Управление контактами в ERPLY Books

Управление контактами в ERPLY Books

Следующие инструкции предназначены для пользователей ERPLY Books, чтобы дать им обзор, как управлять контактами. Можно разделить контакты на три основные группы — клиентов, поставщиков, сотрудников. Все упомянутые стороны могут управляться в модуле контактов. Далее приведен обзор всех имеющихся у вас возможностей при управлении контактами в ERPLY Books.

Добавление нового контакта

Чтобы добавить новый контакт, откройте «доходы / расходы», «контакты». Нет никакой разницы, открываете ли вы модуль со стороны доходов или расходов; вы будете в том же модуле. После открытия контактного модуля вы можете увидеть все существующие контакты, которые вы добавили или импортировали в ERPLY Books. В правом нижнем углу вы найдете значок «+». Нажав на это, вы можете добавить новый контакт (откроется новое окно). На этой открытой странице вам нужно заполнить поля информацией. Большая часть запрошенной информации очень распространена, но некоторые из ящиков имеют больше возможностей, чем на первый взгляд.

Код

В это поле вы можете добавить любую информацию, которую хотите добавить, там нет правил из ERPLY Books. Например, при работе с сотрудниками вы можете добавить их номер социального страхования. Если у вас разные группы клиентов, для этого также подходит этот ящик. В это поле вы можете записать имена групп клиентов.

Если в это поле вы ввели какую-либо информацию, она доступна для поиска из любого модуля в ERPLY Books. Как упоминалось ранее, если у вас разные группы клиентов, и вы использовали эту информацию на карточке контакта, вам не нужно искать клиентов по имени, а по их группе клиентов. Например, вы изучаете отчет клиента, и вы хотите видеть отчет “premium customers” (RU «премиум-клиенты»). Все клиенты, отмеченные как “premium” (RU «премиум») в кодовом окне и имеющие открытые счета-фактуры или предоплаты, теперь отображаются в отчете о клиенте.

Тип

В этом поле вы должны определить, является ли контакт юридическим лицом (клиентом / поставщиком) или сотрудником. Это обязательно.

Это клиент / поставщик?

При добавлении нового клиента отметьте его как «клиент», при добавлении нового поставщика отметьте его как «поставщик». При добавлении нового сотрудника необходимо отметить его как «поставщик».

Дополнительная информация

Здесь вы можете добавить любую информацию, которая относится к контакту. Никаких ограничений со стороны ERPLY Books.

Бухгалтерская информация

Здесь можно добавить специальные правила учета в контакт. Нет необходимости добавлять какую-либо информацию, только если существуют особые правила, применимые к этому контакту. Вы можете больше узнать о логике отображения счетов здесь.

Банк

Для каждого контакта можно добавить банковскую информацию. Это особенно рекомендуется для поставщиков производить платежи более автоматически. Вот руководство для файла ABA

Как отключить контакт?

При необходимости деактивации контакт необходимо снять отметку о том, является ли контакт поставщиком или клиентом. Если контакт деактивирован, вы все равно можете видеть все счета-фактуры, но невозможно найти клиента.

Импорт контактов в ERPLY Books

Чтобы добавить в ERPLY Books несколько новых контактов, их можно импортировать, а не просто вручную вставлять по одному. Для импорта новых данных необходимо иметь их в форме Excel. Модуль импорта доступен, когда вы открываете «доходы / расходы», «контакты».

В дополнение к столбцам, которые вы можете увидеть прямо сейчас, там можно добавить дополнительную информацию. Чтобы сделать это, наведите указатель мыши на заголовок и появится небольшая стрелка, щелкните и появиться выпадающее меню, где вы увидите, какие столбцы были сделаны видны. Когда вы отмечаете новые значения, они появятся в меню. Кроме того, можно изменить порядок столбцов (вам нужно щелкнуть заголовок и переместить там, где вы хотите, чтобы столбец появился).

Пример добавления столбцов:

Когда вы создали лист Excel со всей необходимой информацией и переместили все столбцы в ERPLY Books в правильном порядке, вы можете скопировать данные из Excel в ERPLY Books (сделать первую строку активной и нажать «ctrl + c» и « ctrl + v «, а затем сохраните все данные в ERPLY Books.