Maksājumu pārvaldīšana ERPLY Books

Maksājumu pārvaldīšana ERPLY Books

Šī pamācība ir domāta tiem, kas izmanto ERPLY Books ar ERPLY POS & Inventory un kuriem ir nepieciešams pārvaldīt dažādus maksājumu procesus no rēķinu maksājumiem līdz klientu priekšapmaksām.

Kad klienti/piegādātāji maksā ar elektroniskajiem pārskaitījumiem

Ja klients/piegādātājs maksā tiešsaistē, jāveic bankas imports. Pilnu pamācību varat redzēt lietotāja pamācības sekcijā 4.6. Pamatā Jums jāaugšupielādē bankas izraksts ERPLY Books, kas tālāk kartēs maksājumus ar rēķiniem un kontiem, kā arī Jūs varat apstiprināt citus maksājumus, un tālāk saistīt maksājumu/-s ar rēķiniem, kur ERPLY Books to nav veicis.

Ir divi banku maksājumu gadījumi:

  • bankas, kas ir atbalstītas ERPLY Books sistēmā
  • bankas, ko ERPLY Books neatbalsta

Bankas, kas ir atbalstītas ERPLY Books

Lielākā daļa ASV,  CA, AU, ZA un Karību jūras reģiona valstu bankas atbalsta OFX (Microsoft Money), QBO (Quickbooks online) vai QID (Quicken) formātus. Ja Jūsu bankā ir jebkurš no šiem formātiem, lejupielādējiet bankas izrakstus šajā formātā.

Eiropas bankas atbalsta ISO-20022 failu formātus, ko var augšupielādēt ERPLY Books. Izņēmumi var tikt piemēroti sekojošām valstīm:

  • Latvija – Fidavista
  • Lietuva – CSV formāti lielākajai daļai banku
  • Igaunija – CSV formāti lielākajai daļai banku

Var būt, ka Jums neizdodas viegli atrast šo formātu savā bankā. Piemēram, JP Morgan Chase bankā Jums jādodas uz „customer center”  -> „reference center”, lai lejupielādētu OFX failus.

Bankas, ko ERPLY Books neatbalsta

Ja ERPLY Books neatbalsta Jūsu banku, dodieties uz „Banka (imports)” un izvēlieties „ pievienot” no banku saraksta. Tad Jūs varat manuāli pievienot maksājumus un sasaistīt tos ar kontiem, rēķiniem un klientiem/piegādātājiem.

