ERPLY Books’i kasutusjuhend

ERPLY Books’i kasutusjuhend

ERPLY Books’i kasutusjuhend. Versioon 3.3

support@erplybooks.com

Viimati uuendatud: 13.03.2015

SISUKORD

  1. Üldine

1.1. ERPLY Books rakenduse väljanägemine

1.2. Klahvikombinatsioonid

1.3. Pealeht ja selle kasutamine

1.4. ERPLY Books tahvelarvutis

  1. Sätted

2.1. Üldsätted, organisatsiooni haldamine ja lisamine

2.2. Arvete kohandamine

2.3. Kasutajad ja rollid

2.4. ERPLY (sätted)

2.4.1. ERPLY Books’i seadistamine ERPLY kassa ja laoga

2.4.2. Kaarditerminali seadistamine ERPLY lao kasutajatele

2.5. Ajaarvestus (sätted)

2.6. Palgaarvestus ERPLY Books’is

2.7. Perioodi lukustamine ERPLY Books’s

2.8. Kasutaja seaded

2.9. Bilansi ja kasumiaruande seadistamine

  1. Kliendid, hankijad, artiklid

3.1. Kliendid ja hankijad

3.2. Ostu-müügiartiklid (tooted-teenused)

  1. Raamatupidamine

4.1. Käsikannete lisamine

4.2. Muu raha sissetulek ja -väljaminek

4.3. Kontod ja süsteemikontod

4.3.1. Valuutakontod

4.4. Kanded, mida programm teeb automaatselt

  1. Müügiarved, ostuarved, arvete importimine, hinnapakkumised

5.1. Üldinfo

5.2. Arve sisestusväljad

5.3. Arve sisestamine

5.4. Muu kuludokumendi sisestamine

5.5. Arve edastamine

5.6. Arvete haldamine

5.7. Erply arvete sünkroniseerimine

5.7.1 Ostuarvete sünkroniseerimine

5.8. Toggl ajakirjete arveldamine

  1. Laekumised-maksmised (reskontro)

6.1. Üldinfo reskontro kohta

6.2. Arvete laekumised ja maksmised

6.3. Maksete arvestus raamatupidamises ja kliendisaldodes

6.4. Pangaimport ja maksefaili koostamine

6.4.1. Pangafaili import

6.4.2. Pangaimport ERPLY kasutajatele

6.4.3. Pangaimpordi KKK

6.4.4. Ostuarvete üleslaadimine ja makse sooritamine pangas

6.5. Teistes valuutades tehingute arvestamine

  1. Põhivarad

7.1. Põhivarade arvele võtmine/ostmine

7.2. Põhivarade KKK

  1. Aruanded

8.1. Üldiselt aruannetest

8.2. Peamised aruanded

8.3. Käibemaks ja aruanded

8.3.1. Käibedeklaratsioon

8.4. Finantsaruanded – bilanss, kasum, saldoaruanne ja rahavoogude aruanne

8.5. Peamised raamatupidamisaruanded – pearaamat, kannete register

8.6. Kliendid, hankijad

8.7. Raha jälgimine

8.8. CSV failide avamine

8.9. Juhtimisarvestuse raportid

1. Üldine

1.1. ERPLY Books rakenduse väljanägemine

ERPLY Books’il on kaks põhivaadet – tahvelarvuti ja tavaarvuti välimus. Esimesest saab täpsemalt lugeda punktis 1.4.

ERPLY Books on üles ehitatud selliselt, et kõik tegevused toimuvad ühes lehitsejaaknas. Pärast sisselogimist ei laeta lehte kordagi uuesti, vaid kõik tegevused toimuvad ERPLY Books’i sees. Selle tõttu küsib ka ERPLY Books alati kinnitust, kui soovitakse lehelt väljuda.

Lehe ülal paremal on neli valikut:

  • küsi abi – võimalik saata abipalve ERPLY Books meeskonnale või raamatupidamisalastele partneritele (võivad vastamise eest tasu küsida);
  • keele valik – kasutajaliidese keel;
  • kasutaja volitatud organisatsioonide nimekiri – valikuriba kõikide organisatsioonidega ja võimalus lisada uus organisatsioon;
  • väljalogimise nupp.

Tegevusi on ERPLY Books’is kahesuguseid:

  1. tegevused, mis avanevad aknas (kasutaja seaded, uued artiklid, kliendid jne);
  2. tegevused, mis avanevad uues TAB’is (enamus moodulid; vt järgmist pilti).
    erplykliendiraport

Uued TAB’id võimaldavad paremini oma tegevusi hallata, sest näiteks kui on tarvis jälgida mitme arvega seotud infot, siis olukorras, kus majandustarkvara avaks vaid ühe mooduli korraga, oleks analüüs ja jälgimine küllaltki tüütu. Samal ajal on võimalik võrdluseks avada kaks sama moodulit.

1.2. Klahvikombinatsioonid

ERPLY Books’is saab kasutada mitmeid klahvikombinatsioone.

Nimekiri üldistest toimingutest:

  • Ctrl + m – liigub pealehele.
  • Ctrl + s – salvestab tehtud toimingud.
  • Ctrl + d – võimaldab mitmes tabelis (arve read, kande read jne) kustutada aktiivse rea.
  • Ctrl + v – peamine funktsionaalsus, mille abil andmed ERPLY Books’i importida. Näiteks Excelis, Google Docs’is või mujal korralikult süstematiseeritud andmed saab kenasti ERPLY Books’i kleepida.
  • ENTER – võimaldab enamasti akendes tehtud tegevused salvestada.
  • ESC – sulgeb akna.

1.3. Pealeht ja selle kasutamine

ERPLY Books’i pealeht on minimalistlik ja üles ehitatud pidades silmas, et vajalikud tegevused oleksid võimalikult kiiresti leitavad. Otsitavatel tegevustel on mitu erinevat tõlget, seega ei pea pelgama, et otsitavat üles ei leita. Otsingut alustatakse alates 4 tähemärgi sisestamisest ning otsides ühte fraasi, kuvatakse kõik võimalikud tegevused, mis otsisõnaga seotud võiksid olla. Juhul, kui on avatud mitu erinevat moodulit, siis pealehele saab alati tagasi minna klahvikombinatsiooniga ctrl+m.

Pealeht:

erplypealeht

1.4. ERPLY Books tahvelarvutis

ERPLY Books’i saab kasutada kõigis tahvelarvutites, mis toetavad HTML5-e. Kasutamiseks on vajalik Safari või Google Chrome veebilehitseja olemasolu. Programm ei tööta kahjuks sellistes veebilehitsejates nagu Internet Explorer, Mozilla Firefox või Opera. Tahvelarvuti versiooni on imelihtne kasutada, see võimaldab teha põhilisi sisestusi ning jälgida peamisi väljavõtteid.

erplyostuarve

Raamatupidamise ühel pool on sissetulekud: müük, müügiarvete laekumine, omanike sissemaksed, pangalaenu laekumised. Teisel pool väljaminekud: ostuarved, ostutšekid, palgad, muud kulud, amortisatsioon jne. ERPLY Books’i tahvelarvuti versioonis on nende sisestamine imelihtne.

Kui on soov proovida versiooni oma Desktop arvutist, tuleb logida ERPLY Books’i ja minna lingile https://app.erplybooks.com/login.

2. Sätted

2.1. Üldsätted, organisatsiooni haldamine ja lisamine

Organisatsiooni andmete haldamisel on kolm erinevat osa:

  • organisatsiooni loomise aken – kõige esimene organisatsiooni andmete sisestamise koht (funktsiooni leiab ülevalt paremalt, kus on hetkel kasutusel oleva organisatsiooni nimi);
  • organisatsiooni seaded (Sätted → Firma andmed) – moodul, kus on kirjas peamised organisatsiooni tingimused nagu vaikimisi viiviseprotsent, päevi tähtajani jne;
  • organisatsiooni üldandmed (Sätted → Firma andmed → Üldandmed) – kontaktandmed jms andmed.

Organisatsiooni lisamisel tuleb ette tuttav aken organisatsiooni üldinfost, kus on lisaks järgnev:

  • Organisatsiooni nimi.
  • Valuuta – vaata organisatsiooni seadeid.
  • Kasutuskeel – vajalik selleks, et teada, mis keelde peab kontoplaani tõlkima ning mis keeles muid sätteid määrata.
  • Käibemaksukohustuslane? – vaata organisatsiooni seadeid.

Organisatsiooni seaded (Sätted → Firma andmed) on põhiline koht, kus organisatsioon määrab ära oma seaded. Peamised neist on:

  • Keel – võetakse vaikimisi arvete keeleks.
  • Valuuta – organisatsiooni põhivaluuta. ERPLY Books ei keela valuuta muutmist, kuid hoiatab, et vanu kandeid ei arvestata aruannetes uude valuutasse.
  • Viivis – vaikimisi määratav viiviseprotsent arvetel.
  • Päevi maksetähtajani – päevade arv, millega arvestatakse vaikimisi arve maksetähtaega ja mis määratakse kliendile vaikimisi tähtajaks.
  • Esimese arve number – esimest arve numbrit kasutatakse üksnes korra.
  • Käibemaksukohustuslane – kui ettevõte pole käibemaksukohustuslane, märgitakse ostuarvetele siiski vaikimisi riigi peamised KM protsendid. Müügi puhul pannakse KM protsendiks null.
  • Kuupäevaformaat – võimalus muuta ettevõtte kuupäeva formaati, mida ERPLY Books’is kasutatakse.
  • Arve e-maili tekst – tekst, mis lisatatakse arve saatmisel e-mailile.

Organisatsiooni seadete alt saab liikuda ka üldandmete peale. Üldandmetes on organisatsiooni kontaktandmed. ERPLY Books’i arved on nimekiri arvetest, mida ERPLY Books on väljastanud organisatsioonile.

Raamatupidamisperioodi lukustamine ERPLY Books’is

Perioodide lukustamine on vajalik, et kinnitada mingi raamatupidamisperiood – et sinna ei saaks enam muudatusi teha. Täpsemalt loe punktist 2.7.

2.2. Arvete kohandamine

ERPLY Books võimaldab arveid kohandada vastavalt ettevõtte soovile ja vajadusele. Mooduli leiab Sätted → Arve kohandamine. Muuta saab järgmisi komponente:

  • päis (ettevõtte info, logo);
  • põhiinfo (kliendi info, tasumise info);
  • arve jalus (pangarekvisiidid, kontaktandmed jms);
  • arve ridade paigutus, elementide laius jm tingimusi.

Lisaks saab muuta arve keelt või kasutada mõne teise keele malli ja kohandada see näiteks teiseks eesti keele malliks.

Ettevõtte ja kliendi andmed võetakse automaatselt ettevõtte ja kliendi kaardilt. Arve välimuse komponendid leiate Siit.

2.3. Kasutajad ja rollid

Iga organisatsioon saab lisada uusi kasutajaid (kui organisatsiooni hinnakiri seda võimaldab). Mooduli leiab Sätted → Kasutajad.

Ettevõtetes on olenevalt eripärast erinevad rollid. Erinevate rollidega kaasnevad nendele vastavad õigused. See võib tähendab vajadust piirata kasutaja(te) õigust vastavalt tema rollile. ERPLY Books’is on kasutajarollid määratud kasutajatüüpidega.

Rollijaotus ERPLY Books’is on kuuetasandiline:

  1. Administraator – kõik õigused.
  2. Raamatupidaja – kõik õigused, välja arvatud kasutajate lisamine ja õiguste haldamine.
  3. Võlgade jälgija – kustutamise ja põhiaruannete õiguseta raamatupidaja.
  4. Väikeettevõtja – saab sisestada arveid ja näha aruandeid, aga üldisemaid seadistusi ja kandeid teha ei saa.
  5. Sisestaja – saab sisestada arveid, teha kandeid ning importida pangafaili, kuid ei näe aruandeid (näeb üksnes enda tehtud toiminguid).
  6. Vaataja – Ligipääs aruannetele, kuid muudatusi teha ei saa.

Lisaks on võimalik kasutaja siduda projektiga – projektiga seotud kasutaja saab vastavalt jälgida või muuta ainult tema projektiga seotud andmeid. Näiteks kui ettevõttel on kaks osakonda ja tahaks osakonna juhtidele võimaldada nende osakonna aruandluse jälgimist.

Projekt ja õigus tuleb kasutajale määrata kasutajat volitades, mida saab teha moodulis Sätted → Kasutajad. Juhul, kui soovite kasutaja õigusi või projekte muuta, tuleb volitus eemaldada ja see uuesti koos õigete privileegidega lisada.

Volitamiseks tuleb lisada kasutaja e-mail. NB! Kasutajale ei saadeta automaatselt e-maili. Kui vastava e-mailiga kasutajakonto puudub, peab ta konto registreerima. Registreerumisel märkida firma nimeks täpselt sama firma nimi, mis teil on – vastasel juhul luuakse uus organisatsioon.

2.4. ERPLY (sätted)

2.4.1. ERPLY Books’i seadistamine ERPLY kassa ja laoga

Selleks, et ERPLY Books liidestada ERPLY-ga, vajab ERPLY Books mõningaid andmeid ERPLY konto kohta. Mooduli selleks leiab Sätted → ERPLY kassa & lao sätted. Allolevalt pildilt on näha, mida peab ERPLY-ga integreerimiseks ERPLY Books’i sisestama.

erplykassajalaosatted

Autentimiseks on vaja ERPLY lao kasutajanime, parooli ning ERPLY ettevõtte koodi. Valitud artikli paigutab ERPLY Books kõikidele imporditud arvetele, mistõttu artikli kulukonto (ja varakonto, kui artikli tüübiks määratakse kaup ja valmistoodang) mängib suurt rolli ettevõtte raamatupidamise korraldamisel.

Kui esialgsed sünkroniseerimisandmed on sisestatud, võimaldab ERPLY Books sünkroniseerida ERPLY arved, kliendid, hankijad ja laekumised.

Pangaimport ERPLY kasutajatele

  1. Laadige pangafail üles ERPLY-sse ja siduge laekumised arvetega.
  2. Sünkroniseerige andmed ERPLY ja ERPLY Books’i vahel. Siin protsessis saab ERPLY Books teada kõik vajalikud andmed pangaimpordi jaoks (ostuarved ja laekumised, mis on seotud arhiveerimiskoodiga ning mille alusel ERPLY Books kontrollib, kas makse on ERPLY Books’is olemas).
  3. Laadige ERPLY Books’i panga CSV fail. Kontrollige andmed ning salvestage.

2.4.2. Kaarditerminali seadistamine ERPLY lao kasutajatele

Vaatleme olukorda, kus makseterminaliga seotud maksete jaoks on pangas olemas kogumiskonto.

  1. Kogumiskonto jaoks on ERPLY Books’is vaja eraldi kontot ning see tuleb määrata pangasüsteemikontoks. Seda saab teha moodulis Sätted → Algandmed → Süsteemikontod. Kui kogumiskonto on määratud panga süsteemikontoks, siis kõik kassaarvete laekumised määratakse sellele kontole.
  2. Kui nüüd pangaimporti kasutada, ei saa kontona kasutada panga süsteemikontot (kogumiskontot). Pärast panga väljavõtte ERPLY Books’i laadimist peab ära muutma konto, mille alla tehingud määratakse.
  3. Kõiki tehinguid saab nüüd üle kontrollida tavapärase pangaimpordi juhendi abil (kogumiskontolt laekunud maksete kreeditkontoks saab märkida kogumiskonto).
  4. Kui pangaimport on lõpule viidud, saab korrigeerida kogumiskonto ja pangakonto erinevust.1. Kogumiskonto lõppjääk pärast ülekandeid põhikontole miinus kogumiskontole tehtud maksed pärast pangaimpordis kajastatud tehinguid näitab kokkuvõttes seda, kui suur on panga teenustasu ülekannete pealt. Korrigeerimise võib teha tavakandena.
    2. Teine võimalus on lasta ERPLY Books’il teenustasud ja nende %-id kogu käibest kokku arvutada. Selleks tuleb avalehelt otsida tegevust ‘Kaarditerminali teenustasude arvestus’, valida kuu ning vajutada ‘OK’. Samast kohast on võimalik teha ka korrigeerimiskanne.

Täpsemalt loe ERPLY Books’i ja ERPLY lao algandmete sisestamise kohta siit.

Mitme pangakonto haldamise kohta loe siit.

2.5. Ajaarvestus (sätted)

ERPLY Books võimaldab Toggl ajaarvestustarkvaras sisestatud ajakirjed lisada arvetele. Seadistamise mooduli leiab Sätted → Toggl’i sätted.

Selleks, et ERPLY Books Toggl’i ajaarvestusega integreerida, vajab ERPLY Books Toggl’i API token’it. Selle leiab Toggl’i kasutaja seadetest. Allolevalt pildilt on näha, mida peab Toggl’iga integreerimiseks ERPLY Books’i sisestama.

erplytogglesatted

Määratud artikli paigutab ERPLY Books kõikidele ajakirjete arveldamisel loodavatele arvetele.

2.6. Palgaarvestus ERPLY Books’is

Palgaarvestus ERPLY Books’is on leitav, kui sisestada pealehel otsingureale ‘palk’. Nähtavale ilmuvad erinevad võimalused (aastad).

erplypalk

Valides tabelivaate, on võimalik kopeerida andmed Excelist ning sisestada mitme töötaja palk ühekorraga.

Kus saab lisada ja muuta töötajaid?

Töötajaid saab lisada Sissetulekud (või Väljaminekud) Kontaktid, kus kontakti tüübiks määrata ‘töötaja’. Registrikoodi lahtrisse saab märkida töötaja isikukoodi. Töötajaid võib lisada ka otse palgaarvestuse lehel (töötaja lahtri kõrval olevat noolt vajutades).

Kus saab muuta vaikimisi kasutatavaid kontosid palgaarvestuses?

Kontosid näeb Sätted Algandmed Süsteemikontod. Kontod valitakse järgnevalt:

  • Palga kontod
    • deebet – palgakulu süsteemikonto
    • kreedit – võlad töötajatele süsteemikonto
  • Sotsiaalmaksu kontod
    • deebet – muu süsteemikonto (vajadusel luuakse automaatselt), indentifikaator: ESTONIAN_SOCIAL_TAX_EXPENSE
    • kreedit – muu süsteemikonto (vajadusel luuakse automaatselt), identifikaator: ESTONIAN_SOCIAL_TAX_LIABILITY
  • Tulumaksu kontod
    • deebet – palkamaksude kulu süsteemikonto
    • kreedit – tulumaksuvõla süsteemikonto
  • Pensionikindlustuse kontod:
    • deebet – palgamaksude kulu süsteemikonto
    • kreedit – muu süsteemikonto (vajadusel luuakse automaatselt), identifikaator: ESTONIAN_PENSION_FUND_LIABAILITY
  • Töötuskindlustuse kontod:
    • deebet – palgamaksude kulu süsteemikonto
    • kreedit – muu süsteemikonto (vajadusel luuakse automaatselt), identifikaator: ESTONIAN_UNEMPLOYMENT_TAX_LIABILITY
  • Ettevõtte poolt makstava töötuskindlustuse kontod:
    • deebet – muu süsteemikonto (vajadusel luuakse automaatselt), identifikaator: ESTONIAN_UNEMPLOYMENT_EXPENSES_ENTREPRENEUR
    • kreedit – muu süsteemikonto (vajadusel luuakse automaatselt), identifikaator: ESTONIAN_UNEMPLOYMENT_TAX_LIABILITY_ENTREPRENEUR

Palgamaksude kontod, mida standardkontoplaanis ei ole (tähistatud, kui muu süsteemikonto), luuakse ERPLY Books’is pärast esimese palgakande tegemist. Pärast seda võib kasutusele võtta need kontod, mis palgakandega loodi, või vahetada need juba eksisteerivate kontode vastu ning kustutada loodud kontod.

Kuidas printida TSD aruannet?

TSD aruannet saab printida pealehelt. Kirjutage otsingusse ‘Prindi TSD’ ning ette kuvatakse aken, kus saab valida sobiva ajavahemiku.

Millised on erinevad palgaliigid, mida ERPLY Books toetab?

Hetkel toetame järgmisi palgaliike:

  • Kuupalk
  • Juhatuse liikme tasu
  • Haigushüvitis
  • Puhkusetasu
  • VÕS lepinguline tasu

2.7. Perioodi lukustamine ERPLY Books’is

Perioodi(de) lukustamine on vajalik, et kinnitada mingi raamatupidamisperiood – et sinna ei saaks enam muudatusi teha. Näiteks kui on esitatud majandusaasta aruanne RIK-ile ja peale seda teha eelmisesse aastasse muudatusi, siis esitatud aastaaruanne ja raamatupidamisprogrammi seisud ei klapi. Olenevalt ettevõtte sisereeglitest kinnitatakse raamatupidamisperioode iga kuu või kord aastas.

ERPLY Books’is on perioodi(de) lukustamine lahendatud ühe kuupäevaga – hetk, alates millest on kõik varasemad kuupäevad lukustatud. Antud kuupäeva näeb ja saab muuta moodulis Sätted → Firma andmed ‘Periood lukustatud kuni’ lahtris. NB! Kui muuta lukustamise kuupäeva, siis muudatused ei jõustu enne, kui lehekülge uuendada.

Kui ERPLY Books impordib kanded ERPLY’st, tekib küsimus, et mida teha sealt saabuvate vanemate (lukustatud perioodi) kannetega. Vaikimisi jätab ERPLY Books sellised kanded vahele. Kui on soov need lukustamise kuupäevale panna, on võimalik märkida Firma andmete lehel sellise võimaluse järele linnukene.

Perioodi lukustamise KKK

Kas perioodi saab avada?

Jah, perioodi saab avada vastavalt vajadusele. Kuna lukustatud periood näitab kuupäeva, millest varasemaid tegevusi teha ei saa, on võimalik perioodi avamine ja nihutamine.

Kuidas saan määrata kindlad isikud, kellel on perioodi lukustamise/avamise õigused?

Moodulis Sätted → Kasutajad on eri kasutajatel eri rollid. Kui kasutajal on või määratakse rolliks administraator või raamatupidaja, siis temale laienevad organisatsiooni sätete haldamise õigused. Teistel rollidel see puudub. Kui soovite kelleltki antud õigust ära võtta, saab seda teha nupust ‘Eemalda volitus’.

Kuidas saan aastat sulgeda koos selle kannetega?

UUS TEKST: Aasta sulgemise jaoks tuleb pealehe otsingukasti kirjutada ‘Lõpeta periood’. Ette kuvatakse väike aken, kus valida sobiv aasta ja kuupäev ning ERPLY Books teeb kõik muud vajalikud toimingud ise ära.

VANA TEKST: Aasta sulgemise jaoks on pealehe tegevus loodud. Seda saab otsida pealehe otsingukastist märksõnaga “sulge periood”. See aga ei pane eelmist aastat lukku. Tähtis oleks läbida järgmised etapid eelmise perioodi sulgemisel:

  • nullige tulu-kulukontod (pealehelt otsida “sulge periood”);
  • tehke muud kontode korrigeerimised (tõstke vajadusel pikaajalisi kohustusi lühiajalistele jms);
  • minge Sätted -> Firma andmed ja sulgege eelmine periood.

Kas aasta sulgemise kanne tuleks teha 31/12 või 01/01?

Tulu-kulukontod tuleks sulgeda 31/12 seisuga. 01/01 võib teha kasumi jaotamise kande.  

2.8. Kasutaja seaded

Kasutaja seadete alt on võimalik muuta kasutaja keelt, nime ja tingimusi, mis määravad selle, kuidas ERPLY Books kasutajaga käitub. Antud lehe leiate: Sätted → Kasutaja seaded.

  • Kasutaja keel – keel, milles soovitakse ERPLY Books’i kasutada. Võimalikud valikud käesoleval hetkel on eesti, inglise, soome, hispaania, taani, kreeka, saksa, prantsuse, vene, läti ja leedu keel.
  • Linnukesekast “Kas olete raamatupidaja?” – raamatupidaja näeb kontode numbreid.
  • Linnukesekast “Kas näidata lisainfot arvel?” – märkides linnukese vastavasse kasti, kuvatakse arvet luues/muutes alati arve lisainfo. Vastasel juhul saab seda ise igal arvel avada.

2.9. Bilansi ja kasumiaruande seadistamine

Juhul, kui ERPLY Books’i standardbilanss ei ole Teie jaoks piisavalt detailne, on seda võimalik vastavalt enda vajadustele kohandada. Selleks tuleb kontod grupeerida ja sobiva märksõnaga sildistada. Minge RMP → Kontod ja lisage veergu ‘TAG’ endale meelepärane tähistus. Lisades sama tähistuse mitmele kontole, grupeeritakse need kontod ning aruandes kuvatakse nende summa.

Kontode grupeerimise loogika on lihtne: TAG’id tuleb kirjutada väiksema kategooria omalt suuremale ja eraldada üksteisest semikooloniga.

Näide: soovime, et bilansil kajastuks nt AKTIVA kokku (11000 + 11020 + 12100 + 12200), samas soovime ka aktiva kindlateks osadeks jagada, nagu näiteks “Raha” (11000 + 11020) ja “Antud lühiajalised laenud” ( 12100 + 12200).

TAG’id peaksid sellisel juhul välja nägema järgnevalt:

11000 – Kassa, TAG: Raha;AKTIVA KOKKU

11020 – Arveldusarve, TAG: Raha;AKTIVA KOKKU

12100 – Lühiajalised finantsinvesteeringud, TAG: Antud lühiajalised laenud;AKTIVA KOKKU

12200 – Antud lühiajalised laenud, TAG: Antud lühiajalised laenud;AKTIVA KOKKU

Selles näites moodustatakse kolm gruppi: Raha, Antud lühiajalised laenud ja AKTIVA KOKKU, millest kaks esimest koonduvad kolmanda alla. Bilanss näeks sellisel juhul välja nii:

AKTIVA KOKKU saldo 1+2+3+4

Raha saldo 1+2

11000 Kassa saldo 1

11020 Arveldusarve saldo 2

Antud lühiajalised laenud saldo 3+4

12100 Lühiajalised finantsinvesteeringud saldo 3

12200 Antud lühiajalised laenud saldo 4

Aga kui tahaks ka konto numbreid näha raportis, siis peab TAG välja nägema JSON struktuuris selline:

{“number”: “1″, “name”: “AKTIVA KOKKU”}

Kusjuures:

– “number” on konto number (puu kujul), mis tähendab, et number “1” grupeerib kõik 1-ga algavad kontod. Numbrit saab ka täpsustada – nt. 11 puhul grupeeritakse kõik 11-ga algavad kontod.

– “name” järel tuleb sisestada aruandes kontosid grupeeriva nimetuse, praegusel juhul nt “AKTIVA KOKKU”

Sellisel moel on võimalik mitu TAG-i teineteise järgi sisestada, eraldades need üksteisest semikooloniga – ehk siis saab kontod bilansis ära struktureerida.

Näide: soovime, et bilansis kajastuks AKTIVA kokku (11000 + 11020 + 12100 + 12200), samas soovime ka aktiva kindlateks osadeks jagada, nagu näiteks “Raha” (11000 + 11020) ja “Antud lühiajalised laenud” ( 12100 + 12200).

TAG’id peaksid sellisel juhul välja nägema:

11000 – Kassa

TAG: {“number”: “11″, “name”: “Raha”};{“number”: “1″, “name”: “AKTIVA KOKKU”}

11020 – Arveldusarve

TAG: {“number”: “11″, “name”: “Raha”};{“number”: “1″, “name”: “AKTIVA KOKKU”

12100 – Lühiajalised finantsinvesteeringud

TAG: {“number”: “12″, “name”: “Antud lühiajalised laenud”};{“number”: “1″, “name”: “AKTIVA KOKKU”}

12200 – Antud lühiajalised laenud

TAG: {“number”: “12″, “name”: “Antud lühiajalised laenud”};{“number”: “1″, “name”: “AKTIVA KOKKU”}

Selles näites moodustatakse kolm gruppi: 11 – Raha, 12 – Antud lühiajalised laenud ja 1 – AKTIVA KOKKU, milles kaks esimest koonduvad kolmanda alla. Bilanss näeks sellisel juhul välja nii:

1 AKTIVA KOKKU saldo 1+2+3+4

11 Raha saldo 1+2

11000 Kassa saldo 1

11020 Arveldusarve saldo 2

12 Antud lühiajalised laenud saldo 3+4

12100 Lühiajalised finantsin. saldo 3

12200 Antud lühiajalised laen. saldo 4

Oluline on silmas pidada, et TAG peab olema määratud väiksemalt suuremale, ehk esimesena tuleb kirja panna väikseim alamkategooria ja seejärel sellele järgnev kuni kõige suuremani välja.

3. Kliendid, hankijad, artiklid

3.1. Kliendid ja hankijad

Kliendid ja hankijad on tarvis ära kirjeldada, et hoida klientide-hankijatega kontakti, hallata nendega seotud võlgu, jälgida, kes toob reaalselt tulu, kes mitte jne. Mooduli leiab nii pealehelt, kirjutades otsingukasti ‘Kontaktid’, kui ka Sissetulekud → Kontaktid või Väljaminekud → Kontaktid. All olev pilt kirjeldab moodulit ja uue kliendi lisamist.

Kontaktiga seotud tehinguid on võimalik filtreerida:

  • laekumiste ja maksmiste raporti nupust (Sissetulekud/Väljaminekud/Aruanded menüüst)
  • kliendi ja hankija raporti nupust, mis viivad vastavalt lehele ‘üle tähtaja võlad (müük)’ või ‘üle tähtaja võlad (ost)’
  • eelnimetatud lehtedele pääseb ka vastavalt kliendi puhul Sissetulekud → Laekumata arved → Üle tähtaja võlad (müük); hankija puhul Väljaminekud → Maksmata ostuarved → Üle tähtaja võlad (ost).

NB!

  • Juhul, kui on tekkinud kaks sama nimega klienti või hankijat, saab nad ühendada nii, et kahe erineva kliendi/hankijaga seotud kanded määratakse ühele kliendile/hankijale ning teine kustutatakse. Seda toimingut saab teha Sätted → Algandmed → Kontaktide korrigeerimine.
  • Kontaktid kuvatakse arve koostamisel ja raportites vastavalt sellele, kas kontakt on märgitud kliendi, hankija või mõlema staatusesse korraga. Juhul, kui soovitakse kliendiga seotud kandeid otsida näiteks hankija raportis või ostuarvete aruandes, tuleb klient määrata ka hankijaks.

3.2. Ostu-müügiartiklid (tooted-teenused)

Ostu-müügiartiklid on kaubad, toore, materjal, teenused ja ka põhivarad, mida ostetakse või müüakse. Moodulisse pääseb, kui pealehe otsingukasti sisestada ‘Ostu-müügi artiklid’ või otsida  Sissetulekud/Väljaminekud menüüst → Ostu-müügi artiklid. All olev pilt kirjeldab moodulit ja uue artikli lisamist.

ERPLY Books seob iga arve peal oleva rea ühe artikliga. Kui arvel ei valita artiklit, vaid see sisestatakse käsitsi, luuakse uus artikkel automaatselt.

Artikli hinna arvestamisel peab silmas pidama järgmisi tegureid:

  • artikli baashinda ERPLY Books automaatselt ei muuda;
  • artikli hind müügiarvel = baashind * (1 + juurdehindlus).

Artikli andmetest on kõige tähtsamad kriteeriumid tüüp, kulukonto ja baashind. Nende määramisel tuleb olla tähelepanelik, sest nende alusel muutuvad vaikimisi määratud raamatupidamisseaded.

Artikli tüüp ja kulukonto on omavahel seotud. Vaikimisi on artikliks määratud teenus ning kulukontoks teenusekulu. NB: konto nimetuse muutmiseks minge kontode moodulisse.

Tabel 1.1. Vaikimisi määratud tingimuste korral kanded artiklitega

TeenusedKaup ja toodangPõhivara
MüügiarveKulu ei teki Kulukontoks artikli kulukonto ning varakontoks artikli varude kontoKulukontoks artikli kulukonto ning varakontoks artikli põhivarade konto
OstuarveKulukontoks artikli kulukontoKulu ei teki, suurendatakse artikli varade konto väärtustKulu ei teki, suurendatakse artikli varade konto väärtust

4. Raamatupidamine

4.1. Käsikannete lisamine

Raamatupidamiskannete moodul võimaldab vaadata vanu ja sisestada uusi raamatupidamiskandeid. Uusi kandeid saab sisestada RMP → Uus kanne. Olemasolevatele kannetele viitavad Pearaamat ja Kannete register. Järgnev pilt iseloomustab mooduli välimust.

Kannete loomine

Kannete moodul võimaldab teha tavapäraseid raamatupidamiskandeid harjumuspärasel kujul: konto → kirjeldus → deebet-/kreeditsumma.

Automaatselt loodud kannete muutmine

Soovitame muuta automaatselt loodud kandeid otse algmoodulis (arve / makse lehel). Kui kasutaja seadete all on linnukene, et olete raamatupidaja, saate muuta kontosid ka otse kande peal.

4.2. Muu raha sissetulek ja -väljaminek

Kõik raha liikumised pangakontol soovitame sisestada pangaimporti kasutades. Juhul, kui raha on vaja liigutada kontode vahel või raha liikus kassast, saab kasutada muu raha sissetuleku ja väljamineku moodulit. Kirjutage pealehe otsingukasti vastavalt vajadusele ‘Muu raha sissetulek’ või ‘Muu raha väljaminek’, määrake kontod ning salvestage.

NB! Muude sissetulekute ja väljaminekute sisestamine on mõeldud arveldamiseks rahaga seotud tehingutel. Näiteks: kui maksti töötajale välja palk, siis see on õige koht. Samas kui arvestati palka (tekkis palgavõlg töötajale), siis käesolev võimalus kande tegemiseks ei sobi. Lisaks koostatakse kõikide käesolevas moodulis tehtud kannetega ka maksedokument, mida saab jälgida lehel Aruanded → Raha liikumine ajas, valides tüübiks ‘Muud sissetulekud (raport)’ või ‘Muud väljaminekud (raport)’.

Kuludest saab kirjeldada näiteks panga-, intressi-, telefoni-, üüri- ja muid kulusid, mida ei saa või pole mõistlik erinevatel põhjustel ostuarvete peal kirjeldada.

Sissetulekutest saab kirjeldada näiteks intressitulusid, saadud laene, omanike sissemakseid ja teisi raha laekumisi, mis pole seotud müügiarvetega.

4.3. Kontod ja süsteemikontod

Kontod on raamatupidamise abivahendid, mis täieliku loeteluna moodustavad kontoplaani ning mille alusel on üles ehitatud kogu ettevõtte raamatupidamine. Kontode moodulis saab kontosid muuta, lisada ja kustutada. Antud moodulisse pääseb RMP → Kontod.

Luues uue organisatsiooni, loob ERPLY Books automaatselt vaikimisi kontoplaani ja seob sobivad kontod vastava süsteemikontoga.

Olemasoleva kontoplaaniga jätkamine

Kontode moodulisse on võimalik kopeerida enda eksisteerivad kontod nimetuse ja numbriga. Seejärel tuleb määrata õiged tüübid ja salvestada. Konotplaani importimise kohta lugege täpsemalt: http://www.erplybooks.com/tugi/import.pdf

Uue konto sisestamine

Uue konto sisestamisel avaneb aken, kuhu tuleb sisestada andmed. Konto kasumiaruande, rahavoogude ja bilansi tüüp märgivad ära, millistes aruannetes kontot näidatakse.

Konto muutmine

Konto andmeid, v.a saldo väärtust, saab alati muuta. NB: konto kirjeldust muutes ei muutu kontokande kirjeldused.

Konto kustutamine

Kontot on võimalik kustutada, kui sellega pole seotud ühtegi kannet, konto pole ühendatud ühegi süsteemikontoga ning konto pole määratud kulukontoks ühegi ostu-müügi artikli peal.

Süsteemikontod on lüli raamatupidamise ja automaatselt loodavate raamatupidamistehingute vahel. Süsteemikontod on kontod, mis määratakse tehingutel, mida teeb ERPLY Books automaatselt (arve ridade, laekumiste/maksetega seotud kanded jms). ERPLY Books’i jaoks on süsteemikonto viide õigele kontole.

Süsteemikontosid ei saa kustutada, küll aga saab muuta süsteemikontoga seotud kontot. Seda saab teha, valides Sätted → Algandmed → Süsteemikontod.

4.3.1. Valuutakontod

NB! Käesolev peatükk räägib olukorrast, kus teil on reaalselt olemas eraldi valuutas pangakonto või püsiv sularaha. Näiteks kui teil on pangas EUR konto kõrval USD konto või käite püsivalt Venemaa vahet ja teil on rublade konto.

ERPLY Books’i on võimalik sisestada eraldi valuutakontod ning majandada kõiki nendega seotud tehinguid. Näiteks kui ettevõte kasutab PayPal’i kontot või omab pangas lisaks EUR kontole SEK kontot, on uus lahendus ettevõtte jaoks igati sobiv.

Protsess on järgmine:

  • esmalt tuleb sisestada valuutakonto(d) kontoplaani: RMP → Kontod, lisada uus konto, millele määrata korrektne valuuta;
  • arvete tasumised: maksevaluutaks võetakse alati konto valuuta – kui valida makseaknas konto, mille valuuta ei ole ettevõtte põhivaluuta, näitab ERPLY Books valuutakurssi – näiteks peab sisestama summa dollarites ja ERPLY Books arvutab ise summa põhivaluutasse valuutakursi järgi;
  • kõik arvetega mitteseotud tasumised: muutes maksekontot valuutakontoks, küsib ERPLY Books valuutakurssi ning võimaldab sisestada summad kohalikus valuutas.

Arvete tasumisel arvutab ERPLY Books automaatselt ettemaksud ja kasumi/kahjumi valuutakursi muutusest. Enne arve tasumise salvestamist kontrollige, kas arvutatud tehingusummad klapivad (tehingusummasid uuendatakse, kui liikuda ühelt väljalt teisele). Makseaken näeb välja järgmine välisvaluuta korral:

valisvaluuta-korral

Kuidas sisestada tehinguid, mille kohta vastavad nupud puuduvad?

Valida suvaline muu sissetuleku tehing, sissetuleku korral, ning väljamineku tehing väljamineku korral, muuta ära vastaspoole tehingu konto ja kirjeldus.

Kuidas arvestatakse valuutakonto kontosaldot?

Valuutakontode raamatupidamiskanded arvutatakse alati ettevõtte põhivaluutasse. Seega olenevalt sellest, kuidas kurss põhivaluuta ja välisvaluuta vahel muutub, muutub ka selle väärtus ajas. Kontosaldot näidatakse alati põhivaluutas. Eraldi veel summat välisvaluutas ei näe, see on arenduses – plaan on näidata summat saldoaruandes põhisumma kõrval.

Kuidas sisestada valuutakontode algsaldod?

Algsaldo on soovitatav sisestada omanike sissemakse või muu sissetulekuna pealehelt. Küll aga on arvele võtmise tarbeks soovitatav teha uus konto – siis on tulevikus lihtsam selle saldot välisvaluutas arvutada.

Ettevõttel on PayPal USD konto, ostuarve tuleb GBP’s, mille kohta valuutakonto puudub. Makse sooritatakse PayPal kontolt. Kuidas arvestada tehingut?

Luua arve kas USD’s või GBP’s. Mõlema korral oskab ERPLY Books valuutakursse arvutada. Küll aga on tehingud arusaadavamad kui arve teha USD’s.

Arvet sisestades on tüütu alati lisainfot lahti teha valuuta muutmiseks. Kas seda automatiseerida ei saa?

Kasutaja seadete all on olemas linnukesekast kirjaga ‘Kas näidata lisainfot arvel?’. Kui seal määrata linnuke ja korra välja-sisse logida, siis edaspidi avatakse arvet luues alati ka lisainfo.

Pangaimport valuutakontolt?

Pangaimport käib täpselt samamoodi, nagu tavakontolt. Faili üleslaadimisel tuleb kontoks valida korrektne konto ning erisusena määrata, et ei arvutataks valuutavahetuskurssi, kuna valuutakontode maksete puhul tuleb tulu ja kulu arvutamiseks valuutavahetuskursist lähtuda panga poolt määratud kursist.

4.4. Kanded, mida programm teeb automaatselt

ERPLY Books teeb mitmeid kandeid automaatselt. Need on kanded arvete, põhivarade ja maksetega. Käesolevas punktis kirjeldatakse, kuidas ja kus valib ERPLY Books kontod kannete tegemiseks.

Arvel tehakse kolme sorti kandeid:

  1. eraldi kanne iga arve rea kohta;
  2. kanne käibemaksusumma ümardamise kohta (kui muudetakse käibemaksusummat);
  3. kanne üldsumma ümardamise kohta, kui vastav väli täidetakse (arve lisainfo all).

Ümardamiskanded

Ümardamiseks vajab ERPLY Books järgmisi kontosid:

  • Tulud ümardamisest
  • Kulud ümardamisest
  • Nõuded ostjatele

Müügiarve ümardamise kanne

Ümardus > 0Ümardus < 0
DEEBETNõuded ostjateleKulu ümardamisest
KREEDITTulu ümardamisestNõuded ostjatele

Ostuarve ümardamise kanne

Ümardus > 0Ümardus < 0
DEEBETKulu ümardamisestVõlad tarnijatele
KREEDITVõlad tarnijateleKulu ümardamisest

Arve ridadega seotud raamatupidamiskanded

Arve ridade puhul on kanded keerukamad. Kui ümardamisel valib ERPLY Books alati automaatselt ümardamise süsteemikontod, siis arve ridade kontode valikul saab kasutaja rohkem kaasa mängida.

Iga rea kohta saab näha lisainfot rea lõpus olevast lisainfo nupust. Teine võimalus kontode nägemiseks on need menüüst valida:

kontode-menuust-valida

Artiklirea kulukonto valitakse artikli kaardilt. Kui artikli tüübiks pole teenus, tehakse ka sellega seoses varade vähendamise/suurendamise kanne. Ainsad kontod, mida ei saa muuta arvega seotud kannetel, on nõuded ostjatele ja võlad tarnijatele kontod. Need valib ERPLY Books alati ise, sest arve tasumisel peab vähendama sama konto väärtust, mis arve loomisel nõude/võla kontoks määrati.

5. Müügiarved, ostuarved, arvete importimine, hinnapakkumised

5.1. Üldinfo

ERPLY Books võimaldab sisestada ostuarveid, müügiarveid, kuludokumente, hinnapakkumisi ja ettemaksuarveid.

  • Müügiarve – müügidokument klientidega arveldamiseks. Sissetulekud Müügiarve (Lisa uus) või avalehe otsing
  • Ostuarve – kirjeldab hankijatelt tulevaid oste. Väljaminekud Ostuarve (Lisa uus) Ostuarve või avalehe otsing
  • Kuludokument – lihtsustatud ostuarve, millega saab võtta arvele oste, mille eest tasuti kohe sularahas või kaardiga. Väljaminekud Ostuarve Aruandva isiku ostud või avalehe otsing
  • Hinnapakkumine – võimaldab koostada raamatupidamisest lahus olevaid dokumente. Sissetulekud Hinnapakkumine või avalehe otsing
  • Ettemaksuarve – võimaldab kliendile saata ettemaksuarve, mille tasumisel klient tellimuse/hinnapakkumise kinnitab ning selle põhjal saab koostada arve. Ettemaksuarve ei ole raamatupidamislik dokument. SissetulekudHinnapakkumine, muutke Lisainfo alt hinnapakkumise tüüp ettemaksuarveks.

Arvete sisestamise võimalusi on mitmeid:

  • tavapärane ühe kaupa sisestamine;
  • Erply arvete sünkroniseerimine;
  • Toggl ajakirjetega arveldamine;
  • arvete importimine copy-paste läbi Exceli (vt punktist 8)
  • arvete importimine läbi faili. (vt punktist 8)

5.2. Arve sisestusväljad

Iga arve sisaldab järgmist informatsiooni:

  • Klient – kliendi andmete jaoks vajab ERPLY Books üksnes nime. Kui sisestada klient, keda ei leidu klientide nimekirjas, siis ERPLY Books loob automaatselt uue samanimelise kliendi. NB: kui kliendile esitatud arve eest on laekunud makse, siis kliendi andmeid enam muuta ei saa. Arve number – müügiarvetele lisab ERPLY Books arve numbri automaatselt organisatsiooni seadetes oleva arve järjekorranumbri alusel.
  • Viitenumber – viitenumber on arvuline väärtus, mille pikkus on 2 kuni 20 numbrit. Viitenumbri viimane number on kontrollnumber, mis leitakse eelmiste numbrite põhjal.
  • Arve kuupäev – arve kuupäev on arve väljastamiskuupäev. Arvega seotud kanded toimuvad vaikimisi arve kuupäeval. Kande kuupäeva on võimalik muuta kande kuupäeva lahtris.
  • Valuuta – arve valuutaks määratakse vaikimisi organisatsiooni põhivaluuta.
  • Maksetähtaeg – müügiarvete puhul võetakse maksetähtajaks kliendi vaikimisi määratud maksetähtaeg.
  • Kande kuupäev – kande kuupäeva alusel tehakse kõik arvega seotud kanded.
  • Viiviseprotsent – viiviseprotsendi saab määrata iga kliendi puhul kontaktikaardil (Sissetulekud/Väljaminekud → Kontaktid, vajutades nupule ‘Kontakti kaart’) ja see jääb vaikimisi viivise protsendiks. Vajadusel on võimalik seda arvel korrigeerida ja arve mõne muu protsendiga salvestada. Hetkel ERPLY Books viivistasusid ise ei arvesta.
  • Arve keel – keeled, mida saab kasutaja ise lisada arve kohandamise moodulis.
  • Info – Info lahtrit arvel ei näidata.
  • Prinditud info – Prinditud info lahtrit näidatakse arvel vaikimisi enne arve ridu.

Arve iga rida sisaldab järgmist informatsiooni:

  • Artikli nimi – artikli nime saab valida artiklite nimekirjast. Kui sisestatakse nimi, mida baasis pole, luuakse automaatselt uus artikkel.
  • Artikli ühik – ühik paigutatakse alati artikli nime järele arvele.
  • Kogus – kogus on alati vaikimisi 1.
  • Hind – müügiarve puhul võetakse vaikimisi hinnaks artikli baashind*(1 + juurdehindlus).
    Ostuarve puhul võetakse vaikimisi hinnaks artikli baashind.
  • Allahindlus – allahindluse protsendiks võetakse vaikimisi arve üldine allahindlus, mis võib tulla kliendi pealt. Muul juhul on see null.
  • Käibemaks – käibemaks võetakse vaikimisi artikli kaardilt.
  • Kokku – kokku = Kogus * Hind * (1 – allahindlus) * (1 + Käibemaks).
  • Kulukonto – kulukonto võetakse vaikimisi artikli kaardilt. Kui sisestatakse uus artikkel otse arve peal, siis on vaikimisi kulukontoks teenuste kulu süsteemikonto.
  • Tulukonto – müügiarvete jaoks vajalik konto väli. Vaikimisi peidetud, nähtavale saab tuua, valides arve tabeli päisest veergude alt linnukesega vastava rea.
  • Käibemaksukonto – arve reaga seotud käibemaksukonto. Vaikimisi peidetud, nähtavale saa tuua, valides arve tabeli päisest veergude alt linnukesega vastava rea.
  • Projekt – võimaldab määrata igale arve reale eraldi projekti. Vaikimisi peidetud, nähtavale saa tuua, valides arve tabeli päisest veergude alt linnukesega vastava rea.
  • Sisestusaeg – sisestusaeg määratakse automaatselt uue rea sisestamisel.

5.3. Arve sisestamine

Arve sisestamine on äärmiselt lihtne. Tüüpiline arve sisestamise välimus on kirjeldatud järgmisel pildil.

muugiarve

Kui kliendid ja hankijad on eelnevalt sisestatud, siis soovitav sisestamise protseduur on järgmine:

  1. Arvet luues on koheselt aktiivne kliendiväli. Kui klient on valitud, siis müügiarve puhul suunatakse kohe esimesele artiklireale. Ostuarve puhul vajutage TAB’ile, sisestage arve number ning vajutage ENTER. Viimane käsklus viib arve ridade juurde.
  2. Ridade juures võib meeles pidada kõiki ERPLY Books’i tabelite redigeerimisvõimalusi. Artiklite valimisel on mõistlik otsida artikkel olemasolevast valikust ning see ENTER klahviga valida. Selle peale muutub tabeliväli aktiivseks ning tabelis saab nooltega liikuda. Alla noolega saab luua uue rea.
  3. Kui vajalikud artiklid on lisatud ja nende hinnad kontrollitud, siis vajutage ctrl+s salvestamiseks.
  4. Pärast salvestamist avaneb aken, kust saab määrata arvele makse ning vajutada nuppudele, mis võimaldavad sisestada uut, kopeerida või printida arvet.

5.4. Aruandvate isikutega seotud tehingute sisestamine

Aruandva isiku kulu sisestamine

Aruandva isiku ostud saab arvele võtta sarnaselt, nagu tavalised ostuarved: Väljaminekud → Ostuarve → Aruandva isiku ostud. Tasulises paketis on võimalik üles laadida ka fail kuludokumendiga.

NB! raamatupidajad: aruandva isiku konto on märgitud aktiva poolele märkimaks nõudeid aruandvale isikule. Kui on soov näha seda passiva poolel, tuleb kas muuta kontot (tüüp, nimetus, number, bilansi tüüp, rahavoogude tüüp) või luua uus konto ja teha vastav muudatus süsteemikontodes.

5.5. Arve edastamine

Arve saatmiseks tuleb arve salvestada nupuga “Prindi & saada”. Seejärel avaneb järgmine aken koos kõigi edastamisvõimalustega nagu näidatud ka järgmisel pildil:

arve-edastamine

Arve edastamiseks soovitud osapooltele on mitu võimalust:

  • saata e-mail otse ERPLY Books’ist;
  • saata e-mail, kasutades oma e-mailisüsteemi;
  • kopeerida link;
  • salvestada arve PDF-formaadis.  

Saates e maili otse ERPLY Books’ist, paigutab ERPLY Books sisuosaks vaikimisi organisatsiooni seadetes märgitud teksti.

5.6. Arvete haldamine

Arveid saab hallata laekumiste ja maksmiste raportis ning laekumata-maksmata arvete moodulites.

Arvete haldamisel on mitmeid küsimusi, mis peavad vastatud saama:

  • Millised arved on laekumata? Laekumata arveid saab näha Sissetulekud → Laekumata arved → Laekumata arved.
  • Millised arved on maksmata? Maksmata arveid saab näha Väljaminekud → Maksmata ostuarved → Maksmata ostuarved.
  • Kus saab näha eelmise kuu müüki? Eelmise kuu müüki saab näha Sissetulekud → Laekumata arved → Müügiarved, vajutades nupule ‘Eelmise kuu arved’.
  • Kus ja kuidas kustutada vanu arveid? Arveid saab kustutada laekumiste ja maksmiste raportist või minnes konkreetse arve peale. Kui arvega on seotud makseid, peab ka need kustutama.
  • Kuidas kopeerida arvet? Arvet saab kopeerida laekumiste ja maksmiste raportitest.

5.7. Erply arvete sünkroniseerimine

Kui ERPLY Books on integreeritud Erplyga (vt lähemalt punktist 2.4), siis müügiarvete loomise nupud asendatakse arvete impordi nupuga. Arvete impordis sünkroniseerib ERPLY Books kõik müügi- ja ostuarved koos laekumistega, mis kindla perioodi vältel tehtud.

ERPLY Books sünkroniseerib järgmised andmed:

  • kustutatud arved – alates viimasest sünkroniseerimisest kuni käesoleva hetkeni kustutatakse kõik arved ja arve maksed, mis on ERPLY Books’is olemas;
  • kustutatud maksed – kui leidub makseid, mis on kustutatud ilma arvet kustutamata, siis kustutatakse ka need maksed;
  • muudetud müügi- ja ostuarved – sünkroniseeritakse need arved, mida on viimasest sünkroniseerimise hetkest muudetud;
  • uued müügi- ja ostuarved – sünkroniseeritakse need arved, mis on loodud pärast viimast sünkroniseerimise hetke;
  • uued ja muudetud laekumised.

Sünkroniseerimisel toimib ERPLY Books järgnevalt:

  • Iga Erply arve kohta tehakse üks uus arve ERPLY Books’i, millel on üks koondrida.
  • Koondreale valitakse ERPLY Books’ist artikkel, mis on Erply seadistamisel määratud vaikimisi artikliks. Sellest tulenevalt on väga tähtis, et artikli tüüp ja kontod oleksid korralikult valitud.
  • Sünkroniseerides makseid eristab ERPLY Books viite kontot: kassa, pangakonto, kaardimaksed, kinkekaardid ja tšekid. Kui on öeldud, et laekumine oli sularahas, kasutab ERPLY Books kassa süsteemikontot. Sama ka pangakonto, kaardimaksete, tšekkide ja kinkekaartidega.

5.7.1 Ostuarvete sünkroniseerimine

Mõistlik on sisestada kõik laoga seotud ostuarved lattu ja sünkroniseerida need ERPLY Books’i. Kõik laoga mitteseotud arved nagu rendiarved jms tuleks otse ERPLY Books’i sisestada.

Kuidas sisestada transpordikulusid?

Siin on kaks võimalust:

– transport oli ostuarve sisse kirjutatud

– transport tuli eraldi arvega

Esimesel juhul tuleb:

– ostuarvet sisestades lisada lisanduvad kulud (siis ERPLY teab, et laoväärtus suureneb)

– ostuarvet sisestades lisada arvele üks rida mittelaotootega transpordi jaoks (siis on arve kogusumma sama, mis reaalselt paberi peal ja jõuab õige võlana ka ERPLY Books’i)

Teisel juhul tuleb:

– ostuarvet sisestades lisada lisanduvad kulud (siis ERPLY teab, et laoväärtus suureneb)

– ERPLY Books’i sisestada transpordiarve, nii et kulukontoks läheb lao konto (siis suureneb ERPLY Books’is lao väärtus õiges summas)

Miks teisel juhul ERPLY Books ei süngi lao väärtust täies summas ERPLY’st üle? Tehing oleks sellisel juhul:

D: ladu

K: võlad tarnijatele

K: tulud vahelaotegevusest vms ← seda me raamatupidamises näha ei taha, seega ERPLY Books süngib olukorras, kus arve laoväärtus on suurem kui arve summa, maksimaalselt arve summa ulatuses laoväärtuse.

Kas on võimalik laos määrata artiklile kulukonto?

Seda on võimalik teha artikli kaardilt. Sissetulekud/Väljaminekud → Ostu-müügiartiklid.

5.8. Toggl ajakirjete arveldamine

ERPLY Books võimaldab arveldada Toggl ajahaldustarkvara ajakirjeid. Selle jaoks on arvete menüüs olemas Ajaarvestuse moodul, mis küsib Toggl’st ajakirjed (Toggl’i seadistamise kohta loe lähemalt punktist 2.5). Valides välja vajalikud ajakirjed, saab valida kolme valiku vahel:

  • otsi olemasolev arve ja lisa ajakirjed sinna arvele;
  • loo uus arve, kuhu lisa kõik valitud ajakirjed;
  • loo uus arve, kuhu märgitakse üks arve rida, mille kogus arvutatakse välja kõikide valitud ajakirjete summa.  

6. Laekumised-maksmised (reskontro)

6.1. Üldinfo reskontro kohta

ERPLY Books laekumiste-maksmiste moodul võimaldab kõike järgnevat:

  • mitme makse sisestamine ühele arvele;
  • ettemaksude arvestamine olukordades, kus maksti rohkem kui küsiti;
  • valuutakursimuutustest tulenevaid kasusid ja kahjusid.

ERPLY Books võimaldab makseid sisestada kolmel viisil: laadides üles pangaväljavõtte, valides arve nimekirjast ja aknas kirjeldada makseid või otsida ühe kaupa arveid ja sisestada sellega seotud makse.

Arvete maksmisel on võimalik sisestada ühe arve kohta nii palju makseid kui soovitakse.

Olemasolevaid makseid muuta ei saa. Ainuke võimalus on kustutada ja sisestada uus makse.

6.2. Arvete laekumised ja maksmised

Arvete maksmisi ja laekumisi saab kirjeldada laekumata ja maksmata arvete moodulites, mis on kättesaadavad raha ja arvete alammenüüst. Laekumata arvete moodul näeb välja järgmine:

arvete-laekumised-ja-maksmised

Moodulisse küsib ERPLY Books vaikimisi kõik arved, mis on maksmata. Arve on maksmata, kui arve laekumata/maksmata summa <0.01€. See tingimus on tähtis olukordades, kus makstakse teises valuutas ning summa peab ümardama mingi komakohani. Punasena näidatakse maksetähtaegasid, mis on ületatud, rohelisena neid, mis on veel ees ja tähtaeg jäetakse värvimata juhul, kui arve on makstud.

“Lisa makse” nupp võimaldab arvele lisada makse. Makse aken on kirjeldatud järgmisel pildil.

lisa-makse

Makset saab lisada ka otse arve pealt. Arve aknas on vaikimisi täidetud kõik lahtrid. Kuupäevaks valitakse käesolev kuupäev ning kontoks pangakonto süsteemikonto.

“Kasuta tasaarveldust” nupuga kontrollib ERPLY Books, kas kliendil/hankijal on ettemaks ning olemasolu korral kasutab selle ära arve maksmiseks. Tasaarveldust kasutades korrigeeritakse omavahel nõudeid hankijatele ja klientide ettemakseid (või võlgu tarnijatele ja ettemakseid tarnijatele ostuarve puhul), nihutatakse arve makstud summa saldot, luuakse uus automaatmakse ning vähendatakse kliendi/hankija ettemaksusaldot.

Ainus erinevus maksmata ja laekumata arvete moodulitel on tabeli menüüs oleva ebatõenäoliselt laekuvate arvete olemasolu või puudumine. Laekumata arve saab märkida ebatõenäoliselt laekunuks. See tähendab seda, et arve kohta tehakse uus makse, kus makse kontoks on ebatõenäoliselt laekuvate arvete kulukonto. Kui märkida arve ebatõenäoliselt laekuvaks, siis ERPLY Books valib deebetkontoks ebatõenõenäoliselt laekuvate arvete kulukonto ning krediteerib nõuded ostjate asemel ebatõenäoliselt laekuvate arvete kontraaktiva kontot.

6.3. Maksete arvestus raamatupidamises ja kliendisaldodes

Maksete arvestuses on kõik korras seni, kuni laekunud summa on võrdne nõutud summaga ning maksed on toimunud samades valuutades. Vastame järgmistele küsimustele, mis tekivad erijuhtudel:

  • Milline on raamatupidamiskanne, kui klient maksab rohkem, kui küsitakse?
  • Kas on võimalik sisestada makseid muus valuutas kui põhivaluuta?
  • Kui klient maksab rohkem kui peab, siis kuidas kliendisaldo muutub?

