Pirkimo paštas ERPLY Books

Pirkimo paštas ERPLY Books

Pirkimo paštas yra funkcija, kuri padeda automatizuoti pirkimo procesus. Šiame žinyne bus paaiškinta visos ypatybės ir nustatymai, susiję su pašto dėžutės įsigijimu.

Su pirkimo paštu:

  1. Turite savo elpašto adresą, kur tiekėjai ir pranešėjai gali siųsti dokumentus (Nustatymai > Konfiguravimas > skiltis El.paštas).
  2. Sąskaitos ir pridedami failai bus nusiųsti tiesiai į pirkimo paštą (Pirkimai > Pirkimo paštas)
  3. Kai tai nauja sąskaita, paspauskite mygtuką „sukurti sąskaitą“
  4. Kai norite pridėti failus jau egzistuojančiai sąskaitai, tada pasirinkite failą ir paspauskite mygtuką „surasti ir pridėti prie sąskaitos“
  5. Galite rasti sukurtas sąskaitas „Pirkimai“ > „Atverti mokėtinas sumas“
  6. Naudokite sąskaitos patvirtinimą, kad patvirtintumėte failo ar sąskaitos apmokėjimą

Kaip pradėti?

  1. Duokite tiekėjui savo naują el.pašto adresą
  2. Duokite savo el.paštą darbuotojams, kurie turi pateikti sąskaitas už išlaidas
  3. Apsukite procesą ratu – visos pirkimo sąskaitos prasideda nuo pirkimo pašto
  4. Pradėkite naudoti sąskaitos patvirtinimą

1. Visi dokumentai yra vienoje vietoje

1.1. Asmeninis el.pašto adresas

Kiekviena kompanija turi savo asmeninį el.paštą, kurį duoda savo klientams, tiekėjams ir pranešančiajam personalui. Galite jį rasti Nustatymai > Konfiguravimas.

Šis el.paštas užtikrina, kad visos sąskaitos, čekiai, failai ir kiti svarbūs dokumentai būtų vienoje vietoje. Be to, tai puikus būdas archyvuoti tuos dokumentus, kad jei prireiktų pamatyti dokumentą po penkių metų, jie būtų išsaugoti. Ši funkcija užtikrina, kad nei vienas dokumentas nedings.

Galite gauti savo slapyvardį (pvz.: jūsųvardas@app.erplybooks.com). Tai yra nemokama kompanijoms su dideliu paketu. Jei norite nuosavo kompanijos vardo (pvz. : jūsųvardas@jūsųkompanijosvardas.com) tada tai kainuos vienkartinį papildomą 500 EUR mokestį.

Jei tuo susidomėjote, susisiekite su mumis paštu support@erplybooks.com.

Verta prisiminti: mes turime teisę ištrinti el.paštų adresus su netinkamais vardais.

2. Anksčiau įkelti failai – pirkimo paštas

Visos sąskaitos, failai ir kiti dokumentai, kurie yra išsiųsti anksčiau apibūdintais el.pašto adresais, atkeliaus į pirkimo paštą. Galite jį rasti Pirkimai > Pirkimo paštas.

Jei Nustatymuose > Konfiguracijoje pažymėjote, kad norite naudoti sąskaitų tvirtinimą, tada pirkimo pašte rasite išsiųstas sąskaitas su būsena „nepatvirtinta“. Jei nesinaudosite sąskaitų tvirtinimu, tada tose sąskaitose rasite būseną „laukiama“.

Galite matyti failus su kitomis būsenomis, kai paspausite ant „būsena“. „Patvirtinta“ reiškia, kad sąskaita jau buvo sukurta naudojant failą. Galite matyti žalią žymėjimo ženklą jei failai yra patvirtinti ir juodą šauktuką, kai failai yra nepatvirtinti.

Kairėje ekrano pusėje galite matyti visus išsiųstus failus, o dešinėje galite matyti sąskaitas pdf formatu, kai ant jų paspausite.

Meniu apačioje yra du mygtukai, „sukurti sąskaitą“ ir „surasti ir pridėti prie sąskaitos“.

3. Sukurkite sąskaitą

Jei norite sukurti naują sąskaitą naudodami failą, paspauskite „sukurti sąskaitą“. Jei tai elektroninė sąskaita ir paspausite „sukurti sąskaitą“, tada sistema galės peržiūrėti sąskaitą, nes visa reikalinga informacija bus čia.

4. Surasti ir pridėti prie sąskaitos

Naudokite šį mygtuką kai norite prie sąskaitos pridėti failą. Pavyzdžiui, jei norite surinkti visus atskaitingo asmens pirkimus, tada galite rasti šį atskaitingą asmenį ir pridėti failus prie jo. Arba jei jau turite egzistuojančią pirkimo sąskaitą-faktūrą iš to atskaitingo asmens, tada galite pridėti failus prie tos sąskaitos. Kai pasirinksite tiekėjo vardą, galėsite pasirinkti ankstesnes sąskaitas, kurios yra susijusios su tiekėju.

Skirtingi failų tipai:

Yra keturi skirtingi failų tipai: elektroninės sąskaitos. Paveiksliukai ir kiti (pvz. Excel failai).

  • Su elektroninėmis sąskaitomis, analizatorius gali skaityti visą informaciją. Tai reiškia, kad rezultatai priklauso nuo to, kaip gerai tiekėjas užpildė elektroninę sąskaitą.
  • Pdf analizatorius gali perskaityti 80% failo. Kai jis negali perskaityti kažkurios informacijos dalies (pvz. tiekėjo vardo) tada ši informacija nėra duomenų bazėje.  Pdf analizatorius skaito tikslią informaciją, pavyzdžiui datą, terminą, sumą, tiekėją, sąskaitos eilutes.
  • Mes palaikome OCR (optinį charakterio atpažinimą) metodą su paveiksliukais. Šis būdas gali perskaityti datą, tiekėją, sumą. Taigi, padarykite dokumentų nuotrauką ir įkelkite ją su telefonu. Su OCR metodu, mes galime sudaryti sąskaitą iš nuotraukos.
  • „Kita“ reiškia visas kitas dokumentų rūšis. Pavyzdžiui excel failai. Su šiais failais sąskaita turi būti užpildyta rankiniu būdu.

5. Kur galiu pamatyti sąskaitas?

Sukurtas sąskaitas galite pamatyti atvėrę mokėtinas sumas (Pirkimai > Atverti mokėtinas sumas). Pamatysite sąskaitas su būsena „patvirtinta“, kai pasirinksite patvirtintą būseną pirkimo pašte.

6. Sąskaitos patvirtinimas

6.1. Sąskaitos tvirtinimo nustatymas

Sąskaitos tvirtinimas yra procesas, kuris padaro pirkimo sąskaitų mokėjimą saugesniu. Tai leidžia priskirti konkrečius asmenis, kurie turi patvirtinti sąskaitą prieš kažkam ją apmokant. Dėl to, kad sistema patvirtina ir failus ir sąskaitas, tai gali būti naudojama kaip skaitmeninis archyvas.

Kai norite naudoti sąskaitos patvirtinimą, pirma turite pasirinkti, kad norite tai naudoti nustatymuose. Eikite į Nustatymai > Konfiguravimas ir pažymėkite „naudoti sąskaitų tvirtinimą“.

Tada, eikite į „Sąskaitų tvirtinimo taisykles“ ir pridėkite šiuos nustatymus:

  • Įgalinti (Taip/Ne)
  • Minimalus tvirtinimo skaičius?
  • Kas turi tvirtinti sąskaitas?

Tada išsaugokite ir atnaujinkite puslapį.

6.2. Sąskaitos tvirtinimo naudojimas

6.2.1. Kas gali tvirtinti sąskaitas?

Asmuo, kuris turi tvirtinimo teises, gali tvirtinti sąskaitas. Šios privilegijos yra pridedamos kai einate į „Nustatymai“ > „Naudotojai“. Pamatysite naudotojų sąrašą. Paspauskite du kartus ant naudotojo el.pašto adreso, kad pamatytumėte privilegijas. Priekyje pažymėkite „Nustatymai – tvirtintojas“.

Jei tvirtintojas tik patikrina, tada patartina pašalinti teisę įeiti į pirkimo sąskaitas-faktūras (pašalinkite žymą priekyje „koreguoti – Pirkimo sąskaitos-faktūros“). Tada išsaugokite.

6.2.2. Tvirtinimo procesas

Failai ir sąskaitos gali būti tvirtinamos, priklausomai nuo to, kas reikalinga jūsų kompanijai. Jei visos jūsų sąskaitos turi būti archyvuotos sistemoje, tada reikalaukite, kad  sąskaitos negalėtų būti išsiųstos be failo. Tada naudokite tik sąskaitas tvirtinimo sistemą – po to kai sukursite sąskaitą iš failo, sistema pridės „patvirtinta“ prie jos būsenos. Tačiau, jūs negalite sukurti sąskaitos, kuri turi failą su būsena „atmesta“. Jei vienas iš tvirtintojų atmeta failą, o kitas patvirtina jį, tada failas turi būseną atmestas. Sąskaita gali būti patvirtinta tik jei visi tvirtintojai ją patvirtino.

