ERPLY Books lietotāja rokasgrāmata

ERPLY Books lietotāja rokasgrāmata

ERPLY Books lietotāja rokasgrāmata

Versija 3.3

support@erplybooks.com

 

1. Vispārēji

1.1. ERPLY Books izkārtojums

ERPLY Books ir divi galvenie izkārtojumi – pirmais ir planšetdatoriem un otrais – parastajiem datoriem. Vairāk par izkārtojumu planšetdatoriem lasiet nodaļā 1.4.

ERPLY Books ir izstrādāts, lai visas darbības paveiktu vienā pārlūka logā. Pēc ielogošanās lapa netiek pārlādēta – visas darbības tiek veiktas ERPLY Books logā, tāpēc vienmēr tiek pieprasīts apstiprinājums, lai pamestu lapu.

Izvēles lapas augšējā labajā stūrī:

  • Lietotāja uzstādījumi – konfigurēt lietotāja uzstādījumus, ieskaitot lietošanas valodu
  • Autorizēto organizāciju saraksts – iespēja redzēt visas organizācijas un pievienot jaunas
  • Atslēgties

Operācijas ERPLY Books iedalās divās daļās:

  1. Darbības, kas atveras vienā pārlūka logā (lietotāja uzstādījumi, jauni artikli, klienti u.t.t.)
  2. darbības, kas atveras jaunā cilnē (lielākā daļa moduļu; skatīt attēlu zemāk)

Jaunu ciļņu atvēršana ļauj labāk pārlūkot darbības situācijās, kad Jums jāredz vairākas atskaites vienlaicīgi. To būtu grūtāk izdarīt, ja vienlaicīgi varētu atvērt tikai vienu moduli.

 

1.2. Taustiņu kombinācijas

ERPLY Books piedāvā vairākas taustiņu kombinācijas:

Citu vispārējo kombināciju saraksts:

  • ctrl+m – pārvietot uz instrumentu paneli
  • ctrl+s – saglabāt
  • ctrl+d – izmantošanai tabulās (rēķinos u.c.), atļauj izdzēst aktīvo rindu
  • ctrl+v – galvenā funkcija, lai importētu sistematizētus datus no Excel, Google Docs u.c. datus ERPLY Books sistēmā, ielīmējot
  • ENTER – saglabā pabeigtas darbības pārlūka logā
  • ESC – aizver logu

 

1.3. Galvenā lapa un tās funkcijas

ERPLY Books instrumentu panelis ir minimālistisks un viegli lietojams. Pamata funkcijas ir izkārtotas izvēlnēs, sarežģītākās var atrast meklēšanas joslā. Vienkārši ierakstiet darbības pirmos 4 burtus un izvēlieties nepieciešamo. Katrai darbībai (piem., Jauns pārdošanas rēķins) ir vairāki iespējamie nosaukumi vai aprakstīšanas veidi, kā arī vismaz 2-3 dažādi tulkojumi (šajā gadījumā – New Sales Invoice). Dažas darbības atveras instrumentu panelī, dažas – jaunā cilnē. Lai izietu no instrumentu paneļa darbībām, vienkārši nospiediet “Atcelt” vai aizveriet atvērto cilni, vai izmantojiet saīsni ctrl+m, lai atgrieztos instrumentu panelī.

 

 

1.4. ERPLY Books lietošana planšetdatorā

ERPLY Books var izmantot visos planšetdatoros, kas atbalsta HTML5. Aplikācija kā interneta pārlūku pieprasa Safari vai Google Chrome. Tas nozīmē, ka aplikāciju nevar izmantot ar Internet Explorer, Mozilla Firefox vai Opera pārlūkiem. Planšetdatora versiju ir ļoti viegli lietot, jo tā lietotājam atļauj pildīt visas galvenās darbības un sekot galvenajām atskaitēm.

Planšetdatora versija sastāv no iekasējumu (pārdošanas, rēķini, iemaksas, banku kredīti) un izmaksu (pirkšanas rēķini, čeki, kvītis, algu maksājumi, citas izmaksas, vērtības zudumi u.c.) dokumentēšanas. ERPLY Books planšetdatora aplikācija padara visu šo datu ievadīšanu ļoti vieglu.

Demo versija galddatoriem ir pieejama šeit:

https://app.erplybooks.com/login

 

 

2. Uzstādījumi

2.1. Galvenie uzstādījumi, pārvaldība un organizāciju pievienošana

 

Organizāciju datu pārvaldība sastāv no trīs daļām:

  • Organizācijas izveidošanas logs – pirmā vieta, kur ievadīt informāciju par kādu organizāciju (šī funkcija ir novietota loga augšējā labajā stūrī, kur redzams pašreizējās organizācijas nosaukums)
  • Organizācijas uzstādījumi (Uzstādījumi -> Organizācijas dati) – modulis, kas precizē galvenos organizācijas apstākļus kā noklusējuma nokavēto maksu, dienas līdz izpildes termiņam u.c.
  • Vispārēja informācija par organizāciju – Uzstādījumi -> Organizācijas dati -> Vispārēja informācija

 

Pievienojot jaunu organizāciju, atveras “Vispārēja informācija” logs. Papildus dati iekļauj:

  • Valūta – pārbaudiet Organizācijas datu
  • Valoda – nepieciešams, lai pārtulkotu lietotāja saskarni un kontu tabulu
  • Atsauces numurs – ja tāds ir, to var ievadīt
  • Jāmaksā PVN – pārbaudiet organizācijas datus.

 

Pēc organizācijas pievienošanas viss tiek uzstādīts pēc noklusējuma. Lai uzzinātu vairāk par sava konta uzstādīšanu, dodieties uz 8. nodaļu.

Lielākā daļa uzstādījumu, kas saistīti ar organizāciju atrodas sadaļā Organizācijas uzstādījumi (Uzstādījumi -> Organizācijas dati). Galvenie uzstādījumi ir:

  • Valoda – izvēlētā valoda tiek pēc noklusējuma izmantota rēķinos
  • Valūta – galvenā organizācijas valūta. ERPLY Books atļauj izmainīt valūtu, bet jāņem vērā, ka iepriekšējie grāmatojumi netiks pārrēķināti
  • Kavējuma nauda – kavējuma nauda izteikta procentos (izvēlētiem rēķiniem)
  • Dienas līdz beigu termiņam – dienu skaits līdz rēķina beigu termiņam, kurš pēc noklusējuma tiks piemērots lietotājam
  • Pirmais rēķina Nr. – tiek izmantots tikai vienreiz
  • Jāmaksā PVN – ja Jūsu organizācijai ir jāmaksā PVN vai pārdošanas nodoklis (ASV), galvenais PVN procentos pēc noklusējuma tiek ievietots rēķinos. Iekasējumos PVN procentos ir 0 pēc nokusējuma.
  • Datuma formāts – ir iespējams nomainīt ERPLY Books izmantoto datuma formātu.
  • Teksts rēķina e-pastos – teksts, kas tiek pievienots e-pastam, nosūtot rēķinu.

 

No Organizācijas uzstādījumiem Jūs varat doties uz Vispārējo informāciju, kur tiek glabāta organizācijas kontaktinformācija.

 

Grāmatvedības perioda noslēgšana ERPLY Books

Periodu noslēgšana ir nepieciešama, lai apstiprinātu grāmatojumus izvēlētā laika periodā un novērstu papildus izmaiņu ieviešanu. Vairāk par to lasiet nodaļā 2.6.

 

2.2. Rēķinu pielāgošana

ERPLY Books ļauj pielāgot rēķinus organizācijas individuālajām vajadzībām. Modulis atrodas Uzstādījumi ->Rēķina pielāgošana. Var tikt izmainīti sekojošie komponenti:

 

  • Logo uz rēķina
  • Rēķina kājene
  • Rindu izkārtojums, elementu platums, krāsa u.c.

 

Izveidojot rēķinu, var pievienot papildus drukājamo informāciju. Šī informācija tiks pievienota rēķinam drukāšanas procesā.

ERPLY Books automātiski ievieto rēķinā uzņēmuma nosaukumu, reģistrācijas Nr., PVN likmi un adresi. Tos var nomainīt Uzstādījumi -> Organizācijas dati -> Vispārējā informācija.

 

2.3. Lietotāji

Katra organizācija var pievienot jaunus lietotājus, ja to dalība uzņēmumā to atļauj. Nepieciešamais modulis atrodas Uzstādījumi -> Lietotāji.

ERPLY Books ir seši lietotāju veidi:

  1. Uzņēmuma administrators – pilnas tiesības
  2. Uzņēmuma grāmatvedis – pilnas tiesības, izņemot lietotāju pievienošana vai to lomu mainīšana
  3. Parādu piedzinējs – grāmatvedis, kas var pārvaldīt rēķinus un maksājumus, bet nevar redzēt galvenās atskaites
  4. Mazo biznesu menedžeris – var ievadīt rēķinus, redzēt atskaites, bet nevar mainīt vispārējos uzstādījumus vai ierakstus
  5. Var ierakstīt – var ierakstīt grāmatojumu datus, bet nevar piekļūt atskaitēm (var redzēt tikai paša pievienotās vienības)
  6. Var skatīt – var skatīt atskaites un jebkurus datus, bet nevar izmainīt jau ievadītos datus

 

Tāpat ir iespējams lietotājam pievienot projektu, lai viņš/viņa varētu redzēt tikai konkrētās vienības, kas saistītas ar šo projektu. Piemēram, ja uzņēmumam ir divas atrašanās vietas un nepieciešams parādīt atskaites vietējiem menedžeriem.

Jūs varat pāŗvaldīt lietotāju lomas un piesaistītos projektus no Uzstādījumi > Lietotāji. Lai nomainītu lietotāja lomu vai projektu, lietotājs jānoņem un jāievada no jauna ar jaunu lomu un/vai projektu.

