Ostuarvete automaatne loomine

Tegemist on juurutava protsessiga ja kasutajatugi selle teenuse kliendipoolsel seadistamisel puudub. Juurutuse hind on 75€/h + KM. Juurutuse soovi korral võtke ühendust info@erplybooks.com.  Antud juhend on protsessi kirjeldav.

Arve pealt andmete tuvastamine

Ostuarvete postkast automatiseerib ostuarvete sisestamist nii palju kui võimalik. Ostuarvete sisestamiseks saab lisada reeglid, mille järgi teeb ERPLY Books ostuarve automaatselt valmis, kui see postkasti jõuab.

Parimaks andmete äratundmiseks tuleb süsteemi lisada järgmised komponendid:

  1. Ostuarvete automaatse loomise reeglid – nende järgi tuvastab süsteem, kust ja kellelt arve tuleb, mis failitüüpi otsida jne. Lisaks saab siin määrata ka kopeeritava arve, millelt võetakse enamus lähteandmed uue arve koostamiseks
  2. Hankija arvete käibemaksud – siia saab lisada, milliste käibemaksumääradega antud hankija arveldab antud arve liigi lõikes

Kui soovid 100% arve sisestamise automatiseerida, siis on võimalik seda teha “Arve komponentide mapper” mooduli kaudu. Siin saab määrata, mis kohast arvelt väljad võetakse. See lahendus on juurutatav ja selle mooduli seadistamiseks võtke meiega ühendust info@erplybooks.com. 

1. Ostuarvete automaatse loomise reeglid

Kirjuta pealehe otsingusse “Ostuarvete automaatse loomise reeglid”. Ja lisa sinna iga arve jaoks ERALDI RIDA. 

Lisada saab järgmised andmed:

1. E-mail

    • Määra see juhul, kui arve tuleb alati kindla emaili pealt ja teisi ostuarveid selle emaili pealt ei tule. Siis on kindel, et ostuarve loomisel on rohkem unikaalsust. Määra see juhul, kui arve pole masinloetaval kujul.
    • Näited:
        • “Minu Nimi <minu.nimi@website.com>”
        • minu.nimi@website.com

2. Märksõna

    • NB: Tegu on kõige tähtsama punktiga reeglites – selle kaudu käib peamine tuvastamine, kas tarkvara võib arve luua
    • Kirjeldus:  tarkvara kontrollib, kas ostuarve peal on olemas kõik märksõnad, mis on siin kirjeldatud
    • Soovitused:
        • märksõnadest peab välja tulema unikaalsus, et teiste hankijate ostuarved sama märksõna alla ei läheks
        • üks võimalus unikaalsuseks on ära tunda IBAN numbrit
        • mõistlik on märkida ka unikaalne summa, mille peab arve pealt leidma
    • Sisestusreegel: mitme märksõna eraldamiseks kasutage | tähemärki
    • Näide:
        • Hankija IBAN on EE9909123456789012 ja igakuine arve summas 120,00 EUR. Seega võib teha märksõna reegli EE9909123456789012|120,0 (sest arve peal on samal kujul komaga kirjas)
        • mobiilioperaator saadab Sulle kaks arvet kuus – interneti ja mobiiltelefoni. Interneti arve saame automatiseerida, sest see on kogu aeg sama. Oletame, et IBAN on EE9909123456789012, arve summa 33 EUR ning arve kirjelduses on “Interneti kuutasu”. Seega märksõnaks lisame EE9909123456789012|33.00|Interneti kuutasu

3. Hankija

    • Kohustuslik väli: JAH, tuleb alati määrata

4. Tüüp

    • Kirjeldus – kontrollitakse, kas saadetud fail on selles formaadis
    • Kohustuslik väli: JAH
    • Väärtused:
        • PDF
        • E-arve
        • Pilt – toetatud formaadid on PNG, JPG, JPEG, GIF
        • Muu

5. Mitmes päev kuus

    • Kohustuslik väli: EI
    • Määra 0, kui pole oluline, mis kuupäeval on arve väljastatud

6. Dokumendi tüüp

    • Kirjeldus: kui Sul on väline müügisüsteem, mis pole Books’iga muul viisil ühendatud, siis on võimalik selleks ostuarvete postkasti kasutada. See vajab eraldi konsultatsiooni kasutajatoega.
    • Kohustuslik väli: EI
    • Väärtused: Müügiarve / Ostuarve (DOCUMENTS_BUY)

7. Vaikimisi

    • Kohustuslik väli: EI
    • Võimalus on lisada komplekseid reegleid arve äratundmiseks. See on ERPLY Books’i admin funktsioon ja vajab juurutust (tasuline).

8. Kopeeritav arve

    • Kirjeldus: lisades kopeeritava arve numbri, suudab programm kõik vajaliku info võtta eelneva arve pealt.
    • Kitsendus: kopeeritav arve toimib ainult sama summaga arvete puhul. Näiteks igakuine ERPLY Books’i rendiarve.

2. Hankija arvete käibemaksud

Et tarkvara saaks arvutada arve pealt käibemaksu, saad iga hankija jaoks sisestada käibemaksu liigi või käibemaksumäära, mida selle hankija arvetel kasutatakse. Kirjuta pealehe otsingukasti “Hankija arvete käibemaksud”.

Iga hankija kohta on mõistlik lisada, mis käibemaksumääraga arveid ta saadab. Ühe käibemaksu määraga arvete sidumiseks on vaja arve kokku summat ja käibemaksumäära, mille järgi arvutatakse käibemaksusumma. Selle järgi saab programm arvutada ka arve netosumma. 

Aga mis siis, kui arvel on kaks käibemaksumäära? Näiteks Telia saadab Sulle iga kuu mobiilsideteenuste, kontori interneti ja parkimisteenuse arve. Need tuleb selgelt eristada. Selleks tuleb täita tulbad KM(1) ja KM(2). Selle seadistamiseks tuleb üldiselt seadistada ka “Arve komponentide mapper”, mis vajab juurutamist.

Ostuarve automaatse loomise protsess

1. Hankija saadab arve ostuarvete postkasti e-mailile.

2. ERPLY Books võtab failist kogu info, mis võimalik:

    • kui ei suuda failist midagi välja lugeda (näiteks hankija saadab arve Word failiga), siis selle koha peal jääb protsess katki – fail jääb ostuarvete postkasti rippuma ja saad selle ise sisestada programmi
    • kui suudab failist info välja lugeda, siis otsib ERPLY Books sobiva reegli, mis on unikaalselt sobiv antud arvele
        • unikaalse reegli korral püüab tarkvara arve jaoks kõik vajalikud andmed välja võtta
        • arve nr ja kuupäev tehakse arve kopeerimisel tühjaks ning neid proovitakse parsitud andmetest tuletada
        • pärast andmete määramist kontrollib tarkvara, kas mingi väli on tühi ja selle kohta on eraldi reegel lisatud (vaata üldiste sätete alt “Vaikimisi reeglid ostuarve impordiks”)

3. Järgmiseks (ja ühtlasi viimaseks) tegevuseks kontrollib Books, kas on töötajaid, kellele on määratud kinnitusringi reegel hierarhiaga 1. St et kes peaks saama e-mailile arve (faili) kinnitamiseks koheselt. Kui on, siis saadetakse e-mail välja, et kinnitaja saaks arve kinnitada.