ERPLY Books Руководство пользователя

ERPLY Books Руководство пользователя

ERPLY Books Руководство пользователя

Версия 3.3

support@erplybooks.com

Последнее изменение: 31/07/2015

1. Общее описание

1.1. Расположение ERPLY Books

ERPLY Books имеют два основных макета: первый для планшетных компьютеров, а другой для обычных компьютеров. Подробнее о макете для планшетных компьютеров читайте в главе 1.4.

Начнем с того, что ERPLY Books предназначен для выполнения всех действий в одном окне. После входа в страницу не перезагружается — все действия завершаются в окне ERPLY Books, поэтому при выходе из страницы всегда требуется подтверждение.

Выбор в правом верхнем углу страницы:

  • Пользовательские настройки — установить пользовательские настройки, включая язык пользователя
  • Попросить помощи
  • Список уполномоченных организаций — возможность просмотра всех организаций и добавление новой
  • Выйти

Две операции ERPLY Books:

  1. Действия, открывающиеся в том же окне браузера (пользовательские настройки, новые артикулы, клиенты и т. д.)
  2. Действия, открывающиеся на новой вкладке (большинство модулей)

Открытие новых вкладок позволяет лучше пролсмотреть действия в ситуациях, когда вам нужно сразу увидеть несколько отчетов. Потому что сложнее это зделать, когда за раз можно открыть только один модуль.

1.2. Комбинации клавиш

ERPLY Books предлагает несколько комбинаций клавиш.

Список других общих комбинаций:

  • ctrl+m – перейдти на панель инструментов
  • ctrl+s – сохранить
  • ctrl+d – для использования в таблицах (счета-фактуры и т. д.), позволяет удалить активную строку
  • ctrl+v – основная функция для импорта систематизированных данных из Excel, данных Google Docs и т. д. в ERPLY Books путем вставки
  • ENTER – сохраняет завершенные действия в окне браузера
  • ESC – закрывает окно

1.3. Главная страница и ее функции

Панель инструментов ERPLY Books минималистична и проста в использовании. Основные функции находятся в меню, более сложные из них можно найти в панеле поиска. Просто введите первые 4 буквы действия и выберите нужный. Каждое действие (например, Новый Счет Продажы) можно описать разным образом, поэтому каждое действие имеет не менее 2-3 разных переводов. Некоторые из действий, открываються на панели инструментов, некоторые из них откроются на новой вкладке. Для выхода из панели действий вы можете просто нажать «Отмена», в противном случае закрыть открытую вкладку или с помощю клавишной комбинации ctrl + m, чтобы вернуться в Панель инструментов.

1.4. Использование ERPLY Books на планшетном компьютере

ERPLY Books можно использовать на всех планшетных компьютерах, поддерживающих HTML5. Для приложения требуется браузер Safari или Google Chrome. Это означает, что программа не может использоваться с Internet Explorer, Mozilla Firefox или Opera. Версия планшета очень проста в использовании, так как позволяет пользователю делать все основные записи и следить за основными отчетами.

Версия планшета состоит из документирования дебиторской задолженности, такой как продажи, счета-фактуры, взносы, банковский кредит и расходы, такие как счета-фактуры, квитанции, зарплаты, другие расходы, амортизация и т. д. ERPLY Books для планшетных компьютеров позволяют очень легко вставить эти данные.

Кроме того, демонстрационная версия для настольных компьютеров доступна по адресу:  https://app.erplybooks.com/login.

2. Настройки

2.1. Основные настройки, администрирование и добавление организации

Администрирование организационных данных состоит из трех частей:

  • Окно для создания организации — первое место для ввода информации об организации (функция находится в верхней правой части окна, где видно название текущей организации).
  • Настройки организации (Настройки -> Данные организации) — модуль, определяющий основные условия организации, такие как невыплаченный платеж по умолчанию, дни до крайнего срока и т. д.
  • Общая информация об организации — Настройки -> Данные организации -> Общая информация.

При добавлении новой организации открывается окно «Общая информация». Дополнительные данные включают:

  • Валюта — проверить данные Организации
  • Язык — необходимо перевести пользовательский интерфейс и план счетов
  • Номер ссылки — если у вас есть, вы можете ввести его
  • Подлежит НДС – проверить данные Организации

После добавления организации все установлено по умолчанию. Чтобы узнать больше о настройке своего аккаунта, перейдите к главе 8.

Настройки организации (Настройки -> Данные организации), это место, где хранятся большинство настроек организации. Основные настройки:

  • Язык — выбранный язык используется по умолчанию в счетах-фактурах.
  • Валюта — основная валюта организации. ERPLY позволяют изменять валюту, но обратите внимание, что прошлые транзакции не будут пересчитаны.
  • Просроченная плата — процент просроченного платежа (назначенные счета-фактуры).
  • Дни, оставшиеся до срока, — количество дней до срока выставленного счета, которое будет применяться к клиенту по умолчанию.
  • Первый номер счета-фактуры — используется только один раз.
  • Подлежит НДС — если ваша организация облагаемая НДС или налогом с продаж (США), основной процент НДС печатается на счетах по умолчанию. По продажам процент по НДС по умолчанию равен нулю.
  • Формат даты — можно изменить формат даты, который используется в ERPLY Books.
  • Текст в электронном письме-фактуре — текст отправляется по электронной почте при отправке счета-фактуры.

В разделе «Настройки организации» вы можете перейти в «Общая информация», в которой хранится контактная информация организации.

Блокировка отчетного периода в ERPLY Books

Периоды блокировки необходимы для подтверждения транзакций в течение выбранного периода времени и предотвращения внесения дополнительных изменений. Подробнее читайте в главе 2.6.

2.2. Настройка счета-фактуры

ERPLY Books позволяют настраивать счета-фактуры для индивидуальных потребностей организации. Модуль находится в настройках -> Настройка счета-фактуры. Можно изменить следующие компоненты:

  • Логотип на счете-фактуре
  • Нижний колонтитул счета-фактуры
  • Расположение строк, ширина и цвет элементов и т. д.

При создании счета-фактуры может быть применена дополнительная информация для печати. Эта информация будет добавлена в счет-фактуру во время процесса печати.

Автоматически ERPLY Books вводет в счет-фактуру имя компании, регистрационный код, ставку НДС и адрес. Это можно изменить в настройках -> Данные организации -> Общая информация.

2.3. Пользователи

Каждая организация может добавлять новых пользователей, если их уровень участия позволяет это сделать. Необходимый модуль находится в Настройках -> Пользователи.

В ERPLY Books имеется шесть типов ролей пользователей:

  1. Администратор организации — полные права
  2. Бухгалтер Организации — полные права, за исключением добавления пользователей или изменения их ролей
  3. Бухгалтер по взысканию задолженности, который может управлять счетами-фактурами и платежами, но не может видеть основные отчеты
  4. Малый торговец — он / она может вводить счета-фактуры, просматривать отчеты, но не может изменять более общие настройки и записи
  5. Записывающий — может записывать данные транзакций, но не получает доступ к отчетам (может видеть только те элементы и числа, которые были им добавлены)
  6. Просматривающий — может просматривать отчеты и любые данные, но не может изменять уже введенные данные

Также можно добавить проект к пользователю, чтобы он мог видеть только конкретные элементы, связанные с проектом. Например, если компания имеет два отделения, и есть необходимость показывать отчеты местным менеджерам.

Управлять ролями пользователей и назначенными проектами можно из «Настройки»> «Пользователи». Чтобы изменить роль пользователя или проект, вам нужно удалить пользователя и снова добавить его / ее с новой ролью и / или проектом.

Чтобы предоставить права доступа пользователя, вы должны добавить его/ее с  его/ее электронной почтой. NB: владелец электронного адреса не получит автоматическое уведомление. Если он еще не зарегистрирован, он может зарегистрироваться после того, как получил доступ с той же авторизованной электронной почтой и с тем же правописанием имени организации, на которую он был уполномочен.