Lai lietotājam piešķirtu piekļuves tiesības, viņš/viņa jāpievieno caur e-pastu. NB: e-pasta adreses īpašnieks nesaņems automātisku paziņojumu. Ja viņš/viņa vēl nav reģistrējies, to var izdarīt pēc tam, kad ir iegūta piekļuve ar to pašu autorizēto e-pasta sūtījumu un ar precīzi to pašu vārdu un uzņēmumu, ar ko viņš/viņa tika autorizēts/-a/

 

2.4. ERPLY (Uzstādījumi)

2.4.1. ERPLY POS konfigurēšana ERPLY Books

 

Lai integrētu ERPLY Books un ERPLY, nepieciešami daži no Jūsu ERPLY konta datiem. Modulis atrodas Uzstādījumi -> ERPLY Uzstādījumi. Lai integrētu ERPLY ar ERPLY Books, jāaizpilda lauki, kas redzami sekojošajā attēlā.

Autentifikācijai nepieciešami ERPLY POS lietotājvārds, parole un ERPLY POS organizācijas kods. ERPLY Books ievietos izvēlētās vienības visos importētajos rēķinos. Tāpēc vienību Izdevumu konts (un Aktīvu konts, ja vienības veids ir Preces un izstrādājumi) ir nozīmīgi uzņēmuma grāmatvedības pārvaldīšanā.

Ja ir ievadīti sākotnējie sinhronizācijas dati, ERPLY Books iespējo ERPLY rēķinu, klientu, piegādātāju un iekasējumu sinhronizāciju.

 

2.4.2. Karšu termināļa konfigurācija ERPLY POS lietotājiem

Aplūkosim situāciju, kurā darbībās ar termināli tiek izmantots krājkonts.

  • Lai izmantotu karšu maksājumus, Jums jāizveido atsevišķš konts kontu tabulā. Tam ir jābūt bankas kartes kontam. Vispirms izveidojiet jaunu kontu (Grāmatvedība -> Kontu tabula), tad dodieties uz Uzstādījumi -> Sākotnējie dati -> Sistēmas konti un izmaniet bankas kartes kontu uz Jūsu izveidoto kontu. Ja Krājkonts ir bijis uzstādīts kā Bankas sistēmas konts, visi maksājumi no ERPLY ar karšu maksājumu veidu tiks noguldīti šajā kontā.

 

2.5. Laika uzskaite (Uzstādījumi)

ERPLY Books atļauj izveidot rēķinus laika uzskaitēm no Toggl laika uzskaitīšanas programmas. Šīs funkcijas uzstādījumi ir atrodami Uzstādījumi -> Laika uzskaite (Uzstādījumi).

Lai integrētu ERPLY Books ar Toggl Time Tracking, autentifikācijai nepieciešama Toggl API marķierīce. To var atrast Toggl lietotāja uzstādījumos. Lai integrētu Toggl ar ERPLY Books, Jums jāaizpilda lauki, kas redzami sekojošajā attēlā.

ERPLY Books ievietos izvēlēto vienumu visos rēķinos, kas izveidoti, balstoties uz laika uzskaiti.

 

2.6. Grāmatvedības perioda noslēgšana ERPLY Books

Periodu noslēgšana ir nepieciešama, lai apstiprinātu grāmatojumus noteiktā laika periodā un novērstu jebkādas kontu bilanču izmaiņas. Piemēram, ja gada atskaite tiek iesniegta Nodokļu dienestā un pēc tam tiek veiktas izmaiņas iepriekšējā gada grāmatvedībā, atskaite un skaitļi ERPLY Books nesakritīs. Atkarībā no uzņēmuma iekšējās politikas katrs mēnesis vai viss gads tiek apstiprināts nekavējoties.

ERPLY Books periodi tiek noslēgti, izmantojot beigu datumu – datumu, no kura visi iepriekšējie datumi tiek noslēgti. To var atrast zem Uzņēmuma uzstādījumi.

Ja ERPLY Books importē grāmatojumus no ERPLY, visi grāmatojumi pirms šī datuma tiks pēc noklusējuma noklikti malā. Šie grāmatojumi var tikt uzstādīti noslēgšanas datumā, to var izdarīt, atzīmējot nepieciešamo opciju zem Uzņēmuma uzstādījumi.

NB! Ja tiek izmainīts noslēgšanas datums, izmaiņas nestāsies spēkā pirms lapas atjaunošanas/pārlādes.

 

2.7. Lietotāja uzstādījumi

Zem “Lietotāja uzstādījumi” Jūs varat izmainīt lietotāja valodu, vārdu un nosacījumus, pēc kuriem ERPLY Books sazinās ar lietotāju.

  • Lietotāja valoda – valoda, kurā tiek parādīts ERPLY Books.
  • Atzīmēt lauciņu “Vai esat grāmatvedis” – tikai grāmatvežiem tiek parādīti kontu numuri
  • Atzīmēt lauciņu “Parādīt papildus informācijas joslu?” – kad tiek atzīmēts šis lauciņš, vienmēr tiek parādīta papildus informācija, atverot/izmainot rēķinu.

 

 

3. Klienti, piegādātāji, vienības

3.1. Klienti un piegādātāji

Klientu un piegādātāju saraksts ir nepieciešams, lai sazinātos, pārvaldītu parādus un ienākumus u.c. Šis modulis atrodas zem Ienākošie un Izejošie izvēlnēm. Moduļa apraksts un Jauna klienta pievienošana ir attēloti sekojošajā attēlā.

Grāmatojumi, kas saistīti ar kontaktu, var tikt filtrēti Ieņēmumu un iepirkumu rēķinos.

 

3.2. Iepirkumu un Ieņēmumu vienības (Produkti un pakalpojumi)

Iepirkumu un ieņēmumu vienības ir produkti, izejmateriāli, pakalpojumi, kā arī ilgtermiņa aktīvi, kas tiek pirkti vai pārdoti. Šis modulis ir atrodams Ienākošie un Izejošie izvēlnēs. Modulis un jaunas vienības pievienošanas piemērs ir attēloti sekojošajā attēlā.

Katra rēķina rinda ir saistīta ar vienību. Ja vienība tiek ievadīta manuāli, nevis izvēlēta, automātiski tiek izveidota jauna vienība.

Aprēķinot vienības cenu, jāņem vērā sekojošie aspekti:

 

  • ERPLY Books automātiski nemaina pamatcenu
  • Vienības cena rēķinā = pamatcena * (1+uzcenojums)

 

Trīs galvenie vienības kritēriji ir Izdevumu konts, Pamatcena un Veids. Lūdzu, ņemiet vērā, ka jebkura no šo izmainīšana izmainīs grāmatvedības uzstādījumus attiecīgajai vienībai.

Izdevumu konts un Vienības veids ir saistīti. Pēc noklusējuma vienības veids ir Pakalpojums un tā izdevumu konts atsaucas uz pakalpojuma izmaksām.

 

 

4. Grāmatvedība

4.1. Uzskaites žurnāli

Šo moduli var izmantot, lai apskatītu vecos vai ievadītu jaunus uzskaites žurnāla ierakstus. Jauni žurnāli var tikt ievadīti, atverot šo moduli no Grāmatvedības izvēlnes. Esošie grāmatojumi tiek uzskaitīti virsgrāmatā un grāmatojumu sarakstā. Moduļa izkārtojums ir attēlots sekojošajā attēlā.

 

Manuālo žurnālu izveidošana

Manuālo žurnālu modulis atļauj regulāro grāmatojumu izveidi parastajā veidā: Konts -> Apraksts -> Debeta/Kredīta summa.

 

Manuālo žurnālu dzēšana

Žurnāli var tikt izdzēsti no grāmatojumu saraksta (Grāmatvedība -> Grāmatojumi) vai tieši no žurnāla. Izdzēšot rēķinus, maksājumus u.c., žurnāli tiek izdzēsti automātiski.

 

 

4.2. Saņemt un samaksāt naudu

Mēs iesakām izmantot bankas izlīdzināšanu visām naudas plūsmām kontos. Ja nepieciešams pārskaitīt naudas līdzekļus starp diviem kontiem vai starp kontu un POS, izmantojiet “Ienākošā nauda” un “Izejošā nauda” moduļus. Dodieties uz Instrumentu paneli, meklējiet “cita nauda”, piesaistiet nepieciešamos kontus un saglabājiet.

NB: Iepriekš pieminētie moduļi paredzēti rēķinu izveidei grāmatojumiem, kas iekļauj naudas plūsmas. Piemēram, ja ir izmaksāta darbinieka alga, šie ir pareizie moduļi. Tomēr, ja darbinieka alga tika ievadīta kontos (izveidots parāds), šie moduļi nedarbosies.

Izdevumi – Jūs varat aprakstīt banku, procentus, telefonu, īri u.c. izdevumus, ko nevarat, vai nevajadzētu aprakstīt pirkšanas rēķinā.

Ieņēmumi – Izmantojiet, lai aprakstītu procentus, aizdevumus, depozītus u.c. ieņēmumus, kas nav tieši saistīti ar pirkšanas rēķiniem.

 

4.3. Konti un sistēmas konti

Konti ir grāmatvedības konti, uz kuriem tiek balstīta visa uzņēmuma grāmatvedība. Kontu moduļa tabulā Jūs varat pievienot, izmainīt vai dzēst kontus. Modulis atrodas Grāmatvedības izvēlnē, Uzstādījumi -> Sākotnējie dati -> Sistēmas konti

Izveidojot jaunu organizāciju, ERPLY Books automātiski izveido noklusējuma kontu tabulu un pievieno to Sistēmas kontiem.

 

Jauna konta ievadīšana

Jūs varat pievienot kontus pa vienam, atverot attiecīgo logu, kur varat ievadīt datus. Pievienojot kontus, pievērsiet uzmanību kontu veidiem.

 

Konta izmainīšana

Iespējams izmainīt visus konta datus, izņemot bilances vērtību. NB! Konta apraksta izmainīšana nemaina aprakstus grāmatojumiem, kas saistīti ar kontu.

 

Konta dzēšana

Konts var tikt izdzēsts, ja tam nav pievienoti grāmatojumi vai sistēmas konti kā izdevumu konts Pārdošanas vai pirkšanas vienībai.

 

Sistēmas konti sasaista rēķinvedību un automātiski izveidotos grāmatvedības grāmatojumus. ERPLY Books sistēmas konti ir konti, ko var automātiski pievienot, izveidojot rēķinus, pievienojot maksājumus u.t.t.

