Pirkšanas iesūtne ERPLY Books

Pirkšanas iesūtne ERPLY Books

Pirkšanas iesūtne ir funkcija, kas palīdz automatizēt pirkšanas procesu. Šī pamācība izskaidro visas iezīmes un uzstādījumus, kas saistīti ar pirkšanas iesūtni.

Pirkšanas iesūtne jeb iepriekš augšupielādēto failu modulis ir funkcija, kas palīdz automatizēt iepirkšanas procesu. Šī pamācība izskaidro visas ar to saistītās darbības un uzstādījumus.

Ar pirkšanas iesūtni:

  1. Jums ir sava e-pasta adrese, uz kuru klienti, piegādātāji un pārskatu sastādītāji var nosūtīt dokumentus („Uzstādījumi” >” Konfigurācija”>sekcija „ E-pasts”).
  2. Rēķini un pievienotie faili tiks nosūtīti tiešā ceļā uz pirkšanas iesūtni („Iepirkumi un izdevumi” >”Iepriekš augšupielādētie faili”)
  3. Ja tas ir jauns rēķins, nospiediet „Izveidot rēķinu”
  4. Ja vēlaties pievienot failus eksistējošam rēķinam, izvēlieties failu un nospiediet „Atrast un pievienot rēķinam”
  5. Jūs varat atrast izveidotos rēķinus sadaļā „Iepirkumi un izdevumi” >”Neapmaksātie ienākošie rēķini”
  6. Izmantojiet rēķina apstiprināšanu, lai apstiprinātu failus un rēķinus pirms maksāšanas.

Kā sākt?

  1. Iedodiet saviem piegādātājiem savu jauno e-pasta adresi
  2. Iedodiet savu e-pasta adresi darbiniekiem, kam jāiesniedz rēķini par izdevumiem.
  3. Pārmainiet procesu pretējā virzienā – visi pirkšanas rēķini sākas pirkšanas iesūtnē.
  4. Sāciet izmantot rēķinu apstiprināšanu.

1. Visi dokumenti ir vienā vietā

1.1. Personīgā e-pasta adrese

Katram uzņēmumam ir sava personīgā e-pasta adrese, kas var tikt iedota klientiem, piegādātājiem un atskaišu, pārskatu sastādītājiem. Jūs to varat atrast sadaļā „Uzstādījumi”>”Konfigurācija”.

Šis e-pasts nodrošina, lai visi rēķini, kvītis, faili un citi svarīgi dokumenti ir vienā vietā. Tāpat tas ir labs veids, kā arhivēt visus šos dokumentus, tāpēc, ja Jums pēc pieciem gadiem nepieciešams redzēt šos dokumentus, tie būs saglabāti. Šī funkcija nodrošina, ka neviens no dokumentiem nepazūd.

Jūs varat iegūt savu segvārdu (piemēram, jūsuvārds@app.erplybooks.com). Tas ir bez maksas uzņēmumiem ar lielo maksājuma plānu. Ja vēlaties savu domēna nosaukumu (piemēram, jūsuvārds@jūsukompānija.com), tiks piemērots vienreizējs papildu maksājums 500 EUR apmērā.

Ja tas Jūs interesē, sazinieties ar mums pa e-pastu support@erplybooks.com.

NB! Mums ir tiesības izdzēst e-pasta adreses ar nepiemērotiem nosaukumiem.

2. Iepriekš augšupielādēti faili – pirkšanas iesūtne

Visi rēķini, faili un citi dokumenti, kas ir nosūtīti uz iepriekš aprakstīto e-pasta adresi, nokļūs pirkšanas iesūtnē. Jūs to varat atrast „ Iepirkumi un izdevumi” > „Iepriekš augšupielādētie faili”.

Ja sadaļā „Uzstādījumi” > „Konfigurācija” Jūs esat norādījis, ka vēlaties izmantot rēķinu apstiprināšanu, pirkšanas iesūtnē Jūs atradīsiet nosūtītos rēķinus ar statusu „Nav apstiprināts”. Ja Jūs neizmantojat rēķinu apstiprināšanu, tad atradīsiet šos failus ar statusu „Gaida”.

Jūs varat redzēt failus ar citiem statusiem, noklikšķinot uz ailes „Statuss”.  „Apstiprināts” nozīmē, ka no faila jau ir izveidots rēķins. Jūs varat redzēt zaļu ķeksīti, ja faili ir apstiprināti un melnu izsaukuma zīmi, ja faili nav apstiprināti.

Ekrāna kreisajā pusē Jūs varat redzēt visus nosūtītos failus un labajā pusē – rēķinus PDF skatā, noklikšķinot uz rēķiniem.