2.4. ERPLY (Настройки)

2.4.1. Настройка ERPLY POS в ERPLY Books

Для интеграции ERPLY Books в ERPLY необходимы некоторые данные вашего аккаунта ERPLY. Модуль находится в меню «Настройки» -> «Настройки ERPLY». Для интеграции ERPLY с ERPLY Books необходимо заполнить поля, показанные на следующем рисунке.

Для аутентификации необходимы имя, пароль и код организации пользователя ERPLY POS. ERPLY Books включат выбранный элемент во все импортированные счета-фактуры. Вот почему Счет расходов (и Счет активов, если тип артикула — товары и продукты) играет важную роль в управлении бухгалтерским учетом организации.

Если введены исходные данные синхронизации, ERPLY Books позволяет синхронизировать счета-фактуры ERPLY, клиентов, поставщиков и дебиторскую задолженность.

2.4.2. Конфигурирование терминала карточки для пользователей ERPLY POS

Давайте рассмотрим ситуацию, когда сберегательный счет используется для транзакций с терминалом.

Чтобы использовать карточные платежи, вам необходимо создать отдельный счет в плане счетов. Это должен быть счет банковской карточки. Сначала создайте новый счет (Учет -> План счетов), а затем перейдите в Настройки -> Исходные данные -> Системный счета и измените счет банковской карточки на созданный вами счет. Если Сберегательный счет был присвоен в качестве Счета Банковской Системы, все платежи, синхронизированные с ERPLY, которые имеют тип платежей по карточке, будут внесены на этот счет.

2.5. Отслеживание времени (Настройки)

ERPLY Books позволяют оплачивать временные записи из программного обеспечения отслеживания времени  Toggl. Настройки этой функции находятся в Настройки -> Отслеживание времени (Настройки).

Чтобы интегрировать ERPLY Books с Toggle временными записями, для аутентификации нужен Toggl’s API знак. Это можно найти в пользовательских настройках Toggl.

2.6. Блокировка отчетного периода в ERPLY Books

Периоды блокировки необходимы для подтверждения транзакций в течение выбранного периода времени и предотвращения любых изменений в балансах счета. Например, если годовой отчет представляется в Налоговое управление, и после этого изменения производятся в бухгалтерском учете за предыдущий год, отчет и числа в ERPLY Books не будут совпадать. В зависимости от внутренней политики организации, каждый месяц или весь год подтверждается сразу.

Периоды блокируются в ERPLY Books, используя дату окончания — дату, с которой все предыдущие даты заблокированы. Это можно найти в разделе «Настройки компании».

Если ERPLY Books импортирует транзакции из ERPLY, транзакции до этой даты будут отложены по умолчанию. Эти транзакции могут быть установлены в день блокировки, это можно сделать, отметив соответствующий параметр в настройках организации.

NB! Если дата блокировки будет изменена, внесенные изменения не вступят в силу до обновления страницы.

2.7. Пользовательские настройки

В разделе «Пользовательские настройки» вы можете изменить Пользовательский Язык, Имя и Условия, в соответствии с которыми ERPLY Books связывается с пользователем.

  • Язык пользователя — язык, на котором можно видеть ERPLY Books. Возможные варианты: эстонский и английский.
  • Зделав отметку на «Вы бухгалтер?» — только бухгалтерам показаны номера счетов.
  • Зделав отметку на «Показать информацию о счете-фактуре?» — когда это отмечено, дополнительная информация всегда отображается при открытии / изменении счета-фактуры.

3. Клиенты, поставщики, товары

3.1. Клиенты и поставщики

Список клиентов и поставщиков необходим для связи, управления долгами и прибылью и т. д. Этот модуль находится в меню «Входящие» и «Исходящие». Описание модуля и пример добавления нового клиента показаны на рисунке ниже.

Транзакции, связанные с контактом, могут быть отфильтрованы в отчетах о Продажах и Приобретениях.

3.2. Преобретения и Продажи (Продукты и услуги)

Преобретения и Продажи — это продукты, сырье, услуги, а также основные средства, которые покупаются или продаются. Этот модуль находится в меню «Входящие» или «Исходящие». Модуль и пример добавления нового элемента показаны на рисунке ниже.

Каждая строка счета-фактуры связана с артикулом. Если артикул введен вручную, а не выбран, новый артикул создается автоматически.

При расчете цены товара необходимо учитывать следующие аспекты:

  • ERPLY Books не меняют базовую цену автоматически.
  • Цена элемента на счете-фактуре = Базовая цена * (1 + наценка)

Три наиболее важных критерия этого элемента — Счет расходов, Базовая цена и Тип. Обратите внимание, что изменение любого из этих параметров изменит настройки учета для этого элемента.

Счет расходов и тип элемента связаны. По умолчанию тип элемента — Сервис, а его Счет расходов — затраты на обслуживание.

4. Бухгалтерский учет

4.1. Бухгалтерские журналы

Этот модуль можно использовать для просмотра старых или ввода новых записей журнала. Новые Журналы можно ввести, открыв этот модуль из меню «Бухгалтерский учет». Существующие транзакции перечислены в списке «Главная книга» и «Транзакции». Макет модуля показан на следующем рисунке.

Создание ручных журналов

Модуль «Ручные журналы» позволяет вам делать обычные учетные операции обычным способом: Бухгалтерский учет -> Описание -> Сумма Дебета / Кредита.

Удаление ручных журналов

Журналы могут быть удалены из списка транзакций (Бухгалтерский учет -> Транзакции) или непосредственно из журнала. При удалении счетов-фактур, платежей и т. д. журналы автоматически удаляются.

4.2. Получать и платить деньги

Мы рекомендуем использовать сверку банков для всех денежных потоков на счетах. Если вам необходимо перевести средства между двумя счетами или между счетом и POS, используйте модули «Другие денежные вклады» и «Другие выплаты». Перейдите на панель инструментов, найдите «другие деньги», назначьте необходимые счета и сохраните.

NB: pанее упомянутые модули предназначены для выставления счетов с транзакциями, которые связаны с капиталом. Например, если зарплата сотрудника была оплачена, это правильные модули для использования. С другой стороны, если зарплата сотрудника была зачислена на счета (задолженность была создана), то эти модули не будут работать.

Расходы. Вы можете описать банковские, процентные, телефонные, арендные и другие расходы, которые вы не можете или не должны описывать в счете-фактуре.

Доходы — используйте это для описания процентный доходов, займов, депозитов и других доходов, которые не имеют прямого отношения к счетам-фактурам.

4.3. Счета и системные счета

Счетами являются бухгалтерские счета, на которых основывается учет всей организации. На графике модуля Cчета вы можете счет добавлять, изменять или удалять. Модуль находится в меню «Учет», «Настройки» — «Начальные данные» — «Системные счета».

При создании новой организации ERPLY Books автоматически создает таблицу счетов по умолчанию и присоединяет ее к системным счетам.

Ввод нового счета

Вы можете добавлять счета один за другим, открывая соответствующее окно, где вы можете вставлять данные. При добавлении счетов обратите внимание на типы счетов.

Изменение счетов

Все данные, касающиеся Счета, могут быть изменены за исключением значения баланса. NB! Изменение описания счета не изменяет описание транзакции, связанной с счетом.

Удаление счета

Счет может быть удален, если к нему не подключены никакие транзакции или системные счета, и счет не является счетом расходов объектов продажи или покупки.

Системные счета являются связующим звеном между бухгалтерскими и автоматически создаваемыми учетными транзакциями. В ERPLY Books, системные счета, это счета, которые можно автоматически назначать при создании счетов-фактур, добавлении платежей и т. д.

Системные счета не могут быть удалены, но связанные с ними счета могут быть изменены. Чтобы просмотреть и отредактировать системные счета, перейдите в Настройки -> Исходные данные -> Системные счета.

4.3.1. Различные валюты

В ERPLY Books вы можете управлять всеми своими cчетами в разных валютах. Это также полезно при использовании PayPal или других альтернативных виртуальных услуг с разными валютами.