Maksājumi, kas nav veikti/saņemti ar elektroniskajiem pārskaitījumiem

Dažādi maksājumu veidi

  • skaidra nauda – saņemta/samaksāta
    • pārdošana: ja klients samaksājis veikalā, tas tiek automātiski sinhronizēts
    • pirkšanas rēķini: ja Jūs esat samaksājis piegādātājam skaidrā naudā, ejiet uz „Neapmaksātie ienākošie rēķini”, neizvēlieties rēķinu, bet spiediet „Pievienot maksājumu” un izmainiet detaļas, ja nepieciešams;
    • mazie kases posteņi, skaidra nauda izmaksāta darbiniekiem pirkumu veikšanai: ja esat iedevis darbiniekam skaidru naudu, ejiet uz „Neapmaksātie ienākošie rēķini”, neizvēlieties rēķinu, bet spiediet „Pievienot maksājumu”. Tad izvēlieties darbinieku un pievienojiet maksājuma detaļas. Tad ERPLY Books pievieno to kā priekšapmaksu darbiniekam. Ja šī priekšapmaksa tiek izmantota izdevumu atlīdzināšanā, tad tā ir parastā priekšapmaksu pielietošana.
    • veikala skaidras naudas darījumi: kad darbinieki pievieno skaidras naudas maksājumus (piemēram, nopirkt veikalam picu), ERPLY Books ejiet uz ERPLY POS & Inventory sinhronizēšanas moduli un spiediet „POS Cash Ins and Outs”. Tālāk varat tos pārvaldīt kā bankas importēšanā.
    • citi skaidras naudas darījumi: tie ir maksājumi, kas nav saistīti ar rēķiniem. Tam instrumentu panelī ir atsevišķas pogas
  • kredītkaršu maksājumi:
    • pārdošana: ja klients samaksājis veikalā, tas tiek automātiski sinhronizēts
    • maksājumi, kas veikti ar kompānijas kredītkartēm: Jums vajadzētu varēt lejupielādēt kredītkaršu darījumus kā bankas izrakstus, līdz ar to pārvaldīt tos kā bankas importēšanā
  • dāvanu karšu maksājumi:
    • dāvanu karšu maksājumi tiek sinhronizēti atsevišķā kontā, ko Jūs varat izmainīt no uzstādījumi-> ERPLY POS & Inventory uzstādījumi -> sinhronizēt maksājumu kontus. Lai manuāli pievienotu dāvanu karšu maksājumu, Jūs varat doties uz „neapmaksātie izejošie rēķini”, izvēlēties rēķinu, nospiest „pievienot maksājumu” un izmainīt detaļas. Ja Jums nepieciešams apstiprināt dāvanu kartes, reģistrējiet visus dāvanu karšu maksājumus ERPLY POS vai noformējuma nodaļā (BackOffice)
  • norēķini (tiks apskatīti vēlāk)
  • kredīta rēķini (tiks apskatīti vēlāk)
  • maksājumi ar čeku:
    • lai maksātu ar čeku, ejiet uz neapmaksātie ienākošie rēķini, izvēlieties rēķinus, ko vēlaties apmaksāt un nospiediet „eksportēt maksājumus uz failu”. ERPLY Books izprintēs PDF failu, ko varēsiet izprintēt. Pēc tam varat atzīmēt šos maksājumus kā pabeigtus. Tad ERPLY Books pievienos čeka maksājumus atlasītajiem rēķiniem un pievienotajiem maksājumiem
  • citas maksājumu opcijas.

Priekšapmaksu pārvaldība

Jaunas priekšapmaksas

Ir trīs (nepareizu) priekšapmaksu veidi (darbojas vienādi gan pārdošanā, gan pirkšanā)

  • Jūs esat samaksājis vairāk par rēķinu, nekā prasa tā summa:
    • Ja Jūs vēlaties atdalīt priekšapmaksu no rēķina, pievienojiet divus maksājumus:
      • bankas importēšana: savienojiet rēķinu ar maksājumu, tad nospiediet „pievienot aktivitāti” un atsevišķā rindā pievienojiet priekšapmaksu;
      • manuāli: atvērtos ienākošos/izejošos rēķinos pievienojiet maksājumu rēķinam un atsevišķi pievienojiet maksājumu, tikai izvēloties klientu/piegādātāju
    • priekšapmaksa bez dokumenta:
      • bankas importēšana: izvēlieties klientu/piegādātāju no klientu/piegādātāju saraksta, ko varat redzēt panelī pa labi. Tad ERPLY Books uzskatīs šo maksājumu kā priekšapmaksu;
      • manuāli: ejiet uz atvērt ienākošos/izejošos rēķinus, nospiediet „pievienot maksājumu” (neizvēlieties rēķinu), izvēlieties klientu/piegādātāju, izlabojiet maksājuma detaļas un izveidojiet maksājumu;
    • priekšapmaksa no pasūtījuma vai priekšapmaksas rēķina:
      • Pārdošanas pasūtījums/priekšapmaksas rēķins:
        • bankas importēšana: nospiediet labo peles taustiņu uz maksājuma un nospiediet „atrast apmaksātu(s) rēķinu(s) (Pasūtījums)” vai „Atrast apmaksātu(s) rēķinu(s) (Priekšapmaksas rēķins)” un pievienojiet saiti uz maksājumu ar pasūtījuma/-u/priekšapmaksas rēķina/-iem, kā Jūs to darītu ar citiem rēķiniem;
        • manuāli: ejiet uz ERPLY noformējuma nodaļu (BackOffice), atveriet pasūtījumu/priekšapmaksu rēķinu un nospiediet uz naudas simbola
      • Pirkšanas pasūtījums:
        • bankas importēšana: izvēlieties piegādātāju no paneļa, kur varat atlasīt kontus – tad ERPLY Books pievienos priekšapmaksu piegādātājam
        • manuāli: neapmaksātajos ienākošos rēķinos nospiediet „pievienot maksājumu” (neizvēlieties rēķinu). Tad varat atlasīt piegādātāju un pārvaldīt;
        • čeka maksājumi: kad esat pievienojis čeka maksājumus un vēlaties atzīmēt pirkuma pasūtījumus kā apmaksātus, sekojiet iepriekš aprakstītajam procesam.