Verta prisiminti: jei gaunate failus vėliau, tada pravartu padaryti pirkimo sąskaitas anksčiau laiko. Jūsų apskaitininkai negali patvirtinti tų sąskaitų ir jų būsena lieka nepatvirtinta. Tada, tvirtintojas gali patvirtinti tas sąskaitas (arba laukti sąskaitų ir tvirtinta jas).

Skirtingos failų būsenos:

  • Nepatvirtinta – laukiama, kol kažkas jį patvirtins.
  • Laukiama – failas buvo patvirtintas ir naudotojas gali kuri sąskaitą.
  • Patvirtinta – sąskaita buvo sukurta.

Skirtingos sąskaitų būsenos:

  • Patvirtinta – failas buvo pridėtas prie sąskaitos ir tvirtintojas ją patvirtino.
  • Nepatvirtinta – failas galbūt buvo pridėtas prie sąskaitos, bet dar nebuvo patvirtintas. Arba nėra jokio failo.
  • Užrakinta – naudotojas negali atlikti tolimesnių veiksmų su failu, kai jis yra užrakintas.
  • Patvirtinta ir mokėjimas išsiųstas bankui – failas buvo pridėtas ir mokėjimo failas buvo sukurtas.

Pirkimo pašte yra mygtukas „prašyti tvirtinimo“. Ant jo paspaudus, pagrindinis tvirtintojas, generalinis direktorius ar kitas svarbus asmuo gauna el.laišką, kuris prašo patvirtinti sąskaitą. Laiško gavėjas turi būti pridėtas prie naudotojų sąrašo (Nustatymai > Naudotojai).  Paspaudus mygtuką „prašyti tvirtinimo“, galite pasirinkti kam norite išsiųsti šį laišką. Galite naudoti šią funkciją, kai asmuo nenaudoja ERPLY Books dažnai, bet jums vistiek reikia jo patvirtinimo. Gavėjas gaus laišką ir pamatys sąskaitos failą, ir užspaudęs ant nuorodos, galės patvirtinti ar atmesti sąskaitą.

6.3. Detalės apie sąskaitų tvirtinimą

  1. Sąskaita/failas negali būti patvirtintas, jei ji buvo kažkam išsiųsta ir gavėjas jos nepatvirtino (kai išsiuntėte tvirtinimo prašymą). Gavėjas turi patvirtinti ar atmesti sąskaitą el.pašte ar naudodamas ERPLY Books
  2. Tvirtinimas paštu yra procesas, išeinantis iš pagrindinės sistemos ribų. Naudotojai gali naudoti tai telefone ir nuorodos bus tik vienai operacijai – tvirtinimui arba atmetimui.
  3. Jei per klaidą pasirinkote klaidingą nuorodą (norėjote patvirtinti, bet atmetėte) tada turite eiti į ERPLY Books ir rankiniu būdu tvirtinti/atmesti failą ar sąskaitą. Tai reiįkia, kad negalite du kartus naudoti vienos užklausos.
  4. Kai naudotojas atšaukė sąskaitą 3 kartus ir dabar paspaudžia „tvirtinti“, tada paskutinė būsena išliks ir sąskaita bus patvirtinta.

DUK

Kodėl pdf analizatorius nedirba su mano failais?

Informacija yra skaitoma kai sistema supranta sąskaitą (antraštę, poraštę ir sąskaitos eilutes) ir kai tekstas yra kopijuojamu formatu. Be to, mes palaikome konkrečias kalbas. Jei sąskaita yra nežinomu formatu ir kalba, tada pdf analizatorius neveiks.

Pdf analizatorius iškraipė sąskaitą ir dabar sąskaitos eilutės atrodo keistai.

Naudokite mygtuka „daugiau“ > „išvalyti eilutes“.

Ką daryti su popierinėmis sąskaitomis?

Jei turite daug popierinių sąskaitų, tada padarykite jų nuotrauką ir įkelkite telefonu. Jos atvyks į pirkimo paštą ir galėsite jas archyvuoti.

Koks lengviausias būdas valdyti atskaitingus asmenis, kurie turi daug pirkimų per mėnesį?

Duokite savo ERPLY Books el.paštą atskaitingiems asmenims. Tada jie galės siųsti visas savo sąskaitas ir čekius į vieną vietą. Kai paspausite mygtuką „rasti ir pridėti prie sąskaitos“, galėsite pridėti failus atskaitingo asmens sąskaitai.