Шаги, которые необходимо предпринять:

  • Добавьте счет для каждого отдельного банка / PayPal / и т. д. и установите правильные валюты.
  • При оплате счетов-фактур валюта платежа всегда является валютой счета, на котором производится платеж. При выборе счета с валютой, отличной от основной валюты организации, ERPLY Books отобразит курс валюты, с которым осуществляется конвертация.
  • Другие платежи (которые не являются платежами по счетам-фактурам): если вы измените платежный счет на один из валютных счетов, ERPLY Books автоматически отобразит курс валюты, и вы можете ввести сумму в правильной, нужной валюте.

При оплате счета-фактуры, ERPLY Books автоматически рассчитывает убыток или прибыль от обмена валюты и автоматически создает запись в журнале. Окно добавления платежей будет выглядеть так:

Как рассчитывается баланс по счетам в других валютах?

Все транзакции производятся в основной валюте организации, поэтому баланс рассчитывается в реальном времени в зависимости от курса обмена валюты. Баланс отображается в основной валюте.

Как настроить начальный баланс для валютного счета?

Вы можете установить баланс как любой другой баланс из «Настройки»> «Начальные данные»> «Балансы счетов» или с помощью сверки банков или просто добавить его как «другие доходы» из строки поиска.

У организации есть счет PayPal в долларах США и получает счет-фактуру в GBP, в то время как у организации нет счета в GBP. Счет-фактура оплачивается с помощью счета PayPal. Как соответствовать этот вид транзакции?

Можете создать новый счет-фактуру в USD или GBP, но было бы легче отслеживать деньги, если бы вы в первую очередь рассчитали сумму из GBP в USD.

Сверка банка с валютного счета

Вы можете согласовать банк, как обычно. Единственное различие заключается в том, что вы должны установить ERPLY Books, чтобы не рассчитывать курсы валют. Это потому, что ERPLY Books используют правильные курсы валют, но для того, чтобы рассчитать прибыль или убыток от обмена валюты, нам нужно использовать курс банка или поставщика услуг.

4.4. Автоматические транзакции

ERPLY Books выполняет несколько транзакций автоматически. Это транзакции, касающиеся счетов-фактур, основных средств и кредиторской задолженности. В этой главе описывается, как и где ERPLY Books выбирает счета для этих транзакций.

При создании счетов-фактур существует три типа транзакций:

  • отдельная транзакция с каждой строкой счета-фактуры
  • округление счета-фактуры транзакции (при редактировании суммы налога)
  • округление счета-фактуры транзакции (при редактировании секции округления в дополнительной информационной строке)

Округление транзакций

ERPLY Books для округления нужны следующие счеты:

  • доходы от округления
  • затраты от округления
  • дебиторская и кредиторская задолженность

Округление счетов-фактур продажы

Закругленная сумма > 0 Закругленная сумма < 0
Дебет Дебиторская задолженность Expenses from rounding
Кредит Доходы от округления Дебиторская задолженность


Округление счетов-фактур на покупку

Закругленная сумма > 0 Закругленная сумма < 0
Дебет Доходы от округления кредиторская задолженность
Кредит кредиторская задолженность Доходы от округления


Транзакции со строками счетов-фактур

Счета-фактуры транзакции состоят из счетов, взятых из Покупок и Продаж, которые прилагаются к счету-фактуре.

При выборе элемента выбирается счет расхода для элемента. Если тип элемента не является сервисом, счет расходов автоматически изменяется на счет Актива. Единственные счета, которые не могут быть изменены, это счета дебиторской и кредиторской задолженности. Они всегда выбираются ERPLY Books, потому, что когда оплата производится, ERPLY Books необходимо изменить баланс на счете дебиторской / кредиторской задолженности.

4.5. НДС, Налог на товары и услуги, Налог с продаж

Все транзакции, связанные с НДС, производятся с использованием одного счета — счета НДС. Более конкретные данные, связанные с НДС, можно увидеть в отчете о НДС.

Чтобы просмотреть и управлять информацией об НДС, перейдите в Отчеты -> Отчет о НДС. Отчет по НДС разделен на два раздела: общая информация, состоящая из обобщенных данных, и таблица, которая показывает, из чего были рассчитаны обобщенные данные.

Если вы хотите добавить, изменить или удалить ставки налога, перейдите в Настройки -> Ставки налога. Оттуда вы можете редактировать три столбца: Описание, Процент и Тип. Обратите внимание, что ERPLY Books автоматически использует основную ставку налога.

Организация не облагается НДС. Как следует вводить транзакции?

Если организация не необлагается НДС, это должно быть указано в Настройках -> Данные организации. В этом случае процент НДС в счете-фактуре всегда равен 0%. При создании счета-фактуры НДС автоматически добавляется для упрощения вставки счетов-фактур.

Пользователям ERPLY необходимо перейти в Настройки -> Настройки ERPLY, а также синхронизировать услуги и ставки НДС. Это синхронизирует типы НДС, используемые в ERPLY.

5. Счета-фактуры покупки и продажи, Заявки на оплату, Ценовые предложения

5.1. Общая информация

ERPLY Books позволяют вводить счета-фактуры продажи, счета-фактуры на покупку, заявки на оплату и ценовые предложения.

  • Счет-фактура продажи — торговый документ для управления дебиторской задолженностью;
  • Счет-фактура на покупку — показывает преобретения у поставщиков;
  • Заявка на оплату расходов — упрощенный счет-фактура покупки, который позволяет вам добавлять покупки, которые были немедленно оплачены наличными или карточкой, в систему учета;
  • Предложение цены — позволяет составлять документы отдельно от бухгалтерского учета.

Существует три варианта ввода счетов-фактур:

  • Обычный ввод;
  • Синхронизация с счетами-фактурами ERPLY;
  • Платёж согласно записям времени Toggl.

5.2. Поля в счете-фактуре

Каждый счет-фактура состоит из следующей информации:

  • Клиент / Поставщик — для создания документа требуется только имя. Если контакт, который еще не внесен в список, вводится, новый контакт с этим именем автоматически создается ERPLY Books. NB! Контактная информация не может быть изменена после оплаты счета-фактуры.
  • Номер счета-фактуры — в соответствии с порядковым номером счета-фактуры в Информации организации. Серийный номер автоматически добавляется к каждому счету-фактуре;
  • Номер ссылки
  • Дата выставления счета-фактуры — дата выдачи счета-фактуры. Все транзакции, касающиеся счета-фактуры, имеют дату выставления счета-фактуры по умолчанию. Дата транзакции может быть изменена в поле «Дата транзакции».
  • Валюта — по умолчанию валюта счета-фактуры — валюта организации;
  • Срок оплаты — дата оплаты рассчитывается по умолчанию, используя дни до крайнего срока контакта;
  • Дата транзакции — дата, на которую будут сделаны все учетные записи. По умолчанию значение — дата счета-фактуры.
  • Просроченная плата — просроченная плата взимается в день и указана в счете-фактуре. ERPLY Books не вычисляют процент штрафа.
  • Язык — языки счета-фактуры. Языки могут быть добавлены в модуле настройки счета-фактуры.
  • Информация — информационный столбец не отображается в счете-фактуре;
  • Печатная информация — печатная информация отображается в счете-фактуре непосредственно перед строками.

Каждая строка в счете-фактуре содержит следующую информацию:

  • Название предмета – название можно выбрать из списка предметов. Если введено название, которое еще не указано, автоматически создается новый предмет.
  • Единицы измерения предмета — единица всегда отображается рядом с названием предмета.
  • Количество — количество всегда указывается как 1 по умолчанию.
  • Цена – на счете-фактуре продажи, цена всегда указана как базовая цена предмета * (1 + не уплаченно в срок).

В счет-фактуре покупки базовая цена предметов является ценой по умолчанию.

  • Скидка — процентная ставка — общая скидка счета-фактуры по умолчанию.
  • Налог – налоговое значениеберется на предметы.
  • Всего = количество * цена * (1 — скидка) * (1 + налоговый процент)
  • Счет расходов — счет расходов по умолчанию, это системный счет расходов на обслуживание. После выбора предмета счет будет измененён счетом расхода предмета.
  • Налоговый счет — счет, используемый для управления налогом. Поля скрыты по умолчанию. Чтобы показать это, перейдите в заголовок таблицы, выберите строки и проверьте соответствующую строку.
  • Счет дохода — счет, используемый для управления доходами с помощью строки счета-фактуры. Поля скрыты по умолчанию. Чтобы показать это, перейдите в заголовок таблицы, выберите строки и проверьте соответствующую строку.
  • Проект — каждая строка счета-фактуры может иметь отдельный проект. Поля скрыты по умолчанию. Чтобы показать это, перейдите в заголовок таблицы, выберите строки и проверьте соответствующую строку.
  • Время ввода — время ввода будет автоматически установлено при вводе новой строки.

