Э-счета в ERPLY Books в Эстонии

Э-счета в ERPLY Books в Эстонии

Что такое э-счёт?

Э-счёт — это машиночитаемый файл. Обычно файл создается в формате XML, но формат может и отличаться. Эстонским стандартом э-счетов является XML, и его использование позволяет пользователю отправлять счета из одной системы в другую таким образом, чтобы принимающей стороне не нужно было вводить какие-либо данные вручную – никаких контактных данных, содержимого счета и т. д. Это означает, что все содержимое находится внутри э-счета.

Хотя электронный счет-фактура является машиночитаемым документом, он не решает все проблемы бухгалтерского учета в мире. Например, э-счет в Эстонии не идеален для доставки складских счетов, поскольку в нём нет возможности добавлять разные коды продуктов. Таким образом, использование э-счетов часто можно увидеть, в частности, в случае различных счетов на оплату расходов.

Как работает выставление э-счетов?

Электронные счета обычно отправляются через операторов э-счетов. Это так называемый информационный обменник, которому отправляется э-счет и который перенаправляет его либо другому оператору, либо, если клиент использует того же оператора, – непосредственно конечному клиенту. Услуга оператора не требуется, когда две бухгалтерские программы могут получать электронные счета по электронной почте. Это возможно с ERPLY Books.

Что такое Услуга Оцифровки?

Если ваш поставщик отправляет вам э-инвойс, он может быть загружен непосредственно в ERPLY Books, и если вся необходимая информация в нем присутствует, как правило, никаких дополнительных действий не требуется. Но что, если продавец отправит счет в формате PDF? Или сотрудник отправляет чек на расходы бухгалтеру? Эти документы не представлены в форме электронного счета и должны быть вручную введены бухгалтером в программу. Может быть, можно было автоматизировать работу бухгалтера, чтобы им нужно было только настраивать счета для расходов, а не начинать повторный ввод всего счета-фактуры? Ранее описанный процесс называется услугой оцифровки. Это все еще ручной интерфейс, где кто-то вводит информацию и делает машиночитаемый электронный счет. И затем, поскольку электронный счет-фактура является машиночитаемым, бухгалтер может заниматься только распределением счетов и другими действиями, которые являются специфическими для компании и не могут быть автоматизированы.

Э-счета в ERPLY Books

ERPLY Books поддерживает все основные процессы э-счетов:

  • Отправка счета-фактуры на продажу в виде э-счета
  • Получение счета-фактуры на покупку в виде э-счета
  • Интеграция с несколькими операторами э-счетов

ERPLY Books поддерживает все основные версии э-счетов, которые в настоящее время доступны:

  • 1.0
  • 1.1
  • 1.2 – версия по умолчанию, когда счет-фактура на продажу загружается как э-счет.

Поддерживаемые операторы или другие поставщики услуг:

  • Tsekk.ee — оцифровка документов на покупку
  • Envoice — оцифровка документов на покупку
  • Omniva — отправка счетов на продажу, получение счетов на покупку
  • Fitek — отправка счетов на продажу, получение счетов на покупку
  • E-биллер — отправка счетов на продажу, получение счетов на покупку

Как начать использовать э-счета?

Подходящее решение по использованию э-счетов зависит от ваших потребностей. Если вам нужно отправлять только пару счетов в месяц, вы можете использовать E-arveldaja. Если ваш клиент может принять э-счет по электронной почте, вам не нужны никакие дополнительные решения, и вы можете отправить его прямо по электронной почте через ERPLY Books.

Если вам нужна услуга оцифровки, вам следует поискать решения на других платформах (веб-сайтах). Если вы хотите автоматизировать процесс обработки счетов на покупку без оцифровки, воспользуйтесь нашей функцией Purchase Inbox. И если есть один или два поставщика, которые хотят отправить электронные счета, но не могут сделать это по электронной почте, то добавьте E-arveldaja для этого.

Введение:

Purchase inbox – модуль в ERPLY Books, который вам обязательно нужно использовать.

Omniva – здесь находится инструкция на эстонском языке.

E-arveldaja – обойдется в дополнительные 0,5 евро, которые будут добавлены к вашей ежемесячной подписке ERPLY Books. Мы добавим кнопку для этого в Настройки > Интеграции 10 июня 2019 года. Вы сможете прочитать наш пост в блоге на эту тему в тот же день.

Fitek – нужна конкретная настройка. Пожалуйста, обратитесь к info@erplybooks.com.

Envoice – инструкция находится здесь.

Счета на покупку

ERPLY Books поддерживает получение э-счетов от поставщиков следующими способами:

  • Продавец может отправить э-счет непосредственно в Purchase Inbox. Это настолько просто. Дополнительный оператор для обработки э-счета не нужен.
  • Вы можете получать э-счета от следующих операторов:
  • Omniva (синхронизация с ERPLY Books)
  • Fitek (синхронизация с ERPLY Books)
  • Счет-фактура (высылается э-счет)

Когда оператор выставляет э-счет, XML файл э-счета прикрепляется к счету на покупку непосредственно в ERPLY Books.

