Блокировка периода или окончания года в ERPLY Books

Блокировка периода или окончания года в ERPLY Books

Это руководство было составлено, чтобы показать различные способы блокировки или окончания периода в ERPLY Books. Мы советуем вам заблокировать определенный период, когда вы правильно выполнили учет этого периода и не хотите вносить в него какие-либо изменения. Вы можете заблокировать весь период, определенные счета, счета-фактуры или записи. Но если вы сделали весь учет за отчетный год и представили необходимые отчеты, вы можете закончить его также в ERPLY Books. Все вышесказанное легко обратимо.

1. Блокировка данных

Мы советуем вам заблокировать данные, когда вы все сделали правильно и не хотите, чтобы с ними произошли какие-либо изменения. Вы всегда можете разблокировать данные, изменив дату блокировки или изменив статус транзакции. Блокировка данных не закончит период.

1.1 Блокировка периода

Вы можете заблокировать все данные на странице Установки → Общие настройки, из ячейки «Период заблокирован до:».

Это означает, что каждая транзакция, имеющая дату до установленной даты блокировки (включая дату самой блокировки), не может быть отредактирована. В принципе, вы не можете редактировать что-либо до этой даты (а также включая саму дату). Если вы попытаетесь отредактировать что-то в заблокированный период, вы получите сообщение об ошибке.

Если вам нужно внести изменения в транзакцию в заблокированный период, вы должны изменить дату блокировки, сохранить изменения, обновить браузер (чтобы изменения вступили в силу), а затем вы можете отредактировать транзакцию (которая теперь должна быть отключена от заблокированного периода). То есть Период блокируется до 31.12.2015, но вам необходимо изменить транзакцию, которая была сделана 01.09.2015. Вы должны установить дату блокировки 31.08.2015 и сохранить. Если вы внесли изменения и все еще нуждаетесь в том, чтобы 2015 год оставался заблокированным, вы должны еще раз изменить дату блокировки.

1.2. Блокировка счета

Вы можете заблокировать счета на странице бухгалтерский учет → план счетов, из ячейки «Период заблокирован с».

Вы можете добавить дату блокировки для каждого счета, до которой счет заблокирован (включая саму дату). Если вы хотите разблокировать его, вам придется изменить дату. Всегда нажимайте кнопку «Сохранить», когда вносите изменения.

1.3 Блокировка счета-фактуры

Если вы хотите заблокировать счет-фактуру, откройте его в разделе Дополнительной информации, ячейке Статус документа и выберите «Заблокировано».

Если вы заблокируете счет-фактуру, это действие автоматически закрывает все связанные с ним транзакции. Если вы хотите что-то изменить в заблокированном счете-фактуре, просто измените статус документа с заблокированного на «Подтвержденный и открытый». Всегда сохраняйте, когда вносите изменения.

Часто задаваемые вопросы

  • Можете ли вы установить раздел «Дополнительная информация», так чтобы он был открытым, когда вы перейдете на счет-фактуру?

По умолчанию вы можете открыть этот раздел вручную со стрелки рядом с ним. Если вы хотите, чтобы он был открыт каждый раз, когда вы создаете / открываете счет-фактуру, перейдите на страницу «Настройки» — «Настройки пользователя», отметьте галочкой «Показать панель дополнительной информации?», сохраните и обновите браузер. Затем раздел «Дополнительная информация» будет открыт каждый раз, когда вы переходите на счет-фактуру.

1.4. Блокировка транзакции

Вы можете просмотреть все транзакции на странице «бухгалтерский учет» → «Проводки/трансакции» или получить доступ к транзакциям определенного счета-фактуры, при маркировке счета-фактуры и нажав «Больше» с нижней панели. Вы можете заблокировать транзакцию, выбрав «Заблокировано» из Ячейки состояния в открытой транзакции.

Если вы хотите изменить заблокированную транзакцию, измените статус с заблокированного на «Подтвержденный и открытый». Всегда сохраняйте, когда вносите изменения.

2. Завершение периода

Мы советуем вам закончить период, когда вы его заполнили, передали необходимые отчеты и начинаете новый период. Тогда вы можете закончить его также в ERPLY Books и начать новый. Окончание периода означает завершение рассматриваемого года.

Эта функция может быть найдена в окне поиска Главной страницы, если вы ищете «Year-End closing». Откроется новое окно, где вам нужно будет выбрать год, который вы хотите закончить, нажмите «ОК», и ERPLY Books сделают все остальное за вас.

Часто задаваемые вопросы

  • Как ERPLY Books заканчивают год?

ERPLY Books сделает балансы всех счетов равными нулю и рассчитает прибыль в соответствии с доходами и расходами. Прибыль останется на чистом счете прибыли / убытка, так как руководитель или бухгалтер компании решает на какой счет можно перевести результат.

Транзакция конца года выглядит следующим образом:

DR: Чистая годовая прибыль

CR: Нераспределенная прибыль

Если вы хотите отменить окончание года, перейдите в «бухгалтерский учет» → «Проводки/трансакции», выполните поиск закрывающей транзакции (по типу) и удалите ее.