Предоплаты в ERPLY Books

Предоплаты в ERPLY Books

Модуль предварительной оплаты в ERPLY Books обновлен. Процесс предоплаты теперь намного проще

  • Счета-фактуры не будут создавать предоплату
  • Предоплата не связана со счетами-фактурами
  • Предоплаты можно добавлять в разные счета
  • Статус предоплаты будет проверяться при использовании предоплаты
  • Использование предоплаты проходит через статус предоплаты 

NB! Все примеры основаны на клиентах. Поскольку процесс покупки является противоположностью продаж, все примеры также относятся к покупкам. 

Добавление и использование предоплаты

Как добавить предоплату:

  • Не выбирайте счета-фактуры из «неоплаченные закупочные счета». Нажмите «Добавить платеж», затем добавьте предоплату клиенту.
  • Для клиентов ERPLY POS & Inventory. При импорте банка, если вы хотите оплатить заказ / счет-фактуру предоплаты, щелкните правой кнопкой мыши по платежу и нажмите «Найти оплаченные счет (а)» («Заказ») / / Найти оплаченный счет (а)-фактуру (ы) (заказ)/ Найти оплаченный счет (а)-фактуру (ы) (счет-фактура предоплаты)».
  • При импорте банка, если вы хотите связать платеж с предоплатой клиента, выберите платеж, а затем необходимый клиент из ячейки клиента.

Как использовать предоплату:

  • Когда предоплата производится в незаблокированный период, перейдите к открытой кредиторской задолженности, выберите счет-фактуру и нажмите «Добавить предоплату». Затем добавьте необходимую сумму предоплаты, проверьте сумму и нажмите «Сохранить».
  • Когда предоплата производится в заблокированный период:
    • Добавьте отрицательную предоплату клиенту, используйте счет расчетов (это то же самое, что и добавление предоплаты, только с отрицательной суммой).
    • Добавьте платеж в счет-фактуру в размере предоплаты, используйте расчетный счет.

Статусы предоплаты

Предоплаты имеют два статуса:

  • утвержденный
  • неутвержденный

«Утвержденный» означает, что была использована предоплата. Утвержденная предоплата имеет точное время, когда была использована предоплата, это важно для показа истории клиентов.

Особенности использования предоплаты

При использовании предоплаты ERPLY Books всегда создает две транзакции:

  • Первоначальная предоплата
  • Использование предоплаты

При использовании предоплаты обратите внимание, что при использовании только части предоплаты (например, сумма счета-фактуры составляет 100 евро, а предоплата составляет 200 евро, тогда использованая предоплата составляет 100 евро), тогда ERPLY Books делят первоначальную предоплату на две части.

НДС для предоплаты

НДС добавляется к предоплате и к использованию предоплаты, когда НДС добавлен в карточку клиента.

НДС предоплаты добавляется в обе транзакции: использование и добавление предоплаты.

Изменение предоплаты

Предоплата может быть изменена, если она не подтверждена (это значит, еще не используется). При использовании предоплаты ERPLY Books автоматически блокирует предоплату и ее транзакции. Блокировка транзакции означает, что пользователь не может изменить предоплату или изменить способ использования предоплаты. Это потому, что эти две транзакции связаны, и вы не можете изменить одну без другой.

Существующие неутвержденные предоплаты могут быть изменены в отчете «рапорт о поступлениях».

Если вы хотите изменить транзакцию, вам необходимо удалить блокировку журнала.

Вы видите это, когда пытаетесь удалить транзакцию, программа открывает журнал, который заблокирован. Блокировка журнала может быть удалена, когда пользователь изменит статус журнала на «утвержденный». Затем программа позволит пользователю изменить транзакцию. Но это не лучший способ сделать это — при изменении используемой предоплаты первоначальная предоплата также должна быть изменена.

Счета предоплаты

По умолчанию счета предоплаты находятся в системных счетах:

  • Системный счет для предоплаты клиентов — по умолчанию счет настроен на все транзакции по предоплате, связанные с продажей.
  • Системный счет для предоплаты поставщика — по умолчанию счет настроен на все транзакции по предоплате, связанных с покупкой.
  • Отчетное лицо — будет определен, когда предоплата будет установлена на сотрудника. Если вы хотите установить какую-либо другую предоплату сотруднику, сделайте это на карточке сотрудника («Покупки»> «Контакты»)
  • Группы предоплаты:
    • В системные счета можно добавлять новые строки. Добавьте тип «Группа предоплаты»
    • При добавлении новой группы предоплаты можно выбрать счет для предоплаты при осуществлении платежа, а при импорте банка установить отдельный счет для транзакции.
  • Счет сохранения предоплаты НДС. Это необходимо, если вы используете НДС предоплату, и вы хотите, чтобы была отдельная сохраненная сумма для НДС с предоплаты. Это можно добавить в системные счета. Добавьте счет с типом «Счет сохранения предоплаты НДС»

Переплата счета-фактуры

С этого момента ERPLY Books больше не позволят вам переплачивать. Оставшаяся сумма будет добавлена в счет предоплаты, по умолчанию.

Возврат предоплаты

Этот процесс необходимо выполнить вручную. Перейдите к разделу «неоплаченные закупочные счета»> «Добавить платеж» (если вы хотите вернуть сумму, которая уже была оплачена, выберите соответствующий счет-фактуру)> Выберите клиента / поставщика и добавьте отрицательную сумму, которая была возвращена.