5.3. Ввод счетов-фактур

Если клиенты и поставщики ранее были введены в систему, рекомендуемая процедура следующая:

  • При создании счета-фактуры поле клиента выделено. При выборе клиента в случае Счета продажи вы будете направлены в первую строку счета-фактуры. В случае счета-фактуры на покупку номер счета-фактуры автоматически фокусируется после выбора поставщика.
  • При вводе предметов в счет-фактуру выполните поиск по списку предметов и выберите, нажав ENTER. Это активирует поле таблицы, и оттуда вы можете перемещаться со стрелками. Стрелка вниз создает новую строку, и нажатие enter активирует значение поля, чтобы вы могли его изменить.
  • Когда все предметы были добавлены и их цены проверены, нажмите ctrl + s для сохранения.
  • После сохранения открывается окно, в котором оплата может быть назначена счету-фактуре и возможно копирование, печать или добавление нового счета-фактуры.

5.4. Расчеты с отчетными лицами

Создание счета-фактуры для отчетов отчетных литс

Вы можете использовать специальную форму счета-фактуры на покупку для регистрации расходов, сделанных отчетным лицом. Перейдите в раздел «Покупки и расходы» -> «Счет-фактура на покупку» (Добавить новый) -> Возмещение.

NB! Бухгалтеры: счета отчетного лица по умолчанию находится на активной стороне. Если вы хотите видеть его на пассивной стороне, вам просто нужно изменить типы счетов (Учет -> План счетов) или создать новый счет правильного типа и добавить его в новый системный счет отчетного лица (Настройки> Исходные данные> Системные счета).

5.5. Отправка счетов-фактур

Чтобы отправить счет-фактуру, его необходимо сохранить с помощью «Сохранить и отправить» (или вы можете загрузить его как PDF-всплывающее окно, которое будет показано после сохранения). После этого откроется следующее окно со всеми опциями пересылки. Это показано на рисунке ниже.

Существует несколько вариантов для отправления счетов-фактур желаемым сторонам:

  • Отправить электронное письмо непосредственно из ERPLY Books;
  • Отправить электронное письмо с использованием персональной почтовой системы;
  • Скопировать ссылку;
  • Сохранить счет-фактуру в формате PDF.

При отправке электронной почты непосредственно из ERPLY Books, текст в настройках организации, будет установлен как базовый текст сообщения электронной почты.

5.6. Управление счетами-фактурами

Счета-фактуры могут управляться в модуле «Отчеты о покупках и продажах» и «Неоплаченные счета-фактуры продажи» или «Невыплаченны счета-фактуры на покупку».

При управлении счетов-фактур необходимо ответить на несколько вопросов:

Какие счета-фактуры продажи неоплаченны? Неоплаченные счета-фактуры продажи являются доходы -> Неоплаченные счета-фактуры продажи. Вы также можете найти их в отчете о продажах при выборе «Показывать только неоплаченных» в разделе «Что показывать».

Какие счета-фактуры на покупку неоплаченны? Неоплаченные счета-фактуры продажы — это покупки и расходы -> Неоплаченные счета-фактуры продажы. Вы также можете найти их в отчете о продажах при выборе «Показывать только неоплаченных» в разделе «Что показывать».

Где я могу посмотреть продажи в прошлом месяце? Продажи в прошлом месяце видны в отчете о продажах.

Где и как я могу удалить старые счета-фактуры? Счета-фактуры могут быть удалены в отчетах о продажах и закупках или путем выбора счета-фактуры и нажатия кнопки «Удалить». Чтобы удалить счета-фактуры, платежи должны быть удалены перед фактурой.

Как скопировать счет-фактуру? Счета-фактуры могут быть скопированы из отчетов о продажах и закупках.

5.7. Синхронизация счетов-фактур ERPLY

Если счет ERPLY Books интегрирован в ERPLY, кнопки счета-фактуры продажи заменяются кнопкой «ERPLY sync». Все счета-фактуры на покупку, счета-фактуры продажи и дебиторская задолженность, которые были удалены, отредактированы или добавлены с момента последней синхронизации, будут синхронизированы.

ERPLY Books синхронизирует следующие данные:

  • Удаленные счета-фактуры — все счета-фактуры и транзакции, которые существуют в ERPLY Books, удаляются со времени между последней синхронизацией и текущим моментом;
  • Удаленные платежи — если есть платежи, которые были удалены без удаления счета-фактуры, они также будут удалены;
  • Измененные счета-фактуры на покупку и счета-фактуры продажи — все счета-фактуры изменены с момента последней синхронизации, будут синхронизированы;
  • Новые счета-фактуры на покупку и новые счета-фактуры продажи — все счета-фактуры, созданные с момента последней синхронизации, будут синхронизированы;
  • Новые и отредактированные платежи с момента последней синхронизации.

ERPLY Books синхронизирует счета-фактуры следующим образом:

  • Для каждого счета-фактуры ERPLY, в ERPLY Books создается новый счет-фактура.
  • При добавлении счетов-фактур продажи, ERPLY Books автоматически связывает предмет склада с счетом-фактурой (чтобы изменить это, перейдите в «Настройки» — «Настройки ERPLY»). Стоимость проданных товаров будет добавлена к транзакции автоматически.
  • Когда вы добавляете счета-фактуры на покупку, ERPLY Books связывает предмет склада с счетом-фактурой, когда значение нетто счета-фактуры равно стоимости инвентаря счета-фактуры. Если значение не равно, ERPLY Books синхронизирует все строки счетов-фактур и автоматически добавляет услуги.
  • При синхронизации платежей, ERPLY Books различают более пяти типов платежей: чеки, наличные деньги, банковский перевод, подарочные карты и платежи банковской карточкой. ERPLY Books меняют платёжный счет в соответствии с каждым типом платежа.

5.7.1 Синхронизация счетов-фактур на покупку

Счета-фактуры на покупку (т. е. за услуги, телефонные расходы и другие) должны быть созданы в ERPLY Books. Мы рекомендуем, чтобы все счета-фактуры, связанные со складом, были добавлены на склад.

Как регистрировать транспортные расходы?

Существует два вида транспортных расходов:

  • Транспорт добавляется к тому же счету-фактуре покупки;
  • транспорт добавляется с помощью отдельного счета-фактуры.

В первом случае при добавлении счета-фактуры в ERPLY бэк-офис, выполните следующие действия после добавления всех элементов инвентаря:

  • добавить дополнительные расходы транспортировки (тогда ERPLY знает, что стоимость запасов увеличивается из-за транспорта);
  • добавить отдельную строку для транспортировки (цена должна быть суммой транспортировки из счета-фактуры, чтобы сумма счета соответствовала сумме, которую вы видите на бумаге / pdf и т. д.). Артикул инвентаря, который вы выбираете, может быть нескладской предмет.

Во втором случае выполните следующие действия:

  • добавить дополнительные расходы транспортировки в ERPLY бэк-офис (тогда ERPLY знает, что стоимость запасов увеличивается из-за транспорта);
  • добавить транспортный счет в ERPLY Books. Выберите счет инвентаря для счета расходов — тогда сумма перейдет в инвентарь, так как это не расход.

Могу ли я разделить разные артикулы между разными счетами?

Вы можете изменить счета на карточке артикула: «Доходы»> «артикулы покупки и продажи».

5.8. Учет с использованием записей времени Toggl

В ERPLY Books вы можете оплачивать свои записи времени Toggl. Чтобы оплатить записи времени, перейдите в «Доходы -> Отслеживание времени». Выберите записи, которые вы хотите оплатить, и нажмите один из вариантов:

  • найти существующий счет-фактуру и добавить временные записи;
  • создать новый счет-фактуру и добавить все выбранные временные записи;
  • создать новый счет-фактуру с одной строкой, которая представляет общее количество всех выбранных временных записей.

6. Дебиторская и кредиторская задолженность

6.1. Общая информация

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью в ERPLY Books довольно гибкий, что позволяет сделать следующее:

  • ввод нескольких платежей в один счет-фактуру;
  • автоматически добавлять предоплаты, когда они сделаны;
  • с прибылью и убытками следить за изменением стоимости валюты.

ERPLY Books позволяют вводить транзакции тремя способами: путем загрузки банковской выписки, выбирая счет-фактуру из списка и описывая транзакции или просматривая счета-фактуры один за другим и внося связанные с ними транзакции.

Существующие платежи не могут быть изменены. Чтобы изменить платеж, удалите его и добавьте новый.

6.2. Дебиторская задолженность и кредиторская задолженность счетов-фактур

Дебиторская и кредиторская задолженность может быть отредактирована в модуле «Неоплаченные продажи и Счета-фактуры на покупку», который находится в подменю «Деньги и Счета-фактуры». Если есть неоплаченные счета-фактуры, макет модуля выглядит следующим образом:

По умолчанию ERPLY Books показывает все неоплаченные счета-фактуры. Счета-фактуры не выплачиваются, если общая сумма неоплаченных счетов составляет <0,01 евро. Это условие важно в ситуациях, когда другая валюта используется для платежа, а общая сумма округляется. Красный текст указывает превышенные предельные сроки платежа, зеленый текст — еще впереди, а черный текст используется при оплате счета.

Чтобы добавить платеж в счет-фактуру, выберите счет-фактуру и нажмите «Добавить платеж». Платеж также можно добавить в счет-фактуру (открыть счет-фактуру, дважды щелкнув по нему). Окно для этого действия показано на рисунке ниже:

Все данные в окне платежей автоматически заполняются. По умолчанию выбрана текущая дата и счет установлен как Банковский счет системного счета.

Когда клиент или поставщик оплачивают больше, чем требовали, то ERPLY Books автоматически создает транзакцию с предоплатой. Когда новый счет-фактура добавляется для контакта, предоплата может быть использована из модуля неоплаченных счетов-фактур. Выберите счет-фактуру и нажмите «Использовать предоплату». Затем, ERPLY Books проверяет, имеет ли этот контакт какой-либо неиспользованный кредит предоплаты, и если да, использует его.

В модуле неоплаченных счетов-фактур на продажу вы также можете управлять сомнительными долгами. Для этого выберите счет-фактуру и нажмите «Безнадежный долг». Затем вы можете отредактировать сумму, которая будет добавлена как безнадежный долг. После сохранения ERPLY Books создает платеж, который не влияет на дебиторскую задолженность:

  • Дебит расходы на безнадёжные долги
  • Кредит безнадёжные долги

6.3. Управление предоплатой

в ERPLY Books

Как записывать предоплату?

Предоплата может появиться из следующих транзакций:

  • оплатив больше, чем сумма счета-фактуры — если, например, общая сумма счета-фактуры составляет 100, а платеж равен 120, то ERPLY Books автоматически 20 направляет в счет предоплаты;
  • оплата без счета-фактуры:
    • при банковском импорте и выборе клиента / поставщика для оплаты, это автоматически добавляется как предоплата клиента / поставщика;
    • ручное добавление предоплаты возможно из открытой дебиторской задолженности / кредиторской задолженности, когда нажатие «добавить платеж» без выбора счета-фактуры позволяет выбрать клиента, а затем добавить сумму и т. д.

Как использовать предоплату?

Предоплаты не используются автоматически. Это означает, что клиент / поставщик может иметь предоплату и долг одновременно. Чтобы использовать предоплату, перейдите к открытой дебиторской / кредиторской задолженности, выберите счет-фактуру и нажмите «Использовать предоплату».

Как просмотреть предоплату?

Чтобы просмотреть все предоплаты, перейдите к отчету о клиенте / поставщике. При двойном щелчке на клиенте / поставщике, перенаправляетесь на конкретный отчет о контакте, где вы также видите столбец предварительной оплаты.

Как добавить налог на транзакции предоплаты?

Иногда необходимо оплатить / потребовать обратно Налог на товары и услуги / НДС для предоплаты. Это можно сделать автоматически, когда вы выбираете ставку налога для клиента / поставщика. Вы можете сделать это из модуля контактов.

6.4. Импорт банка и создание файла транзакции

ERPLY Books позволяют загружать банковские выписки из следующих банков: JPM Chase, Wells Fargo и Barclays. После загрузки, ERPLY Books проверяет все платежи и связывает их со счетами-фактурами или если ссылка на счет-фактуру не найдена, то со счетами.

6.4.1. Импорт банковского файла

Модуль импорта доступен на панели управления. После выбора файла, ERPLY Books проверяет данные и отправляет их обратно в обработанной форме. Обработка каждой банковской дебиторской и кредиторской задолженности состоит из следующих шагов:

  • Есть ли имя плательщика транзакции и есть ли контакт (Клиент / Поставщик) и любые соответствующие ему неоплаченные счета-фактуры на покупку или продажу?
  • Если на все предыдущие вопросы был дан отрицательный ответ, транзакция помещается в категорию «Прочие доходы» или « Разходы » (процентные расходы, банковские расходы, выплаты заработной платы и т. д. — все транзакции, не связанные с счетами-фактурами).

Возвращаемые данные выглядят примерно так:

  • Зеленый / красный знак показывает, является ли транзакция правильной. По умолчанию знаки устанавливаются красным цветом, если ERPLY Books не уверены в типе оплаты и счета.
  • Тип определяет тип транзакции, привязанный либо к счетам-фактурам, либо к другим типам дебиторской / кредиторской задолженности. Как кредиторская задолженность, так и дебиторская задолженность имеют два типа: один связан с счетами-фактурами, а другой не связанный со счетами-фактурами. Все транзакции не связаны со счетами фактурами должны получить соответствующую счет из плана счетов. Если тип изменен с других доходов или расходов на оплату счетом-фактурой, ERPLY Books перенаправляет вас на вкладку поиска счетов-фактур, где вы можете искать оплаченный счет (-а).
  • Если ERPLY Books не соответствуют платеж с счетом-фактурой, но это платёж по счету-фактуре, вы можете найти счет-фактуру, соответствующую оплате, выбрав «Оплата», а затем «Найти оплаченный счет-фактуру».
  • Дебетовые и кредитные счета предназначены для других счетов, не связанных с счетами-фактурами. В случае прочей дебиторской задолженности кредитный счет по умолчанию устанавливается как системный счет «Прочие расходы». Системные счета можно изменить в Настройки -> Данные организации -> Системные счета.

6.4.2. Банковский импорт. Вопросы и ответы.

Как управлять несколькими банковскими счетами?

1) Добавьте все банковские счета в план счетов (Учет -> План счетов).

2) После загрузки банковской выписки, измените счет в верхней части модуля импорта банка.

Где я могу просмотреть платежи, которые я добавил?

Платежи можно просмотреть из разных отчетов, связанных с деньгами.

Отчеты -> Денежные вклады и выплаты (все платежи)

Отчеты -> Отчет о дебиторской задолженности (все входящие суммы)

Отчеты -> Отчет о кредиторской задолженности (все исходящие суммы)

Доходы -> Отчет о дебиторской задолженности (все входящие суммы)

Закупки и расходы -> Отчет о кредиторской задолженности (все исходящие суммы)

Почему некоторые транзакции по продаже и покупке не были подтверждены?

Существует несколько причин, по которым ERPLY Books не могут иногда соответствовать платеж со счетом-фактурой.

1) При разборе банковской выписки ERPLY Books может не разобрать имя Клиента / Поставщика и, следовательно, не может выполнять поиск.

2) ERPLY Books может разобрать имя из описания банковской выписки, но может не найти имя соответствующего Клиента / Поставщика в ERPLY Books. Например, если поставщик назван «Ltd, X» в ERPLY Books и «X Ltd» в выписке из банка, запрос имени не даст никаких результатов.