 

Sistēmas kontus nevar izdzēst, bet ar tiem saistītos kontus var izmainīt. Lai aplūkotu un rediģētu sistēmas kontus, dodieties uz Uzstādijumi -> Sākotnējie dati -> Sistēmas konti

 

4.3.1. Dažādas valūtas

Jūs varat pārvaldīt visus savus kontus ar dažādām valūtām. Tas ir izdevīgi arī, izmantojot PayPal vai citus alternatīvos virtuālos pakalpojumus ar dažādām valūtām.

Nepieciešamie soļi:

  • Pievienojiet kontu katram bankas/PayPal/u.c. kontam un ievadiet pareizās valūtas
  • Apmaksājot rēķinus, maksājuma valūta vienmēr ir valūta, kas ir kontam, ar kuru veikts maksājums. Izvēloties kontu ar valūtu, kas atšķiras no uzņēmuma galvenās valūtas, ERPLY Books parādīs pārveidojuma valūtas likmi.
  • Citi maksājumi (kas nav rēķinu maksājumi): Ja Jūs izmaināt maksājuma kontu uz kādu no valūtas kontiem, ERPLY Books automātiski parādīs valūtas likmi, un Jūs varēsiet ievadīt summu pareizajā, vēlamajā valūtā.

 

Apmaksājot rēķinu, ERPLY Books automātiski aprēķinās zaudējumus vai peļņu no valūtas maiņas un izveidos žurnāla ierakstu. Maksājums, pievienojot logu, izskatīsies šādi:

 

Kā tiek aprēķinātas bilances kontiem ar citām valūtām?

Visi grāmatojumi tiek veikti uzņēmuma galvenajā valūtā, tāpēc bilance tiek vienlaicīgi aprēķināta, atkarībā no valūtas likmes. Bilance tiek parādīta galvenajā valūtā.

 

Kā uzstādīt sākotnējo bilanci valūtas kontam?

Jūs varat uzstādīt bilanci kā jebkuru citu bilanci no Uzstādījumi -> Sākotnējie dati -> Kontu bilances, vai ar bankas izlīdzināšanu, vai vienkārši pievienojot to kā “cita nauda” meklēšanas joslā.

 

Uzņēmumam ir PayPal konts ar USD, bet saņem rēķinu ar GBP, uzņēmumam nav GBP konts. Rēķins tiek apmaksāts ar PayPal kontu. Kā izlīdzināt šādu grāmatojumu?

Jūs varat izveidot jaunu pirkšanas rēķinu ar USD vai GBP, bet būtu vieglāk izsekot naudu, ja Jūs vispirms aprēķinātu GBP summu USD.

 

Bankas izlīdzināšana no valūtas konta

Jūs varat izlīdzināt banku kā parasti. Vienīgā atšķirība ir tāda, ka Jums jāuzstāda ERPLY Books neaprēķināt valūtas likmes – jo ERPLY Books izmanto pareizās likmes, bet, lai aprēķinātu ieņēmumus vai zaudējumus no valūtas maiņas, jāizmanto bankas vai pakalpojuma sniedzēja likmes.

 

4.4. Automātiskie grāmatojumi

ERPLY Books veic vairākus grāmatojumus automātiski. Tie ir grāmatojumi, kas saistīti ar rēķiniem, pamatlīdzekļiem un maksājumiem. Šī nodaļa apraksta, kā un kur ERPLY Books izvēlas kontus šiem grāmatojumiem.

 

Ir trīs grāmatojumu veidi, izveidojot rēķinus:

  • Atsevišķs grāmatojums katrai rēķina rindai
  • Noapaļojošs rēķina grāmatojums (rediģējot nodokļu summu)
  • Noapaļojošs rēķina grāmatojums (rediģējot noapaļojošanas informāciju zem papildus informācijas joslas)

 

Noapaļošanas grāmatojumi

Noapaļošanai ERPLY Books nepieciešami sekojošie konti:

  • Ieņēmumi no noapaļošanas
  • Izdevumi no noapaļošanas
  • Iekasējumi/kreditoru parādi

Pārdošanas rēķinu noapaļošana

Noapaļota summa > 0 Noapaļota summa < 0
Debets Iekasējumi Izdevumi no noapaļošanas
Kredīts Ieņēmumi no noapaļošanas Iekasējumi

 

Grāmatojumi ar rēķina rindām

Noapaļota summa > 0 Noapaļota summa < 0
Debets Izdevumi no noapaļošanas kreditoru parādi
Kredīts kreditoru parādi Izdevumi no noapaļošanas

 

  

Grāmatojumi ar rēķina rindām

Rēķina grāmatojums sastāv no kontiem, kas ņemti no iepirkšanas un pārdošanas vienumiem un kas piesaistīti rēķinam.

Izdevumu konts vienībai tiek izvēlēts, izvēloties vienību. Ja vienības veids nav pakalpojums, izdevumu konts automātiski tiek izmainīts uz aktīva konts. Vienīgie konti, ko nevar izmainīt, ir Debitoru un kreditoru parādu konti. ERPLY Books vienmēr izvēlās tos, jo, kad tiek veikts maksājums, ERPLY Books jāizmaina debitoru/kreditoru parādu bilances.

 

4.5. PVN, GST un pārdošanas nodoklis

 

Visi grāmatojumi, kas saistīti ar PVN, tiek veidoti, izmantojot vienu kontu – PVN parādu kontu. Konkrētāki PVN dati ir redzami PVN atskaitē.

Lai redzētu un pārvaldītu PVN informāciju, dodieties uz Atskaites -> PVN atskaite. PVN atskaite ir sadalīta divās sekcijās: vispārējā informācija, kas sastāv no apkopotiem datiem, un tabula, kas parāda, no kā tika aprēķināti apkopotie dati.

Ja vēlaties pievienot, izmainīt vai dzēst nodokļu likmes, dodieties uz Uzstādījumi -> Nodokļu likmes. No turienes Jūs varat rediģēt trīs kolonnas: Apraksts, Procenti un Veids. Lūdzu, ņemiet vērā, ka ERPLY Books automātiski izmanto galveno nodokļu likmi.

 

Uzņēmumam nav jāmaksā PVN. Kā būtu jāievada grāmatojumi?

Ja uzņēmumam nav jāmaksā PVN, tas jānorāda Uzstādījumi -> Organizācijas dati. Šajā gadījumā, rēķinā PVN procenti vienmēr ir 0%. Izveidojot pirkšanas rēķinu, PVN tiek pievienots automātiski, lai padarītu rēķinu ievadīšanu vieglāku.

ERPLY lietotājiem jādodas uz Uzstādījumi -> ERPLY Uzstādījumi un jāsinhronizē ierīces un PVN likmes. Tas sinhronizē PVN veidus, kas tiek izmantoti ERPLY.

 

 

5. Pārdošanas un pirkšanas rēķini, izdevumu pieprasījumi, cenas piedāvājumi

5.1. Vispārīgi

ERPLY Books ļauj Jums ievadīt pārdošanas rēķinus, pirkšanas rēķinus, izdevumu pieprasījumus un cenu piedāvājumus.

  • Pārdošanas rēķins – pārdošanas dokuments iekasējumu pārvaldībai
  • Pirkšanas rēķins – parāda pirkumus no piegādātājiem
  • Izdevumu pieprasījums – vienkāršots pirkšanas rēķins, kas ļauj grāmatvedības sistēmā ievadīt pirkumus, kas ir nekavējoties apmaksāti skaidrā naudā vai ar karti
  • Cenas piedāvājums – atļauj dokumentus noformēt atsevišķi no grāmatvedības

 

Rēķinu ievadīšanai ir trīs varianti:

  • Regulārs ieraksts;
  • Sinhronizācija ar ERPLY rēķiniem;
  • Sastādīt rēķinus Toggl laika uzskaites ierakstiem

 

5.2. Rēķina lauki

Katrs rēķins sastāv no sekojošas informācijas:

  • Klients/piegādātājs – lai izveidotu dokumentu, nepieciešams tikai vārds. Ja tiek ievadīts kontakts, kas vēl nav uzskaitīts, ERPLY Books automātiski izveido jaunu kontaktu ar šo vārdu. NB! Kontaktinformācija nevar tikt izmainīta pēc tam, kad ir veikts maksājums par attiecīgo rēķinu.
  • Rēķina numurs – atkarībā no rēķina sērijas Nr., kas norādīts Organizācijas informācijā, katram rēķinam tiek automātiski pievienots sērijas Nr.
  • Atsauces Nr.
  • Rēķina datums – datums, kurā rēķins ir noformēts. Visiem ar šo rēķinu saistītajiem grāmatojumiem pēc noklusējuma būs attiecīgais rēķina datums. Grāmatojuma datums var tikt izmainīts laukā Grāmatojuma datums.
  • Valūta – pēc noklusējuma rēķina valūta ir uzņēmuma norādītā valūta.
  • Termiņš – termiņš/izpildes datums tiek aprēķināts pēc noklusējuma, izmantojot kontakta Dienas līdz izpildes datumam
  • Grāmatojuma datums – datums, kurā tiks izveidoti visi grāmatvedības ieraksti. Pēc noklusējuma šī vērtība ir rēķina datums.
  • Kavējuma nauda – kavējuma nauda tiek pieskaitīta pa dienām un uzrādīta rēķinā. ERPLY Books neaprēķina soda procentus.
  • Valoda – rēķina valoda. Valodas var pievienot rēķina pielāgošanas modulī.
  • Info – informācijas kolonna netiek parādīta rēķinā
  • Drukājamā informācija – drukājamā informācija tiek parādīta rēķinā tieši pirms rindām.

 

Katra rēķina rinda satur sekojošo informāciju:

  • Vienuma nosaukums – to var izvēlēties no vienumu saraksta. Ja tiek ievadīts vārds, kas vēl nav sarakstā, automātiski tiek izveidots jauns vienums
  • Vienuma vienība – vienība vienmēr tiek uzskaitīta blakus vienuma nosaukumam
  • Skaits – pēc noklusējuma skaits vienmēr tiek norādīts kā 1
  • Cena – pārdošanas rēķinā cena vienmēr tiek norādīta kā vienuma pamatcena*(1+uzcenojums)

 

Pirkšanas rēķinā vienuma pamatcena ir cena.

