Kontoplaan
ERPLY Booksis saab kontoplaani hallata, kui minna ‘’RMP” -> “Kontoplaan’’. Seal näete, et igal kontol on oma konto number, nimi ning muud veerud.
- Lisaks on olemas „Valuuta” veerg. Ettevõtte põhivaluutast erinev valuuta saab olla ainult rahakontol.
- „Periood lukustatud kuni” veerg võimaldab lukustada konkreetse konto, kui selle konto lukustamise kuupäev peab olema hilisem kui ettevõtte üldine lukustamise kuupäev. Näiteks kui kõik pangakonto tehingud on sisestatud, saab pangakonto lukustada ning enne lukustamise kuupäeva ei saa sellel kontol tehinguid enam muuta, lisada ega kustutada.
- „KM” veergu kasutatakse maksude automaatsete teisenduseks.
Uue konto loomine
Kui soovite lisada uue konto, vajutage all olevat + märki. Seal avaneb aken, kus tuleb täita konto andmed. Oletame näiteks, et soovite lisada uue kulukonto.
- Konto number – sisestage sobiv konto number
- Konto nimi – sisestage soovitud nimi
- Konto tüüp – Kulud
- Bilansi tüüp – lisatakse automaatselt, sest seda kontot ei kuvata bilansis, vaid kasumiaruandes
- Kasumiaruande tüüp – näiteks „Muud ärikulud”
- Rahavoogude tüüp – vaikimisi on selleks „Ärikasum”, kuid seda saab vajadusel muuta
Kõiki olemasolevaid kontosid näete näiteks arvel konto valimisel. Kui avate uue ostuarve (Ost → Ostuarve (Lisa uus)) ning valite kulukonto, kus kuvatakse seal ka äsja loodud uus kulukonto.
Süsteemikontod
Süsteemikontod leiate menüüst „Sätted → Algandmed → Süsteemikontod”. Süsteemikontod on ERPLY Booksi vaikimisi kontod, mida kasutatakse erinevate tehingute puhul. Näiteks: Arvelduskonto (pank), Nõuded ostjatele, Ettemaksed tarnijatele, Klientide ettemaksed, Võlad tarnijatele, Põhivarad ja muud süsteemikontod. Vajadusel saate neid kontosid muuta. Muudatuste salvestamiseks vajutage kindlasti rohelist (Salvesta) nuppu.
Üks sagedamini kasutatavaid süsteemikontosid on Arveldusarve (pank). Pangaimpordi tegemisel pakub süsteem seda kontot vaikimisi.
Teine väga sageli kasutatav konto on Nõuded ostjatele. Seda kontot kasutatakse vaikimisi müügiarvete koostamisel ja müügiarvete laekumiste registreerimisel.
Sageli kasutatakse ka kontot Ettemaksed tarnijatele. Kui lisate tarnijatele ettemakse, kasutatakse vaikimisi just seda kontot. Uue põhivara lisamisel kasutatakse automaatselt Põhivara kontot. Amortisatsiooni kontot kasutatakse vaikimisi põhivara amortisatsiooni arvestamiseks (RMP→ Arvuta amortisatsiooni). Soovi korral saab akumuleeritud kulumikontot muuta iga põhivara puhul eraldi, avades Ostu-müügi artiklid.
Kui vastav väli on ostu-müügiartikli kaardil tühi, kasutatakse „Amortisatsiooni” süsteemikontot. Käibemaksuvõla süsteemikontot kasutatakse vaikimisi käibemaksukohustuse kajastamiseks. Seda saab muuta menüüs „Sätted → KM liigid”, kuid uue maksumäära loomisel valitakse vaikimisi sama Käibemaksuvõla süsteemikonto.Books kasutab sageli ka Põhitulu kontot. Näiteks uue müügiarve loomisel või andmete sünkroniseerimisel teisest süsteemist kasutatakse vaikimisi põhitulu kontot, kui eraldi reegleid pole seadistatud. Uue ostuarve lisamisel valitakse vaikimisi kontoks Teenuste kulud.
Järgnevas videos on näidatud, kuidas ERPLY Booksis kontoplaani hallata: