ERPLY Books naudotojo žinynas

ERPLY Books naudotojo žinynas

Naudotojo žinynas

ERPLY Books naudotojo žinynas

Versija 3.3

support@erplybooks.com

Paskutinį kartą keista: 2015/07/31

 

1.Bendrai

1.1.ERPLY Books išdėstymas

ERPLY Books turi dvi pagrindines schemas – pirma sudaryta planšetiniams kompiuteriams ir kita įprastiems kompiuteriams. Daugiau apie planšetinių kompiuterių schemą skaitykite 1.4. skyriuje.

Pradžiai, ERPLY Books yra sukurtas atlikti visus veiksmus viename naršyklės lange. Po prisijungimo puslapis nėra perkraunamas – visi veiksmai yra atliekami ERPLY Books lange, dėl to kai paliekate puslapį, visada reikalingas patvirtinimas.

Pasirinkimai puslapio viršuje dešinėje:

  • Naudotojo nustatymai – konfiguruokite naudotojo nustatymus, įskaitant naudotojo kalbą
  • Įgaliotų organizacijų sąrašas – pasirinkimas pažiūrėti visas organizacijas ir pridėti naujas
  • Atsijungti

Operacijos ERPLY Books yra skirstomos į dvi:

  1. Veiksmai, kurie atveriami tame pačiame naršyklės lange (naudotojo nustatymai, nauji straipsniai, klientai ir kt.)
  2. Veiksmai, kurie atveriami atskirame lange (dauguma pasirinkimų; pažiūrėkite į paveikslėlį žemiau)

Naujų langų atidarymas leidžia lengviau peržiūrėti veiksmus tokiose situacijose, kai jums reikia pamatyti keletą įrašų vienu metu. Nes šiuo atveju būtų ganėtinai sudėtinga galėti atverti tik vieną pasirinkimą vienu metu.

1.2.Klavišų kombinacijos

ERPLY Books siūlo keletą klavišų kombinacijų.

Įprastinių kombinacijų sąrašas:

ctrl+m – eiti į valdymą

ctrl+s – saugoti

ctrl+d – naudojama lentelėse (sąskaitos-faktūros ir kt.), leidžia ištrinti aktyvuotą eilutę

ctrl+v pagrindinė funkcija įklijuojant importuoti susistemintus duomenis iš Excel, Google Docs ir kt. į ERPLY Books

ENTER – išsaugo atliktus veiksmus naršyklės lange

ESC – uždaro langą

1.3.Pagrindinis puslapis ir jo funkcijos

ERPLY Books valdymas yra minimalistinis ir lengvai naudojamas. Pagrindinės funkcijos yra randamos meniu, sudėtingesnės randamos paieškos lauke. Tiesiog įrašykite pirmas 4 veiksmo raides ir išsirinkite norimą. Kiekviena veikla (pvz. Naujas pardavimo važtaraštis) turi skirtingus būdus, apibūdinančius ją, taigi kiekviena veikla turi bent 2-3 skirtingus interpretavimus. Kai kurios veiklos atveriamos valdyme, kai kurios atsivers naujame lange. Norėdami uždaryti valdymo veiklas tiesiog paspauskite „atšaukti“, priešingu atveju uždarykite atvertus langus arba naudokite spartųjį klavišą ctrl+m, kad grįžtumėte į valdymą.

1.4.ERPLY Books naudojimas planšetiniuose kompiuteriuose

ERPLY Books gali būti naudojamas su visais planšetiniais kompiuteriais, kurie palaiko HTML5. Programa reikalauja Safari arba Google Chrome, kaip interneto naršyklės. Tai reiškia, kad ji negali būti naudojama su Internet Explorer, Mozilla Firefox ar Opera. Planšetinės versijos naudojimas yra labai lengvas, nes ji leidžia naudotojui atlikti visus pagrindinius veiksmus ir sekti pagrindinius įrašus.

Planšetinė versija susideda iš gaunamų pajamų, tokių kaip pardavimai, sąskaitos-faktūros, įmokos, banko paskolos ir išlaidų, tokių kaip pirkimo važtaraščiai, sąskaitos, algos, kitos išlaidos, infliacija ir kt. dokumentavimo. ERPLY Books planšetiniams kompiuteriams labai palengvina duomenų įkėlimą.

Be to, demo versija stacionariems kompiuteriams yra pasiekiama https://app.erplybooks.com/login.

2.Nustatymai

2.1.Pagrindiniai nustatymai, administravimas ir naujų organizacijų pridėjimas

Organizacinių duomenų administravimas susideda iš trijų dalių:

  • Langas naujai organizacijai kurti – pirma vieta, kurioje įrašoma informacija, susijusi su organizacija (pasirinkimas yra lango viršuje dešinėje, kur matomas dabartinės organizacijos pavadinimas).
  • Organizacijos nustatymai (Nustatymai > Organizacijos duomenys) – pasirinkimas, kuris sukonkretina pagrindinius organizacijos būsenas tokias kaip numatytus mokesčių vėlavimus, dienas iki termino ir kt.
  • Bendra informacija apie organizaciją – Nustatymai > Organizacijos duomenys > Bendra informacija.

Kai pridedama nauja organizacija, atsiveria langas „Bendra informacija“. Papildomi duomenys įtraukia:

  • Valiuta – patikrinkite organizacijos duomenis
  • Kalba – reikalinga išversti naudotojo sąsajas ir ataskaitų išklotines
  • Nuorodos numeris – jei tokį turite, galite įrašyti
  • Apmokestinamas PVM – patikrinkte organizacijos duomenis

Po organizacijos pridėjimo viskas pakeičiama pagal numatytus parametrus. Norėdami daugiau paskaityti apie savo sąskaitas eikite į 8 skyrių.

Organizacijos nustatymai (Nustatymai > Organizacijos duomenys) yra vieta, kurioje laikoma dauguma nustatymų, susijusių su organizacija. Pagrindiniai nustatymai yra:

  • Kalba- pasirinkta kalba yra naudojama sąskaitoms-faktūroms
  • Valiuta – pagrindinė organizacijos valiuta. ERPLY Books suteikia galimybę pakeisti valiutą, bet paskutiniai sandoriai nebus perskaičiuoti.
  • Vėluojantys mokesčiai – vėluojančių mokesčių procentai (nustatyti sąskaitose-faktūrose).
  • Dienos iki termino – sąskaitos-faktūros dienų skaičius likęs iki termino pabaigos, kuris bus taikomas klientui pagal numatymą.
  • Pirmas sąskaitos-faktūros numeris – naudojamas tik kartą.
  • Apmokestinamas PVM – ar jūsų organizacija apmokestinta PVM ar Pardavimo mokesčiais, PVM procentai yra atspausdinami and sąskaitos-faktūros.  Pardavimuose PVM procentas yra nulis.
  • Datos formatas – ERPLY Books yra įmanoma pakeisti datos formatą.
  • Tekstas sąskaitos-faktūros el. laiške – tekstas, kuris yra pridedamas prie el.laiško kai yra siunčiama sąskaita-faktūra.

Naudodami organizacijos nustatymus galite valdyti bendrą informaciją, kurioje yra organizacijos kontaktinė informacija.

Apskaitos periodo užrakinimas ERPLY Books

Periodo užrakinimas yra reikalingas sandorių tvirtinimui pasirinktame periode ir apsaugo nuo papildomų taisymų. Daugiau skaitykite 2.6. skyriuje.

2.2.Sąskaitų-faktūrų pritaikymas

ERPLY Books leidžia pritaikyti sąskaitas-faktūras prie individualių organizacijos poreikių. Pasirinkimas randamas Nustatymai > Sąskaitų-faktūrų pritaikymas. Sekantys komponentai gali būti pakeisti:

  • Sąskaitos-faktūros logotipas
  • Sąskaitos-faktūros poraštės
  • Eilučių išdėstymas, platumas ir elementų spalva, kt.

Kai kuriate sąskaitą-faktūrą, papildoma spausdinama informacija gali būti taikoma. Ši informacija bus prideda prie faktūros spausdinimo procesu.

ERPLY Books sąskaitoje-faktūroje automatiškai įrašo kompanijos pavadinimą, registracijos kodą, PVM tarifą ir adresą. Tai gali būti pakeista Nustatymai > Organizacijos duomenys > Bendra informacija.

2.3.Naudotojai

Kiekviena organizacija gali pridėti naujus naudotojus jei jų narystės lygis leidžia tai padaryti. Reikalingas pasirinkimas yra randamas Nustatymai > Naudotojai.

ERPLY Books yra šeši naudotojų vaidmenys:

  1. Organizacijos valdytojas – pilnos teisės
  2. Organizacijos apskaitininkas – pilnos teisės, išskyrus naudotojų pridėjimas ir vaidmenų keitimas
  3. Skolų išieškotojas – apskaitininkas, kuris gali valdyti sąskaitas-faktūras ir mokėjimus, bet negali matyti pagrindinių įrašų
  4. Smulkus prekybininkas – gali pasiekti sąskaitas-faktūras, matyti įrašus, bet pagrindiniai nustatymai ir prieigos negali būti pamnatytos
  5. Galintis įrašyti – gali įrašyti sandorių duomenis, bet negali pasiekti įrašų (gali patyti tik punktus ir skaičius, kuriuos pats įrašė)
  6. Galintis žiūrėti – gali peržiūrėti įrašus ir bet kokius duomenis, bet negali keisti jau įvestų duomenų

Taip pat įmanoma pridėti projektus prie naudotojų, taip jis matys tik konkrečią informaciją, susijusią su tais projektais. Pavyzdžiui, jei kompanija turi dvi vietoves ir atsiranda poreikis parodyti įrašus vietos valdytojams.

Galite tvarkyti naudotojų vaidmenis ir priskirtus projektus Nustatymai > Naudotojai. Norėdami pakeisti naudotojo vaidmenį ar projektą, turite pašalinti naudotoją ir ir iš naujo jį pridėti su nauju vaidmeniu ir/ar projektu.

Norėdami suteikti naudotojui prieigą, turite jį pridėti su jo el.paštu. Verta prisiminti: el.pašto savininko adresas negaus automatinių pranešimų. Jei jis dar neprisiregistravo, jis galės tai padaryti po to kai gaus prieigą su tuo pačiu autorizuotu el.paštu ir su tokia pačia organizacijos vardo rašyba, kuriai buvo autorizuotas.

2.4. ERPLY (nustatymai)

2.4.1.ERPLY POS konfiguravimas su ERPLY Books

Norėdami integruoti ERPLY Books ir ERPLY, kai kurie ERPLY paskyros duomenys bus reikalingi. Pasirinkimas yra Nustatymai > ERPLY nustatymai. Norėdami integruoti ERPLY su ERPLY Books, laukelis, parodytas sekančiame paveikslėlyje, turi būti užpildytas.

Autentifikavimui bus reikalingas ERPLY POS naudotojo vardas, slaptažodis ir ERPLY POS organizacijos kodas. Books patalpins pasirinktus elementus visoms importuotoms faktūroms. Dėl to elementas išlaidų ataskaita (ir turto ataskaita jei elemento tipas yra prekės ir produktai) vaidina svarbų vaidmenį organizacijos apskaitos valdyme.

Jei pradinė sinchronizavimo informacija yra suvesta, ERPLY Books įgalins ERPLY sąskaitų-faktūrų, klientų, tiekėjų ir gaunamų pajamų sinchronizaciją.

2.4.2.Kortelių terminalo konfiguravimas ERPLY POS naudotojams

Pažvelkime į situaciją kurioje taupyomoji sąskaita yra naudojama sandoriams su terminalu.

  • Norėdami naudoti mokėjimus kortele, turite sukurti atskirą sąskaitą ataskaitų išklotinėje. Tai turi būti banko kortelės sąskaita. Pirmiausia, sukurkite naują sąskaitą (Apskaita > Ataskaitų išklotinė) ir tada eikite į Nustatymai > Pradiniai duomenys > Sistemos sąskaitos  ir pakeiskite banko kortelės sąskaitą į sąskaitą, kurią sukūrėte. Jei taupomoji sąskaita buvo priskirta kaip banko sistemos sąskaita, mokėjimai, sinchronizuoti iš ERPLY,  kurie turi tipą mokėjimai kortele, bus deponuoti šiai sąskaitai.

2.5.Laiko sekimas (nustatymai)

ERPLY Books leidžia įkainoti laiką iš Toggl laiko sekimo programos. Šio sunkcijos nustatymai randami Nustatymai > Laiko sekimas (nustatymai).

Norėdami integruoti ERPLY Books su Toggl laiko sekimu, autentifikavimui reikalingi Toggl API simboliai. Tai gali būti randama Toggl naudotojo nustatymuose. Norėdami integruoti Toggl su ERPLY Books, turėsite užpildyti laukelius, parodytus sekančiame paveikslėlyje.

ERPLY Books patalpins pasirinktus elementus visose sąskaitose-faktūrose, sukurtose atsižvelgiant į laiko įrašus.

2.6. Apskaitos periodo užrakinimas ERPLY Books

Periodo užrakinimas yra reikalingas sandorių tvirtinimui pasirinktame periode ir apsaugo nuo bet kokių ataskaitų balanso taisymų. Pavyzdžiui, jei metinė ataskaita yra pateikiama mokesčių inspekcijai ir po to yra atliekami pakeitimai praeitų metų apskaitoje, ataskaita ir skaičiai ERPLY Books nesutaps. Priklausomai nuo organizacijos vidinės politikos, kiekvienas mėnesis ar visi metai yra patvirtinami iš karto.

ERPLY Books periodas užrakinamas naudojant galutinę datą – datą, nuo kurios visos ankstesnės datos bus užrakintos. Tai gali būti randama kompanijos nustatymuose.

Jei ERPLY Books importuoja sandorius iš ERPLY, sandoriai, ankstesni už šią datą, bus atskirti pagal numatytus nustatymus. Šie sandoriai gali būti priskirti užrakinimo datai, tai gali būti padaryta pažymint reikalingus pasirinkimus organizacijos nustatymuose.

Verta prisiminti. Jei užrakinimo data yra pakeista, atlikti pakeitimai neturės jokio efekto prieš atnaujinsnt puslapį.

2.7.Naudotojo nustatymai

Naudotojo nustatymuose galite pakeisti naudotojo kalbą, vardą ir sąlygas, pagal kurias ERPLY Books bendraus su naudotojais.

  • Naudotojo kalba – kalba, kuria ERPLY Books yra rodoma. Galimi pasirinkimai yra anglų ir estų.
  • Pasirinkimo pažymėjimas „ar esate apskaitininkas?“ – tik apskaitininkams yra rodomi ataskaitų skaičiai.
  • Pasirinkimo pažymėjimas „rodyti sąskaitos-faktūros informaciją“ – kai šis pasirinkimas yra pažymėtas, papildoma informacija visada yra rodoma kai faktūra atveriama/koreguojama.

3.Klientai, tiekėjai, prekės

3.1.Klientai ir tiekėjai

Klientų ir tiekėjų sąrašas yra reikalingas kontaktavinui, skolų ir pelno valdymui, kt. Šis pasirinkimas yra randamas Įeinantys ir išeinantys meniu. Pasirinkimo apibūdinimas ir naujo kliento pridėjimo pavyzdys yra parodytas paveikslėlyje, esančiame žemiau.

Sandoriai, susiję su kontaktais gali būti filtruojami Pardavimų ir pirkimų ataskaitoje.

3.2.Pirkimo ir pardavimo elementai (Produktai ir paslaugos)

Pirkimo ir pardavimo elementai yra produktai, žaliavos, paslaugos ir ilgalaikis turtas, kurie yra perkami ar parduodami. Šis pasirinkimas yra randamas Įeinantys ir išeinantys meniu. Pasirinkimas ir pavyzdys, kaip pridėti naują elementą yra parodytas paveikslėlyje, esančiame žemiau.

There should be a picture with an example of adding a new item.

Kiekviena sąskaitos-faktūros eilutė yra susijusi su elementu. Jei elementas yra pridedamas rankiniu būdu, ne pasirinktas, naujas elementas yra sukuriamas automatiškai.

Apskaičiuojant elemento kainą, sekantys aspektai turi būti apgalvoti:

  • ERPLY Books nekeičia bazinės kainos automatiškai
  • Elemento kaina sąskaitoje-faktūroje = bazinė kaina * (1+ savikainos ir pardavimo kainos skirtumas)

Trys svarbiausi elementų kriterijai yra išlaidų ataskaita, bazinė kaina ir tipas. Prisiminkite, kad bet kurio iš jų pakeitimas, pakeis apskaitos nustatymus šiam elementui.

Išlaidų ataskaita ir elemento tipas yra susiję. Elemento tipas yra paslauga ir jos išlaidų ataskaita nurodo į paslaugų išlaidas.

4.Apskaita

4.1.Apskaitos žurnalai

Šis pasirinkimas gali būti naudojamas norint pamatyti senus ar įrašyti naujus žurnalo įrašus. Nauji žurnalai gali būti prieinami atvėrus  pasirinkimą iš apskaitos meniu. Egzistuojantys sandoriai yra išdėstyti didžiojoje buhalterijos knygoje ir sandorių sąraše.  Modulio schema yra mparodyta sekančiame paveiksliuke.

Rankinis žurnalų kūrimas

Rankinis žurnalų kūrimo pasirinkimas įgalina įprastų apskaitos sandorių kūrimą: Ataskaitos > Rūšis > Debeto/kredito suma.

Rankinių žurnalų naikinimas

Žurnalai gali būti ištrinti iš sandorio sąrašo (Ataskaitos > Sandoriai) arba tiesiogiai iš žurnalo. Kai trinamos sąskaitos-faktūros, mokėjimai ir kt., žurnalai yra ištrinami automatiškai.

4.2.Gaunami ir mokami pinigai

Rekomenduojame naudoti banko suderinimą visiems pinigų srautams sąskaitose. Tuo atveju jei jums reikėtų pervesti lėšas tarp dviejų sąskaitų ar tarp sąskaitos ir POS, naudokite pasirinkimus „kiti gaunami pinigai“ ir „kiti mokami pinigai“. Eikite į valdymą, ieškokite :kiti pinigai“, pridėkite reikalingas sąskaitas ir išsaugokite.

Verta prisiminti. Anksčiau minėti pasirinkimai yra skirti sąskaitoms-faktūroms su sandoriais, kurie įtraukia kapitalą. Pavyzdžiui, jei bet kurio darbuotojo alga buvo sumokėta, tada šie pasirinkimai tinkami naudojimui. Kita vertus, jei darbuotojo alga buvo įrašyta į ataskaitas (buvo sukurtas debetas), tada šie pasirinkimai neveiks.

Išlaidos – galite rūšiuoti banką, palūkanas, telefoną, nuomą ir kitas išlaidas, kurių negalite ar neturite rūšiuoti, pirkimų ataskaitoje.

Įplaukos – naudokite kai rūšiuojate palūkanas, paskolas, depozitus ir kitas įplaukas, kurios nėra tiesiogiai susijusios su pardavimų ataskaitomis.

4.3.Ataskaitos ir sistemos sąskaitos

Ataskaitos yra buhalterinės apskaitos, ant kurių yra pastatyta visos organizacijos apskaita. Ataskaitų išklotinėje galite pridėti, keisti ar trinti sąskaitas. Pasirinkimas randamas Apskaitos meniu, Nustatymai > Pradiniai duomenys > Sistemos sąskaitos.

Kuriant naują organizaciją, ERPLY Books automatiškai sukuria numatytą ataskaitų išklotinę ir prideda ją prie sistemos sąskaitų.

Naujos sąskaitos įvedimas

Galite pridėti sąskaitas vieną paskui kitą atverdami atitinkamus langus, kur pridėsite duomenis. Kai pridedate sąskaitas, atkreipkite dėmesį į sąskaitų tipus.

Sąskaitos keitimas

Visa informacija, susijusi su sąskaita, išskyrus balanso vertę, gali būti pakeista. Verta prisiminti. Keičiant sąskaitos rūšį, mekeičia jos sandorio rūšies, kuris yra su ja susietas.

Sąskaitos panaikinimas

Sąskaita gali būti ištrinta jei jokie sandoriai ar sistemos sąskaitos nėra su ja sujungtos, ir sąskaita nėra priskirta kaip išlaidų sąskaita Pardavimų ir pirkimų elementams.

Sistemos sąskaitos yra jungtis tarp apskaitos ir automatiškai sukurtų apskaitos sandorių. ERPLY Books, sistemos sąskaitos yra sąskaitos, kurios gali būti automatiškai priskirtos kai kuriamos sąskaitos-faktūros, pridedami mokėjimai ir kt.

Sistemos sąskaitos negali būti ištrintos, bet sąskaitos, susijusios su jomis, gali būti keičiamos. Norėdami pažiūrėti ir redaguoti sistemos sąskaitas, eikite į Nustatymai > Sistemos sąskaitos.

4.3.1.Skirtingos valiutos

ERPLY Books galite valdyti visas savo sąskaitas su skirtingomis valiutomis. Tai taip pat naudinga naudojant PayPal ar kitas alternatyvias paslaugas su skirtingomis valiutomis.

Reikalingi žingsniai:

  • Pridėkite sąskaitą kiekvienai banko/PayPal/kt. sąskaitai ir nustatykite reikalingas valiutas.
  • Kai apmokate sąskaitas, mokėjimo valiuta visada yra sąskaitos valiuta, kurioje mokėjimas yra atliekamas. Kai renkatės sąskaitą su valiuta, kuri skiriasi nuo pagrindinės organizacijos valiutos, ERPLY Books parodys valiutos kursą ir galėsite įrašyti sumą reikalinga, norima valiuta.
  • Kai apmokate sąskaitą, ERPLY Books automatiškai skaičiuoja valiutos keitimo nuostolį ar pelną, ir automatiškai sukuria žurnalo įrašą. Mokėjimo pridėjimo langas atrodys štai taip:

Kaip yra apskaičiuojamas sąskaitų su skirtingomis valiutomis balansas?

Visi sandoriai yra atliekami pagrindine organizacijos valiuta, taigi balansas yra skaičiuojamas realiu laiku priklausomai nuo valiutos keitimo kurso.

Kaip nustatyti pradinį balansą valiutos sąskaitoms?

Galite nustatyti balansą kaip ir bet kurį kitą balansą Nustatymai > Pradiniai duomenys > Sąskaitų balansai, ar per banko suderinimą, ar tiesiog pridėdami tai kaip „kiti įeinantys pinigai“ iš paieškos lango.

Organizacija turi PayPal sąskaitą JAV doleriu (USD) ir gauna sąskaitą Britanijos svaru (GBP), kai organizacija neturi jokios sąskaitos GBP. Sąskaita yra apmokama su PayPal sąskaita. Kaip suderinti tokio tipo sandorį?

Galite sukurti naują pirkimo sąskaitą su USD ar GBP, bet būtų lengviau sekti pinigus jei apskaičiuotumėte sumą paversdami GBP į USD.

Banko suderinimas iš valiutos sąskaitos

Galite suderinti banką kaip įprasta. Vienintelis skirtumas bus tas, kad turite nustatyti ERPLY Books neskaičiuoti valiutos kurso. Tai dėl to, kad ERPLY Books naudoja teisingą kursą, tačiau norėdami suskaičiuoti pelną ar nuostolius dėl valiutos keitimo, turime naudoti banko ar paslaugų tiekėjo kursą.

4.4.Automatiniai sandoriai

ERPLY Books valdo keletą sandorių automatiškai. Tai yra sandoriai susiję su sąskaitomis-faktūromis, ilgalaikiu turtu ir mokėtinomis sumomis. Šis skyrius apibūdina kaip ir kur ERPLY Books pasirenka sąskaitas šiems sandoriams.

Yra trys sandorių tipai, kai kuriamos sąskaitos-faktūros:

  • Atskiras sandoris kiekvienai sąskaitos eilutei
  • Apvalintas sąskaitos sandoris (kai koreguojama mokesčių suma)
  • Ir apvalintas sąskaitos sandoris (kai koreguojama apvalinimo dalis po papildomos informacijos langeliu)

Apvalinti sandoriai

ERPLY Books reikalingos šios sąskaitos, norint apvalinti:

  • Pajamos dėl apvalinimo
  • Išlaidos dėl apvalinimo
  • Gaunamos/mokėtimos sumos

Apvalinta pardavimų sąskaita-faktūra

Apvalinta suma > 0Apvalinta suma < 0
DebetasGaunamos sumosIšlaidos dėl apvalinimo
KreditasPajamos dėl apvalinimoGaunamos sumos

Apvalinta pirkimo sąskaita faktūra

Apvalinta suma > 0Apvalinta suma < 0
DebetasIšlaidos dėl apvalinimoMokėtinos sumos
KreditasMokėtinos sumosIšlaidos dėl apvalinimo

Sandoriai su sąskaitos-faktūros eilutėmis

Sąskaitos-faktūros sandoris susideda iš ataskaitos, paimtos iš pirkimų ir pardavimų elementų, kurie yra pridėti prie sąskaitos-faktūros.

Išlaidų ataskaita elementui yra pasirenkama tada, kai pasirenkamas elementas. Jei elemento tipas yra ne paslauga, išlaidų ataskaita automatiškai pakeičiama į turto ataskaitą. Vienintelės ataskaitos, kurios negali būti keičiamos yra gaunamos ir mokėtinos sumos. Jos visada yra parenkamos ERPLY Books, nes kai mokėjimas yra sukuriamas, ERPLY Books turi pakeisti gaunamų/mokėtinų sumų balansus.

4.5.PVM, prekių ir paslaugų mokestis ir pardavimų mokestis

Visi sandoriai, susiję su PVM yra atliekami naudojant vieną sąskaitą – PVM skolos sąskaitą. Konkretesni su PVM susiję duomenys gali būti pamatyti PVM ataskaitoje.

Norėdami pamatyti ir valdyti PVM informaciją, eikite į Ataskaitos > PVM ataskaitos. PVM ataskaitos yra suskirstytos į du skirsnius: bendra informacija, kuri susideda iš apibendrintų duomenų, ir lentelės, kurioje matoma iš ko buvo suskaičiuoti apibendrinti duomenys.

Jei norite pridėti, pakeisti ar ištrinti mokesčių tarifus, eikite į Nustatymai > Mokesčių tarifai. Čia galite redaguoti tris skiltis: aprašymas, procentai ir tipas. Prisiminkite, kad ERPLY Books automatiškai naudos pagrindinį mokesčių tarifą.

Organizacija nėra apmokestinta PVM. Kaip sandoriai turėtų būti įvesti?

Jei organizacija nėra apmokestinta PVM, tai turi būti konkretizuota Nustatymai > Organizacijos duomenys. Šiuo atveju, PVM procentai sąskaitoje-faktūroje visada yra 0 %. Kai kuriate pirkimo sąskaitą-faktūrą, PVM yra pridedamas automatiškai, kad palengvintų sąskaitų-faktūrų pridėjimą.

ERPLY naudotojai turi eiti į Nustatymai > ERPLY nustatymai ir sinchronizuoti paslaugas ir PVM tarifus. Tai susinchronizuoja PVM tipus, naudojamus ERPLY.

5.Pirkimo ir Pardavimo sąskaitos-faktūros, išlaidų paraiškos, kainų pasiūlymai

5.1.Bendra informacija

ERPLY Books leidžia jums pasiekti pardavimo sąskaitas-faktūras, pirkimo sąskaitas-faktūras, išlaidų paraiškas ir kainų pasiūlymus.

  • Pardavimo sąskaita-faktūra – pardavimo dokumentas gaunamų sumų valdymui
  • Pirkimo sąskaita-faktūra – rodo pirkimus iš tiekėjų
  • Išlaidų paraiškos – supaprastinta pirkimo sąskaita-faktūra, kuri leidžia jums pridėti pikimus į apskaitos sitemą, kurie buvo iš karto apmokėti grynaisiais ar kortele.
  • Kainų pasiūlymai – leidžia jums sudaryti dokumentus atskirai nuo apskaitos.

Yra trys pasirinktys einant į sąskaitas-faktūras:

  • Įprastas įrašas
  • Sinchronizacija su ERPLY sąskaitomis-faktūromis
  • Toggl laiko įrašų apmokėjimas

5.2.Laukeliai sąskaitoje-faktūroje

Kiekviena sąskaita-faktūra susideda iš sekančios informacijos:

  • Klientas/tiekėjas – dokumento sukūrimui reikalingas tik vardas. Jei kontaktas, kuris dar nėra įtrauktas į sąrašą yra suvedamas, ERPLY Books automatiškai sukuria naują kontaktą su tuo vardu. Verta prisiminti. Kontakto informacija negali būti pakeista po to kai mokėjimas sąskaitai-faktūrai yra sukurtas.
  • Sąskaitos-faktūros numeris – pagal sąskaitos-faktūros serijos numerį organizacijos informacijoje, serijos numeris yra automatiškai pridedamas kiekvienai faktūrai.
  • Nurodantis numeris
  • Sąskaitos-faktūros data – data, kai sąskaita-faktūra buvo išduota. Visi sandoriai, susiję su sąskaita-faktūra turi šią faktūros datą. Sandorio data gali būti pakeista laukelyje Sandorio data.
  • Valiuta – numatytoji sąskaitos-faktūros valiuta yra organizacijos valiuta.
  • Galutinė data – galutinė data apskaičiuojama naudojant kontakto dienas iki termino.
  • Sandorio data – data, kai visi apskaitos įrašai buvo padaryti. Pagal nutylėjimą, įvertis yra sandorio data.
  • Pavėlavimo mokesčiai – pavėlavimo mokestis yra apmokestinamas iki dienos ir yra įrašytas į sąskaitą-faktūrą. ERPLY Books neskaičiuoja nuobaudos procentų.
  • Kalba – sąskaitos-faktūros kalba. Kalbos gali būti pridėtos sąskaitos-faktūros pritaikymo pasirinkime.
  • Informacija – informacijos skiltis nerodoma sąskaitoje-faktūroje.
  • Spausdinama informacija – spausdinama informacija sąskaitoje-faktūroje yra rodoma iškart prieš eilutes.

Kiekviena eilutė sąskaitoje-faktūroje susideda iš sekančios informacijos:

  • Elemento pavadinimas – tai gali būti pasirenkama iš elementų sąrašo. Jei vardas, kuris dar nėra įtrauktas į sąrašą yra įvedamas, naujas elementas yra sukuriamas automatiškai.
  • Elemento vienetai – vienetai visada yra išvardinti šalia elemento pavadinimo.
  • Kiekis – pagal numatytus nustatymus, kiekis visada įvardintas 1.
  • Kaina – ant pirkimo sąskaitos-faktūros kaina visada įvardinta kaip elemento bazinė kaina * (1+skolos mokestis).

Ant pirkimo sąskaitos-faktūros elemento bazinė kaina yra numatyta kaina.

  • Nuolaida – bendra numatyta nuolaida procentais.
  • Mokestis – mokesčio vertė paimama iš elementų.
  • Iš viso = kiekis * kaina (1- nuolaida)* (1+mokesčių procentas)
  • Išlaidų ataskaita – numatyta išlaidų ataskaita yra paslaugų išlaidų sistemos ataskaita. Po elemento pasirinkimo, ataskaita pakeičiama pagal elemento išlaidų ataskaitą.
  • Mokesčių ataskaita – sąskaita, naudojama mokesčių tvarkymui. Laukelis yra paslėptas.  Norėdami, kad jis būtų rodomas, eikite į lentelės antraštę, pasirinkite eilutę ir pažymėkite tinkamas eilutes.
  • Pajamų ataskaita – sąskaita, skirta valdyti pajamas su ataskaitos eilute. Laukelis yra paslėptas. Norėdami, kad jis būtų rodomas, eikite į lentelės antraštę, pasirinkite eilutę ir pažymėkite tinkamas eilutes.
  • Projektas –  kiekviena sąskaitos-faktūros eilutė gali turėti atskirą projektą. Laukelis yra paslėptas. Norėdami, kad jis būtų rodomas, eikite į lentelės antraštę, pasirinkite eilutę ir pažymėkite tinkamas eilutes.
  • Įrašo laikas – įrašo laikas bus automatiškai nustatytas kai įeisite į naują eilutę.

5.3.Sąskaitų-faktūrų įvedimas

Sąskaitų-faktūrų įvedimas yra neįtikėtinai lengvas. Tipiškas šio vaizdo veiksmas yra parodytas paveikslėlyje žemiau.

Jei klientas ir tiekėjas jau buvo įvesti į sistemą, rekomenduojama procedūra yra tokia:

  • Kai sukuriate sąskaitą-faktūrą, kliento laukelis yra paryškintas. Kai klientas yra pasirenkamas, tada pardavimų sąskaitos-faktūros atveju jūs būsite nukreiptas į  pirmą faktūros eilutę. Pirkimo sąskaitos-faktūros atveju, faktūros numeris automatiškai fokusuojamas po tiekėjo pasirinkimo.
  • Kai įeinate į faktūros elementus, iesškokite elementų sąraše ir pasirinkite paspausdami ENTER. Tai aktyvuos lentelės laukelį ir nuo čia galėsite valdyti  rodykle. Rodyklė žemyn sukuria naują eilutę, ir enter paspaudimas aktyvuoja laukelio įverčius, kuriuos galite keisti.
  • Kai visi elementai buvo pridėti ir jų kainos sutikrintos, paspauskite ctrl+s išsaugojimui.
  • Po išsaugojimo, atsivers langas, kuriame mokėjimas galės būti susietas su sąskaita-faktūra ir atsiras kopijavimo, spausdinimo ar pridėjimo galimybės naujai faktūrai.

5.4.Atsiskaitymai su pranešėjais

Sąskaitos-faktūros kūrimas pranešėjų kvitams

Galite matyti atskirą sąskaitos-faktūros formą, kurioje registruojamos išlaidos, susijusios su pranešėju. Eikite į Pirkimai ir išlaidos > Pirkimo sąskaita-faktūra (pridėti naują) > Grąžinimas.

Verta prisiminti. Apskaitininkai:  pranešėjo sąskaita yra aktyvioje pusėje. Jei norite pamatyti pasyvią, jums tereikia pakeisti sąskaitos tipus (Ataskaitos > Ataskaitų išklotinė), arba sukurti naują sąskaitą su reikalingu tipu ir pridėti ją prie naujos pranešėjo sistemos sąskaitos (Nustatymai > Pradiniai duomenys > Sistemos sąskaitos).

5.5.Sąskaitų-faktūrų siuntimas

Norint išsiųsti sąskaitą-faktūrą, reikia ją išsaugoti naudojant „Išsaugoti ir siųsti“ (arba galite ją parsisiųsti kaip PDF, iššokantis langas bus parodytas po išsaugojimo). Po to, langas su persiunčiamais pasirinkimais atsivers. Tai parodyta paveikslėlyje.

There should be a picture with the window with all the forwarding options.

Egzistuoja keletas pasirinkimų persiunčiamoms sąskaitoms-faktūroms:

  • Išsiųskite el.laišką tiesiai iš ERPLY Books
  • Išsiųskite el.laišką naudodami asmeninę susirašinėjimo sistemą
  • Nukopijuokite nuorodą
  • Išsaugokite sąskaitą-faktūrą PDF formatu

Kai siunčiate sąskaitą-faktūrą tiesiai iš ERPLY Books, tekstas, randamas organizacijos nustatymuose bus nustatytas kaip svarbiausia el.laiško dalis.

5.6.Sąskaitų-faktūrų valdymas

Sąskaitos-faktūros gali būti valdomos Pirkimo ir pardavimo ataskaitose ir neapmokėtose sąskaitose-faktūrose ar neapmokėtose pirkimo sąskaitose-faktūrose.

Kai valdote sąskaitas-faktūras, reikia atsakyti į keletą klausimų:

Kurios pardavimų sąskaitos-faktūros yra neapmokėtos? Neapmokėtos pardavimų sąskaitos-faktūros yra pajamos > Neapmokėtos pardavimų sąskaitos-faktūros. Taip pat galite jas rasti pardavimų ataskaitoje kai pasirenkate „Rodyti tik neapmokėtas“  skiltyje „Kurias rodyti“.

Kur galiu pamatyti praeito mėnesio pardavimus? Praeito mėnesio pardavimai yra matomi Pradavimų ataskaitoje.

Kur ir kaip galiu ištrinti senas sąskaitas-faktūras? Sąskaitos-faktūros gali būti ištrintos Pardavimų ir pirkimų ataskaitoje arba pasirenkant sąskaitą-faktūrą ir paspaudžiant Ištrinti. Norint ištrinti sąskaitas-faktūras, mokėjimai turi būti ištrinti prieš sąskaitą-faktūrą.

Kaip nukopijuoti sąskaitą-faktūrą? Sąskaita-faktūra gali būti nukopijuota  iš Pardavimų ir pirkimų ataskaitos.

5.7.ERPLY sąskaitų-faktūrų sinchronizavimas

Jei ERPLY Books paskyra yra integruota su ERPLY, pirkimo sąskaitų-faktūrų mygtukai yra pakeičiami ERPLY sinchronizavimo mygtuku. Visos pirkimo sąskaitos-faktūros ir gaunamos sumos, kurios buvo ištrintos, redaguotos ar pridėtos nuo paskutinio sinchronizavimo momento, bus sinchronizuotos.

ERPLY Books sinchronizuoja šiuos duomenis:

  • Ištrintos sąskaitos-faktūros – visos sąskaitos-faktūros ir sandoriai, kurie egzistuoja ERPLY Books sistemoje yra ištrinti tarp paskutinio sinchronizavimo iki šio momento.
  • Ištrinti mokėjimai – jei yra mokėjimų, kurie buvo ištrinti neištrynus sąskaitos-faktūros, jie bus ištrinti.
  • Pakeistos pardavimo ir pirkimo sąskaitos-faktūros – visos sąskaitos-faktūros, pakeistos nuo paskutinio sinchronivavimo, bus sinchronizuotos.
  • Nauji ir redaguoti mokėjimai  nuo paskutinio sinchronizavimo momento.

ERPLY Books sinhronizuoja sąskaitas-faktūras šia tvarka:

  • Kiekvienai ERPLY sąskaitai-faktūrai, nauja sąskaita faktūra yra sukuriama ERPLY Books
  • Kai pridedate pardavimo sąskaitas-faktūras, ERPLY Books automatiškai susieja sandėlio elementus su sąskaita-faktūra (norėdami tai pakeisti, eikite į Nustatymai > ERPLY nustatymai). Produktų pardavimo kaina bus pridėta prie sandorio automatiškai.
  • Kai pridedate pirkimo sąskaitą-faktūrą, ERPLY Books susieja sandėlio elementus su sąskaita-faktūra kai sąskaitos-faktūros neto visuma yra lygi sąskaitos-faktūros inventoriaus vertei. Jei vertė nėra lygi, ERPLY Books sinchronizuoja visas pirkimo sąskaitos-faktūros eilutes ir paslaugas automatiškai.
  • Kai sinchronizuojate mokėjimus, ERPLY Books išskiria virš penkių mokėjimo tipų: čekiai, grynieji, banko pavedimas, dovanų kortelė ir banko kortelės mokėjimas. ERPLY Books  pakeičia mokėjimo sąskaitą atsižvelgiant į kiekvieną mokėjimo tipą.

5.7.1.Pirkimo sąskaitų-faktūrų sinchronizavimas

Pirkimo sąskaitos-faktūros (pvz. Paslaugoms, telefono išlaidoms it kt.) turėtu būti kuriamos ERPLY Books sistemoje. Rekomenduojame visas su sandėliu susijusias sąskaitas-faktūras pridėti prie sandėlio.

Kaip įrašyti transportavimo išlaidas?

Yra du transportavimo išlaidų tipai:

  • Transportavimas yra pridedamas prie tos pačios pirkimo sąskaitos-faktūros
  • Transportavimas yra pridedamas su atskira sąskaita-faktūra

Pirmu atveju, kai pridedate sąskaitą-faktūrą ERPLY administracijoje, sekite šiuos žingsnius kai pridėsite visus inventoriaus elementus:

  • Pridėkite papildomas išlaidas su transportavimo suma (tada ERPLY žinos, kad inventoriaus vertė padidėjo dėl transporto)
  • Pridėkite atskirą eilutę skirtą transportavimui (kaina turėtų būti transportavimo suma iš sąskaitos-faktūros, tam, kad sąskaitos-faktūros bendra suma sutaptų su ta, kurią matote lape/pdf, kt.). inventoriaus sutartis, kurią pasirinksite gali būti nesandėliuojamas elementas.

Antruoju atveju, sekite šiuos žingsnelius:

  • Pridėkite papildomas išlaidas su transportavimo suma ERPLY administracijoje suma (tada ERPLY žinos, kad inventoriaus vertė padidėjo dėl transporto).
  • Pridėkite transportavimo sąskaitą ERPLY Books. Pasirinkite inventoriaus sąskaitą išlaidų sąskaitai – tada suma įeis į inventorių lyg tai būtų ne išlaidos.

Ar galiu skaidyti skirtingas sutartis tarp skirtingų sąskaitų?

Galite keisti sąskaitas Sutarties kortelė: Įplaukos > Pirkimo ir pardavimo sutartys.

5.8.Apskaita su Toggl laiko įrašais

Su ERPLY Books galite apskaičiuoti sąskaitą savo Toggl laiko įrašams. Norėdami išrašyti sąskaitą laiko įrašams, eikite į Įplaukos > Laiko sekimas. Pasirinkite įrašus, kuriuos norite įtraukti į sąskaitą ir paspauskite ant vienos iš pasirinkčių:

  • Raskite egzistuojančią sąskaitą-faktūrą ir pridėkite laiko įrašus
  • Sukurkite naują sąskaitą-faktūrą ir pridėkite pasirinktus laiko įrašus
  • Sukurkite naują sąskaitą-faktūrą su eilute, kuri rodo bendrą visų pasirinktų laiko įrašų sumą

6.Gaunamos ir mokėtinos sumos

6.1.Bendra informacija

Gaunamų ir mokėtinų sumų valdymas ERPLY Books yra gana lankstus. Leidžiantis atlikti tolimesnius veiksmus:

  • Įrašyti keletą mokėjimų sąskaitai-faktūrai
  • Automatinis išankstinių mokėjimų pridėjimas kai jie yra sukuriami
  • Pelno ir nuostolių sekimas, kuris atsiranda dėl valiutos keitimo

ERPLY Books leidžia jums įrašyti sandorius trimis būdais: įkeliant banko išrašą, pasirenkant sąskaitą-faktūrą iš sąrašo ir charakterizuojant sandorį, ar ieškant sąskaitų-faktūrų po vieną ir suvedant sandorius, susijusius su jomis.

Jau egzistuojantus mokėjimai negali būti pakeisti. Norėdami pakeisti mokėjimą, ištrinkite jį ir pridėkite naują.

6.2.Sąskaitų-faktūrų gaunamos ir mokėtinos sumos

Gaunamos ir mokėtinos sumos gali būti redaguojamos Neapmokėti pardavimai ir Pirkimo sąskaitos-faktūros, kuriuos galima rasti Pinigai ir Sąskatų-faktūrų meniu. Jei yra bet kokių neapmokėtų sąskaitų-faktūrų, pasirinkimo shema atrodys štai taip:

ERPLY Books rodo visas neapmokėtas sąskaitas-faktūras. Sąskaita-faktūra yra neapmokėta kai neapmokėtos sąskaitos-faktūros bendra suma < €0.01. Ši sąlyga  yra svarbi tose situacijose, kai mokėjimui yra naudojama kita valiuta ir bendra suma yra apvalinama. Raudonas tekstas pažymi praleistus mokėjimo terminus, žalias tekstas tuos, kurie dar tik ateis, ir juodas tekstas yra naudojamas kai sąskaita-faktūra yra apmokėta.

Norėdami prie sąskaitos-faktūros pridėti mokėjimus, pasirinkite sąskaitą-faktūrą ir paspauskite „Pridėti mokėjimą“. Mokėjimas taip pat gali būti pridedamas sąskaitoje-faktūroje (atverkite sąskaitą-faktūrą ir du kartus ant jos paspauskite). Šio veiksmo langas parodytas paveikslėlyje žemiau:

Visi duomenys mokėjimo lange yra automatiškai užpildomi. Dabartinė data yra parenkama ir banko sistemos sąskaita yra nustatoma.

Kai klientas ar tiekėjas sumoka daugiau nei reikalauta, tada ERPLY Books automatiškai sukuria išamkstinio mokėjimo sandorį. Kai nauja sąskaita-faktūra yra pridedama prie kontakto, išankstiniai mokėjimai gali būti naudojami iš neapmokėtų sąskaitų-faktūrų skilties. Pasirinkite sąskaitą-faktūrą ir paspauskite „Naudoti išankstinį mokėjimą:. Tada ERPLY Books patikrins ar kontaktas turi nepanaudotų išankstinių mokėjimų, ir jei turi, panaudoja juos.

Neapmokėtų sąskaitų-faktūrų skiltyje taip pat galite valdyti ir abejotinas skolas. Norėdami tai padaryti, pasirinkite sąskaitą-faktūrą ir paspauskite „Beviltiška skola“. Tada galite redaguoti sumą, kuri bus pridėta kaip beviltiška skola. Po išsaugojimo, ERPLY Books sukurs mokėjimą, kuris neturės jokios įtakos gaunamoms sumoms:

  • Debeto beviltiškų skolų išlaidos
  • Kredito beviltiškos skolos

6.3.Išankstinių mokėjimų valdymas ERPLY Books

Kai įrašyti išankstinius mokėjimus?

Išankstiniai mokėjimai gali ateiti iš šių sandorių:

  • Mokėta daugiau nei nurodyta sąskaitoje-faktūroje – jei, pavyzdžiui, sąskaitos-faktūros bentra suma 10 ir mokėjimas 120, tada ERPLY Books automatiškai perkels 20 į išankstinio mokėjimo sąskaitą.
  • Mokėta be sąskaitos-faktūros:
    • Kai atliekamas banko importas ir mokėjimui pasirenkamas klientas/tiekėjas, tada tai iš karto pridedama kaip kliento/tiekėjo išankstinis mokėjimas
    • Išankstinių mokėjimų pridėjimas rankiniu būdu įmanomas atvėrus gaunamas/mokėtinas sumas ir paspaudus „pridėti mokėjimą“ nepasirenkant sąskaitos-faktūros įmanoma pasirinkti klientą ir pridėti sumą.
  • Kaip naudoti išankstinius mokėjimus?Išankstiniai mokėjimai nenaudojami automatiškai. Tai reiškia, kad klientas/tiekėjas, kuris turi išankstinį apmokėjimą ir skolą tuo pat metu. Norint panaudoti išankstinį mokėjimą, eikite į gaunamas/mokėtinas sumas, pasirinkite sąskaitą-faktūrą ir paspauskite „naudoti išankstinį mokėjimą“.
  • Kaip matyti išankstinius mokėjimus?Norėdami pamatyti visus išankstinius mokėjimus, eikite į klientų/tiekėjų ataskaitas. Kai dukart paspausite ant kliento/tiekėjo, būsite nukreiptas į konkrečią kontakto ataskaitą, kur galėsite pamatyti išankstinių mokėjimų stulpelį.To see all the prepayments, go to customer / supplier report. When double clicking on the customer/supplier it redirects to the specific contact report where you also see how the prepayment column.
  • Kaip pridėti mokesčius išankstinių mokėjimų sandoriams?Kartais už išankstinį mokėjimą reikia sumokėti/grąžinti prekių ir paslaugų mokestį/PVM. Tai gali būti atliekama automatiškai, kai klientui/tiekėjui pasirenkate mokesčių tarifą. Galite tai atlikti kontaktų skiltyje.

6.4. Importas iš banko ir sandorio failo kūrimas

  • ERPLY Books įgalina banko ataskaitų įkėlimą iš šių bankų: JPM Chase, Wells Fargo ir Barclays. Po įkėlimo ERPLY Books patvirtins visus mokėjimus ir sujungs juos su sąskaitomis-faktūromis, ar jei sąskaitos-faktūros nuoroda nerasta, tada su sąskaitomis.
    • Žalia/raudona ikona rodo ar sandoris yra teisingas. Ikona būna raudona jei ERPLY Books nėra tikra dėl mokėjimo tipo ir sąskaitos.
    • Tipas nulemia sandorio tipą – susieti su sąskaitomis-faktūromis ar kitais tipais iš Gaunamos/mokėtinos sumos. Gaunamos/mokėtinos sumos turi du tipus: vienas susietas su sąskaitomis-faktūromis ir kitas nesusietas su jomis. Visi sandoriams, kurie yra nesusieti su sąskaitomis-faktūromis, reikalinga atitinkama sąskaita iš ataskaitų išklotinės. Jei tipas yra pakeičiamas iš kitų pajamų ar išmokų į sąskaitos-faktūros mokėjimą, ERPLY Books jus nukreipia į langą, kuriame galite ieškoti apmokėtų faktūrų.
    • Kai ERPLY Books nesusieja mokėjimo su sąskaita-faktūra, bet tai yra sąskaitos-faktūros mokėjimas, galite rasti sąskaitą-faktūrą su atitinkamu mokėjimu pasirinkdami Mokėjimas ir paspausdami „Rasti apmokėtą sąskaitą-faktūrą“.
    • Debeto ir kredito sąskaitos yra kitos sąskaitos, toks, kurios nesusietos su sąskaitomis-faktūromis. Kitų gaunamų sumų atveju, kredito sąskaita yra nustatyta kaip Kitos sistemos sąskaitos išlaidos. Sistemos sąskaitos gali būti pakeistos Nustatymai > Organizacijos duomenys > Sistemos sąskaitos.

      6.4.1.Banko failo importavimas

      Importo pasirinkimas yra pasiekiamas valdyme. Po failo pasirinkimo ERPLY Books patikrina duomenis ir parsiunčia apdorota forma. Kiekvienas banko gaunamų/mokėtinų sumų apdorojimas susideda iš sekančių žingsnių:

      • Ar mokėtojo vardas yra ant sandorio ir ar yra toks kontaktas (klietai/tiekėjai) ir ar yra su juo susijusių nesumokėtų pardavimo ar pirkimo sąskaitų-faktūrų?
      • Ar visi aukščiau išvardyti klausimai buvo atsakyti neigiamai, sandoris yra patalpinamas Kitos įeinančios ar išeinančios sumos (palūkanų išlaidos, banko išlaidos, algos išlaidos ir kt. – visi sandoriai, nesusieti su sąskaitomis-faktūromis).

      Sugrįžę duomenys atrodys panašiai:

    6.4.2.Importas iš banko.

  • DUK

    Kaip valdyti kelias banko sąskaitas?

    • Pridėkite visas banko sąskaitas ataskaitų išklotinėje (Apskaita > Sąskaitų išklotinė)
    • Po banko ataskaitos įkėlimo, pakeiskite sąskaitą banko importo pasirinkties.

    Kur galiu pažiūrėti mokėjimus, kuriuos atlikau?

    Mokėjimai gali būti pamatyti iš skirtingų ataskaitų, susijusių su pinigais.

    Ataskaitos > Pinigų srautų ataskaita (visi mokėjimai)

    Ataskaitos > Gaunamų sumų ataskaita (visos įeinančios sumos)

    Ataskaitos > Mokėtinų sumų ataskaita (visos išeinančios sumos)

    Pajamos > Gaunamų sumų ataskaita (visos įeinančios sumos)

    Pirkimai ir išlaidos > Mokėtinų sumų ataskaita (visos išeinančios sumos)

    Kodėl kai kurie pardavimo ir pirkimo sąskaitų-faktūrų sandoriai nebuvo patvirtinti?

    Yra keletas priežasčių kodėl ERPLY Books kartais negali sujungti mokėjimo su sąskaita-faktūra.

    • Kai analizuojama banko ataskaita, ERPLY Books gali nesugebėti išanalizuoti kliento/tiekėjo vardo ir dėl to negali atlikti paieškos
    • Kai ERPLY Books gali išanalizuoti vardą iš banko ataskaitos, gali būti taip, kad nerandamas atitinkamas kliento/tiekėjo vardas ERPLY Books sistemoje. Pavyzdžiui, jei tiekėjas pavadintas „UAB, X“ sistemoje, o banko ataskaitoje jis pavadintas „X, UAB“, vardo užklausa neduos jokių rezultatų.
    • Kai ERPLY Books gali sujungti sąskaitą-faktūrą su mokėjimu, jis vis tiek gali būti pažymėtas raudonai, jei yra apmokėtas neteisingai (sumokėta suma nesutampa su su likusia bendra sąskaitos-faktūros suma) ar klientas/tiekėjas turi daugiau nei vieną neapmokėtą sąskaitą-faktūrą (tada ERPLY Books nežino, ar sujungta sąskaita-faktūra yra reikalingoji)

    ERPLY Books nerado sąskaitos-faktūros nuorodos atliekant importą iš banko. Kaip tai sujungti su teisinga sąskaita-faktūra?

    Pažymėkite eilutę paspausdami ant jos ir paspauskite „Rasti apmokėtą sąskaitą-faktūrą“. Kitas variantas yra pakeisti eilutės tipą. Tada ERPLY Books nukreips jus į sąrašą, kuriame galėsite rasti reikalingą sąskaitą-faktūrą, pasirinkite ją (jas) ir paspauskite mygtuką „pasirinkti“.

    Ar galima išsaugoti pusę banko ataskaitos?

    Kai įkeliate banko ataskaitą į ERPLY Books, duomenys nėra išsaugomi dėl nepatvirtintų mokėjimų. Sprendimas yra surastas. Dabar, galite išsaugoti žalias eilutes, t.y. išsaugoti tik pusę banko ataskaitos. Kai įkeliate ataskaitą dar kartą, ERPLY Books nesuvokia kuris mokėjimas jau buvo atliktas ir kuris ne.

    Kaip atlikti importą iš banko jei naudojuosi keletu bankų?

    Keleto bankų atveju, skirtingos sąskaitos yra reikalingos – kiekvienam bankui atskira. Jei kompanija naudojasi mokėjimais kortele, perskaitykite atitinkamą skyrių naudotojo žinyne.

    Kai sąskaitos buvo sukurtos kiekvienai banko sąskaitai, importas gali būti atliekamas atskirai su kiekviena sąskaita. Pirma įkelkite banko ataskaitą, ir tada pakeiskite sąskaitą iš pasirinkčių.

    Nėra jokios atskiros sąskaitos-faktūros sukurtos išlaidoms (pvz. Nuomai). Kaip valdyti tokio tipo išlaidas importe iš banko?

    Kai apdorojate banko ataskaitą, yra atsiras mygtukas, skirtas šioms išlaidoms. Pasirinkite mokėjimą, kuris atspindi išeinančias sumas. Tada dešinėje galėsite matyti mygtuką „Įterpti išlaidų paraišką“. Kai paspausite ant jo, būsite nukreiptas į išlaidų paraiškos langą.

    Keletas sąskaitų-faktūrų buvo apmokėtos vienu metu. Kaip tai apdoroti?

    Pasirinkite mokėjimą ir raskite sąskaitas, kurios buvo apmokėtos. Vienu metu galima pasirinkti keletą sąskaitų-faktūrų. ERPLY Books paskirsto bendrą sumą tarp visų faktūrų ir paprašo patvirtinimo, ar jos buvo apmokėtos.

    6.4.3.Importo iš banko nuostatai

    Importo iš banko nuostatai yra naudingi autumatizuojant skirtingų sandorių, tokių kaip banko mekestis ir kt., jungimą.

    Norėdami pridėti naują banko nuostatą, įveskite „importo iš banko nuostatai“ pagrindinio puslapio paieškoje.

    Nuostatų paaiškinimas:

    • Sudaryta – apibūdinimas sudarytas iš frazės, skaičiaus ir kt.
    • Lygu – aprašymas sutampa su fraze, skaičiumi ir kt.
    • Baigiasi – aprašymas baigiasi fraze, skaičiumi ir kt.
    • Prasideda – aprašymas prasideda fraze, skaičiumi ir kt.
    • Kitas/ankstesnis sudarytas – sandoris ir sekantis bei ankstesnis sandoriai sudaryti iš frazės, skaičiaus ir kt.
    • Kontaktas – jei darbuotojas buvo išsaugotas nuostatuose ir aprašymas (t.y. banko sąskaitos numeris) randamas mokėjimuose, importas iš banko ieško darbuotojo kompensacijos ir bando susieti mokėjimą su sąskaita-faktūra.
    • Aprašymas – aprašymas banko faile
    • Sąskaita
    • Projektas
    • Mokestis – mokesčio pridėjimas leidžia sujungti sandorį tiesiogiai su mokesčiu
    • Darbuotojas – gali būti naudojamas mokėjimų susiejimui su darbuotojais (kompensacijos, algos ir kt.)

    Jei yra banko nuostatas, ERPLY Books ignoruoja žinias apie praeitus sandorius ir naudoja nuostatą siejumui atlikti. Taigi, banko nuostatai turi prioritetą prieš įprastus ryšius, kuriuos ERPLY Books išmoko iš ankstesnių sandorių. Banko nuostatai taip pat yra naudingi, nes įprastinis „mokymosi procesas“ neįtraukia projektų ir jei jums reikia suskirstyti sandorius tarp projektų, turite naudotis banko nuostatomis.

    Pavyzdys NR.1

    Banko failas turi apmokėjimą 1,2 EUR, aprašymas : banko paslaugų mokestis

    Banko nuostatas:

    Tipas : lygus

    Aprašymas: banko paslaugų mokestis

    Sąskaita: banko paslaugų mokestis

    Projektas: nereikalingas

    Mokesčiai: nereikalingi

    Darbuotojas: nereikalingas

    Visi mokėjimai su aprašymu „banko paslaugų mokestis“ bus sujungti su banko paslaugų mokesčio sąskaita.

    Pavyzdys NR.2

    Banko failas turi mokėjimą su 872 EUR ir apibūdinimu „2014 lapkričio alga“, adresuota „John Son“

    Tipas: baigiasi

    Aprašymas: alga

    Sąskaita: atsiskaitymai darbuotojams

    Projektas: ereikalingas

    Mokesčiai: nereikalingi

    Darbuotojas: nereikalingas

    Pavyzdys NR.3

    Banko failas turi mokėjimą su 12 EUR ir aprašymą „2015/01/03 11:19 kortelė …123456 Schiphol Restaurant/AMSTERDAM/NLD #344355”

    Tai reiškia, kad kažkas kažką pirko Schiphol oro uoste. Kaip darbdavys, turite banko kortelę su numeriu pasibaigiančiu 123456, ir ji yra priskirta John Son. Kelionės metu į Amsterdamą jis sumokėjo už skirtingus dalykus, kurie jau įvesti kaip kompensacija. Greičiausia norime automatizuoti banko suderinimą, kad automatiškai būtų randami mokėjimai su kortele, kuri baigiasi 123456.

    Tipas: sąskaita

    Aprašymas: 123456

    Sąskaita: nereikalinga

    Projektas: nereikalingas

    Mokestis: nereikalingas

    Darbuotojas: John Son

    6.5.Sandoriai skirtingomis valiutomis

    Jei turite banko sąskaitą/depozitą kita valiuta, pridėkite naują sąskaitą ERPLY Books su šia valiuta. Visa kita yra paaiškinta 4.3.1.

    7.Ilgalaikis turtas

    7.1.Ilgalaikio turto pridėjimas

    Naujo ilgalaikio turto įsigijimas

    Pridėkite ilgalaikį turtą iš Pirkimai ir išlaidos >Pirkimo sąskaitos-faktūros>Įsigytas ilgalaikis turtas

    Kaip valdyti nuvertėjimą?

    Pagal nustatymus, visi elementai turi 60 mėnesių terminą. Galite tai pakeisti Pirkimų ir pardavimų prekės/paslaugos, kur yra matomas elemento naudojimo laiką.

    Nusidėvėjimo pasirinkimas yra Apskaita>Skaičiuoti nusidėvėjimą. Čia galite pakeisti naudojimo laiką rankiniu būdu ir taip pat pridėti sumas. Taip pat nepamirškite pakeisti sandorio datos prieš išsaugant nuvertėjimo sandorį.

    Pradinių įverčių ilgalaikiam turtui pridėjimas

    Tarkim, norime, kad kompanijos pradinis balansas būtų nuo 12/31

    • Pridėkite ilgalaikį turtą išeinančių sumų meniu. Galite tai padaryti su viena sąskaita-faktūra ar su atskiromis. Įprasta pakeisti kliento vardą į organizacijos vardą.

    Kai pridedate kainas, turite pridėti pirkimo kainą, nes tai yra vertė, kuri turėtų būti balanso ataskaitoje.

    Kai pridėsite visus ilgalaikius turtus į skirtingas eilutes, pakeiskite mokesčių laukelį nuliu (jei jis nėra nulis), nes tai nėra ilgalaikio turto pirkimas. Pakeiskite sąskaitos-faktūros datą į 12/31 ir išsaugokite.

    Po išsaugojimo galite pridėti mokėjimus šiai sąskaitai-faktūrai su data 12/31. Mokėjimo sąskaita gali būti bankas. Banko sąskaitos balansas bus teisingas po sąskaitos balanso verčių pakeitimo nurodyrtai datai.

    Iki šio momento jūs pridėjote visus ilgalaikius turtus ir dabar turite pakeisti jų nuvertėjimo vertę.

    • Eikite į Skaičiuoti nuvertėjimą Apskaitos meniu ar Išeinančias sumas ir įveskite kaupiamojo nuvertėjimo sumą į kiekvieną eilutę.

    Tai reiškia, kad jei turite kompiuterį su 1200 pirkimo verte ir dabartinę vartę 500, tada kaupiamasis nuvertėjimas yra 700. Kai sukųrėte pirkimo sąskaitą-faktūrą ilgalaikiam turtui, pridėjote kompiuterio vertę 1200. Bet, jūsų balanso išklotinė yra neteisinga šiuo momentu.

    Galite pakeisti nuvertėjimo vertę kiekvienai eilutei tiesiog keičiant lentelės sumą. Prieš išsaugant dukart patikrinkite ar data buvo pakeista į 12/31.

    • Kurie klientai yra skolose ir kokia bendra skolų suma?
    • Kurie tiekėjai yra skolingi ir kokia bendra suma?
    • Kas iš klientų turi išankstinius mokėjimus ir kokia jų bendra suma?

7.2.Ilgalaikis turtas. DUK

Ką daryti, jei ilgalaikis turtas nėra nupirktas?

Jei ilgalaikis turtas nėra nupirktas, galite jį užregistruoti atvėrus Pirkimo sąskaita-faktūra, kur jūsų kompanija yra pažymėta kaip tiekėjas. Šiuo būdu mokėjimas gali būti atliktas su tinkama sąskaita (pvz. Pajamos už ilgalaikio turto kūrimą).

Kaip dažnai turiu skaičiuoti nuvertėjimą?

Naudojant mūsų nuvertėjimo skaičiavimo būdą, logiška tai daryti kartą per mėnesį ar kartą per metus, kad skaičiavimo procesas būtų lengvesnis.

Kaip nuvertėjimas yra paskaičiuojamas ir kokia yra skaičiavimo formulė?

Nuvertėjimas yra apskaičiuojamas naudojant linijinį metidą.

Tarkim, kad jūsų kompiuteris yra nebenaudojamas po keturių metų naudojimo. Tačiau, 25 % kompiuterio vertės nukrito per metus. Kompiuteriui, kuris kainavo 1000, nuvertėjimas kainavo 250 per metus. Tai atvejis kai likutinė vertė po keturių metų yra 0. Jei likutinė vertė po keturių metų yra 200 (reiškia, kad kompiuteris po keturiš metų gali būti parduotas už 200, t.y. vertė po keturių metų nėra nulis), šis nuvertėjimas bus apskaičiuojamas (1000-200)/4 =200. Štai tokia yra apskaičiavimo formulė: **(originali kaina-likutinė vertė)/tarnavimo metai. Kadangi išlaidų suma 200, tai reiškia 16,67 per mėnesį.

Kaip sąskaitos nuvertėjimo sandoriams yra parenkamos?

Įrašas yra sukuriamas pagal nuvertėjimą ir sistemos sąskaitos nuvertėjimą. Tai gali būti pakeista Nustatymai> Pradiniai duomenys> Sistemos sąskaitos.

Kur galiu pamatyti nuvertėjimo sandorį?

Atlikti sandoriai yra suskirstyti į tris ataskaitas: sandoriai, didžioji buhalterijos knyga, elemantų ataskaita. Pastarajame, tipas turi būti nustatytas kaip inventoriaus elementai. Nuvertėjimo ataskaitose vykdyti paiešką lengviau jei tipas yra nustatytas kaip „Nuvertėjimo sandoris“.

Kai galiu keisti ir trinti sandorius?

Sandoriai gali būti keičiami ir trinami pasirinkus Sandoriai ar Didžioji buhalterijos knyga. Verta prisiminti. Kiečiant sandorius, elemento eilutė yra nekeičiama ir elemento ataskaita rodys, kad sandorio suma yra neteisinga.

8.Pražia – Pradiniai duomenys

8.1.Pagrindinė informacija

Verslo tvarkymas ERPLY Books yra padarytas kaip įmanoma paprastesnis klientui. Tačiau vis tiek rekomenduojama iš anksto suplanuoti dabartinius verslo veiksmus ir visų pirma įrašyti verslui reikalingus duomenis.

Kuriant naują organizaciją ERPLY Books atlieka tai:

  • Sukuria naują sąskaitų išklotinę
  • Prideda organizacijos numatytuosius nustatymus – norėdami juos pakeisti eikite į Nustatymai> Organizacijos duomenys.

Sekanti informacija turi būti įrašyta:

  • Pradiniai sąskaitos balansai – balansai turi būti nustatyti su konkrečia data
  • Pradiniai klientų balansai – bet kokia kliento skola ir bendra skolų suma turi būti fiksuojama būtent čia. Rekomenduojame naudoti tokią eigą įrašant balansus: 1) įrašykite klientą 2) sukurkite sąskaitą, atitinkančią skolos balansą.
  • Pradiniai tiekėjų balansai – balansai gali būti įrašyti panašiai kaip ir klientų pradiniai balansai.

Tikslus pradinių duomenų fiksavimo laikas turi būti pažymėtas. Priklausomai nuo organizacijos situacijos, tai turi būti pažymėta su data nepaisant to ar organizacija jau yra aktyvi ir nuo kuriuo periodu duomenys yra pervedami. Yra įprasta pakeisti programą keičiant metų kalendorių (dažniausiai 12/31). Pradinė organizacija gali būti nustatyta prieš įkuriant organizaciją. Jei organizacija gali fiksuoti visus duomenis  ir valdyti įmanomus sandorius, kurie išlieka tarp startinių metų ir fiksavimo datos, įmanoma pakeisti apskaitos sistemą metų viduryje.

Jei apskaitos programa yra keičiama metų viduryje ir visi pradiniai balansai yra fiksuojami 01/01, visi sandoriai, atlikti naujais finansiniais metais, turi būti įrašyti.

Duomenų įvedimo tvarka yra tokia:

  • Pirmiausia įveskite pradinį klientų ir tiekėjų balansą
  • Pridėkite ilgalaikį turtą, jei jo turite. Skaitykite daugiau ankstesniame skyriuje
  • Tada, įveskite pradinį likusių sąskaitų balansą
  • Galiausiai, patikrinkite ar viskas yra teisinga

Kita tikrinimo reikalaujanti informacija:

  • Projektai – įveskite projektus, jei tokių turite
  • Sistemos sąskaitos – visos sąskaitos, naudotos sąskaitoms, sujungtoms su sandoriais, kurias ERPLY Books turi pasirinkti iš sistemos (numatytos banko sąskaitos)

8.2.Pradinių sąskaitų balansų įvedimas

Eikite Nustatymai> Pradiniai duomenys> Sistemos sąskaitos.

Kaip jau minėta, pradiniai sąskaitų balansai turi būti įvesti po klientų ir tiekėjų pradinių balansų. Tokiu būdu, išvengsite klaidų šiose sąskaitose:

  • Pajamos
  • PVM
  • Gaunamos sumos už pardavimus
  • Skolos tiekėjams
  • Išlaidos už pirkimo sąskaitas-faktūras

Jei duomenys yra suvedami metų pabaigoje, pardavimų pelnas ir išlaidos, kurie atsiranda įvedus klientų ir tiekėjų pradinius balansus, turi būti įvesti į finansinių metų pelną.

Pradniame balanse kredito ir debeto balansai yra neatskirti. Suveskite visus balansus į balanso vertes. ERPLY Books neskaičiuoja nuosavo kapitalo vertės, tai turi būti atlikta  įrašant į reikiamas sąskaitas.

Kai išsaugojate pradinius balansus, ERPLY Books paprašo patvirtinimo, ar ilgalaikis turtas nelygus įsipareigojimams. Tai vienintelė situacija kur naudotojas gali savanoriškai išsaugoti neteisingą balanso ataskaitą.

Naujos organizacijos atveju, pirmas sąskaitos depozitas nustatomas 2500:

  • Banko sąskaita: 2500
  • Atsargų vertė: 2500

Kai įrašote pradinius balansus, sukuriamas sandoris, kur visi balansai yra rodomi kartu su datos nustatymu. Atvėrus pasirinkimą, galite matyti pasirinktos dienos sąskaitų balansus. Tai reiškia, kad jei verslas naudoja ERPLY Books tam tikrą laikotarpį, pradiniai balanso pasirinkimai nebus teisingas pradinių sąskaitų balanso suvedimo būdas. Šiuo atveju rekomenduojame naudoti įprastą apskaitos pasirinkimą.

8.3.Klientų ir tiekėjų pradiniai balansai

Klientų ir tiekėjų pradiniai balansai yra suvedami naudojant du skirtingus būdus, abu jie turi tas pačias funkcijas. Informacija šiame skyriuje gali būti naudojama ir klientų ir tiekėjų pradiniaims balansams įvesti, ir taip pat yra naudinga jei jums reikia importuoti kelias sąskaitas-faktūras tuo pat metu. Balansai turi būti fiksuojami nuo to momento, kai organizacija nori įvesti pradinius balansus. Sekanti informacija yra reikalinga:

    • Kurie klientai yra skolose ir kokia bendra skolų suma?
    • Kurie tiekėjai yra skolingi ir kokia bendra suma?
    • Kas iš klientų turi išankstinius mokėjimus ir kokia jų bendra suma?
    • Kuriems tiekėjams buvo sumokėta iš anksto ir kokia bendra suma?

    Išankstinių mokėjimų fiksavimas yra sudėtingesnis, daugiau aprašyta toliau. Norėdami fiksuoti skolas, sąskaitose-faktūrose turite suvesti atitinkamas sumas. Tai gali būti padaryta pasirenkant po vieną ar kelias sąskaitas iš eilės skiltyje Sąskaitų-faktūrų importavimas. Skiltis yra Nustatymai> Pradiniai duomenys. Importavimo pasirinkimas atrodo štai taip:

    Kai importuojate pradinius balansus, klavišų kombinacija ctrl+v gali būti naudojama informacijai, tokiai kaip klientų skolos iš Excel, Google Docs ar kitų šaltinių, kopijuoti. Tai gali būti atlikta parengiant duomenis Excel, Google Docs, kt. įrašant duomenis ir pasirinkus jų formatą. Ruošiant duomenis prisiminkite, kad ERPLY Books leidžia jums keisti stulpelių ir eilučių dydį.

    • Nukopijuokite duomenis ir įklijuokite į ERPLY Books naudodami ctrl+v klavišus
    • Pertikrinkite duomenis ir įsitikinkite, kad jie yra teisingi
    • Išsaugokite

    Kai įklijuojate, atkreipkite dėmesį į sąrašo ir skaičių vertes.

    Skaičių laukelis

    • Dešimtainė sistema turi būti žymima tašku, o ne kableliu
    • Jei įvesta vertė nesutampa su skaičių formatu ir apribojimais (pvz. Nuolaida yra daugiau nei 100 %), ERPLY Books įrašys vertę kaip 0.

    Kai įklijuojate duomenis į sąrašo laukelį, ERPLY Books bando rasti atitikmenį iš sąrašo. Jei ERPLY Books negali rasti atitikmens, vertė paliekama nepakeista (išskyrus sąskaitos-faktūros elementą ir klientą).

    Datos formatas turi būti pagal numatytą formatą, kurį galite keisti organizacijos nustatymuose.

    Kai kliento pradinė skola buvo užfiksuota, gaunamos sumos galės būti pridedamos prie konkretaus dokumento (ir kliento) sąskaitos sistemoje.

    Lentelė, tinkama skolų kopijavimui, atrodo taip (pardavimo sąskaitos-faktūros kairėje ir pirkimo sąskaitos-faktūros dešinėje):

    Išankstinių mokėjimo balanso fiksavimas yra sudėtingesnis. Šiam veiksmui, turi būti sukurta tuščia sąskaita-faktūra ir gaunamos sumos turi būti surašytos į ją. Tuščia sąskaita-faktūra gali būti sukurta skiltyje Sąskaitų-faktūrų importas. Kai įvedate gaunamas sumas, prisiminkite, kad tai pakeis gaunamų sumų balansą (namatytą banko sąskaitą) ir reikia apgalvoti kai įrašote pradinį saskaitų balansą. Klientų ir tiekėjų išankstinių mokėjimų bendra suma turi sutapti su bendra sąskaitos plano suma.

    9.Ataskaitos

    9.1.Bendra informacija

    Ataskaitos formuoja pagrindinę finalinio našumo dalį ERPLY Books.

    Skiltis Ataskaitos randama pagrindiame puslapyje. Paspauskite ikoną Ataskaitos arba pasirinkite iš Ataskaitų iššokančio meniu.

    Ataskaitos atidaromos lentelės pavidalu

    • Pardavimų ir pirkimų ataskaitos susideda iš lentelės ir papildomų grafikų
    • Ataskaitos gali būti atveriamos kaip pdf ar csv failai (daugiau informacijos 9.8. skyriuje)
    • Dukart paspaudus ant lentelės eilutės, atsivers įvestis (išskyrus gaunamos, mokėtinoms sumoms ir elementų ataskaitoms)

    9.2.Pardavimai, pirkimai, elementai

    Pardavimų ir pirkimų ataskaitų išdėstymas yra identiškas. Ataskaita gali būti atidaryta iį ataskaitų skilties ar iššokančio ataskaitų meniu.

    Lentelės viršuje yra grafikas, kuris rodo pardavimus/pirkimus tam tikru laikotarpiu.

    Norėdami pamatyti ir valdyti neapmokėtas sąskaitas-faktūras, eikite į pajamos/išlaidos meniu.

    Be to, elementų ataskaitos leidžia jums pamatyti elemento nuvertėjimą (ilgalaikis turtas, kuris yra nuvertėjęs skiltyje Nuvertėjimas). Tai gali būti padaryta nustatant tipą Inventoriaus elementai.

     9.3.PVM, prekių ir paslaugų mokesčio/pardavimų mokesčio ataskaitos

    PVM ataskaitos ERPLY Books sutelkia keturis sandorio tipus:

    • Pardavimo sąskaitos-faktūros
    • Pirkimo sąskaitos-faktūros
    • Kitos gaunamos sumos su mokesčių skirtumu nuo 0
    • Kitos mokėtinos sumos su mokesčių skirtumu nuo 0

    PVM ataskaita ERPLY Books yra sudaryta naudojant visus dokumentus iš tam tikro laikotarpio. Data nustatoma kaip įvesties data.

    Pasirinktis atrodo taip:

    Laukelių aprašymas:

    • Pardavimai – bendra pardavimų suma su skirtingais PVM procentais
    • Pirkimai – bendra pirkimų suma su skirtingais PVM procentais
    • Bendra suma – skirtumas tarp pardavimų ir pirkimų
    • Bendra PVM suma – bendra PVM suma, kuri turi būti sumokėta mokesčių inspekcijai

    Po santraukos rasite elementų sąrašą, kuris yra santraukoje.

     9.4.Finansinės ataskaitos – balanso suvestinė, pelno ir nuostolių ataskaita ir pinigų srautų ataskaita

    Balanso suvestinė

    ERPLY Books sukuria balanso suvestinę pagal balanso tipus, nustatytus ataskaitų suvestinėje. Balanso suvestinė gali būti pasirinkta Ataskaitos, esančioje Apskaitos meniu.

    Pajamų suvestinė

    ERPLY Books sukuria pajamų balanso suvestinę pagal pajamų balanso tipus, nustatytus ataskaitų suvestinėje. Pelno ataskaita gali būti pasirinkta Ataskaitos, esančioje Apskaitos meniu.

    Pinigų srautų ataskaita

    ERPLY Books sukuria pinigų srautų ataskaitą pagal tipus, nustatytus sąskaitos plane. Klientas gali pasirinkti pinigų srautų ataskaitą skiltyje Ataskaitos, esančioje Apskaitos meniu.

    Sąskaitų balansai

    Sąskaitų balansai leidžia peržiūrėti skirtingų sąskaitų balansus pagal nurodytą datą. Balanso ataskaita gali būti pasirinkta Ataskaitos, esančioje Apskaitos meniu.

    9.5.Pagrindinės apskaitos ataskaitos – didžioji buhalterijos knyga, sandoriai

    Didžioji buhalterijos knyga

    Didžioji buhalterijos knyga leidžia peržiūrėti sandorius, susijusius su apskaita, pagal nurodytą datą. Didžiojoje buhalterijos knygoje sandoriai yra suskirstyti tarp sąskaitų ir ERPLY Books skaičiuoja dabartinį balansą kiekvienai eilutei. Didžioji buhalterijos knyga gsli būti randama Ataskaitos, esančioje Apskaitos meniu.

    Sandoriai

    Sandoriai gali būti peržiūrimi skiltyje „Sandoriai“. Sandorių pasirinkimas yra randamas Ataskaitos, esančioje Apskaitos meniu.

    9.6.Klientai, tiekėjai

    Klientų ir tiekėjų ataskaitos leidžia peržiūrėti konkrečias kliento ar tiekėjo apyvartas – bendrus pardavimus/pirkimus, apmokėtas sumas ir išankstinius mokėjimus. Klientas gali rasti ataskaitą iššokančiame meniu. Jei pasirinksite klientai/tiekėjai, pamatysite visus įrašus, susijusius su pasirinktu klientu/tiekėju.

    9.7.Pinigų valdymas

    Kadangi pinigų srautai yra tiesigiai susiję su sandorių įrašais ERPLY Books, su pinigais susiję pervedimai gali būti pamatyti didžiojoje buhalterijos knygoje (Ataskaitos> Didžioji buhalterijos knyga). Visos su pinigais susijusios ataskaitos gali būti randamos ataskaitų meniu:

    • Pinigų srautų ataskaita – leidžia peržiūrėti faktorius, kurie įtakojo kapitalo pokyčius. Be to, daugiau informacijos apie pinigų srautų ataskaitas galite rasti 9.4. skyriuje.
    • Pinigų cirkuliacija – įtraukia visus sandorius ir surūšiuoja juos pagal laiką. Ne taip kaip kitos ataskaitos, pinigų cirkuliacija leidžia peržiūrėti sąskaitų balansą.
    • Neapmokėtos pardavimų sąskaitos-faktūros – leidžia ieškoti visų pardavimo sąskaitų-faktūrų, rodo neapmokėtas faktūras.
    • Neapmokėtos pirkimų sąskaitos-faktūros – leidžia ieškoti visų pirkimo sąskaitų-faktūrų, rodo neapmokėtas faktūras.
    • Gaunamų sumų ataskaitos – leidžia jums pamatyti visus gautus mokėjimus.
    • Mokėtinų sumų ataskaitos – leidžia jums pamatyti visus sumokėtus mokėjimus iš jūsų pinigų sąskaitos.

    9.8.CSV failų atidarymas

    Csv reiškia kableliu atskirtas vertes. Kableliu atskirta reiškia, kad skyryba tarp stulpelų žymima kableliais. Kartais kiti skyrybos ženklai yra naudojami, tarkim kabliataškis ar skirtukas. Importuojant csv failą į skaičiuoklę (pvz. Excel), skyrybos ženklas, naudojamas csv faile, turi būti pasirinktas, kad failas taptų koreguojamas.

    Csv failo atidarymas MS excel programoje: failas > impotuoti > csv failas

    Tada norimas failas turi būti pasirinktas. Sistema paklaus, ar skyryba (pvz. Kablelis) yra naudojamas ir ar stulpeliai atskirti tarpais. Dažniausiai csv failuose yra naudojamas kablelis ar kabliataškis, tokiu atveju pasirinkite atskirtas (su skyrybos ženklu).

    Kitame lange skyrybos ženklas turi būti pasirinktas: skirtukas, kabliataškis, kablelis, kt. dokumento fragmentasyra parodomas ir peržiūra yra matoma pasirenkant skirtingus skyrybos ženklus. Turite pasirinkti skyrybos ženklą (atskirtą), kuris jungia dokumentą į stulpelius. Norėdami atverti dokumnetą, spauskite Baigti.

    Rasite vaizdo pamoką kaip įkelti csv failą į MS excel čia.

     Csv failo atidarymas OpenOffice: atverti> pasirinkti failą

    Tada, atsivers langas, kur jums reikės pasirinkti skyrybos ženklus panašiai kaip ir procese su MS excel. Klientas turi atžymėti visus kitus skyrybos ženklus, kurie nenaudojami dokumente.

    Csv failo atvėrimas su Google Docs:

    • Po skaičiuoklės atidarymo eikite į failas>importuoti>pasirinkti failą

    Kai pasirinksite failą, jis taps matomas peržiūros lange. Ne taip kaip kitose programose, Google Docs turi automatinę funkciją, kuri greičiausiai ras reikiamus skyrybos ženklus ir jums tereiks paspausti importuoti. Jei Google Docs nerodo dokumento teisingai, skyrybos ženklai turi būti pasirenkami rankiniu būdu failo importavimo vedlyje: failas>importuoti>pasirinkti failą. Tada skyrybos ženklų skiltyje jums reikės pasirinkti automatiškai, kablelis ar kita užklausa.

    • Google Docs pagrindiniame puslapyje paspauskite ant: Įkelti > failai, ir pasirinkite norimus failus. Failas atsiras My Drive sąraše. Atidarant failą, Google Docs atpažins skybą automatiškai ir parodys dokumentą teisingai. Jei dėl kažkokių priežasčių dokumentas rodomas neteisingai (neįprastas skyrybos ženklas yra panaudotas), galite nustatyti skyrybą rankiniu būdu naudodami failo inportą (parodyta ankstesnėje skiltyje).