Ką sistema daro su elekroninėmis sąskaitomis? (šiuo metu mes palaikome EE,LV,FI)

Kai tai tiesiog paprasta sąskaita, visa informacija bus perskaityta. Kai joje yra pdf ar paveiksliukas, galite matyti tą paveiksliuką ekrane ir sistema gali perskaityti informaciją. Kai tai yra kito tipo informacija (ne pdf, elektroninė sąskaita ar paveiksliukas), tada nematysite jokių paveiksliukų ir turėsi sąskaitą suvesti rankiniu būdu.

Kaip galiu padaryti sąskaitos-faktūros kopiją?

Kai pasirenkate tiekėją (pirkimo pašte), kuriam jau siuntėte sąskaitas, meniu apačioje atsiras mygtukas „kopijuoti“ . kai paspausite ant šio mygtuko, pamatysite informaciją apie ankstesnes sąskaitas, kurios yra sujungtos su tiekėju.

Kaip galiu rasti inventoriaus produktus?

Funkcija, kuri leidžia rasti ERPLY produktus iš pirkimo pašto yra papildomas nustatymas. Galite pridėti tai Nustatymai > Konfiguracija, skiltyje „kiti pasirinkimai“ pažymėkite  priekyje „ieškoti produktų pirkimo pašte“. Tada išsaugokite ir atnaujinkite puslapį.

Šie nustatymai yra naudingi tokiose situacijose, kai neturite jokio dokumento, kad galėtumėte sukurti sąskaitą. Pavazdžiui, kai turite pirkimo įrašą, tada logiška sukurti pirkimo sąskaitą-faktūrą kai produktai atvyks. Be to, galite gauti informaciją apie pirkimo sąskaitas-faktūras per EDI. Jei neturite jokių anksčiau sukurtų pirkimo sąskaitų-faktūrų, turėsite visų produktų ieškoti rankiniu būdu. Tai laiko gaišimas. Šia ERPLY Books gali jums padėti. Jei sistema gali rasti produktų kodus iš pirkimo sąskaitų, tada ji gali rasti produktus iš ERPLY, remdamasi ta informacija (darant prielaidą turi teisingą informaciją, ji gali rasti tinkamus produktus: tiekėjo kodą, EAN kodą, produkto pavadinimą).

Eiga:

  • Sukurkite sąskaitą-faktūrą pirkimo pašte
  • Jei pasirinkote tiekėją (ar programa jį surado) ir jis yra įtrauktas į inventorių, tada meniu apačioje galite paspausti mygtuką „rasti produktus ERPLY“.
  • Paspauskite ant to mygtuko ir programa suras tinkamus produktus iš ERPLY inventoriaus.
  • Jei yra žalias žymėjimas eilutės pradžioje, reiškia, kad sistema rado atitinkamus produktus iš inventoriaus.
  • Jei yra raudonas žymėjimas, tada sistema nerado atitikmenų ir jums teks ieškoti produktų rankiniu būdu (paspauskite ant padidinimo stiklo logotipo).
  • Jei visos eilutės yra teisingos, išsaugokite.

Verta prisiminti: negalite priimti produktų į inventorių per pirkimo paštą. Turite tai atlikti ERPLY Books inventoriuje. Tačiau, jei negalite rasti kaikurių produktų, tada patikrinkite ar jie yra ERPLY inventoriuje. Jei ne, turėsite juos pridėti.

Jei inventoriuje ir pirkimo sąskaitoje-faktūroje yra skirtingi vienetai, tada sistema nekonvertuos jų automatiškai. Tai papildoma veiksmas ir jai juo domitės, susisiekite su mumis support@erplybooks.com.

Kaip galiu grąžinti pardavimus?

Galite grąžinti pirkimus jei aktyvavote funkciją „ieškoti produktų pirkimo pašte“. Tai yra papildomas nustatymas, kurį galite pridėti Nustatymai > Konfiguracija ir pažymėti „ieškoti produktų pirkimo pašte“. Įprastai, kai gaunate sąskaitą-faktūrą, ten būna dokumentas su produktų sąrašu, kuriuos turite grąžinti, tada turite pradėti vesti šiuos duomenis rankiniu būdu. Dabar galite pamiršti vedimą rankiniu būdu, nes pdf analizatorius tai atliks automatiškai susiedamas produktus, kuriuos turite grąžinti. Jei norite pamatyti grąžinimo priežastį, galite tai pamatyti po papildoma informacija, skiltyje :grąžinimo priežastis“.

Jei tame sąraše yra trūkstamų produktų, tada pridėkite eilutes tų produktų pridėjimui. Išsaugokite, jei turite visą reikalingą informaciją.