Проверка банковских трансакций

Проверка банковских трансакций

ERPLY Books имеют две функции для управления банковскими транзакциями (конечно, есть функции для добавления платежей вручную):

  • импорт банка;

  • согласование банка.

Первый, импорт банка предназначен для записи банковских трансакций при импорте выписки из банка в ERPLY Books. Посмотрите видео здесь.

Второй, согласование банка предназначен для подтверждения банковских трансакций.

Вы можете использовать только импорт банка или только согласование банка. Или оба. Или ни один из них. Все варианты доступны в ERPLY Books. Обычно решение о том, как управлять банковскими транзакциями, можно ответить следующим образом:

1. ERPLY Books поддерживают импорт вашей банковской выписки, все транзакции понятны при импорте выписки из банка, и в вашей компании нет ожидающих платежей.

Это означает, что описания платежей достаточно для записи транзакции без дальнейшего изучения. Если да, то мы рекомендуем записывать все банковские трансакции с банковским импортом. Когда вы записали все транзакции, ваш баланс в банке также в порядке. Следуйте этим инструкциям:

  1. Импортировать банковскую выписку.

  2. Сделать все транзакции зелеными и сохранить

2. ERPLY Books поддерживают вашу банковскую выписку, только некоторые транзакции понятны при импорте выписки из банка и / или есть платежи в ожидании в вашем бизнесе.

Это означает, что некоторые транзакции имеют описание типа “CHECK” or “Payment”  или что-то подобное, что вы не можете так легко определить. В этом варианте вы можете использовать как: импорт банка, так и согласование банка. Следуйте этим инструкциям:

  1. Проверка записи и другие платежи, которые вы не можете записать с банковским импортом.
  2. Импорт банковской выписки.
  3. Сделайте все транзакции, которые вы еще не записали в другом месте, зелеными и сохраните.
  4. Нажмите «согласование банка» в банковском импорте.
  5. Согласовать вручную записанные транзакции с теми, которые вы еще не записали при импорте банка.
  6. Убедитесь, что левая и правая стороны совпадают и нажмите подтвердить. Затем ERPLY Books отмечает эти платежи как согласованные и гарантирует, что эти платежи с левой стороны не появятся снова, когда вы будите делать импорт банка.

 

3. Ни одна из транзакций не понятна при импорте банковской выписки.

Тогда вам нужно сделать только согласование банка. Следуйте этим инструкциям:

  1. Запишите все платежи в открытой дебиторской задолженности, неоплаченных закупочных счетах и движении денежных средств.
  2. Перейдите в модуль согласования банка и загрузите выписку из банка.
  3. Выберите платежи из выписки и платежи, которые вы не согласовали.
  4. Убедитесь, что левая и правая стороны совпали, и нажмите подтвердить.

 

4. ERPLY Books не поддерживают ваши банковские выписки.

Тогда вы не можете использовать функции импорта банка или согласование банка.

Как записывать банковские транзакции вручную?

  • платежи по счетам-фактурам продаж:

    • добавлять платежи по счетам-фактурам из открытой дебиторской задолженности

  • платежи по счетам-фактурам покупки — зависит, от того делаете ли вы чековые платежи или просто добавляете платежи вручную:

    • добавить платеж вручную, перейти к неоплаченным закупочным счетам -> выбрать счет-фактуру и нажать «добавить платеж»,

    • если вы хотите добавить простой счет-фактуру расходов, то нажмите “simple expense” (RU «простые расходы») на приборной панели

    • если вам нужно использовать процесс чека, то:

        • перейти к неоплаченным закупочным счетам

        • выберите счета-фактуры, которые вы хотите пометить как кредиторскую задолженность

        • нажмите “export payments to file” 

        • там вы можете редактировать данные, если это необходимо, и при необходимости добавлять другие платежи

        • если все установлено, нажмите “export payments to file”

        • после того, как вы распечатали чек и отправили его по почте, вы можете нажать “mark as paid” (не обязательно). Затем ERPLY Books добавляет платеж ко всем выбранным счетам *

        • если вам нужно управлять положительным процессом оплаты, то оттуда нажмите «распечатать» -> «отправить по электронной почте»

  • транзакции без счета-фактуры:

    • вы можете добавить просто приход денег из приборной панели

    • вы можете добавить просто уход денег из приборной панели

    • более сложные транзакции (например, начисление заработной платы и т. д.): добавьте ручной журнал и убедитесь, что вы выбрали “Money out (excl. Invoices)” or “Money in (excl. Invoices)”  из типа

Другие вопросы:

  • Какие счета согласуемые?

    • Поскольку у вас может быть много денежных счетов, включая наличные деньги, все они не должны быть согласованы банковским согласованием. Таким образом, нам нужно выбрать счета, которые нам нужно согласовать. Вы можете сделать это из глобальных атрибутов.

  • Как отметить платеж как несогласованный?

    • Перейти к отчетам -> движение денег приход-уход;

    • выберите платежи, которые вы хотите не согласовать;

    • нажмите «больше» -> «Отметить как несогласованный».

  • Как узнать, какие платежи не согласованы?

    • Откройте модуль Bank Reconciliation (RU Согласование банка) и нажмите кнопку поиска.

  • Как создавать транзакции, не созданные банком

    • платежи счетов-фактур продажи

      • добавить платежи по счетам-фактурам из открытой дебиторской задолженности

    • оплата счетов-фактур покупки

      • неоплаченные закупочные счета

      • проверить платежи

    • транзакции без счета-фактуры

      • вы можете добавить просто приход денег

      • вы можете добавить просто уход денег

      • более сложные другие транзакции

  • Как узнать, нормально ли сохранен банковский баланс?

    • Проще всего было бы смотреть в балансах счетов

ERPLY Books использует счет денег в ожидании из системных счетов (установки-> начальные данные -> системные аккаунты/счета) для проверки платежей. Также, если вы делаете согласование банка, то ваши чековые платежи должны быть добавлены прямо на банковский счет, а не на расчетный счет! И если у вас есть несколько банковских счетов, где вы делаете чековые платежи, пожалуйста, отметьте эти платежи вручную, не используя кнопку «отметить как оплаченный» в модуле печати чека.