3) Когда ERPLY Books может соответствовать счет-фактуру с оплатой, он все равно может быть отмечен красным, если он был оплачен неправильно (уплаченная сумма не соответствует общей сумме счета-фактуры для оплаты), или если у этого Клиента / Поставщика имеется более одного неоплаченного счета-фактуы (тогда ERPLY Books не знает, соответствует ли этот счет-фактура).

ERPLY Books не нашли ссылку на счет-фактуру при импорте банка. Как соединять с правильным счетом-фактурой?

Отметьте строку, нажав на нее и на «Найти оплаченные счет (а)». Другой вариант — изменить тип строки. Затем ERPLY Books направит вас в список поиска счетов-фактур, где вы можете найти правильный счет (а), выбрать его (их), а затем нажать кнопку «Выбрать».

Могу ли я сохранить половину банковской выписки?

Когда вы загружаете банковскую выписку в ERPLY Books, в настоящее время не сохраняется все данные как неподтвержденные платежи. Решение для этого разрабатывается. Прямо сейчас вы можете сохранять только зеленые строки, т. е. сохранять только половину выписки. Когда вы снова загружаете выписку, ERPLY Books не знает, какие платежи уже были сделаны, а какие нет.

Как сделать импорт банка, если я использую несколько банков?

В случае нескольких банков должны быть созданы разные счета — отдельный для каждого банка. Если компания использует карточные платежи, прочитайте соответствующую главу в этом руководстве.

Когда для каждого банковского счета создается отдельные счета, импорт может выполняться отдельно с каждым счетом. Сначала загрузите выписку из банка, а затем измените счет в верхней части модуля.

Нет отдельного счета-фактуры, созданного для расходов (например, для аренды). Как управлять такими расходами в банковском импорте?

При обработке выписки из банка есть отдельная кнопка для такого рода расходов. Выберите платеж, который представляет исходящую сумму. Затем вы увидете кнопку «Вставить заявку на оплату» справа. При нажатии на нее вы будете перенаправлены на вкладку с претензиями о расходах.

Несколько счетов-фактур были оплачены сразу. Как действовать?

Выберите платеж и найдите счета-фактуры, которые были оплачены. Несколько счетов-фактур могут быть выбраны сразу. ERPLY Books делят итоговые суммы между всеми счетами-фактурами по умолчанию и будут запрашивать подтверждение, если это так, как они были оплачены.

6.4.3. Правила импорта банка

Правила импорта банка полезны для автоматизации связывания различных видов транзакций, таких как банковские сборы и другие.

Чтобы добавить новое правило банка, введите «правила банковского импорта» в Строке поиска на Главной странице.

Описание правил

  • Сотрудник — может использоваться для связывания платежей с сотрудниками (например, возмещения, зарплаты и т. д.),
  • содержит — описание содержит фразу, число и т. д.
  • равняться – описание, это точная фраза, число и т. д.
  • заканчивается — описание заканчивается фразой, числом и т. д.
  • начинается с — описание начинается с фразы, числа и т. д.
  • Следующий / Предыдущий Содержит – транзакция и ее предыдущие или следующие транзакции содержат фразу, число и т. д.
  • контакт — если сотрудник в правиле был сохранен и в платежах обнаружено описание (то есть банковская карта №), импорт банка ищет компенсацию работника и пытается сопоставить платеж с фактурой
  • описание – описание в файле банка
  • счет
  • проект
  • Налог — добавление налога позволяет напрямую связать транзакцию с налогом
  • Сотрудник — может использоваться для связывания платежей с сотрудниками (например, возмещения, зарплаты и т. д.),

Если существует правило банка, ERPLY Books игнорирует знания предыдущих транзакций и будет использовать правило для создания ссылок. Поэтому банковские правила имеют больше приоритета, чем обычные подключения, которые ERPLY Books узнали из предыдущих транзакций. Правила банка также полезны, потому что обычный «процесс обучения» не включает проекты, и если вам нужно разделить транзакции между проектами, вы должны использовать банковские правила.

Пример № 1

Банковский файл имеет платеж в размере 1,2 евро, описание: Плата за обслуживание банка

Правило банка:

тип: равно

описание: плата за обслуживание банка

счет: плата банковских услуг

проект: не требуется

налог: не требуется

сотрудник: не требуется

Все платежи с описанием «Плата за обслуживание банка» будут связаны с счетом плата банковских услуг.

Пример № 2

В банковском файле имеется оплата в размере 872 евро с описанием «зарлата за ноябрь 2014 года», адресованная «Джону Сон»,

Тип: заканчивается

описание: зарплата

счет: обязательства перед сотрудниками

проект: не требуется

налог: не требуется

сотрудник: не требуется

Пример № 3

В банковском файле есть плата в размере 12 евро с описанием «03/01/2015 11:19 card … 123456 Schiphol Restaurant / AMSTERDAM / NLD # 344355″

Это означает, что кто-то купил что-то в аэропорту Schiphol. Как работодатель вы имеете банковскую карточку с номером, заканчивающимся на 123456, и она назначена Джону Сон. Во время поездки Джона в Амстердам он заплатил за разные вещи, которые уже были введены в качестве возмещения. Возможно, мы захотим автоматизировать сверку банков, чтобы автоматически находить платежи, сделанные с карточкой, номер которой заканчивается 123456.

Тип: контакт

описание: 123456

счет: не требуется

проект: не требуется

налог: не требуется

сотрудник: Джон Сон

6.5. Транзакции в разных валютах

Если у вас есть банковский счет / депозит в другой валюте, добавьте новый счет в ERPLY Books с этой валютой. Все остальное описано в 4.3.1.

7. Основные средства

7.1. Добавление основных средств

Приобретение новых основных средств

Добавить основные средства из Покупки и расходы -> Счет-фактура покупки -> Приобретенные основные средства.

Как управлять амортизацией?

По умолчанию все предметы имеют срок службы 60 месяцев. Вы можете изменить это в модуле «артикулы покупки и продажи», где вы можете увидеть срок службы актива.

Модуль амортизации находится в учете -> рассчитать амортизацию. Там вы можете изменить время службы вручную или добавить сумму также вручную. Также не забудьте изменить дату транзакции перед сохранением транзакций амортизации.

Добавление начальных значений основных средств.

Предположим, мы хотели бы добавить начальные балансы компаний на 31/12.

1) Добавьте основные средства из меню «Издержки». Вы можете сделать это с помощью одного счета-фактуры или с отдельными. Обычная практика заключается в изменении имени поставщика в имя организации.

При добавлении значения цены вы должны добавить цену покупки, так как это значение должно быть в балансе.

После добавления всех основных средств в отдельные строки измените поле налога на ноль (если оно не равно нулю), так как это не покупка основных средств. Измените дату счета-фактуры на 31/12 и сохраните.

После сохранения вы можете добавить платеж к этому счету-фактуре с датой 31/12. Например, платежный счет может быть банк. Сальдо банковского счета будет правильным после изменения значений остатков на счете за 31/12.

К этому моменту вы добавили все основные средства, и теперь вы должны изменить их значение амортизации.

2) Перейдите в «Расчет амортизации» из меню «Учет» или «Издержки» и введите накопленную сумму амортизации в каждую строку.

Это означает, что если у вас есть компьютер с стоимостью покупки 1200 $ и текущим значением 500 $, то суммарное значение амортизации составляет 700 $. Когда вы создали счет-фактуру покупки для основных средств, вы добавили компьютер со значением 1200 $. Следовательно, ваш баланс не является правильным на данном этапе.

Вы можете изменить значение амортизации для каждой строки, просто изменив сумму в таблице. Перед сохранением дважды проверьте, была ли дата амортизации изменена на 31/12.

7.2. Часто задаваемые вопросы об основных средствах

Что делать, если основные средства не приобретены?

Если основные средства не приобретены, вы можете зарегистрировать их, выпустив счет-фактуру, на котором ваша компания помечена как Поставщик. Таким образом, платеж может быть произведен с помощью соответствующей счета (например, выручка от создания основных средств).

Как часто следует рассчитывать амортизацию?

