Почта для сообщений о покупах

Почта для сообщений о покупах

Для Почта для сообщений о покупках см. Следующее видео:


С почтой для сообщений о покупках:

  1. У вас есть собственный адрес электронной почты, по которому клиенты, поставщики и сотрудники отчетности могут отправлять документы («Установки»> «Общие настройки»> раздел «Электронная почта»).
  2. Счета-фактуры и прикрепленные файлы будут отправляться непосредственно в почту для сообщений о покупках («Расходы» > «Purchase Inbox»)
  3. Когда это новый счет-фактура, нажмите кнопку «Создать счет-фактуру»,,
  4. Когда вы хотите добавить файлы в существующий счет-фактуре, выберите файл и нажмите кнопку «Найти и добавить в счет-фактуру».
  5. Вы можете найти созданные счета-фактуры в разделе «Расходы» > «неоплаченные закупочные счета».
  6. Используйте подтверждение счета-фактуры для подтверждения файлов и счетов-фактур перед оплатой.

Как начать?

  1. Дайте вашим поставщикам свой новый адрес электронной почты.
  2. Дайте свой адрес электронной почты сотрудникам, которые должны предоставить счета-фактуры за расходы (лица, представляющие отчетность).
  3. Переверните процесс — все счета-фактуры на покупку начинаются с почты для сообщений о покупках.
  4. Начните использовать подтверждение счетов-фактур.

1. Все документы находятся в одном месте

 1.1. Личный адрес электронной почты

Каждая компания имеет свой личный адрес электронной почты, который может быть предоставлен клиентам, поставщикам и сотрудники отчетности. Вы можете найти это в «Установки» > «Общие настройки».

Эта электронноая почта гарантирует, что все счета-фактуры, чеки, файлы и другие важные документы находятся в одном месте. Кроме того, это идеальный способ архивирования всех этих документов; если вам понадобиться увидеть эти документы через пять лет, они все еще будут сохранены. Эта функция обеспечивает, чтобы ни один из документов не пропал без вести.

Вы можете получить свой собственный псевдоним (например, вашеимя@app.erplybooks.com). Это бесплатно для компаний с большим пакетом. Если вы хотите получить свое собственное доменное имя (например, вашеимя@названиевашейкомпании.com), это повлечет за собой разовую дополнительную плату 500 евро.

Если вас это интересует, свяжитесь с нами по электронной почте support@erplybooks.com.

NB! Мы имеем право удалять адреса электронной почты с неуместными именами.

2. Ранее загруженные файлы – почта для сообщениях о покупках

Все счета-фактуры, файлы и другие документы, которые отправляются на ранее указанный адрес электронной почты, будут поступать в почту для сообщений о покупках. Вы можете найти это в разделе «Расходы» > Purchase Inbox ».

Если в разделе «Установки» > «Общие настройки» вы указали, что хотите использовать подтверждение счета-фактуры, то в почте для сообщений о покупках вы найдете отправленные счета-фактуры в статусе«Не подтверждено». Если вы не используете утверждение счета-фактуры, вы найдете их под статусом «В ожидании».

Вы можете видеть файлы с другими статусами при нажатии на ячейку «Статус». «Подтверждено» означает, что счет-фактура уже создана из файла. Вы увидете зеленую отметку, если файлы подтверждены, и черный восклицательный знак, когда файлы не подтверждены.

В левой части экрана вы можете увидеть все счета которые были отправлены, в правой части экрана, нажимая на некоторые счета-фактуры, вы можете увидеть счета-фактуры в формате PDF.

В приведенном ниже меню есть две кнопки: «Создать счет-фактуру» и «Найти и добавить в счет-фактуру».

3. Создать счет-фактуру

Если вы хотите создать новый счет-фактуру из файла, нажмите на кнопку «Создать счет-фактуру». Если это электронный счет-фактура и вы нажимаете кнопку «Создать счет-фактуру», система сможет прочитать счет-фактуру, потому что вся необходимая информация уже есть.

4. Найти и добавить счет-фактуру

Используйте эту кнопку, если вы хотите добавить файл в счет-фактуру. Например, если вы хотите собрать все покупки отчетного лица, вы можете найти этого отчетное лицо и добавить к нему файлы. Или, если у вас уже есть какой-либо существующий счет на покупку от этого отчетного лица, вы можете добавить файлы в этот счет-фактуру. Когда вы выбираете имя поставщика, вы можете выбрать предыдущие счета-фактуры, которые подключены к этому поставщику.

 Различные типы файлов

Существует четыре разных типа файлов: электронные счета, PDF-файлы, изображения и другие (например, файлы Excel).

  • С помощью электронного счета анализатор может считывать всю информацию. Это означает, что результат зависит от того, насколько успешно поставщик составил электронный счет-фактуру.
  • Анализатор PDF может считывать до 80% файла. Когда он не может прочитать часть информации (например, имя поставщика), тогда эта информация не была в базе данных. Анализатор PDF считывает точную информацию, например, дату, срок, сумму, поставщик, строки счетов.
  • Мы поддерживаем OCR метод (оптическое распознавание символов) с изображениями. Этот метод может считывать дату, поставщика, сумму. Поэтому сделайте снимок бумажного счета и загрузите его с телефоном. С помощью метода OCR мы можем сделать счет-фактуру из изображения.
  • «Другое» означает все другие типы документов. Например, файлы Excel. С этими файлами счет должен быть введен вручную.