  • Atlaide – izteikta procentos ir kopējā rēķina atlaide pēc noklusējuma
  • Nodoklis – nodokļu vērtība tiek atskaitīta no vienumiem
  • Kopsumma = skaits * cena (1 – atlaide) * (1 + nodokļu procenti)
  • Izdevumu konts – noklusējuma izdevumu konts ir pakalpojumu izdevumu sistēmas konts. Pēc vienuma izvēlēšanās, konts tiek izmainīts no vienuma izdevumu konta.
  • Nodokļu konts – konts, kas tiek izmantots, lai pārvaldītu nodokļus. Pēc noklusējuma lauks ir noslēpts. Lai to parādītu, dodieties uz tabulas galveni, izvēlieties rindas un pārbaudiet atbilstošo rindu.
  • Ieņēmumu konts – konts, kas tiek izmantots, lai pārvaldītu ieņēmumus ar rēķina rindu. Pēc noklusējuma lauks ir noslēpts. Lai to parādītu, dodieties uz tabulas galveni, izvēlieties rindas un pārbaudiet atbilstošo rindu.
  • Projekts – katrai rēķina rindai var būt atsevišķs projekts. Pēc noklusējuma lauks ir noslēpts. Lai to parādītu, dodieties uz tabulas galveni, izvēlieties rindas un pārbaudiet atbilstošo rindu.
  • Ieraksta laiks – ieraksta laiks tiks automātiski norādīts, ievadot jaunu rindu.

 

5.3. Rēķinu ievadīšana

Rēķinu ievadīšana ir ļoti vienkārša. Tipisks šīs darbības skats ir redzams sekojošajā attēlā.

Ja klienti un piegādātāji ir iepriekš ievadīti sistēmā, ieteicamā procedūra ir sekojoša:

  • Izveidojot rēķinu, klienta lauks ir iekrāsots. Kad klients ir izvēlēts, pārdošanas rēķinā Jūs tiksiet nosūtīts uz pirmo rēķina rindu. Pirkšanas rēķinā rēķina Nr. tiek automātiski izveidots pēc piegādātāja izvēlēšanās.
  • Ievadot rēķina vienumus, meklējiet tos vienumu sarakstā un izvēlieties, nospiežot ENTER. Tas aktivizēs tabulas lauku un no turienes Jūs varēsiet navigēt ar bultām. Bulta uz leju izveido jaunu rindu, un enter nospiešana aktivizē lauka vērtību, ko varat izmainīt.
  • Kad visi vienumi ir pievienoti un to cenas pārbaudītas, nospiediet ctrl+s, lai saglabātu
  • Pēc saglabāšanas atveras logs, kur maksājums var tikt pievienots rēķinam un ir iespējama kopēšana, drukāšana vai jauna rēķina pievienošana.

 

5.4. Norēķināšanās ar referentiem

Rēķinu izveidošana referentu čekiem

Jūs varat izmantot īpašu pirkšanas rēķinu formu, lai reģistrētu referentu izdevumus. Dodieties uz Iepirkumi un izdevumi -> Iepirkuma rēķins (pievienot jaunu) -> Atmaksa.

 

NB! Grāmatveži: Referenta konts ir aktīvu pusē pēc noklusējuma. Ja Jūs vēlētos to redzēt pie pasīviem, Jums tikai jānomaina konta veidi (Grāmatvedība -> Kontu tabula), vai jāizveido jauns konts ar pareizu veidu un jāpievieno tas jaunam referenta sistēmas kontam (Uzstādījumi -> Sākotnējie dati -> Sistēmas konti)

 

5.5. Rēķinu nosūtīšana

Lai nosūtītu rēķinu, tas jāsaglabā ar “Saglabāt un nosūtīt” (vai Jūs varat to lejupielādēt kā PDF no uzlecošā loga, kas parādīsies pēc saglabāšanas). Pēc tam atveras nākamais logs ar visām nākamajām opcijām. Tas ir parādīts sekojošajā attēlā.

 

Ir vairākas opcijas rēķinu pārsūtīšanai vēlamajām pusēm:

  • Nosūtīt e-pastu tieši no ERPLY Books
  • Nosūtīt e-pastu, izmantojot personīgo pasta sistēmu
  • Nokopēt saiti
  • Saglabāt rēķinu PDF formātā.

Nosūtot e-pastu tieši no ERPLY Books, e-pasta ziņojums tiks uzstādīts no teksta pie Uzņēmuma uzstādījumi.

 

5.6. Rēķinu pārvaldība

Rēķini var tikt pārvaldīti Pirkšanas un pārdošanas atskaitēs un Neapmaksāto pārdošanas rēķinu modulī vai Neapmaksāto pirkšanas rēķinu modulī.

Pārvaldot rēķinus, jāatbild uz vairākiem jautājumiem:

Kuri pārdošanas rēķini nav apmaksāti? Neapmaksātie pārdošanas rēķini ir ienākumi -> Neapmaksātie pārdošanas rēķini. Jūs tos varat atrast arī pārdošanas atskaitē, izvēloties “Parādīt tikai neapmaksātos” no “Kurus parādīt” izvēlnes.

 

Kuri iepirkuma rēķini nav apmaksāti? Neapmaksātie pirkšanas rēķini ir iepirkumi & izdevumi -> neapmaksātie iepirkuma rēķini. Jūs tos varat atrast arī iepirkumu atskaitē, izvēloties “Parādīt tikai neapmaksātos” no “Kurus parādīt” izvēlnes.

 

Kur es varu apskatīt iepriekšējā mēneša apgrozījumu? Iepriekšējā mēneša apgrozījums/noiets ir redzams pārdošanas atskaitē.

 

Kur un kā es varu izdzēst vecus rēķinus? Rēķinus var izdzēst Pārdošanas un Pirkšanas atskaitēs vai izvēloties rēķinu un nospiežot Dzēst. Lai izdzēstu rēķinus, maksājumi jāizdzēš pirms rēķina.

 

Kā nokopēt rēķinu? Rēķini var tikt nokopēti no Pārdošanas un pirkšanas atskaitēm.

 

5.7. ERPLY rēķinu sinhronizācija

Ja ERPLY Books konts ir integrēts ar ERPLY, pārdošanas rēķina pogas ir aizvietotas ar “ERPLY sync” pogu. Visi pirkšanas rēķini, pārdošanas rēķini un iekasējumi, kas ir izdzēsti, rediģēti vai pievienoti kopš iepriekšējās sinhronizācijas, tiks sinhronizēti.

ERPLY Books sinhronizē sekojošos datus:

  • Izdzēstie rēķini – visi rēķini un grāmatojumi, kas ir ERPLY Books, tiek izdzēsti no laika starp iepriekšējo sinhronizāciju un šo brīdi
  • Izdzēstie maksājumi – ja ir maksājumi, kas ir izdzēsti, neizdzēšot arī rēķinu, tie tiks izdzēsti
  • Pirkšanas un pārdošanas rēķinu izmaiņas – visi rēķini, kas tikuši izmainīti no iepriekšējās sinhronizācijas, tiks izmainīti.
  • Jauni pirkšanas un pārdošanas rēķini – visi rēķini, kas ir izveidoti kopš iepriekšējās sinhronizācijas, tiks sinhronizēti
  • Jauni un rediģēti maksājumi kopš iepriekšējās sinhronizācijas brīža

ERPLY Books sinhronizē rēķinus sekojoši:

  • Katram ERPLY rēķinam tiek izveidots jauns rēķins ERPLY Books
  • Pievienojot pārdošanas rēķinus, ERPLY Books rēķinam automātiski piesaista noliktavas vienumu (lai to izmainītu, dodieties uz Uzstādījumi -> ERPLY uzstādijumi). Pārdoto preču maksa tiks automātiski pievienota grāmatojumam.
  • Sinhronizējot maksājumus, ERPLY Books atšķir vairāk kā piecus maksājumu veidus: čeks, skaidra nauda, bankas pārskaitījums, dāvanu karte, banku karšu maksājumi. ERPLY Books izmaina maksājuma kontu atkarībā no katra maksājumu veida.

 

5.7.1. Iepirkuma rēķinu sinhronizācija

Pirkšanas rēķini (piem., par pakalpojumiem, telefona izmaksas u.c.) jāizveido ERPLY Books. Mēs iesakām visus ar noliktavām saistītos rēķinus pievienot attiecīgajām noliktavām.

Kā ierakstīt transporta izdevumus?

Ir divu veidu transporta izdevumi:

  • Transports tiek pievienots tam pašam pirkšanas rēķinam;
  • Transports tiek pievienots ar atsevišķu rēķinu

Pirmajā gadījumā, pievienojot rēķinu ERPLY noformējuma nodaļā, sekojiet šiem soļiem pēc visu inventāra vienumu pievienošanas:

  • Pievienojiet papildus izmaksas ar transporta summu (tad ERPLY zina, ka inventāra vērtība pieaug no transportēšanas)
  • Pievienojiet atsevišķu rindu transportam (cenai jābūt transporta summai no rēķina, lai rēķina kopsumma atbilstu summai, ko redzat uz papīra/pdf/etc.). Inventāra artikls, ko izvēlaties, var būt noliktavā neesošs vienums.

 

Otrajā gadījumā, sekojiet šiem soļiem:

  • Pievienojiet papildus izmaksas ar transporta summu ERPLY noformējuma nodaļā (tad ERPLY zina, ka inventāra vērtība pieaug no transportēšanas);
  • Pievienojiet transportēšanas faktūru ERPLY Books. Izvēlieties inventāra kontu izdevumu kontam – tad summa tiks pievienota inventāram, tā kā tas nav izdevums.

 

Vai es varu sadalīt dažādus artiklus starp dažādiem kontiem?

Jūs varat izmainīt kontus no artiklu kartes: Ieņēmumi -> Pirkšanas un pārdošanas artikli.