При использовании нашей методики расчета амортизации для упрощения процесса расчета разумно делать это один раз в месяц или один раз в год.

Как рассчитывается амортизация и какова формула расчета?

Амортизация рассчитывается с использованием линейного метода.

Например, предположим, что компьютер не работает после четырех лет использования. Следовательно, 25% стоимости компьютера уменьшилось в течение года. Для компьютера стоимостью 1000 $ стоимость амортизации составляет 250 $ в год. Это так, если остаточное значение равно 0 после четырех лет. Если остаточная стоимость за четыре года составляет 200 долларов США (это означает, что через четыре года компьютер может быть продан за 200 долларов США, то есть стоимость после четырех лет не равна нулю), годовая стоимость амортизации будет (1000-200) / 4 = 200 $. Это формула для расчета: ** (первоначальная стоимость — остаточная стоимость) / срок службы в годах. Поскольку годовая сумма расходов составляет 200 долларов США, она будет составлять 16,67 долл. США в месяц.

Как выбираются счета для амортизационных транзакцый?

Запись составлена на основе амортизации и системного учета амортизации. Это можно изменить в настройках -> Исходные данные -> Системные счета.

Где я могу увидеть амортизационные транзакции?

Проведенные транзакции делятся на три отчета: «Транзакции», «Главная книга» и «Отчет о предметах». В последнем, тип должен быть установлен как Предметы инвентаря. Поиск проще выполнить, если тип задан как «Амортизационные транзакции» в Отчете о транзакциях.

Как я могу изменить и удалить транзакции?

Транзакции могут быть изменены и удалены путем выбора Транзакции из модуля Танзакций или Главной книги. NB! Обратите внимание, что при изменении транзакций строка предмета не изменяется, и в Отчете о предмете отображается неправельная сумма транзакции.

8. Начиная — исходные данные

8.1. Основная информация

Создание бизнеса в ERPLY Books делается как можно проще для клиента. По-прежнему рекомендуется обдумать заранее бизнес, действующий в настоящее время, и сначала ввести данные, необходимые для бизнеса.

Создавая новую организацию, ERPLY Books делает следующее:

  • создает новый План счетов;
  • добавляет Настройки по Умолчанию для организации — чтобы изменить их, перейдите в «Настройки» -> «Данные организации».

Необходимо ввести следующую информацию:

  • Начальные балансы счетов — балансы должны устанавливаться на определенную дату;
  • Исходные балансы клиентов — любой долг клиента и общая задолженность должны быть зафиксированы здесь. Мы предлагаем вам использовать следующий порядок ввода балансов: 1) ввести клиентов; 2) создать счет, соответствующий балансу долга.
  • Исходные балансы поставщиков — балансы можно вводить аналогично исходным балансам клиентов.

Точное время фиксации исходных данных должно быть отмечено. В зависимости от ситуации организации необходимо отметить дату, когда организация уже активна и с какого периода передаются данные. Обычно меняется программное обеспечение с изменением календарного года (чаще всего на 31/12). Начальную организацию можно установить после создания организации. Если организация может фиксировать все данные и управлять возможными корректирующими транзакциями, которые остаются между началом года и датой фиксации, можно изменить программное обеспечение учета в середине года.

Если программное обеспечение бухгалтерского учета изменено в середине года, а все начальные балансы фиксируются на 01.01, все транзакции, совершенные в новом финансовом году, должны быть введены.

Порядок ввода данных следующий:

  • Во-первых, введите начальные балансы клиентов и поставщиков.
  • Добавить основные средства, если они есть. Подробнее читайте в предыдущей главе.
  • Во-вторых, введите начальные балансы всех остальных счетов.
  • Наконец, проверьте, все ли правильно.

Другая информация, подлежащая проверке:

  • Проекты — ввод проектов, если вам нужно, и вы их имеете.
  • Системные счета — все счета, подключеные к транзакциям, которые ERPLY Books должны выбрать из системы (Банковский счет по умолчанию и т. д.),

8.2. Ввод начальных балансов счетов

Перейдите в Настройки -> Исходные данные -> Системные счета.

Как уже упоминалось ранее, исходные балансы должны вводиться после ввода первоначальных балансов клиентов и поставщиков. Таким образом, ошибки можно предотвратить в следующих счетах:

  • Доходы
  • НДС
  • Дебиторская задолженность по продажам
  • Задолженность перед поставщиками
  • Расходы из счетов-фактур на покупки

Если данные вводятся в конце года, прибыль от продаж и расходы, возникающие в результате ввода первоначальных балансов клиентов и поставщиков, должны быть учтены в прибыли финансового года.

В исходных балансах кредитные и дебетовые балансы не разделяются. Введите все балансы в правильном балансовом значении. Кроме того, поскольку ERPLY Books не вычисляет стоимость собственного капитала, это также необходимо вставить в правильные счета.

При сохранении исходных балансов ERPLY Books запрашивает подтверждение, если Активы не равны Обязательствам. Это единственная ситуация, когда пользователь может добровольно сохранить неверный баланс.

В случае стартовой организации настройка первого счета с депозитом 2500 € выглядит следующим образом:

  • Банковский счет: 2500;
  • Акции или Денежные средства: 2500: 2500.

При вводе исходных балансов происходит транзакция, когда все балансы отображаются вместе в установленную дату. При открытии модуля вы можете увидеть остатки на счете выбранной даты. Это означает что, если бизнес использует ERPLY Books в течение определенного периода времени, модуль начальных балансов больше не является правильным способом ввода исходных балансов счетов. В этом случае мы рекомендуем использовать обычный модуль учета.

8.3. Исходные балансы клиентов и поставщиков

Исходные балансы клиентов и поставщиков вводятся с использованием двух разных модулей, которые имеют одинаковые функции. Информация в этой главе может быть использована для ввода исходных балансов как клиентов, так и поставщиков, и также полезна, если вам нужно сразу импортировать несколько счетов-фактур. Балансы должны фиксироваться с момента, когда организация хочет ввести исходные балансы. Требуется следующая информация:

  • У каких клиентов есть долг и каков общий долг?
  • Каким поставщики есть задолженность и какова общая сумма?
  • Кто из клиентов имеет предоплату и какова общая сумма?
  • Каким поставщикам было оплачено заранее и какова общая сумма?

Фиксирование предоплаты более сложное, подробнее смотрите ниже. Чтобы исправить долги, счета-фактуры должны быть введены на соответствующую сумму. Это можно сделать по одному или путем ввода нескольких счетов одновременно в модуле Импорта счетов-фактур. Модуль находится в Настройках -> Исходные данные. Модуль импорта выглядит следующим образом:

При импорте исходных балансов комбинация клавиш ctrl + v может использоваться для вставки информации, такой как список долгов клиента из Excel, Google Docs или других источников. Это можно сделать, подготовив данные в Excel, Google docs и т. д., указав данные и проверив их формат. При подготовке данных помните, что ERPLY Books позволяют изменять размер столбцов и строк.

  • Скопируйте данные и вставьте их в ERPLY Books, используя комбинацию клавиш ctrl + v.
  • Дважды проверьте данные, чтобы убедиться, что они верны.
  • Сохраните.

При вставке следует обратить внимание на список значений и чисел.

Поле номера

  • Десятичные должны быть отмечены точкой, а не запятой;
  • если введенное значение не соответствует формату чисел и ограничениям (например, скидка более 100%), ERPLY Books будут вводить 0 в качестве значения.

При вставке данных в поле списка ERPLY Books пытается найти соответствие из списка. Если ERPLY Books не могут найти соответствие, значение остается неизменным (кроме предмета, счета-фактуры и клиента).

Формат даты должен быть форматом по умолчанию, который вы можете изменить в разделе «Настройки организации».

Когда первоначальная задолженность Клиентов фиксирована, дебиторская задолженность может быть привязана к конкретным документам (и Клиентам) в программном обеспечении счета.