5. Где я могу увидеть счета-фактуры?

Вы можете видеть созданные файлы из кредиторской задолженности («Расходы»> «неоплаченные закупочные счета»). Вы увидите счета-фактуры со статусом «подтверждено», когда вы выберете подтвержденный статус в почте для сообщениях о покупках.

6. Утверждение счетов-фактур

6.1 Настройка утверждения счета-фактуры

Согласование счетов — это процесс, который делает оплату счетов-фактур более безопасными. Это позволяет назначить ответственые лица, которые должны проверить счет-фактуру, прежде чем счет будет оплачен. Поскольку система подтверждает как файлы, так и счета-фактуры, это можно использовать в качестве цифрового архива.

Если вы хотите использовать утверждение счета-фактуры, сначала вам нужно определить, что вы хотите использовать это в настройках. Перейдите в «Установки» > «Общие настройки» и сделайте отметку «Использовать подтверждение счетов».

Затем перейдите в раздел «Правила утверждения счетов-фактур» и добавьте следующие настройки:

  • Включить (Да / Нет)
  • Минимальное количество утверждений?
  • Счет-фактура должена быть одобрена кем?

Затем сохраните и обновите страницу.

6.2 Использование подтверждения счета-фактуры
6.2.1 .Кто может подтвердить счет-фактуру?

Лицо, имеющее права верификатора, может подтвердить счета-фактуры. Эти привилегии можно добавить, когда вы перейдете в «Настройки» > «Пользователи». Вы увидите список пользователей. Дважды щелкните по адресу электронной почты пользователя, чтобы просмотреть привилегии. Сделайте отметку перед «Настройки-верификатор».

Если верификатор только проверяет, тогда разумно удалить право ввода в счеты-фактуры (удалите галочку перед  «Редактировать — Счета-фактуры»). Затем нажмите кнопку «Сохранить».

6.2.2 Процесс проверки

Как файл, так и счет-фактура могут быть проверены — в зависимости от того, что вам нужно в вашей компании. Если все ваши счета-фактуры должны быть заархивированы в системе, тогда требуйте чтобы счет-фактуру не было возможно отрравить без файла. Тогда используйте только  систему подтвирждения счета-фактуры — после того, как вы создали счет-фактуру из файла, система добавляет к нему статус «Подтвержденный». Поэтому вы не сможете создать счет-фактуру, у которой есть файл с «отклоненный» статусом. Если один верификатор отклоняет файл, а другой подтверждает его, тогда файл имеет отклоненный статус. Счет можно проверить, если все верификаторы одобрили его.

NB! Если вы получите файлы позже, тогда разумно сделать счета-фактуры заблаговременно. Ваш бухгалтер не сможет проверить и эти счета-фактуры останутся неподтвержденным. Тогда верификатор сможет утверждать эти счета-фактуры (или ждать счетов-фактур и их утвердить).

Различные статусы файлов:

  • Неподтвержденный — ждет, когда кто-то его проверит.
  • В ожидании — файл проверен, и пользователь может создать счет-фактуру
  • Подтверждено – счет-фактура составлена

Различные статусы счетов-фактур:

  • Подтверждено — файл добавлен в счет-фактуру, и верификатор одобрил его.
  • Не подтверждено — файл добавлен в счет-фактуру, но он еще не проверен. Или нет файла.
  • Заблокировано — пользователь не может выполнять дальнейшие операции с файлом, когда файл заблокирован.
  • Подтверждено и платеж отправлен в банк — файл были добавлен, и файл платежа был создан.

В почте для сообщений о покупках есть кнопка «просить подтверждения». При нажатии на нее, главный утверждающий, генеральный директор или кто-то другой получит электронное письмо с просьбой подтвердить счет-фактуру. Получатель электронной почты должен быть добавлен в список пользователей («Установки» > «Пользователи»). При нажатии кнопки «посить подтверждения» вы можете выбрать, кому вы хотите отправить это письмо. Вы можете использовать эту функцию, когда утверждающий не часто использует ERPLY Books, но вам все равно нужно его одобрение. Получатель получит электронное письмо и увидит файл счета, а при нажатии на ссылку он / она сможет подтвердить или отклонить счет-фактуру.

 6.3 Подробная информация об подтверждении счетов-фактур

  1. Невозможно подтвердить счет / файл, если он был отправлен кому-то (при использовании кнопки «просить подтверждение»), а получатель не подтвердил его. Получатель должен подтвердить или отклонить счет в электронном письме или в ERPLY books.
  2. Проверка по электронной почте — это процесс за пределами основной системы. Пользователи могут использовать его на телефоне, а ссылки идут только на одну операцию — подтверждение или отклонение.
  3. Если вы случайно выбрали неправильную ссылку, вам необходимо перейти в ERPLY Books и вручную утвердить / отклонить файл или счет-фактуру. Это означает, что вы не можете использовать один запрос дважды.
  4. Когда пользователь отклонил счет-фактуру 3 раза, и теперь нажимает на «Подтвердить», тогда остается последний статус — счет-фактура подтверждается.