 

5.8. Grāmatvedība ar Toggl laika ierakstiem.

Ar ERPLY Books, Jūs varat sastādīt rēķinus Toggl laika ierakstiem. Lai sastādītu rēķinus, dodieties uz Ieņēmumi -> Laika uzskaite. Izvēlieties ierakstus, ko vēlaties aplikt ar rēķiniem un izvēlieties vienu no opcijām:

  • Atrodiet eksistējošu rēķinu un pievienojiet laika ierakstu;
  • Izveidojiet jaunu rēķinu un pievienojiet izvēlētos laika ierakstus
  • Izveidojiet jaunu rēķinu ar rindu, kas apzīmē kopsummu no visiem izvēlētajiem laika ierakstiem.

 

6. Izejošie un ienākošie rēķini

6.1. Vispārīgi

Izejošo un ienākošo rēķinu maksājumu pārvaldība ERPLY Books ir diezgan elastīga, ļaujot paveikt sekojošo:

  • Ievadīt vairākus maksājumus vienam rēķinam
  • Pievienot priekšapmaksas automātiski, kad tās tiek veiktas
  • Izsekot izmaiņām valūtas vērtībā ar peļņām un zaudējumiem

 

ERPLY Books ļauj Jums ievadīt grāmatojumus trīs veidos: augšupielādējot bankas rēķinus, izvēloties rēķinu no saraksta un aprakstot grāmatojumus vai sameklējot rēķinus pa vienam un ievadot ar vienumu saistītos grāmatojumus.

Esoši maksājumi nevar tikt izmainīti. Lai izmainītu maksājumu, izdzēsiet to un izveidojiet jaunu.

6.2. Debitoru parādi un kreditoru parādi rēķinos

Debitoru parādi un kreditoru parādi var tikt rediģēti Neapmaksāto pārdošanas un pirkšanas rēķinu modulī, kas atrodas Naudas un Rēķinu apakšizvēlnēs. Ja ir kādi neapmaksāti pārdošanas rēķini, moduļa izkārtojums izskatās šādi:

Pēc noklusējuma, ERPLY Books parāda visus neapmaksātos rēķinus. Rēķins ir neapmaksāts, ja tā kopsumma ir < €0,01. Šis nosacījums ir nozīmīgs situācijās, kur maksājumā tiek izmantota cita valūta un kopsumma tiek noapaļota. Sarkans teksts norāda uz pārsniegtu maksājuma termiņu, zaļš – tekošos maksājumus. Melns teksts tiek lietots apmaksātiem rēķiniem.

Lai rēķinam pievienotu maksājumu, izvēlieties rēķinu un nospiediet “Pievienot maksājumu”. Maksājums tāpat var tikt pievienots rēķinā (atveriet rēķinu ar dubultklikšķi). Šīs darbības logs ir parādīts attēlā.

Visi maksājuma loga dati tiek ierakstīti automātiski. Pēc noklusējuma tiek izvēlēts pašreizējais datums un kontam tiek uzstādīts bankas konta sistēmas konts.

Kad klients vai piegādātājs samaksā vairāk, kā prasīts, ERPLY Books automātiski izveido priekšapmaksas grāmatojumu. Kad kontaktam tiek pievienots jauns rēķins, priekšapmaksas no neapmaksāto rēķinu moduļiem var tikt izmantotas. Izvēlieties rēķinu un nospiediet “Izmantot priekšapmaksu”. Tad ERPLY Books pārbauda, vai šim kontaktam ir kādi neizmantoti priekšapmaksas kredīti un tos izmanto.

Neapmaksāto pārdošanas rēķinu modulī Jūs varat pārvaldīt arī apšaubāmus parādus. Lai to izdarītu, izvēlieties rēķinu un nospiediet “Slikts parāds”. Tad Jūs varat rediģēt summu, kas tiks pievienota kā slikts parāds. Pēc saglabāšanas ERPLY Books izveido maksājumu, kam nav ietekmes uz debitoru parādiem:

  • Iegrāmato debetā slikta parāda izdevumus
  • Iegrāmato kredītā sliktos parādus

 

6.3. Priekšapmaksu pārvaldība ERPLY Books

Kā reģistrēt priekšapmaksas?

Priekšapmaksas var rasties no sekojošiem grāmatojumiem:

  • Samaksājot vairāk kā norādīts rēķina kopsummā – piemēram, ja rēķina kopsumma ir 100 un maksājums ir 120, ERPLY Books automātiski ievieto 20 priekšapmaksu kontā
  • Maksājums bez rēķina:
    • Veicot bankas importēšanu un izvēloties klientu/piegādātāju maksājumam, tas automātiski tiek pievienots kā klienta/piegādātāja priekšapmaksa
    • Ir iespējams manuāli pievienot priekšapmaksu no atvērtiem debitoru/kreditoru parādiem, nospiežot “pievienot maksājumu”, bet neizvēloties rēķinu – tad ir iespējams izvēlēties klientu un tad pievienot summu u.c.

Kā izmantot priekšapmaksas?

Priekšapmaksas netiek izmantotas automātiski. Tas nozīmē, ka klientam/piegādātājam var būt priekšapmaksa un parāds vienlaicīgi. Lai izmantotu priekšapmaksu, dodieties uz neapmaksātie izejošie rēķini/ienākošie rēķini, izvēlieties rēķinu un nospiediet “izmantot priekšapmaksu”

 

Kā redzēt priekšapmaksas?

Lai redzētu visas priekšapmaksas, dodieties uz klienta/piegādātāja atskaiti. Veicot dubultklikšķi uz klienta/piegādātāja, Jūs tiksiet nosūtīts uz specifisko kontakta atskaiti, kur varēsiet redzēt arī priekšapmaksu kolonnu.

 

Kā pievienot nodokļus priekšapmaksu grāmatojumiem?

Dažreiz ir nepieciešams samaksāt/pieprasīt GST/PVN priekšapmaksai. To var izdarīt automātiski, izvēloties nodokļu likmi klientam/piegādātājam. Jūs to varat izdarīt kontaktu modulī.

 

6.4. Bankas importēšana un grāmatojuma faila izveide

ERPLY Books atļauj augšupielādēt bankas ziņojumus no sekojošām bankām: JPM Chase, Wells Fargo un Barclays. Pēc augšupielādes ERPLY Books apstiprina visus maksājumus un savieno tos ar rēķiniem, vai, ja rēķina atsauce nav atrasta, tad ar kontiem.

 

6.4.1. Bankas faila importēšana

Importēšanas modulim var piekļūt no instrumentu paneļa. Pēc faila izvēlēšanās ERPLY Books pāŗbauda datus un nosūta tos atpakaļ procesētā formā. Katra bankas debitoru un kreditoru parāda procesēšana sastāv no sekojošiem soļiem:

 

  • Vai maksātāja vārds ir grāmatojumā, un vai ir līgums (klienta/piegādātāja) vai kādi tam atbilstoši neapmaksāti ienākošie vai izejošie rēķini?
  • Ja atbilde uz visiem iepriekšējiem jautājumiem ir noliedzoša, grāmatojums tiek novietots pie Citi ienākumi vai Izejošie (procentu likmes izdevumi, bankas izdevumi, algas maksājumi u.c. – visi darījumi, kas nav saistīti ar rēķiniem)

 

Dati izskatās šādi:

  • Zaļa/sarkana zīme norāda, ka grāmatojums ir pareizs. Pēc noklusējuma zīmes ir sarkanas, ja ERPLY Books nav drošs par maksājuma veidu un kontu.

 

  • Veids nosaka grāmatojuma veidu – sasaistīts vai nu ar rēķiniem vai citiem debitoru/kreditoru parādu veidiem. Gan debitoru, gan kreditoru parādiem ir divi veidi: viens saistīts ar rēķiniem un otrs, kas nav saistīts ar rēķiniem. Visi grāmatojumi, kas nav saistīti ar rēķiniem, pieprasa atbilstošu kontu no kontu tabulas. Ja veids tiek nomainīts no citi ienākumi vai izejošie uz rēķina maksājums, ERPLY Books nosūta Jūs uz rēķinu meklēšanas cilni, kur Jūs varat meklēt apmaksāto rēķinu /-s.

 

  • Kad ERPLY Books nesavieno maksājumu ar rēķinu, bet izveido rēķina maksājumu, Jūs varat atrast maksājumam atbilstošo rēķinu, izvēloties Maksājums un tad nospiežot “Atrast apmaksāto rēķinu(s)”

 

  • Debeta un kredīta konti ir citiem kontiem, kas nav saistīti ar rēķiniem. Citu debitoru rēķinu gadījumā, kredīta konts pēc noklusējuma tiek iestatīts kā citu izdevumu sistēmas konts. Sistēmas kontus var izmainīt Uzstādījumi -> Organizācijas dati -> Sistēmas konti.

 

6.4.2. Bankas importēšanas biežāk uzdotie jautājumi

Kā pārvaldīt vairākus bankas kontus?

1) Pievienojiet visus bankas kontus kontu tabulā (Grāmatvedība -> Kontu tabula)

2) Pēc bankas ziņojuma augšupielādes nomainiet kontu no bankas importēšanas moduļa augšas

 

Kur es varu apskatīt pievienotos maksājumus?

Maksājumus var apskatīt no dažādām ar naudu saistītām atskaitēm.

Atskaites -> Ienākošā un izejošā nauda (visi maksājumi)

Atskaites ->  Ienākošo rēķinu atskaite (visi ienākošie konti)

Atskaites -> Izejošo rēķinu atskaite (visi izejošie konti)

Ieņēmumi -> Ienākošo rēķinu atskaite (visas ienākošās summas)

Iepirkumi un izdevumi -> Izejošo rēķinu atskaite (visas izejošās summas)

 

Kāpēc kādi Pirkšanas un pārdošanas rēķinu grāmatojumi nav tikuši apstiprināti?

Ir vairāki iemesli, kāpēc ERPLY Books dažreiz nevar savienot maksājumu ar rēķinu.

1) Parsējot bankas rēķinu, var gadīties, ka ERPLY Books nevar parsēt klienta/piegādātāja vārdu, līdz ar to nevar veikt meklēšanu

2) Kad ERPLY Books parsē vārdu no bankas rēķina apraksta, tas var neatrast atbilstoši klienta/piegādātāja vārdu ERPLY Books. Piemēram, ja piegādātājs ir nosaukts “Ltd, X” ERPLY Books un “X Ltd” bankas rēķinā/ziņojumā, vārda meklējums nedos nekādus rezultādus.