Apakšējā izvēlnē ir divas pogas „Izveidot rēķinu” un „Atrast un pievienot rēķinam”.

3. Izveidot rēķinu

Ja vēlaties izveidot jaunu rēķinu no faila, nospiediet uz „Izveidot rēķinu”. Ja tas ir e-rēķins un jūs nospiežat „Izveidot rēķinu”, sistēma var nolasīt rēķinu, jo ir visa nepieciešamā informācija.

4. Atrast un pievienot rēķinam

Izmantojiet šo pogu, ja vēlaties rēķinam pievienot failu. Piemēram, ja vēlaties apkopot visus rēķinu iesniedzēja pirkumus, varat atrast šo personu un pievienot viņam/viņai failus. Vai, ja Jums jau ir pirkšanas rēķins no noteiktas personas, varat pievienot failus šim rēķinam. Izvēloties piegādātāja vārdu, Jūs varat izvēlēties iepriekšējos rēķinus, kas ir saistīti ar šo piegādātāju.

Dažādi failu veidi

Ir četri dažādi failu veidi: e-rēķini, PDF, attēli un citi (piem., Excel faili).

  • No e-rēķina parsētājs var nolasīt visu informāciju. Tas nozīmē, ka rezultāts ir atkarīgs no tā, cik labi piegādātājs ir sastādījis e-rēķinu.
  • PDF parsētājs var nolasīt līdz 80% no faila. Kad tas nevar nolasīt kādu daļu no informācijas (piem., piegādātāja vārdu), šī informācija nav bijusi datu bāzē. PDF parsētājs nolasa noteiktu informāciju, piemēram, datumu, beigu termiņu, summu, piegādātāju, rēķina rindas.
  • Mēs atbalstām OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana) metodi attēliem. Šī metode var nolasīt datumu, piegādātāju, summu. Līdz ar to, uzņemiet attēlu ar papīra rēķinu un augšupielādējiet to no telefona. Ar OCR metodi mēs varam izveidot rēķinu no attēla.
  • „Citi” nozīmē visus citus dokumentu veidus. Piemēram, Excel failus. Ar šiem failiem rēķins jāizveido manuāli.

5. Kur es varu redzēt rēķinus?

Jūs varat apskatīt izveidotos failus no neapmaksātajiem ienākošajiem rēķiniem („Iepirkumi un izdevumi”>”Neapmaksātie ienākošie rēķini”). Jūs redzēsiet rēķinus ar statusu „Apstiprināts”, izvēloties statusu „Apstiprināts” pirkšanas iesūtnē.

6. Rēķinu apstiprināšana

6.1. Rēķinu apstiprināšanas uzstādīšana

Rēķinu apstiprināšana ir process, kas padara iepirkšanas rēķinu apmaksāšanu drošāku. Tas atļauj nozīmēt noteiktus cilvēkus, kam ir jāapstiprina rēķins, pirms kāds to apmaksā. Tā kā sistēma apstiprina gan failus, gan rēķinus, tā var tikt izmantota kā digitāls arhīvs.

Kad vēlaties izmantot rēķinu apstiprināšanu, vispirms Jums jānosaka, ka vēlaties to izmantot uzstādījumos. Dodieties uz „Uzstādījumi” > „Konfigurācija” un atzīmējiet „Izmantot dokumenta apstiprinājumu”.

Tālāk, dodieties uz sadaļu „Rēķina apstiprinājuma noteikumo” lapas apakšā un pievienojiet sekojošos uzstādījumus:

  • Iespējot (Jā/Nē)
  • Minimālais apstiprinājumu skaits
  • Kam rēķins jāapstiprina?

Tad saglabājiet un atsvaidziniet lapu.

6.2. Rēķina apstiprinājuma lietošana

6.2.1. Kas var apstiprināt rēķinus?

Rēķinus apstiprina persona, kam ir apstiprinātāja tiesības. Šīs privilēģijas var pievienot, dodoties uz „Uzstādījumi” > ”Lietotāji”. Jūs redzēsiet lietotāju sarakstu. Veiciet dubultklikšķi uz lietotāja e-pasta adreses, lai redzētu privilēģijas. Atķeksējiet „Uzstādījumi-apstiprinātājs”.

Ja apstiprinātājs tikai pārbauda, ir vērts noņemt tiesības ievadīt pirkšanas rēķinus (noņemiet ķeksīti pie „Rediģēt – pirkšanas rēķini). Tad nospiediet „Saglabāt”.