Вопросы-Ответы

 Почему анализатор PDF не работает с моими файлами?

Информация будет считана, когда система поймет, что это счет-фактура (найдет заголовку, нижнего колонтитула и строки счетов-фактур), и текст должен быть в формате подходящего для копирования. Кроме того, мы поддерживаем определенные языки. Если счет-фактура находится в неизвестном формате и языке, тогда анализатор PDF не будет работать.

Анализатор PDF изменил счет-фактуру, и теперь строки счетов выглядят необычно.

Используйте кнопку «Дополнительно»> «Очистить строки»..

Что делать с бумажными счетами-фактурами?

Если у вас много бумажных счетов-фактур, сделайте снимок и загрузите их с помощью телефона. Они прибудут в вашу почту для сообщений о покупках, и вы сможете их архивировать.

Какой самый простой способ управлять отчетным лицом, у которого много покупок через месяц?

Дайте отчетному лицу свой ERPLY Books адрес электронной почты. Тогда они смогут отправлять все свои счета-фактуры и чеки в одно место. Нажимая на кнопку «Найти и добавлять к счету», вы сможете добавлять файлы к счету отчетного лица.

Что система делает с электронными счетами? (На данный момент мы поддерживаем EE, LV, FI)

Когда это простой счет, вся информация будет считана. Когда в этом электронном счете есть PDF или изображение, вы сможете видеть это изображение на экране, и система сможет считывать информацию. Когда это другой вид информации (а не PDF, e-счет или изображение), вы не увидите никаких изображений, и вы должны будете вручную ввести этот счет.

Как сделать копию счета-фактуры?

Когда вы выбираете поставщика (почта для сообщений о покупках), с которым у вас уже есть счета-фактуры, в нижнем меню появляется кнопка «Копировать». Когда вы нажимаете эту кнопку, вы можете увидеть информацию о предыдущих счетах, которые подключены к этому поставщику

Как найти продукты инвентаря?

Дополнительной настройкой является функция, которая позволяет находить продукты ERPLY из почты для сообщения о покупках. Вы можете добавить эту функцию в «Настройки»> «Конфигурация», в разделе «Другие параметры» сделать отметку перед «Поиск продуктов в почте»?» Затем сохраните и обновите страницу.

Этот параметр полезен в ситуации, когда у вас нет документа, который вы можете использовать для составления счета. Например, когда у вас есть заказ на поставку, тогда разумно создать счет-фактуру покупки, когда продукты поступят. Кроме того, вы можете получить информацию о счете покупки через EDI. Если у вас нет ранее составленных счетов-фактур, вы должны искать все продукты вручную. Это требует много времени. Здесь ERPLY Books может вам помочь. Если система может найти коды продуктов из счета-фактуры, то на основе этой информации он может найти продукты в ERPLY (при условии, что система имеет правильную информацию, она сможет найти нужные продукты: код поставщика, код EAN, название продукта).

Процесс:

  • Создайте счет-фактуру в почте для сообщений о покупках.
  • Если вы выберете поставщика (или программа находет поставщика), и это поставщик, связанный с инвентарем, то в приведенном ниже меню вы можете нажать кнопку «Найти в продуктах ERPLY».
  • Нажмите эту кнопку, и программа найдет подходящие продукты из инвентаря ERPLY.
  • Если перед строкой есть зеленая метка, это означает, что система нашла соответствие в инвентаре.
  • Если есть красная метка, система не нашла соответствия, и вам нужно вручную искать продукты (нажмите на логотип увеличительного стекла).
  • Если все строки верны, сохраните.

NB! Вы не можете брать продукты в инвентарь через почту для сообщений о покупках. Вы должны сделать это в инвентаре ERPLY. Поэтому, если вы не можете найти какой-либо продукт, проверьте, находится ли он в инвентаре ERPLY. Если нет, вы должны его добавить его.

Если в инвентаре и в счете-фактуре есть разные единицы, система не будет автоматически конвертировать эти единицы. Это дополнительная разработка, и если вы заинтересованы в этом, то свяжитесь с нами по электронной почте support@erplybooks.com.

Как вернуть продажи?

Вы можете вернуть продажи, если вы активировали функцию «Поиск продуктов в почте для сообщений о покупках?». Это дополнительная настройка, и вы можете добавить это в «Настройки»> «Конфигурация» и сделать отметку перед «Поиск продуктов в почте для сообщениях о покупках»?». Обычно, вы получаете счет-фактуру с документом со списком продуктов, которые вы должны вернуть, тогда эти должные вводяться вручную. Теперь вы можете забыть о ручном вводе данных, потому что анализатор PDF сделает это автоматически, связывая продукты, которые вы должны вернуть. Если вам нужно увидеть причину, по которой что-то возвращается, вы можете увидеть это под дополнительной информацией в ячейке «Причина возврата».

Если в этом списке отсутствуют некоторые продукты, добавьте строки для добавления продуктов. Сохраните, если у вас есть вся необходимая информация.