3) Kad ERPLY Books izdodas savienot rēķinu ar maksājumu, tas vienalga var tikt iekrāsots sarkans, ja tas ir nepareizi apmaksāts (apmaksātā summa nesakrīt ar rēķina kopsummu) vai ja šim klientam/piegādātājam ir vairāk kā viens neapmaksāts rēķins (tad ERPLY Books nezina, vai savienotais rēķins ir atbilstošais)

 

ERPLY Books nav atradis referenci rēķinam, kas vada bankas importēšanu. Kā savienot ar pareizo rēķinu?

Iezīmējiet rindu, uz tās uzklikšķinot, un nospiediet “Atrast apmaksātos rēķinus”. Otra opcija ir nomainīt rindas veidu. Tad ERPLY Books Jūs nosūta uz reķinu meklēšanas sarakstu, kur Jūs varat atrast pareizo rēķinu/rēķinus, izvēlēties to/tos un tad nospiest “Izvēlēties” pogu.

 

Vai es varu saglabāt pusi no bankas rēķina?

Kad Jūs augšupielādējat bankas rēķinu ERPLY Books, šobrīd visi dati netiek saglabāti kā neapstiprināti maksājumi. Risinājums tiek izstrādāts. Šobrīd Jūs varat saglabāt tikai zaļās rindas, t.i., saglabāt tikai pusi no rēķina. Kad augšupielādējat rēķinu vēlreiz, ERPLY Books nezina, kuri maksājumi ir veikti un kuri – nē.

 

Kā veikt bankas importēšanu, ja es izmantoju vairākas bankas?

Vairāku banku gadījumā jāizveido dažādi konti – atsevisķs katrai bankai. Ja uzņēmums izmanto karšu maksājumus, lūdzu, izlasiet attiecīgo instrukcijas nodaļu.

Kad katram bankas kontam ir izveidots konts, tiem var veikt importēšanu katram atsevišķi.Vispirms augšupielādējiet bankas rēķinu, tad nomainiet kontu no moduļa augšas.

 

Izdevumam nav izveidots atsevišķs rēķins (piem., īrei). Kā pārvaldīt šādus izdevumus bankas importēšanā?

Procesējot bankas rēķinu, ir atsevišķa poga šādiem izdevumiem. Izvēlieties maksājumu, kas pārstāv izejošo summu. Tad Jūs varat redzēt pogu “Ievietot Izdevumu pieprasījumu” labajā pusē. To nospiežot, Jūs tiksiet nosūtīts uz izdevumu pieprasījumu tabulu.

 

Vairāki rēķini tika apmaksāti vienlaicīgi. Kā turpināt?

Izvēlieties maksājumu un atrodiet rēķinus, kas tika apmaksāti. Vairāki rēķini var tikt izvēlēti vienlaicīgi. ERPLY Books sadala summas starp visiem reķiniem un pieprasīs apstiprinājumu, vai tie tikuši šādi apmaksāti.

 

6.4.3. Bankas importēšanas nosacījumi

Bankas importēšanas nosacījumi ir noderīgi, lai automatizētu dažādu grāmatojumu sasaisti, kā bankas maksas u.c.

Lai pievienotu jaunu bankas nosacījumu, ierakstiet “bankas importēšanas nosacījumi” Galvenās lapas meklēšanas joslā.

Nosacījumu apraksti:

  • Satur – apraksts satur frāzi, numuru u.c.
  • Vienāds ar – apraksts ir precīza frāze, nr. u.c.
  • Beidzas ar – apraksts beidzas ar frāzi, nr. u.c.
  • Sākas ar – apraksts sākas ar frāzi, nr., u.c.
  • Nākamais/iepriekšējais satur – grāmatojums un tā iepriekšējais vai sekojošais grāmatojums satur frāzi, nr. u.c.
  • Kontakts – ja nosacījumā ir saglabāts darbinieks un maksājumos ir apraksts (piem., bankas kartes Nr), bankas importēšana meklē darbinieku
  • Apraksts – bankas faila apraksts
  • Konts
  • Projekts
  • Nodoklis – nodokļa pievienošana atļauj grāmatojumu apvienot ar nodokli
  • Darbinieks – var tikt izmantots, lai sasaistītu maksājumus ar darbiniekiem (kā izdevumu atlīdzināšana, alga u.c.)

Ja ir bankas nosacījums, ERPLY Books ignorēs iepriekšējo grāmatojumu datus un izmantos nosacījumu, lai veidotu sasaistes. Līdz ar to bankas nosacījumiem ir lielāka prioritāte kā parastajām sasaistēm, ko ERPLY Books izveido no iepriekšējiem grāmatojumiem. Bankas nosacījumi ir noderīgi arī tāpēc, ka parastais “mācīšanās process” neiekļauj projektus, un, ja Jums ir nepieciešams sadalīt grāmatojumus starp projektiem, Jums jāizmanto bankas nosacījumi.

Piemēŗs Nr. 1

Bankas failā ir maksājums ar 1.2 EUR, apraksts: Bankas pakalpojuma maksa

Bankas nosacījums:

Veids: vienāds ar

Apraksts: bankas pakalpojuma maksa

Konts: bankas pakalpojuma maksas

Projekts: nav nepieciešams

Nodoklis: nav nepieciešams

Darbinieks: nav nepieciešams

Visi maksājumi ar aprakstu “Bankas pakalpojuma maksa” tiks savienoti ar bankas pakalpojumu maksas kontu.

 

Piemērs Nr. 2

Bankas failā ir maksājums ar 872 EUR ar aprakstu “2014 Novembra alga”, adresēts “John Son”

Veids: Beidzas ar

Apraksts: “alga”

Konts: saistības ar darbiniekiem

Projekts: nav nepieciešams

Nodoklis: nav nepieciešams

Darbinieks: nav nepieciešams

 

Piemērs Nr. 3

Bankas failā ir maksājums ar 12 EUR ar aprakstu “03/01/2015 11:19 karte …123456 Schiphol Restaurant/AMSTERDAM/NLD #344355”

 

Tas nozīmē, ka kāds ir kaut ko nopircis Schiphol lidostā. Kā darba devējam, mums ir bankas karte ar numuru, kas beidzas ar 123456, un tā ir nozīmēta Džonam Sonam. Džona celojuma uz Amsterdamu laikā, viņš samaksāja par dažādām lietām, kas jau ir ievadītas kā izdevumu atlīdzināšana. Mēs varētu gribēt automatizēt bankas izlīdzināšanu, lai automātiski atrastu maksājumus, kas veikti ar karti, kuras numurs beidzas ar 123456.

 

Veids: kontakts

Apraksts: 123456

Konts: nav nepieciešams

Projekts: nav nepieciešams

Nodoklis: nav nepieciešams

Darbinieks: John Son

 

6.5. Grāmatojumi dažādās valūtās

Ja Jums ir bankas konts/depozīts citā valūtā, pievienojiet jaunu kontu ERPLY Books ar šo valūtu. Viss pārējais ir aprakstīts nodaļā 4.3.1.

 

7.  Fiksētie aktīvi

7.1. Fiksēto aktīvu (pamatlīdzekļu) pievienošana

Jaunu fiksēto aktīvu iegādāšanās

Pievienojiet fiksētos aktīvus no Iepirkumi un izdevumi -> Iepirkumu reķins -> Iegādātie fiksētie aktīvi.

 

Kā pārvaldīt nolietojumus?

Pēc noklusējuma visiem vienumiem ir 60 mēnešu ilgs dzīves laiks. Jūs to varat nomainīt no “pirkšanas un pārdošanas artikli” moduļa, kur Jūs varat redzēt aktīva mūžu.

 

Vērtības zudumu modulis ir Grāmatvedība -> aprēķināt nolietojumu. Tur Jūs varat manuāli nomainīt mūža ilgumu vai pievienot skaitu. Tāpat neaizmirstiet nomainīt grāmatojuma datumu pirms saglabāšanas.

 

Fiksēto aktīvu sākotnējo vērtību pievienošana.

Pieņemsim, ka mēs vēlētos pievienot uzņēmuma sākotnējās bilances 31/12.

 

1) Pievienojiet fiksētos aktīvus no Izejošie izvēlnes. Jūs to varat izdarīt ar vienu rēķinu vai vairākiem atsevišķiem. Parasti tiek piegādātāja vārds tiek nomainīts uz uzņēmuma nosaukumu.

Pēc cenu vērtību pievienošanas, Jums būtu jāpievieno pirkšanas cena, tā kā šī ir vērtība, kam būtu jābūt uz bilances.

Pēc visu fiksēto aktīvu pievienošanas atsevišķām rindām, nomainiet nodokļu lauku uz nulli (ja tā vērtība nav 0), tā kā tā nav fiksēto aktīvu pirkšana. Nomainiet rēķina datumu uz 31/12 un saglabājiet.

Pēc saglabāšanas Jūs varat pievienot maksājumu šim rēķinam ar datumu 31/12. Maksājuma konts var būt, piemēram, banka. Bankas konta bilance būs pareiza pēc 31/12 konta bilances vērtību izmainīšanas.

Šajā brīdī Jūs būsiet pievienojis visus fiksētos aktīvus un tagad Jums jāizmaina to nolietojuma vērtība.

 

2) Dodieties uz Aprēķināt nolietojumu no Grāmatvedības izvēlnes vai Izejošie, un ievadiet kumulatīvo nolietojuma summu katrai rindai.

Tas nozīmē, ka, ja Jums ir dators ar pirkuma vērtību 1200$ un pašreizējo vērtību 500$, kumulatīvā nolietojuma vērtība ir 700$. Kad Jūs izveidojāt pirkšanas rēķinu fiksētajiem aktīviem, Jūs pievienojāt datoru ar vērtību 1200$. Līdz ar to šobrīd Jūsu bilance nav pareiza.

Jūs varat izmainīt nolietojuma vērtību katrai rindai, vienkārši izmainot summu tabulā. Pirms saglabāšanas, dubulti pārbaudiet, vai nolietojuma datums ir izmainīts uz 31/12.