Таблица, подходящяя для копирования долгов, выглядит следующим образом (Счета-фактуры на продажу слева и Счета-фактуры на покупку справа):

Фиксирование балансов предоплаты является более сложным. Для этого должен быть создан пустой счет-фактура, и к нему добавляется дебиторская задолженность. Пустой счет-фактуру можно создать в модуле Импорта счетов. При вводе дебиторской задолженности учтите, что это приведет к изменению баланса на счете дебиторской задолженности (Банковский счет по умолчанию) и необходимо учитывать при вводе исходные балансы счетов. Сумма предоплаты клиентов и поставщиков должна соответствовать общей сумме в Плане счетов.

9. Отчеты

9.1. Общая информация

Отчеты составляют основную часть окончательного результата ERPLY Books.

Модуль «Отчеты» находится на главной странице. Нажмите «Отчеты» или выберите отчет в раскрывающемся меню «Отчеты».

  • Отчеты открываются в виде таблицы.
  • Отчет по Продажам и Покупкам состоит из таблицы и дополнительных графиков.
  • Отчеты могут быть открыты как PDF или CSV файл (дополнительная информация в главе 9.8).
  • Двойной щелчок по строке таблицы открывает запись (за исключением отчета о Дебиторской задолженности, Кредиторской задолженности и Предметах/товарах).

9.2. Продажи, Покупки, Товары

Состав Отчетов о Продажах и Покупках идентичен. Отчет можно открыть из модуля «Отчеты» или раскрывающегося меню «Отчеты».

В верхней части таблицы есть график, показывающий Продажи / Покупки в течение определенного временного диапазона.

Чтобы просмотреть и управлять неоплаченными счетами-фактурами, перейдите в меню «Доходы/Разходы».

В Отчете о товарах представлен обзор определенного товара в учетных записях. Как и все отчеты, это можно найти в меню «Отчеты»

Кроме того, в Отчете о товарах можно просмотреть предметы амортизации («Основные средства», которые были амортизированы в Модуле амортизации). Это можно сделать, установив этот тип в качестве предметов инвентаря.

9.3. Отчет НДС / Налога на товары и услуги /Налога с продаж

Отчет по НДС в ERPLY Books вызывает четыре типа транзакций:

  • Счета-фактуры за продажу;
  • Счета-фактуры на покупку;
  • прочая дебиторская задолженность с налогом, отличающаяся от 0;
  • другие кредиторские задолженности с налогом, отличающимся от 0.

Отчет о НДС в ERPLY Books состоит из всех документов в течение определенного периода времени. Дата устанавливается как дата записи.

Модуль выглядит следующим образом:

Описания полей:

  • Продажи — итоговые суммы продаж с разным процентом НДС;
  • Покупки — итоговые суммы покупок с разными процентами НДС;
  • Итого — разница между Продажами и Покупками;
  • Итоговая сумма НДС — общий НДС, подлежащий уплате в Налоговое управление.

После сводки вы найдете список элементов, которые содержит сводка.

9.4. Финансовые отчеты — Баланс, Отчет о прибылях и убытках и Отчет о движении денежных средств

Баланс

ERPLY Books составляют баланс в соответствии с типами баланса, указанными в Плане счетов. Баланс можно выбрать в разделе «Отчеты» в меню «Учет».

Доходы

ERPLY Books составляют таблицу доходов в соответствии с типами доходов, указанными в Плане счетов. Отчет о прибыли можно выбрать в разделе «Отчеты» в меню «Учет».

Отчет о движении денежных средств

ERPLY Books составляют отчет о движении денежных средств в соответствии с типом денежного потока, установленным в Плане счетов. Клиент может выбрать Отчет о движении денежных средств в разделе «Отчеты» в меню «Учет».

Балансы счетов

Балансы счетов дает обзор балансов разных счетов на определенную дату. Отчет о балансе можно выбрать в разделе «Отчеты» в меню «Учет».

9.5. Основные бухгалтерские отчеты — Главная книга, Транзакции

Главная книга

Главная книга содержит обзор транзакций, связанных с счетами в течение определенного периода времени. В Главной книге транзакции делятся между счетами, а ERPLY Books подсчитывают баланс текущего счета для каждой строки. Главную книгу можно найти в разделе «Отчеты» в меню «Учет».

Транзакции

Транзакции можно просмотреть в модуле «Транзакции». Модуль «Транзакции» можно найти в разделе «Отчеты» в меню «Учет».

9.6. Клиенты, Поставщики

Отчет о Клиентах и Поставщиках дает обзор оборота конкретного Клиента или Поставщика — общие продажи / покупки, оплаченные суммы и предоплаты. Клиент может найти отчет в выпадающем меню. Если вы выберете Клиента / Поставщика, вы увидите все записи, связанные с выбранным клиентом / поставщиком.

9.7. Управление деньгами

Поскольку денежный поток напрямую связан с записями транзакций в ERPLY Books, транзакции, связанные с деньгами, можно увидеть в Главной книге (Отчеты -> Главная книга). Все отчеты, связанные с деньгами, можно найти в меню «Отчеты»:

  • Отчет о движении денежных средств — дает обзор факторов, повлиявших на изменения капитала. Кроме того, вы можете найти дополнительную информацию об Отчете о движении денежных средств в главе 9.4.
  • Денежные вклады и выплаты — включает все транзакции и сортирует их по времени. В отличие от других отчетов, модуль Входящие и исходящие деньги позволяет просматривать баланс счета.
  • Неоплаченные счета-фактуры на продажу — позволяет выполнять поиск всех счетов-фактур на продажу, показывает неоплаченные счета-фактуры по умолчанию
  • Неоплаченные счета-фактуры на покупку — позволяет выполнять поиск всех счетов-фактур на покупку, показывает все неоплаченные счета-фактуры по умолчанию
  • Отчет о дебиторской задолженности — позволяет вам видеть все полученные платежи.
  • Отчет о кредиторской задолженности — позволяет вам видеть все платежи, выплаченные с ваших денежных счетов.

9.8. Открытие файлов CSV

CSV означает значения, разделенные запятыми. Разделенный запятой означает, что разделитель между столбцами является запятой. Иногда используются другие разделители, такие как точка с запятой или вкладка. При импорте файла CSV в электронную таблицу (например, Excel) разделитель, используемый в файле CSV, должен быть выбран, чтобы сделать файл доступным для чтения.

Открытие файла CSV в MS Excel: Файл> Импорт …> Файл CSV

Затем необходимо выбрать нужный файл. Система спросит, используется ли разделитель (например, запятая) или фиксируются ли столбцы пробелами. В основном, в CSV-файлах используется запятая или точка с запятой, и в этом случае выберите «Разграниченный» (с разделителем).

В следующем диалоговом окне должен быть выбран разделитель: вкладка, точка с запятой, запятая и т. д. При выборе разных разделителей отображается фрагмент документа и предварительный просмотр. Вы должны выбрать разделитель (ограничитель), который выравнивает документ в правильные столбцы. Чтобы открыть документ, нажмите «Готово».

Здесь вы найдете видеоурок по загрузке CSV-файла в MS Excel.

Открытие файла CSV в OpenOffice: Открыть …> Выбрать файл

Затем открывается окно, где вам нужно выбрать разделитель аналогично процессу в MS Excel. Клиент должен отключить все другие разделители, которые он / она не использовали в документе.

Открытие CSV в Google Docs:

1) После открытия электронной таблицы перейдите к: Файл> Импорт …> Выбрать файл

После выбора файла он становится видимым в окне предварительного просмотра. В отличие от предыдущих двух программ, в Google Docs есть функция «Автоматически», которая, скорее всего, найдет правильный разделитель, и вам нужно будет только нажать «Импорт». Если Google Docs не отображают документ правильно, разделитель должен быть установлен вручную в мастере импорта файла: «Файл»> «Импорт»> «Выбрать файл». Затем из-под символа Разделитель вам нужно выбрать «Автоматически», Запятая или Обычный и т. д.

2) На главной странице Google Docs нажмите «Загрузить»> «Файлы», а затем выберите нужный файл. Файл появится в списке «Мой диск». При открытии файла Google Docs автоматически распознает разделитель и правильно отображает документ. Если по какой-либо причине документ отображается неправильно (используется необычный разделитель), вы можете установить разделитель вручную, используя импорт файла (показано в предыдущем разделе).