Arve saatmine e-mailiga ERPLY Books’ist

Arve saatmine e-mailiga ERPLY Books’ist

Käesolev juhend on koostatud, selgitamaks, kuidas saata arveid ERPLY Books’ist ning mida sisaldab endas ja kuidas muuta saadetava e-maili sisu. Arve(te) saatmiseks võib kasutada ka muid teenuseid, mis pakuvad e-maili(de) saatmise võimalust (näiteks  Gmail), kui laadida arve ERPLY Books’ist endale arvutisse ja lisada see manusena saadetavale kirjale juurde.

1.  Kus asub arve saatmise võimalus ERPLY Books’is?

Arvet/arveid saab e-mailiga saata mitmest kohast:

  1. Avage soovitud arve ning vajutage alumisel tegumiribal ümbriku nupule. Sellisel juhul saab otse muuta ka saadetava arve e-maili sisu ning süsteem teavitab Teid (paremale alla nurka ilmub pisike kast), kui arve on juba kliendile e-mailiga saadetud.
    muugiarve2
  2. Sissetulekud → Laekumata arved → Laekumata arved, märgistage linnukesega soovitud arve(d) ja vajutades alumiselt tegumiribalt nupule ‘Veel’ → Saada e-mail. Sellisel juhul saadetakse arve otse kliendi e-mailile.
    laekumata-arved2

Kui Teile ilmub ette veateade, mis kirjeldab, et kliendile pole määratud e-maili aadressi, siis tuleb esmalt minna lehele Sissetulekud või Väljaminekud → Kontaktid ja lisada soovitud kliendile õige e-maili aadress (kliendi nime ees asuvast nupust ‘i’ pääseb kliendi kaardile ja pärast muudatuste tegemist, tuleb need ka salvestada).

kontaktid

  1. Sissetulekud → Laekumata arved → Müügiarved (kõik on sama, mis eelmise näite puhul).

2.  Kus saab muuta e-maili sisu?

Arve saatmisel kuvatava e-maili sisu saab muuta lehel Sätted – Üldised sätted asuvas kastis “Arve e-maili tekst.” Vaikimisi kuvatakse arve e-maili tekstina: Müügiarve, PDF: (koos lingiga arve PDF versioonile) ja Link: (arve HTML lingiga). Arve e-maili tekst võib olla Teie poolt lisatud tekst või HTML koodina sisestatud kindlad parameetrid, mida süsteem peab kirja sisusse tagastama.

uldised-satted

3.  Mida saab lisada arve e-maili teksti juurde?

Kui Te ei soovi vaikimisi kuvatavat tekstisisu kasutada, siis võite lisada enda poolt soovitud teksti (milleks võib olla nt. signatuur) või kindlad parameetrid, mille alusel süsteem tagastab tekstile juurde kindlad väärtused. Parameetrid, mida saab kasutada on:

  1. |USER| – tagastab kirja saatja nime
  2. |NUMBER| – tagastab arve numbri
  3. |CUSTOMER| – tagastab kliendi nime
  4. |HTML_LINK| – tagastab arve HTML lingi
  5. |PDF_LINK| – tagastab arve PDF lingi
  6. |EINVOICE_LINK| – tagastab e-arve lingi
  7. |USERNAME| – tagastab kasutaja e-mailiaadressi

Lisaks, kuna arve emaili tekst on HTML kood, siis saab kasutada ka kõiki HTML võimalusi:

  1. <br><br> – jätab e-mailis kahe parameetri/sõna vahele tühja rea
  2. <br> – jagab e-mailis kaks väärtust eri ridadele (ei jäta tühja rida vahele)

Nt. soovite lisaks vaikimisi kuvatavale teksti sisule lisada juurde oma meiliaadress (reavahega). See tuleb sellisel juhul kirjutada kasti järgnevalt:
arve-tekst