Управление пользователями

Управление пользователями

На предприятиях в зависимости от их специфики имеются разные роли пользователей. Разным ролям сопутствуют разные права. В программе ERPLY Books роли пользователей определяются типами пользователей. Для добавления пользователей откройте «Настройки» → «Пользователи» и на открывшейся странице нажмите желтую кнопку «Добавить пользователя». 

  • Электронная почта

Для того, чтобы оформить разрешение, необходимо добавить электронную почту пользователя. NB: электронное письмо не будет отправлено пользователю автоматически. Если учетная запись пользователя с соответствующим адресом электронной почты отсутствует, он должен зарегистрировать учетную запись. При регистрации название предприятия должно совпадать с названием вашего предприятия: в противном случае будет создана новая организация.

  • Роль в организации (Role in organisation)

Вы можете выбрать одну из шести ролей пользователя:

  • Администратор организации — все права
  • Бухгалтер организации — все права, кроме добавления пользователей и управления правами
  • Сборщик долгов — права бухгалтера, но без права удаления и права основной отчетности
  • Может записывать — может вводить счета-фактуры, делать проводки и импортировать файлы банка, но нет доступа к настройкам и основным отчетам. Видит только те действия, которые выполнил сам.
  • Может просматривать — имеется доступ к отчетам, но вносить изменения не может
  • Менеджер малого бизнеса — может вводить счета и просматривать отчеты, но не может производить общие настройки и заносить проводки.

Поскольку администратор обладает всеми правами, то мы рекомендуем предоставить права администратора только одному пользователю на предприятии. В этом случае вы будете точно знать, что назначать права пользователям можно только через одного человека.

  • Проект

Пользователь может быть связан с проектом. Только пользователь, связанный с проектом, может отслеживать и редактировать данные, относящиеся к его проекту. Например, пользователь связывается с проектом, если у предприятия есть два отдела, и необходимо, чтобы руководители отделов могли контролировать отчетность своих отделов.

  • Привилегии

Чтобы просмотреть права пользователя, дважды щелкните его адрес электронной почты. После этого откроется список прав пользователя. Добавляя или удаляя галочки в полях перед разными привилегиями, можно предоставлять разные права выбранному пользователю.

Для каждой операции, выполняемой в программе, существует три варианта:

  • Редактировать — предоставляет возможность добавлять и редактировать счета и различные документы
  • Показать — позволяет просматривать различные отчеты и отчеты, но не редактировать, добавлять или удалять их
  • Удалить — позволяет просматривать и удалять документ, но не дает права изменять и добавлять их

Значения привилегий, связанных с пользователем:

