Automaatne pangasaldo kinnitamine (reconciliation)

 

Kui klient teeb e-poes ostu pangaga, tekib sama tehing kahes kohas: ERPLY laos (tellimus + laekumine) ja ERPLY Booksis (pangatehing pangast). Need tuleb omavahel ära siduda kuna vastasel juhul tekib topeltkirje.

Tehingute seostatakse 3 parameetri alusel:

  • Kuupäev – Kuupäevad peavad kattuma või jääma lubatud vahemikku
  • Summa – sidumise puhul peab summa klappima 100%
  • Kirjeldus – kirjelduses peab esinema eelseadistatud eesliide (nt VT-) koos unikaalse koodiga

Antud seadistuse lisamiseks tuleb ERPLY Booksis lisada globaalne atribuut:

  • Kirjuta pealehe otsingusse “Globaalsed Atribuudid”
  • Avanenud aknas tuleb lisada uus atribuut vajutades “+ Lisa”: 
  • Nimi: GLOBAL_BANK_IMPORT_AND_RECONCILE; Väärtus: true

Järgnevalt tuleb seadistada lisatabelid, mis aitavad leida sobivaid tehinguid:

  • Õige kirjelduse  leidmiseks kasutatakse ALT. Value ja Value2 veergu. 
    • (Alt. )Value – otsib pangatehingu kirjelduses eesliidet Booksis (nt ID.VT-…..)
    • (Alt. )Value2 – otsib kirjeldust ERPLY laost (nt VT-……)
  • Int Number veeru number määrab kui pikk kirjeldus peab eesliidele järgnevalt sisaldama. See väldib vigu, kus kirjeldus sisaldab eesliidet, kuid puudub piisavalt pikk kirjeldus. Nt kui Int Number==5, siis VT-”123456” sobib, kuid VT-”12345” juba mitte.
  • Atribuudi salvestamiseks vajuta: Salvesta

Lisaks on võimalik luua ka sama nimetusega atribuute, kuid teiste lisatabelite väärtustega. See on vajalik näiteks kui kirjelduses kasutatakse erinevaid eesliiteid.

 

Sõltuvalt sellest, kuidas raha pangakontole jõuab, on kaks erinevat stsenaariumit:

 

Otse pangatehingu sidumine

Pangatehing saabub otse pangakontole ja jõuab kiiresti ERPLY Booksi. Süsteem seob ERPLY lao tehingu ja Booksi pangatehingu automaatselt. Raamatupidajal ei ole vaja protsessi käsitsi sekkuda.

Sidumine läbi viitlaekumise

Kasutatakse siis, kui raha ei jõua kohe pangakontole, vaid läbib alguses viitlaekumise konto. See on sarnane poes kaardimaksega: pood saab raha kätte alles järgmisel päeval, mitte kohe.

 

Selle teostamiseks tuleb eelnevalt käsitletud atrbuutidile lisada:

  • (Alt. )Value8 veeru tabelisse: true
  • Samuti võib Int Number2 veerus sisestada päevade arvu, mis määrab, kui hilja võib viitlaekumise tehing süsteemi jõuda. Näiteks kui Int Number2==4, siis reede õhtul (nt kell 23:55) tehtud ülekanne võib pangast saabuda veel esmaspäeval ja sidumine õnnestub.

NB! Selle teostamiseks tuleb kindlasti seadetes (Sätted → Üldised sätted→ Kinnita pangaimpordis seda kontot) määrata viitlaekumise konto.

Protsessi käik

Viitlaekumise sidumine põhineb kaarditerminali maksete kinnitamise loogikal, kuid toimib üks-ühele meetodil ehk iga pangatehing seotakse täpselt ühe tehinguga.

Kui pangatehing saabub, kontrollib süsteem automaatselt kõiki kinnitamata tehinguid ning otsib vastet kolme parameetri alusel: kirjeldus (eesliide + ID), summa (100% klappimine) ja kuupäev (Int Number2 vahemikus). Leides vaste, teeb süsteem tagatoas kaks toimingut:

  • Loob uue laekumise kreeditkirjega viitlaekumise kontole  raha liigub viitlaekumiselt pangakontole
  • Seob pangatehingu automaatselt vastava ootel tehinguga ehk tehing saab staatuse Korras == jah

Käsitsi kinnitamine

Kui automaatne sidumine ei leia läinud läbi(nt kirjeldus ei sisalda eesliidet või kuupäev ületab Int Number2 vahemiku), saab tehingud siduda käsitsi:

  • Mine „Müük” / „Ost” → „Pangaimport” ja leia tehing mille staatus on Korras == ei (not reconciled).
  • Tee tehingul paremklikk ja vali „Otsi ootel makseid”
  • Vali avanenud nimekirjast sobiv ootel tehing ja vajuta „Vali” ja “Jah”. Summa peab klapima 100%.
  • Süsteem teeb kreeditkirje viitlaekumise kontole ja tehingule ilmub veerus  Korras == jah ehk viitlaekumise tsükkel on lõpetatud.