Priekšapmaksu izmantošana

Lai izmantotu priekšapmaksas, ejiet uz neapmaksātie izejošie/ienākošie rēķini, meklējiet pēc klienta/piegādātāja un nospiediet „izmantot priekšapmaksu”

Naudas nosūtīšana atpakaļ

Jūs varat nosūtīt naudu atpakaļ ar sekojošiem iemesliem:

  • rēķins ir atgriezts:
    • bankas importēšana: ja Jūs nosūtat naudu atpakaļ, vai piegādātājs nosūta naudu atpakaļ Jums, ERPLY Books to uzskata par pretēju darījumu. Tāpēc ERPLY Books nespēj automātiski sasaistīt šos maksājumus ar rēķiniem. Izvēlieties maksājumu un tad izvēlieties pareizo darījuma veidu no augšējā labā stūra (pārdošanas rēķins, ja atmaksājāt naudu klientam, pirkšanas rēķins, ja piegādātājs atmaksāja Jums). Tad Jūs varat atrast rēķinus, kas tikuši apmaksāti.
    • manuāli: ejiet uz neapmaksātie izejošie/ienākošie rēķini, atrodiet rēķinu un pievienojiet tam negatīvu maksājumu.
  • priekšapmaksas atgriešana (nav dokumenta):
    • pirkšanas un pārdošanas: šāda veida darījumi nav atbalstīti banku importēšanā, tādēļ dodieties uz neapmaksātie izejošie/ienākošie rēķini, nospiediet „pievienot maksājumu”, izvēlieties klientu/piegādātāju un pievienojiet negatīvo summu, kas tika atgriezta klientam/piegādātājam;
  • priekšapmaksas atgriešana (pārdošanas pasūtījums/ priekšapmaksas rēķins):
    • pārdošana: ERPLY Books neatbalsta šo darījumu. Dodieties uz ERPLY noformējuma nodaļu (BackOffice), atveriet pārdošanas pasūtījumu/priekšapmaksas rēķinu un pievienojiet jaunu maksājumu, kam jābūt negatīvai vērtībai;
    • pirkšana: šāda veida darījumi netiek atbalstīti banku importēšanā, dodieties uz neapmaksātie ienākošie rēķini, spiediet „pievienot maksājumu”, izvēlieties piegādātāju un pievienojiet negatīvo summu, kas tika atgriezta piegādātājam.

Norēķini

Pirkšanas-pārdošanas rēķinu norēķini

Meklējiet „norēķināties par pirkšanas un pārdošanas rēķiniem” (settle sales and purchase invoices” instrumentu panelī un sekojiet instrukcijām.

Kredītu rēķinu norēķini

Tam nav atsevišķa moduļa. Pievienojiet maksājumus pārdošanas rēķiniem un tad pirkšanas rēķiniem. Ja Jūs izmantojat mijieskaita norēķinu kontus, pārbaudiet vai to bilance ir nulle.