ПривилегияПраво на действия
Удалить — Удалить счет-фактуруПраво просматривать и удалять счета
Удалить — АккаунтПраво удалять конто-счета в плане счетов. Могут быть удалены только конто-счета, с которыми не связана ни одна сделка или счет
Удалить — ЗаписьПраво на удаление бухгалтерских проводок
Удалить — Удалить строку транзакцииПраво на удаление строк в проводке
Удалить — Удалить строку счета-фактурыПраво на удаление добавленных в счет-фактуру строк
Удалить — Платежи / поступления по счетамПраво на удаление платежей и поступлений, связанных со счетами
Удалить — Артикулы купли-продажиПраво на удаление артикулов, связанных со счетами, но не может удалять артикулы, которые связаны с тем или иным счетом-фактурой.
Удалить — КонтактыПраво удалять клиентов и поставщиков
Удалить — ПроектыПраво на удаление проектов, не связанных со счетами, работниками, проводками и т. п.
Редактировать — ВзаимозачетПраво производить взаимозачет между разными счетами-фактурами
Редактировать — Синхронизировать клиентов и поставщиковПраво синхронизировать клиентов и поставщиков между ERPLY и ERPLY Books
Редактировать — АккаунтПраво изменять конто-счета
Редактировать — Добавить заработную платуПраво вносить изменения в модуль расчета заработной платы
Редактировать — Импортировать транзакцииПраво на импорт проводок в модуле импорта
Редактировать — Правила расчета заработной платыПраво изменять правила расчета заработной платы в модуле расчета заработной платы
Редактировать — РаботникиПраво на внесение изменений в отношении сотрудника в модуль расчета заработной платы
Редактировать — Купить основные средстваПраво брать на учет основные средства
Редактировать — Покупки отчетного лицаПраво вести учет покупок отчетного лица
Редактировать — Использовать предоплатуПраво использовать привязку предоплаты к счетам
Редактировать — Платежи/поступления по счетамПраво вносить платежи и поступления в отношении счетов-фактуры
Редактировать — Системные аккаунты/счетаПраво добавлять новые системные конто-счета и удалять существующие. Право на изменение конто-счетов, связанных с системными конто-счетами
Редактировать — Артикулы купли-продажиПраво добавлять новые артикулы купли-продажи
Редактировать — Ценовое предложениеПраво составлять ценовые предложения
Редактировать — Счёт-фактура приобретения/закупкиПраво составлять счета приобретения/закупки
Редактировать — Исправление контактовПраво на изменение существующих контактов
Редактировать — КонтактыПраво добавлять новые контакты
Редактировать — Рассчитать амортизациюПраво на использование модуля амортизации
Редактировать — Синхронизировать с ERPLY POS & InventoryПраво на синхронизацию между кассой и складом ERPLY 
Редактировать — Импорт счетов на покупкуПраво добавлять связанные с импортом счета закупки/приобретения
Редактировать — Импорт счетов продажиПраво добавлять связанные с импортом счета продажи
Редактировать — Введите начальные сальдоПраво на ввод начальных сальдо по конто-счетам
Редактировать — Импорт банкаПраво производить импорт из банка
Редактировать — ПроектыПраво изменять существующие и вводить новые проекты
Редактировать — Счета продажиПраво на изменение счетов продажи
Редактировать — Отправить электронное письмоПраво на использование существующей электронной почты контакта
Редактировать — Налоговые ставкиПраво добавлять новые и изменять существующие виды налога с оборота
Редактировать — Проводки/транзакцииПраво вводить и изменять проводки, относящиеся к счетам-фактурам
Изменить — Предварительно загруженные файлыПраво добавлять и удалять загруженные файлы
Показать — Отчёт о зарплате
Показать — Сравнительный отчёт
Показать — Основные средства
Показать — Баланс (12 месяцев)
Показать — Отчет о прибыли/убытках (12 месяцев)
Показать — Отчет о прибыли
Показать — Оборотно-сальдовая ведомость
Показать — Отчет об артикулах
Показать — Баланс
Показать — Коммерческие предложения
Показать — Счёт-фактура приобретения/закупки
Показать — Отчет о денежных потоках
Показать — Отчёт клиента
Показать — Клиенты и страны
Показать — Отчёт по записям
Показать — Главная книга
Показать — Денежные поступления и расходы
Показать — Задолженность прошлых периодов
Показать — Неоплаченные счета на покупку
Показать — Отчет о платежах
Показать — Отчёт о проекте
Показать — Отчет о поступлениях
Показать — Генератор отчетов
Показать — Сальдовая ведомость
Показать — Счета продажи
Показать — Сводный отчет
Показать — Отчёт поставщика
Показать — Проводки/транзакции
Показать — Отчет по налогам/НДС

Помимо операций «Редактировать», «Удалить» и «Показать», права можно назначать в разделе «Установки»

Установки — АтрибутПраво добавлять общие правила (правила заработной платы, параметры синхронизации ERPLY и т. п.)
Установки — ПодтвержденоПраво утверждения счетов в кругу подтверждения счетов
Установки — КонфигурацияПраво вносить изменения в общие настройки
Установки — Настройки ERPLY POS & InventoryПраво вносить изменения в настройки кассы и склада ERPLY
Установки — Настройка счета-фактурыПраво выбрать шаблон счета, добавить логотип и язык
Установки — ПользователиПраво просматривать разных пользователей и вносить изменения

  • Изменение прав пользователей, проектов и привилегий

Если вы хотите изменить права пользователя или проекты, вы должны удалить доверенность (разрешение) и заново добавить с нужными привилегиями. Администратор также может отозвать права у других пользователей. Например, если вы хотите оставить пользователю только права утверждения счетов, тогда роль пользователя должна быть «Бухгалтер организации» и ему нужно оставить только права «Установки — Подтверждено».

  • Внешние пользователи

Внешние пользователи ERPLY Books — из ERPLY. Во-первых, их статус — «В ожидании». Если вы хотите предоставить пользователю права пользователя в ERPLY Books, активируйте пользователя щелчком мыши и нажмите синюю кнопку «Подтвердить». Если позже вы захотите отозвать права пользователя, нажмите кнопку «Отклонить», и статус пользователя снова изменится на состояние «В ожидании». Пользователи со статусом «В ожидании» не имеют прав в программе ERPLY Books.

На следующем видео показано, как добавлять и управлять разными пользователями в ERPLY Books.