 

7.2. Fiksētie aktīvi – biežāk uzdotie jautājumi

Ko darīt, ja fiksētais aktīvs nav pirkts?

Ja fiksētais aktīvs nav iegādāts, Jūs to varat reģistrēt, izsniedzot pirkšanas reķinu, uz kura Jūsu kompānija ir atzīmēta kā piegādātājs. Šādi maksājums var tikt veikts ar atbilstošo kontu (piemēram, ieņēmumi no fiksēto aktīvu izveidošanas).

 

Cik bieži būtu jāaprēķina nolietojums?

Izmantojot mūsu nolietojuma aprēķināšanas formulu, ir vēlams to darīt vienreiz mēnesī vai vienreiz gadā, lai vienkāršotu aprēķināšanas procesu.

 

Kā tiek aprēķināts nolietojums un kāda ir aprēķinu formula?

Nolietojums tiek aprēķināts, izmantojot lineāru metodi.

Piemēram, pieņemsim, ka dators ir nelietojams pēc četru gadu lietošanas. Līdz ar to 25% no datora vērtības samazinās gada laikā. Datoram, kas maksā 1000$, nolietojuma maksa ir 250$ gadā. Tā notiek, ja atlikusī vērtība pēc 4 gadiem ir 0. Ja atlikusī vērtība pēc 4 gadiem ir 200$ (pēc 4 gadiem datoru var pārdot par 200$, t.i., vērtība pēc 4 gadiem nav nulle), gada nolietojuma maksa būs (100-200)/4=200$. Šī ir formula aprēķinam: **(sākotnējā cena-atlikusī vērtība) / kalpošanas laiks gados. Tā kā gada izdevumu summa ir 200$, tas būs 16.67$ mēnesī.

 

Kā tiek izvēlēti konti nolietojuma grāmatojumiem?

Ieraksts tiek sastādīts, balstoties uz nolietojumu un nolietojuma sistēmas kontu. Tas var tikt izmainīts Uzstādījumi -> Sākotnējie dati -> Sistēmas konti.

 

Kur es varu redzēt nolietojuma grāmatojumus?

Novadītie grāmatojumi ir sadalīti starp trīs atskaitēm: Grāmatojumi, Virsgrāmata un Vienumu atskaite. Pēdējajā, veids jāuzstāda kā Inventāra vienumi. Meklējumi ir vieglāk veikt, ja veids ir norādīts kā “nolietojuma grāmatojumi” grāmatojumu atskaitē.

 

Kā es varu izmainīt un izdzēst grāmatojumus?

Grāmatojumus var izmainīt un izdzēst, izvēloties grāmatojumu no grāmatojumu moduļa vai virsgrāmatas. NB! Lūdzu, ņemiet vērā, ka, izmainot grāmatojumus, vienumu rinda netiek izmainīta un vienumu atskaite parādīs nepareizu grāmatojuma summu.

 

 

8. Uzsākšana – Sākotnējie dati

8.1. Galvenā informācija

Biznesa uzstādīšana ERPLY Books ir padarīta klientam tik vienkārša, cik iespējams. Neskatoties uz to, ir ieteicams izplānot pašreizējo biznesu, un biznesam nepieciešamos datus ievadīt vispirms.

Izveidojot jaunu uzņēmumu, ERPLY Books veic sekojošo:

  • Izveido jaunu Kontu tabulu
  • Pievieno organizācijai Noklusējuma nosacījumus – lai tos izmainītu, dodieties uz Uzstādījumi -> Organizācijas dati.

Nepieciešams ievadīt sekojošo informāciju:

  • Sākotnējās kontu bilances – bilancēm jābūt uzstādītām ar konkrētu datumu
  • Sākotnējās klientu bilances – jebkurš klienta parāds un kopējais parāds jānofiksē šeit. Mēs iesakām izmantot sekojošo kārtību, ievadot bilances: 1) ievadiet klientus 2) izveidojiet kontu, kas atbilst parāda bilancei
  • Sākotnējās piegādātāju bilances – bilances var ievadīt līdzīgi kā klientu sākotnējās bilances.

 

Precīzais sākotnējo datu fiksēšanas laiks ir jāatzīmē. Atkarībā no uzņēmuma situācijas, jāatzīmē ar datumu, vai uzņēmums jau ir aktīvs un no kura laika perioda dati ir pārsūtīti. Ir pieņemts nomainīt programmatūru ar kalendārā gada nomaiņu (visbiežāk 31/12). Uzsākošs uzņēmums var tikt izveidots pēc uzņēmuma izveides. Ja uzņēmums var nofiksēt visus datumus un pārvaldīt iespējamos labojumu grāmatojumus, kas paliek starp gada sākumu un fiksācijas datumu, ir iespējams nomainīt grāmatvedības programmatūru gada vidū.

Ja grāmatvedības programmatūra tiek nomainīta gada vidū un visas sākotnējās bilances tiek nofiksētas 01.01., jāievada visi grāmatojumi, kas veikti jaunajā finansiālajā gadā.

 

Datu ievades secība:

  • Vispirms ievadiet sākotnējās klientu un piegādātāju bilances
  • Pievienojiet fiksētos aktīvus, ja tādi ir. Vairāk par to lasiet iepriekšējā nodaļā.
  • Otrkārt, ievadiet visu atlikušo kontu sākotnējās bilances
  • Visbeidzot, pārbaudiet, vai viss ir pareizi.

 

Cita informācija, kas jāpārbauda:

  • Projekti – projektu ievadīšana, ja jums nepieciešami vai ir tādi
  • Sistēmas konti – visi konti, kas tiek izmantoti kontiem, kas savienoti ar grāmatojumiem, ko ERPLY Books izvēlas no sistēmas (noklusējuma bankas konts u.c.)

 

8.2. Sākotnējo kontu bilanču ievadīšana

Dodieties uz uzstādījumi -> Sākotnējie dati -> Sistēmas konti.

Kā iepriekš minēts, sākotnējās balances jāievada pēc klientu un piegādātāju sākotnējo bilanču ievadīšanas. Šādi var tikt novērstas kļūdas sekojošos kontos:

  • Ieņēmumi
  • PVN
  • Debidoru parādi no pārdošanas
  • Parādi piegādātājiem
  • Izdevumi no iepirkumu rēķiniem

 

Ja dati ir ievadīti gada beigās, pārdošanas peļņa un izdevumi, kas rodas no klientu un piegādātāju sākotnējo bilanču ievadīšanas, jāievada finansiālā gada peļņā.

Ja sākotnējās balances, kredītu un debeta balances nav nodalītas, ievadiet visas bilances pareizajā bilances vērtībā. Papildus, tā kā ERPLY Books neaprēķina pamatkapitāla vērtību, arī tas jāievada pareizajos kontos.

Saglabājot sākotnējās bilances, ERPLY Books pieprasa apstiprinājumu, ja aktīvi nav vienādi ar saistībām. Šī ir vienīgā situācija, kad lietotājs var brīvprātīgi saglabāt nepareizu bilanci.

Uzņēmuma uzsākšanas gadījumā pirmā konta uzstādīšana ar 2500 EUR depozītu ir sekojoša:

 

  • Bankas konts: 2500;
  • Fondi vai saimniecības nominālvērtība: 2500

 

Ievadot sākotnējās bilances, tiek izveidots grāmatojums, kur visas bilances tiek parādītas kopā noteiktā datumā. Atverot moduli, Jūs varat redzēt izvēlētā datuma kontu bilances. Tas nozīmē, ka, ja uzņēmums ir izmantojis ERPLY Books noteiktu laika periodu, sākotnējo bilanču modulis vairs nav pareizais veids, kā ievadīt kontu sākotnējās vērtības. Šajā gadījumā mēs iesakām lietot parasto grāmatvedības moduli.

 

8.3. Klientu un piegādātāju sākotnējās bilances

Klientu un piegādātāju sākotnējās bilances tiek ievadītas, izmantojot divus dažādus moduļus ar vienādām funkcijām. Šīs nodaļas informācija var tikt izmantota, ievadot gan klientu, gan piegādātāju sākotnējās bilances, un ir noderīga, ja Jums nepieciešams importēt vairākus rēķinus vienlaicīgi. Bilance jāfiksē no brīža, kurā uzņēmums vēlas ievadīt sākotnējās bilances. Nepieciešama sekojošā informācija:

  • Kuriem klientiem ir parādi un kāds ir kopējais parāds?
  • Kuriem piegādātājiem uzņēmums ir parādā un kāds ir kopējais parāds?
  • Kuriem no klientiem ir priekšapmaksas un kāda ir kopējā summa?
  • Kuriem piegādātājiem ir samaksāts iepriekš un kāda ir kopējā summa?

Priekšapmaksu fiksēšana ir sarežģītāka, lasiet par to vairāk zemāk. Lai fiksētu parādus, jāievada rēķini ar atbilstošu summu. To var izdarīt pa vienam vai pievienojot vairākus kontus vienlaicīgi rēķinu importēšanas modulī. Modulis atrodas Uzstādījumi -> Sākotnējie dati. Importēšanas modulis izskatās šādi:

Importējot sākotnējās bilances, taustiņu kombinācija ctrl+v var tikt izmantota, lai ielīmētu informāciju kā klienta parādu saraksts no Excel, Google Docs vai citiem avotiem. To var izdarīt, sagatavojot datus Excel, Google docs u.c, norādot datus un pārbaudot to formātu. Sagatavojot datus, atcerieties, ka ERPLY Books atļauj Jums nomainīt kolonnu un rindu izmērus.

 

  • Nokopējiet datus un ielīmējiet tos ERPLY Books, izmantojot taustiņu kombināciju ctrl+v,
  • Dubulti pārbaudiet datus, lai pārliecinātos, ka tie ir pareizi
  • Saglabājiet.

 

Ielīmējot pievērsiet uzmanību sarakstu vērtībām un skaitļiem.

Numuru lauks

  • Decimāldaļas jāatzīmē ar punktu, nevis komatu
  • Ja ievadītā vērtība nesakrīt ar numura formātu un ierobežojumiem (piem., atlaide ir vairāk kā 100%), ERPLY Books ievadīs 0 kā vērtību.

