Управление статусами платежного файла счета-фактуры покупки в ERPLY Books

Управление статусами платежного файла счета-фактуры покупки в ERPLY Books

ERPLY Books позволяют составлять платежный файл для оплаты счетов-фактур поставщиков (и заработной платы, предоплаты и т. д.).

Как составить файл оплаты счета-фактуры покупки в ERPLY Books?

Сначала выберите модуль «Долги поставщикам» на панели управления. Оттуда вы можете выбрать счета-фактуры, за которые вы хотите заплатить. Отметьте счета и нажмите «Экспорт платежей в файл». Если вы ввели свою банковскую информацию, вы не получите отчет об ошибке. Если информация не будет введена, программное обеспечение предоставит вам сообщение об ошибке: ‘Bank info missing. Please add your bank name and account number under organisation settings.  Затем ERPLY Books направит вас в модуль «Банковские счета», где вы можете ввести свою банковскую информацию. Если вы это сделали, нажмите «Экспорт платежей в файл» еще раз. Вы увидите информацию о счетах-фактурах с банковской информацией поставщиков. Если вы не указали их банковскую информацию, вы можете сделать это там.

Нажмите «Экспорт платежей в файл». Затем программное обеспечение загрузит файл платежа. Вы можете загрузить его в свой банк. Обычно у банков есть модуль, называемый «импорт платежей», где вы можете загрузить файл. Если у вас возникли проблемы с загрузкой файла в банк, обратитесь за поддержкой в свой банк.

Однако после нажатия кнопки «Экспорт платежей в файл» была создана дополнительная кнопка «Отметить как оплаченную». Вы можете использовать эту кнопку, чтобы отмечать счета-фактуры на покупку как оплаченные. Будет использоваться счет, который вы можете найти в разделе «Установки» → «Начальные данные» → «Системные аккаунты/счета»: «Деньги в ожидании». По умолчанию программное обеспечение не будет отмечать ничего как оплаченное. Поэтому, если вы хотите использовать это, вы должны сделать самостоятельно. Обычно мы рекомендуем отмечать счета-фактуры, которые были фактически оплачены, во время импорта банка. Если вы платите одному клиенту без использования ссылочного номера, система добавит несколько счетов-фактур вместе, и они будут оплачены в одной транзакции, но при выполнении транзакций номера счетов-фактур будут добавлены в описание отдельно.

У вас могут возникнуть два вопроса, которые в зависимости от компании, могут быть необходимы или нет.

  1. Какие счета-фактуры я уже отправил в банк?
  2. Возможно ли составить файл платежа в соответствии с установленным сроком оплаты, а не сегодняшней датой?

Поскольку это основанные на компании настройки, для них должны быть добавлены правила. Это можно сделать с помощью глобального атрибута. Поиск ‘global attributes’ ( RU «глобальные атрибуты») на приборной панели.

Какие счета-фактуры я уже отправил в банк?

Состояние отправки в банк следует после вызова атрибута: ATTRIBUTE_GLOBAL_AUTOMATIC_CONFIRM_PAID

 

После этого было бы разумно использовать подтверждающую функцию. Установки → Данные организации/фирмы и нажмите ‘use document confirmation’ (RU «Использовать подтверждение документа»).

Процесс:

  • Если вы составите счет-фактуру покупки, по умолчанию он неподтвержден.
  • Вы можете изменить статус непосредственно на счете-фактуре покупки (путем маркировки «подтвержден» в форме статуса).
  • Массовое редактирование статуса возможно в отчеты → счет-фактура приобретения/закупки, где вы можете выбрать счета-фактуры покупки, которые хотите, и нажмите «Other»’→ «Confirm».
  • Неоплаченные закупочные счета показывает только подтвержденные счета-фактуры.
  • Если вы добавите файл оплаты счета-фактуры покупки, то после составления файла программное обеспечение автоматически изменит статус документа на: “Confirmed and payment file compiled”.
  • Поскольку Неоплаченные закупочные счета показывает только подтвержденные документы, система их там больше не отображает.
  • Если вы все еще хотите оплатить какой-либо счет-фактуру или что-то случилось с платежным файлом, вы можете открыть счет-фактуру и добавить новый статус к нему вручную.
  • Составление платежного файла в соответствии с установленной датой счета-фактуры

Добавьте для этого следующее условие:

ATTRIBUTE_GLOBAL_DEADLINE_PAYMENT_EXPORT

После этого, выбирая счета-фактуры из Неоплаченные закупочные счета, ERPLY Books установит дату платежа в качестве срока счета-фактуры или сегодняшней даты (если дата платежа была в прошлом).

NB: Если платежи, поступающие одному поставщику, имеют разные даты, система будет производить платежи отдельно, а не добавлять их вместе.