Arvete automaatne väljasaatmine

Arvete automaatne väljasaatmine võimaldab saata koostatud arved klientidele ilma neid ükshaaval käsitsi edastamata. Süsteem kontrollib määratud reeglite alusel, millisel viisil tuleb arve kliendile saata – näiteks PDF-arvena e-posti teel või e-arvena operaatori kaudu. See aitab säästa aega, vähendada käsitsi tehtavaid toiminguid ning tagada, et arved jõuavad õigel ajal õigete saajateni.

Saada e-arved tarkvarasse

Igal kontaktikaardil peab olema kontaktide all aken “Saada e-arved tarkavarasse”, kust saab aktiveerida seda funktsionaalsust. 

Selle lisamiseks minge ülemisest menüüst “Sätted” -> “Üldised sätted” ning otsige “Lisavõimalused moodulisse”.

Kui see on leitud, siis vajutage “Halda” ning avaneb aken. Sealt vajutage “+ Lisa” nupule ning lisandub uus rida.

  • Operatsioon: contacts ehk missugusse moodulisse tuleb funktsionaalsus
  • Tüüp: ACTIVITY_ITEM_COMBO
  • Atribuut: ATTRIBUTE_ENTITY_SEND_EINVOICE_SOFTWARE
  • Nimi: Saada e-arved tarkvarasse
  • px: vaikimisi 0
  • Tüüp: väärtus (value)
  • Väärtused: btn_yes=true|btn_no=false

 

Kui lahtrid on täidetud, siis salvestage muudatused, vajutades “Salvesta”. 

Seda juurutust saate leida kontakti all, kui lähed “Müük/Ost” -> “Kontaktid”, avades kindla kontakti. 

  • Jah – siis saadab kontaktile e-arved 
  • Ei – siis ei saada kontaktile e-arved 

Kasuta arvete saatmise jälgimise võimalusi?

See reegel lisab “Laekumata arvete” moodulisse nuppu “Ootel Arved”. 

Selleks tuleb minna “Sätted” -> “Üldised sätted”, leida reegel nr 25 ning panna sellele linnukese, kui veel pole. Peale seda salvestage muudatus ja uuendage lehte (refresh).

 

Avades “Laekumata arved” (“Nõuded ostjatele”) pealehelt või “Müük” -> “Müügiarved” -> “Laekumata arved”) ning näete, et on tekkinud nupp “Ootel arved”. See võimaldab vaadata, kellele missugused arved on saatmata. 

Arvete automaatne saatmine

Pealehelt otsige otsinguribast “Arvete automaatne saatmine”, avaneb see moodul ning seejärel vajutage “+ Lisa”, et tekiks uus rida.

 

Vaikimisi on veerud nagu üleval toodud pildil. 

  • Aktiveeri: Kui määrata “Jah”, siis arvete automaatne saatmine aktiveerub just nende reeglite järgi, mis on selles reas seadistatud. Kui määrata “Ei”, siis reegel enam ei tööta.
  • Saada email?: Kui määrata “Jah”, siis seda arvet saadab süsteem ka e-mailina. Kui “Ei”, siis emaili ei saadeta.
  • Ära saada arveid tüübiga ‘kassa müügiarve’?: Kui määrata “Jah”, siis süsteem saadab ka kassas olevaid müügiarveid. Kui “Ei”, siis saadab ainult arveid ja arvete saatelehti.
  • Ära saada eraisikutele?: kui määrata “Jah”, siis arvet ei saadeta eraisikule. Kui “Ei”, siis arvet saadetakse ka eraisikutele
  • Ära saada vanemaid kui N päeva vanuseid arveid?: saadab arveid, mis on vanemad kui N päeva.
  • Mis täistunnil saata?: kuna süsteem saadab UTC aja järgi, siis tuleb määrata aeg kaks tundi enne saatmisaega.
  • Dokumendi tüüp: siia saab määrata dokumendi tüüpi, mida saata. 

 

Kui lahtrid on täidetud vastavalt soovile, siis tuleb salvestada muudatusi, vajutades “Salvesta” nupule. 

Näiteks saab seadistada nii, et süsteem saadab 3 päeva vanuseid laekumata arveid kell 20:00, mille tüübiks on arve saateleht või arve, ainult juriidilistele isikutele. 

  • Aktiveeri: Jah
  • Saada email?: Ei
  • Ära saada arveid tüübiga ‘kassa müügiarve’?: Jah
  • Ära saada eraisikutele?: Jah
  • Ära saada vanemaid kui N päeva vanuseid arveid?: näiteks 3
  • Mis täistunnil saata?: kui on soov saata kell 20:00, siis tuleb lahtrisse määrata kell 18:00. 
  • Dokumendi tüüp: tühi

Samuti saab lisada teisi reegleid uute tingimustega, nagu soovid. Näiteks on võimalus lisada samasugust reeglit ainult muu kellaajaga. 

NB! See reegel on aktiivne ainult nende kontaktikaartide puhul, millel on aktiveeritud “Saada e-arved tarkvarasse”.

Kui perioodiliste arvete all on märgitud, et saada emailiga “jah”, siis arve automaatne saatmine ei saada automaatselt e-arve välja.

 

 

Muud reeglid, mida lisada

Reegleid saab lisada globaalsetesse atribuutidesse (pealehelt otsi “Globaalsed Atribuudid”). 

Kui see on leitud, siis vajuta “+ Lisa” nupule ning reeglite lõppu tekib uus tühi rida. 

Reeglid, mida lisada:

  • Nimi: GLOBAL_USE_DOCUMENT_ATTRIBUTE_TYPE
  • Väärtus: true

See reegel on vajalik selle jaoks, et Erply laost tulevad arvete saatmise välistamised saaksid baasis korrektse tüübi.

  • Nimi: GLOBAL_UPDATE_INVOICE_AFTER_SENT
  • Väärtus: see tuleb panna vastavalt sellele, mida tahate saada tulemusena. Kui tahad, et muutuks staatus, et arve on emailiga saadetud, siis saad panna invoiceState=MAILED. Muudatus tehakse Erply müügiarvele. Dokumentatsioon on siin: https://learn-api.erply.com/requests/savesalesdocument

See reegel uuendab Erply laos arveid vastavalt selle väärtusega, mis on “Väärtuse” lahtri all.

Kui reeglid on lisatud, siis salvestage ja tee lehele uuendus (refresh).