6.2.2. Apstiprināšanas process

Apstiprināti var tikt gan faili, gan rēķini, atkarībā no tā, kas nepieciešams Jūsu uzņēmumam. Ja visiem Jūsu rēķiniem jābūt arhivētiem sistēmā, pieprasiet, lai rēķini netiktu nosūtīti bez faila. Tad izmantojiet tikai rēķina apstiprinājuma sistēmu – pēc tam, kad esat izveidojis rēķinu no faila, sistēma tam pievieno statusu „Apstiprināts”. Līdz ar to, Jūs nevarat izveidot rēķinu, kam ir fails ar statusu „Noraidīts”. Ja viens apstiprinātājs noraida failu, bet otrs apstiprina, failam ir statuss „Noraidīts”. Rēķins var tikt apstiprināts tikai tad, ja to apstiprina visi apstiprinātāji.

NB! Ja Jūs saņemat failus vēlāk, ir vērts izveidot pirkšanas rēķinus agrāk. Jūsu grāmatvedis nevar tos apstiprināt un šie rēķini paliek ar statusu „Nav apstiprināts”. Tad apstiprinātājs var apstiprināt šos rēķinus (vai gaidīt rēķinus un tad apstiprināt).

Dažādi failu statusi:

  • Nav apstiprināts – Gaida, kad kāds to apstiprinās
  • Gaida – Fails ir apstiprināts, un lietotājs var izveidot rēķinu
  • Apstiprināts – ir izveidots rēķins.

Dažādi rēķinu statusi:

  • Apstiprināts – rēķinam ir pievienots fails un apstiprinātājs ir to apstiprinājis
  • Nav apstiprināts – rēķinam var būt pievienots fails, bet tas nav apstiprināts, vai nav faila.
  • Slēgts – ja fails ir slēgts, lietotājs ar failu nevar veikt nekādas tālākas darbības.
  • Apstiprināts un maksājums nosūtīts bankai – ir pievienots fails un izveidots maksājuma fails.

Pirkšanas iesūtnē ir poga „Pieprasīt apstiprinājumu”. To nospiežot, galvenais apstiprinātājs, iestādes vadītājs vai kāds cits nozīmīgs darbinieks saņem e-pastu, kas pieprasa rēķina apstiprināšanu. E-pasta saņēmējam jābūt lietotāju sarakstā („Uzstādījumi”>”Lietotāji”). Nospiežot „Pieprasīt apstiprinājumu”, Jūs varat izvēlēties, kam vēlaties nosūtīt šo vēstuli. Jūs varat izmantot šo funkciju, kad persona neizmanto ERPLY Books bieži, bet Jums vienalga nepieciešams viņa/viņas apstiprinājums. Saņēmējs saņems e-pastu un redzēs rēķina failu, un, nospiežot uz saites, viņš/viņa varēs apstiprināt vai noraidīt šo rēķinu.

6.3. Detaļas par rēķina apstiprinājumu

  1. Rēķins/fails nevar tikt apstiprināts, ja tas ir bijis kādam nosūtīts, un saņēmējs to nav apstiprinājis (kad Jūs izmantojat „Pieprasīt apstiprinājumu”). Saņēmējam ir jāapstiprina vai jānoraida rēķins e-pastā vai ERPLY Books sistēmā.
  2. Apstiprināšana e-pastā ir process, kas notiek ārpus galvenās sistēmas. Lietotāji to var izmantot telefonā, un saites ved tikai uz vienu operāciju – apstiprināšanu vai noraidīšanu.
  3. Ja Jūs nejauši izvēlaties nepareizo saiti (gribējāt apstiprināt, bet noraidījāt), Jums jādodas uz ERPLY Books un manuāli jāapstiprina/jānoraida fails vai rēķins. Tas nozīmē, ka Jūs nevarat divreiz izmantot vienu pieprasījumu.
  4. Ja lietotājs ir rēķinu noraidījis 3 reizes un tad nospiež „Apstiprināt”, saglabājas iepriekšējais statuss, un rēķins tagad ir apstiprināts.

BUJ

Kāpēc ar maniem failiem nedarbojas PDF parsētājs?

Informācija tiks nolasīta, ja sistēma sapratīs, ka tas ir rēķins (atradīs galveni, kājeni un rēķina rindas), kā arī tekstam jābūt kopējamā formātā. Tāpat, mēs atbalstām noteiktas valodas. Ja rēķins ir nezināmā formātā un valodā, PDF parsētājs nedarbosies.

PDF parsētājs izmainīja rēķinu un tagad rēķina rindas izskatās dīvaini.

Izmantojiet pogu „Vairāk” > „Notīrīt rindas”.

Ko iesākt ar papīra rēķiniem?

Ja Jums ir daudz papīra rēķinu, nofotografējiet tos un augšupielādējiet no telefona. Tie nokļūs Jūsu pirkšanas iesūtnē, un Jūs varēsiet tos arhivēt.