Счета на продажу

Все варианты:

  • вы можете отправлять э-счета по одному каждому клиенту
  • вы можете отправлять несколько э-счетов клиентам одновременно
  • можно отправлять э-счета напрямую через ERPLY Books
  • можно отправлять ж-счета через Fitek, Omniva и Envoice
  • мы можем активировать интеграцию с E-arveldaja, чтобы у вас не было нужды в отдельном операторе обслуживания э-счетов, таких как Fitek или Omniva.
  • Автоматическая отправка также связана с другими альтернативными способами отправки счетов, такими как планировщик счетов или отправка счетов вручную. В процессе ERPLY Books проверяет, в каком формате клиент должен получать счета. Электронное выставление счетов-фактур — это один из нескольких различных подходов (другие включают PDF по электронной почте, электронное выставление счетов по электронной почте, а также факторинг, который требует отдельной настройки)
  • Процесс электронного выставления счетов может быть полностью автоматизирован:
    • Каждую ночь ERPLY Books проверяет, есть ли счета, которые не были отправлены
    • Система проверяет, есть ли счета, которые нужно отправить как э-счета
    • Система отправляет их напрямую в службу оператора
    • Автоматическая отправка также связана с другими альтернативными способами отправки счетов, такими как планировщик счетов или отправка счетов вручную. В процессе ERPLY Books проверяет, в каком формате клиент должен получать счета. Выставление э-счетов – это один из нескольких различных подходов (другие включают отправку счетов в формате PDF по электронной почте, выставление э-счетов по электронной почте, а также факторинг, который требует отдельной настройки)

Отправка э-счетов из ERPLY Books по отдельности:

  • Чтобы отправить э-счет по электронной почте, откройте его, кликните значок конверта и выберите параметр Добавить э-счет
  • Чтобы отправить э-счет партнеру, вам необходимо:
  • Настроить партнерскую услугу (Настройки > Интеграции)
  • Открыть счет и выбрать оператора в меню Отправить.
  • Полная автоматизация партнерской услуги требует отдельной адаптации. Прайс-лист можно найти на нашей домашней странице. Для этого свяжитесь с нами по адресу info@erplybooks.com

Для автоматической отправки э-счетов из ERPLY Books:

  • Обратитесь к нам по адресу info@erplybooks.com
  • Вместе мы добавим правила для распознавания клиентов, которым нужны электронные счета
  • Вместе мы добавим правила, для исключения определенных счетов
  • Мы проверим, соответствуют ли шаблоны счетов и другие данные вашим потребностям
  • Мы установим правила распознавания новых клиентов для электронных счетов
  • При необходимости, мы также установим правила для автоматической отправки электронных писем (ERPLY Books может отслеживать, было ли получено и открыто письмо)
  • Эта настройка имеет единоразовую плату в 599 евро

Общая настройка э-счетов в ERPLY Books

  • GLOBAL_ADD_ATTACHMENT_TO_EINVOICE – если эта настройка включена, к э-счету будет добавлен PDF файл
  • Omniva:
    • Версия по умолчанию, которая отправляется в Omniva – 1.2
    • Если вы хотите отправить версию 1.1 в Omniva, вам необходимо добавить в систему ATTRIBUTE_GLOBAL_OMNIVA_VERSION12
    • Если вы не хотите синхронизировать неподтвержденные счета на покупку, вам нужно добавить GLOBAL_EINVOICE_IGNORE_NOT_CONFIRMED
  • Fitek: как правило, требует дополнительного обучения и адаптации. Пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу info@erplybooks.com по этому вопросу
  • GLOBAL_SAVE_FAILED_EINVOICE – в случае, если произойдет сбой синхронизации э-счетов, они будут добавлены в ваш ящик Purchase Inbox
  • Если вы используете Erply POS, целесообразно добавить решение PartnerAPI, которое позволяет отслеживать, какие счета уже были отправлены оператору, а какие нет
  • Если вы хотите отправить счет по электронной почте, чтобы к нему также был прикреплен э-счет:
    • По умолчанию э-счет не прикреплен. Чтобы прикрепить его, вам необходимо пометить Добавить э-счет при отправке счета
    • Если вы хотите, чтобы указанный выше флажок всегда был отмечен, перейдите в Настройки > Конфигурация и включите Автоматическое прикрепление э-счета к электронному письму со счетом на продажу, если возможно.
    • Если вы хотите, чтобы к вашему электронному письму был прикреплен только э-счёт (без PDF файла), перейдите в Настройки > Конфигурация и включите Прикрепить только э-счёт при отправке счета-фактуры (PDF файл будет встроен в э-счёт, если возможно)

Anett Laarmann