Ielīmējot datus saraksta laukā, ERPLY Books mēģina atrast sakritības no saraksta. Ja ERPLY Books nevar atrast sakritības, vērtība paliek nemainīta (izņemot rēķina vienums un klients).

Datuma formātam jābūt Jūsu noklusējuma datuma formātam, ko Jūs varat izmainīt zem Organizācijas uzstādījumi.

Tabula, kas piemērota parādu kopēšanai, izskatās šādi (Pārdošanas rēķins kreisajā pusē un pirkšanas rēķins labajā pusē):

Priekšapmaksu bilanču fiksēšana ir komplicētāka. Tam jāizveido tukšs rēķins, kam jāpievieno ieņēmumi. Tukšais rēķins var tikt izveidots rēķinu importēšanas modulī. Ievadot debitoru parādus, lūdzu, ņemiet vērā, ka tas izmainīs debitoru parādu konta bilanci (noklusējumā bankas konts), un tas jāņem vērā, ievadot kontu sākotnējās bilances. Klientu un piegādātāju priekšapmaksu kopsummai jāsakrīt ar kopsummu konta plānā.

 

9. Atskaites

9.1. Vispārīgi

Atskaites veido galveno ERPLY Books daļu.

Atskaišu modulis atrodas galvenajā lapā. Nospiediet atskaišu ikonu vai izvēlieties atskaiti no atskaišu izvēlnes.

  • Atskaites atveras tabulas formā
  • Pirkšanas un pārdošanas atskaite sastāv no tabulas un papildus grafikiem
  • Atskaites var atvērt kā PDF vai CSV failus (vairāk informācijas nodaļā 9.8)
  • Dubultklikšķis uz tabulas rindas atver Ierakstu (izņemot debitoru parādiem, kreditoru parādiem un vienumu atskaitei)

 

9.2. Pārdošanas, iepirkumi, vienumi

Pārdošanas un iepirkumu atskaišu kompozīcijas ir identiskas. Atskaiti var atvērt no atskaišu moduļa vai atskaišu izvēlnes lapas augšā.

Virs tabulas ir grafiks, kas parādas pirkšanu/pārdošanu konkrētā laika periodā.

Lai redzētu un pārvaldītu neapmaksātus rēķinus, dodieties uz Ieņēmumi/Izejošie izvēlni.

Vienumu atskaite dod pārskatu par noteiktu vienumu grāmatvedības ierakstos. Kā visas atskaites, to var atrast atskaišu izvēlnē.

Tāpat, vienumu atskaite ļauj Jums redzēt nolietošanas vienumus (fiksētie aktīvi, kas ir nolietoti nolietošanas modulī). To var izdarīt, uzstādot veidu kā inventāra vienumi.

 

9.3. PVN/GST/Pārdošanas nodokļu atskaite

PVN atskaite ERPLY Books izsauc četrus grāmatojumu veidus:

  • Pārdošanas rēķini;
  • Pirkšanas rēķini;
  • Citi debitoru parādi ar nodokli, kas atšķiras no 0;
  • Citi kreditoru parādi ar nodokli, kas atšķiras no 0

PVN atskaite ERPLY Books tiek sastādīta, izmantojot visus konkrēta laika perioda dokumentus. Datums tiek uzstādīts kā ieraksta datums.

Modulis izskatās šādi:

Lauku apraksti:

  • Pārdošana – Pārdošanas kopsummas ar atšķirīgiem PVN procentiem;
  • Pirkšana – Pirkšanas kopsummas ar atšķirīgiem PVN procentiem;
  • Kopsumma – atšķirība starp pirkšanu un pārdošanu
  • PVN kopsumma – kopējais PVN, kas jānomaksā nodokļu dienestam.

 

Pēc apkopojuma Jūs atradīsiet vienumu sarakstu, ko satur apkopojums.

 

9.4. Finanšu atskaites – Bilance, Peļņas un zaudējumu ziņojums un naudas plūsmas ziņojums (atskaite)

Bilance

ERPLY Books sastāda bilanci, atkarībā no bilances veidiem, kas uzstādīti kontu tabulā. Bilance var tikt izvēlēta zem atskaitēm, grāmatvedības izvēlnē.

 

Ieņēmumi

ERPLY Books sastāda ieņēmumus, balstoties uz ieņēmumu veidu, kas uzstādīts kontu tabulā. Peļņas atskaite var tikt izvēlēta zem atskaitēm, grāmatvedības izvēlnē.

 

Naudas plūsmas ziņojums

ERPLY Books sastāda naudas plūsmas ziņojumu, atkarībā no naudas plūsmas tveida, kas uzstādīts konta plānā. Klients var izvēlēties naudas plūsmas ziņojumu zem atskaites, Grāmatvedības izvēlnē.

 

Kontu bilances

Kontu bilances dod pārskatu par dažādu kontu bilancēm dotā datumā. Bilanču atskaiti var izvēlēties zem Atskaites, Grāmatvedības izvēlnē.

 

9.5. Galvenās grāmatvedības atskaites – Virsgrāmata, grāmatojumi

Virsgrāmata

Virsgrāmata dod pārskatu par grāmatojumiem, kas saistīti ar kontiem noteiktā laika periodā. Virsgrāmatā grāmatojumi ir sadalīti starp kontiem, un ERPLY Books aprēķina pašreizējo kontu bilanci katrai rindai. Visgrāmatu var atrast zem Atskaites, Grāmatvedības izvēlnē.

 

Grāmatojumi

Grāmatojumus var apskatīt modulī ar nosaukumu “grāmatojumi”. Grāmatojumu moduli var atrast zem Atskaites, Grāmatvedības izvēlnē.

 

9.6. Klienti, piegādātāji

Klientu un piegādātāju atskaite dod pārskatu par konkrēta klienta vai piegādātāja apgrozījumu – kopējās pirkšanas/pārdošanas apmaksātās summas un priekšapmaksas. Klientu atskaiti var atrast izvēlnē. Ja Jūs izvēlaties klientu/piegādātāju, varat redzēt visus ar to saistītos ierakstus.

 

9.7. Naudas pārvaldīšana

Tā kā ERPLY Books naudas plūsma ir tieši saistīta ar grāmatojumu ierakstiem, grāmatojumi, kas saistīti ar naudu, ir redzami virsgrāmatā (Atskaites -> Virsgrāmata). Visas ar naudu saistītās atskaites var atrast atskaišu izvēlnē:

  • Naudas plūsmas atskaite – dod pārskatu par faktoriem, kas ir ietekmējuši kapitāla izmaiņas. Jūs varat atrast vairāk informāciju par naudas plūsmas atskaiti nodaļā 9.4.
  • Ienākošā un izejošā nauda – iekļauj visus grāmatojumus un sašķiro tos pēc laika. Atšķirībā no citām atskaitēm, ienākošā un izejošā nauda modulis atļauj apskatīt konta bilanci.
  • Neapmaksātie pārdošanas rēķini – atļauj meklēt visus pārdošanas rēķinus, parāda neapmaksātos rēķinus
  • Neapmaksātie pirkšanas rēķini – atļauj meklēt visus pirkšanas rēķinus, parāda neapmaksātos rēķinus
  • Debitoru parādu (pārdošanas rēķinu) atskaite – atļauj Jums redzēt visus saņemtos maksājumus
  • Kreditoru parādu (pirkšanas rēķinu) atskaite – atļauj Jums redzēt visus maksājumus, kas veikti no Jūsu naudas kontiem

 

9.8. CSV failu atvēršana

CSV nozīmē ar komatu atdalītās vērtības. At komatu atdalītās nozīmē, ka atdalītājs starp kolonnām ir komats. Dažreiz tiek izmantoti citi atdalītāji kā semikols. Importējot CSV failu izklājlapā (piem., Excel), jāizvēlas CSV failā izmantotais atdalītājs, lai padarītu failu lasāmu.

 

CSV faila atvēršana MS Excel: Fails > Importēt > CSV fails

 

Tad jāizvēlas vēlamais fails. Sistēma jautās, vai ir izmantots atdalītājs (piem., komats), vai arī kolonnas ir fiksētas ar atstarpēm. Visbiežāk CSV failos ir izmantots komats vai semikols, tad izvēlieties “norobežots” (delimited) (ar atdalītāju).

 

Nākamajā dialoga logā, jāizvēlas atdalītājs: tab, semikols, komats u.c. Izvēloties atdalītāju, tiek parādīts dokumenta fragments un priekšstatījums. Jums jāizvēlas atdalītājs, kas izkārto dokumentu pareizās kolonnās. Lai atvērtu dokumento, spiediet Pabeigt.

 

Jūs atradīsiet video pamācību, kā ielādēt CSV failu MS Excel šeit.

 

CSV faila atvēršana OpenOffice: Atvērt… > Izvēlēties failu

 

Tad atveras logs, kurā Jums jāizvēlas atdalītājs līdzīgi kā procesā MS Excel. Klientam jānoņem atzīme visiem citiem atdalītājiem, ko viņš/viņa neizmanto dokumentā.

 

CSV faila atvēršana Google Docs:

 

1) Pēc izklājlapas atvēršanas, dodieties uz: Fails> Importēt… > Izvēlēties failu

 

Pēc faila izvēlēšanās, tas kļūst redzams priekšstatījuma logā. Atšķirībā no iepriekšējām divām programmām, Google Docs ir automātiskā funkcija, kas visticamāk atradīs pareizo atdalītāju, un Jums tikai jānospiež Importēt. Ja Google Docs neparāda dokumentu pareizi, atdalītājs jāuzstāda manuāli faila importēšanas vednī. Fails > Importēt > Izvēlēties failu. Tad zem atdalītāja zīme, Jums jāizvēlas Automātisks, komats, pielāgots u.c.

 

2) Google Docs galvenajā lapā nospiediet: Augšupielādēt > Faili, tad izvēlieties vēlamo failu. Fails parādīsies Mans Draivs sarakstā. Atverot failu, Google Docs automātiski atpazīst atdalītāju un parāda dokumentu pareizi. Ja kāda iemesla pēc dokuments netiek parādīts pareizi (lietots netipisks atdalītājs), Jūs varat uzstādīt atdalītāju manuāli, izmantojot faila importēšanu (parādīta iepriekšējā sekcijā)