Kāds ir vieglākais vieds, kā pārvaldīt rēķinu iesniedzošu personu, kam mēnesī ir daudz pirkumu?

Iedodiet šim cilvēkam savu ERPLY Books e-pasta adresi. Tad viņš/viņa var nosūtīt visus savus rēķinus un kvītis uz vienu vietu. Kad Jūs nospiežat pogu „Atrast un pievienot rēķinam”, Jūs varat pievienot failus rēķinu iesniedzošas personas rēķinam.

Ko sistēma dara ar e-rēķiniem? (Šobrīd mēs atbalstām EE, LV, FI)

Ja tas ir parasts rēķins, visa informācija tiks nolasīta. Ja šajā e-rēķinā ir PDF fails vai attēls, Jūs varat redzēt šo attēlu ekrānā, un sistēma var nolasīt informāciju. Ja tā ir cita veida informācija (ne PDF, e-rēķins vai attēls), Jūs neredzēsiet attēlu, un šis rēķins Jums būs jāievada manuāli.

Kā es varu izveidot rēķina kopiju?

Izvēloties piegādātāju (pirkšanas iesūtne), ar kuru Jums jau ir rēķini, poga „kopēt” parādās apakšējā izvēlnē. Nospiežot uz šīs pogas, Jūs varat redzēt informāciju par iepriekšējiem rēķiniem, kas ir saistīti ar šo piegādātāju.

Kā es varu atrast inventāra produktus?

Funkcija, kas atļauj atrast ERPLY produktus pirkšanas iesūtnē, ir ekstra uzstādījums. Jūs to varat pievienot sadaļā „Uzstādījumi” > „Konfigurācija”. Sadaļā „Citas opcijas” atķeksējiet „Meklēt produktus iepirkumu iesūtnē?”. Tad saglabājiet un atsvaidziniet lapu.

Šis uzstādījums ir derīgs situācijās, kad Jums nav nekāds dokuments, ko varat izmantot rēķina izveidē. Piemēram, kad Jums ir pirkšanas pasūtījums, ir ieteicams izveidot iepirkuma rēķinu, kad saņemat produktus. Tāpat, Jūs varat saņemt informāciju par pirkšanas rēķinu caur EDI. Ja Jums nav iepriekš sastādītu pirkšanas rēķinu, Jums jāmeklē visi produkti manuāli. Tas aizņem daudz laika. Šeit ERPLY Books Jums var palīdzēt. Ja sistēma pirkšanas rēķinā var atrast produktu kodus, balstoties uz šo informāciju, tā var atrast produktus ERPLY: Piegādātāja kodus, EAN kodu, produkta nosaukumu.

Process:

  • Izveidojiet rēķinu iepirkumu iesūtnē.
  • Ja Jūs izvēlieties piegādātāju (vai programma atrod piegādātāju), un tas ir ar krājumiem saistīts piegādātājs, jūs varat nospiest uz pogas „Atrast ERPLY produktos” apakšējā izvēlnē.

NB! Jūs nevarat ievietot produktus krājumos caur iepirkumu iesūtni. Jums tas jādara ERPLY Inventārā. Līdz ar to, ja Jūs nevarat atrast noteiktu produktu, pārbaudiet, vai tas ir ERPLY Inventārā. Ja tā tur nav, Jums tas jāpievieno.

Ja inventārā un pirkšanas iesūtnē ir dažādas vienības, sistēma šīs vienības automātiski nepārveidos. Tā ir papildus funkcija, ja esat ieinteresēts, sazinieties ar mums pa e-pastu support@erplybooks.com.

Kā varu iegūt peļņu no pārdošanas?

Jūs varat iegūt peļņu no pārdošanas, ja esat aktivizējis funkciju „Meklēt produktus iepirkumu iesūtnē?”. Tas ir papildus uzstādījums, ko varat pievienot „Uzstādījumi” >”Konfigurācija”, atķeksējot „Meklēt produktus iepirkumu iesūtnē?”. Parasti, kad saņemat rēķinu, ir dokuments ar atgriežamo produktu sarakstu – tad Jums bija jāsāk ievadīt šos datus manuāli. Tagad varat aizmirst par manuālu datu ievadi, jo PDF parsētājs to paveiks automātiski, savienojot produktus, kas Jums jāatgriež. Ja Jums nepieciešams redzēt iemeslu, kāpēc kaut kas ir ticis atgriezts, to varat redzēt zem papildus informācijas, ailē „Atgriešanas iemesls”.

Ja šajā sarakstā trūkst kādi produkti, pievienojiet rindas, lai pievienotu produktus. Saglabājiet, ja Jums ir visa nepieciešamā informācija.