindel projekt
Konto – vali siis kui tahad ‘’Lubatud jah/ei’’ kasutada või kui tahad projekti kohustuslikkust määrata kindlale kontole
Kande tüüp – saab määrata ‘’Lubatud jah/ei’’ puhul kande tüübi, see väli ei ole kohustuslik
Deebet/kreedit – saab öelda, et ‘’Lubatud jah/ei’’i ainult deebet või kreedit, see väli ei ole kohustuslik
Projektigrupp – sellega saab fikseerida, mis projektigrupp kohustuslik kui projektid on kohustuslikud
Kannete staatused
Staatused, mida programm määrab automaatselt:
- Kinnitamata – kanne pole saadetud välisesse süsteemi ega pole valideeritud
- Kinnitatud – kanne pole saadetud välisesse süsteemi, kuid on valideeritud
- Lukustatud – kanne on saadetud välisesse süsteemi
Kannete staatusi saab jälgida käsitsi “RMP” > “Kanded”. Seal on eraldi staatuse järgi otsimise filter.
Kannete valideerimise protsess
Protsess:
- Iga kanne, mida lood, on vaikimisi staatuses “kinnitamata”.
- Iga öö kontrollib programm automaatselt, kas on kinnitamata kandeid ja proovib need üle kinnitada vastavalt loodud reeglitele.
- Kui oled seadistanud välisesse süsteemi saatmise, siis saadab kanded välisesse süsteemi.
Kannete automaatne kinnitamine:
- Süsteem püüab iga kande kinnitada iseseisvalt
- Kanne on valideeritud, kui iga kande rida on valiidne
- Kui kande valideerimine ebaõnnestub, siis programm saadab selle kohta emaili
NB: siin väljatoodud õigused ei välista kande staatuste käsitsi muutmist. Selle jaoks võib lihtsalt kande avada ja seal staatuse ära muuta.
Välisesse süsteemi saatmine
Selleks, et seadistada välisesse süsteemi automaatne saatmine ERPLY Books’ist, võta ühendust ERPLY Books’ga support@erplybooks.com.
Ühendused automaatseks ühendamiseks on loodud SAP’ga, Xero’ga ja Sage’ga.
Nimetatud integratsioonid sõltuvad reeglitest. Näiteks Xero’sse saadetakse arved automaatselt, mistõttu valideerimissüsteemi aktiveerimine vajab eraldi konsultatsiooni.
Koondaruande käsitsi allalaadimine
Kui soovid vaid koondkannete edastamist välisesse süsteemi, siis selle jaoks saab välja võtta ka CSV kujul koondaruande.
Sinna saab lisada järgnevat informatsiooni:
- Kõik kanded koos projektigruppidega
- Koondkanded koos projektigruppidega
Neid andmeid saab alla laadida kannete moodulist (“RMP” > “Kanded”). Seal on mõlemad võimalused eraldi nupu alt valitavad.
Koondaruande seadistamine nõuab aga suuremat tähelepanu. Nimelt on vaja öelda, mis järjekorras ja mis struktuuris andmeid prinditakse. Selle jaoks otsi pealehelt “Koondaruanne” ja lisa sinna read täpselt sellises järjekorras nagu vajad.
Võimalikud väljad on:
- Projektigrupp
- Klient
- Konto number
- Konto nimi
- Käibemaksukood
- Käibemaksu nimi
- Organisatsiooni registrikood
- Tühi veerg
Uuendatud 17.09.2021