Nagu eelnevalt öeldud, saab ERPLY Books’s arvele lisada nii palju makseid, kui soovitud. Seega on võimalikud kõiksugused juhused, kus makstakse arve eest vähem kui nõutud, õiges summas, kui ka rohkem, kui nõutakse. Kõige keerulisem neist on olukord, kus makstakse rohkem, kui küsitud.

Kui klient maksab rohkem, kui küsitud, siis määratakse üle läinud summa kliendile ettemaksuks ning tehakse kanne, kus suurendatakse klientide ettemaksu ning ostuarve puhul nõudeid tarnijatele.

ERPLY Books võimaldab sooritada makseid (ja sisestada arveid) erinevates valuutades. Lisaks on võimalik olukord, kus makse valuuta ei klapi arve omaga, mis omakorda ei klapi organisatsiooni põhivaluutaga. Sellistes olukordades arvutab ERPLY Books lisaks kasumi või kahjumi valuutavahetuskurssidest.

6.4. Pangaimport ja maksefaili koostamine

Pangaimpordiks on mitu võimalust:

1) ERPLY Books võimaldab üles laadida oma panga väljavõtte kõikidest Eesti pankadest. Lisaks ka suurematest rahvusvahelistest pankadest ja PayPal’ist. Esmalt laadige väljavõte pangast alla oma arvutisse. Seejärel saate faili ERPLY Books’i üles laadida. Pärast üleslaadimist kontrollib ERPLY Books kõik maksed üle ja seob need arvetega või, arve viite mitteleidmisel, kontodega.

2) Juhul, kui kasutate tarkvara või panka, mida ERPLY Books ei toeta, siis tuleb panga valikust valida “Muu”. Seda tüüpi saab kasutada, kui on soov importida laekumised-maksmised muust süsteemist, mida pole veel toetatud. Näiteks tehakse müügitööd programmis X ja sealt saab Excelisse laekumised alla laadida. “Muu” eeldab, et koostatud CSV faili eraldusmärgiks on koma (nagu ka CSV ise ütleb: comma separated values).

Veergude järjekord on järgmine:

  • kuupäev;
  • maksja (peamine objekt arvetega linkimiseks);
  • summa (negatiivne viitab väljaminekule);
  • kirjeldus – kui siia panna arve number, siis ERPLY Books otsib vastava numbriga arvet;
  • kategooria – võimalik sisestada kulu-/tulukategooria (peaks sellisel juhul klappima konto nimega), kuid võib olla ka tühi;
  • arhiveerimistunnus – võib olla tühi.

Kus on hea sellist väljavõtet koostada? Google Spreadsheets prindib vaikimisi CSV väljavõtte komaga. Tahaksid näidet näha? Vaata siit.

3) Sissetulekuid ja väljaminekuid on võimalik sisestada ka käsitsi, valides panga valiku menüüst vastavalt “Lisa käsitsi”.

6.4.1. Pangafaili import

Pangaimpordi nupp asub avalehel ning on kättesaadav kõigile ilma piiranguteta. Pärast faili valimist kontrollib ERPLY Books andmed ning saadab need seejärel töödeldud kujul tagasi. Lisatakse üksnes need maksed, mida juba pole süsteemis – kontroll tehakse arhiveerimistunnuse alusel. Töötlemisel käiakse iga pangalaekumise ja -makse korral läbi järgmised etapid:

  • Kas maksel on viitenumber ja kas sellele viitenumbrile vastab mingi arve?
  • Kas maksel on kirjas maksja nimi ja kas sellele nimele vastab mingi kontakt (klient / hankija), kellele omakorda vastab mingi laekumata-maksmata arve?
  • Kui kõigele eelnevale vastatakse eitavalt, määratakse makse muu raha liikumise alla (intressikulud, pangakulud, palga väljamaksed jne – kõik maksed, mis pole arvetega seotud). Siinkohal eeldab ERPLY Books, et kui nimeväli on tühi, siis on tegu pangakulu või intressituluga ning makse kohta on kogu info sellega olemas. Muul juhul soovib, et kasutaja kontrolliks maksega seotud informatsiooni üle.
  • ERPLY Books õpib pangaimpordi käigus ja oskab edaspidi korduvaid makseid automaatselt arvetega siduda. Juhul, kui maksate igal kuul töötajale palka ning valite vastava konto, jätab ERPLY Books selle meelde. Nii tunneb ERPLY Books iga pangaimpordiga ära üha rohkem ja rohkem laekumisi ja maksmisi.

Tagastatud andmehulk näeb välja selline:

panga-import

  • Roheline ja punane ikoon on selleks, et fikseerida, kas rida on korrektne (makstud summa on suurem kui null, tüüp on valitud jne) või mille puhul pole ERPLY Books kindel, kas makse kohta on kogu informatsioon olemas.

6.4.2. Pangaimport ERPLY kasutajatele

Esiteks peab lähtuma tõsiasjast, et müük on ja jääb ERPLYsse. Seega kui ERPLY Books sünkroniseerib ERPLY dokumendid, siis sünkroniseeritakse ka müügiarvete laekumised. Laekumiste haldamine toimub kahepoolselt – kui sisestada ERPLY’sse laekumine, jõuab see ERPLY Books’i ja vastupidi – kui sisestada ERPLY Books’i arve laekumine, jõuab see ERPLY’sse (kui sisestatud laekumine on ühendatud müügiarvega, mis on ka ERPLY’s olemas). Seega võib pangalaekumisi sisestada nii ERPLY’s kui ERPLY Books’s.

Soovitus: sisestage kõik pangalaekumised ERPLY Books’s

  1. ERPLY’s hallake kõiki kassa- ja pangakaardilaekumisi.
  1. Sünrkoniseerige ERPLY Books ERPLY’ga
  1. Laadige ERPLY Books’i pangaväljavõte. Ühendage maksed arvetega ning salvestage – kõikidele arvetele, mis on ERPLY’st sünkroniseeritud, tehakse makse ka ERPLY’sse.

6.4.3. Pangaimpordi KKK

Kuidas hallata mitut pangakontot?

Mitme pangakonto haldamiseks tuleb valida ülalt teine konto. Vaikimisi määratakse kontoks arveldusarve süsteemikonto.

Kust näha tehtud makseid?

Tehtud makseid saab vaadata erinevatest rahaga seotud raportitest.

Aruanded -> raha liikumine ajas (kõik sissetulnud ja väljaläinud summad)

Sissetulekud, Aruanded -> Laekumiste raport (kõik laekunud summad)

Väljaminekud, Aruanded -> Maksmiste raport (kõik väljaläinud summad)

Miks mõningad müügi- ja ostuarvete maksed pole vaikimisi kinnitatud?

Kui maksete sidumisel arvetega tekib olukord, kus ühele maksele võiks sobida mitu arvet, siis ERPLY Books seob neist esimesega ning annab kasutajale mõista, et makse pole valideeritud – st tuleb üle kontrollida.

ERPLY Books ei leidnud arve viidet pangaimporti tehes. Kuidas õige arvega siduda?

Valige rida (klikkige selle peal) ning vajutage “Leia vaste arvete seast”. Teine võimalus on rea tüüp muuta väljamineku korral ostuarveks ja sissetuleku korral müügiarveks. Seejärel juhatab ERPLY Books teid arvete otsingusse, kust saate otsida õige arve, selle valida ning seejärel vajutada arve otsingus nupule “Vali”.

Kas väljavõtet saab ka osaliselt läbi töödelda?

Punaste väljade puhul pole ERPLY Books kindel, mis tegema peab. Kui vajutada salvesta, siis ERPLY Books saab salvestada üksnes rohelised read. Kuna Eesti pankade pangaväljavõtetes on kirjas iga makse unikaalne arhiveerimistunnus, saab ERPLY Books eristada juba tehtud makseid. Seetõttu kui järgmine kord sama pangaväljavõte üles laadida, siis näitab ERPLY Books üksnes neid ridu, mida juba pole salvestatud.

Kuidas teha pangaimporti, kui mul on mitu panka?

Mitme panga jaoks tuleb teha mitu raamatupidamiskontot – igaühele eraldi. Kui firmas on kasutusel kaardimaksed, on kasulik lugeda vastavasisulist punkti kasutusjuhendis.

Kui iga pangakonto jaoks on kontod olemas, saab impordi läbi viia igale kontole eraldi. Kõigepealt tuleb laadida üles pangafail ja seejärel muuta ära konto, millisele raamatupidamiskontole maksed lähevad.

Muu kulu jaoks pole arvet loodud (näiteks rendiarve). Kuidas selliseid väljaminekuid pangaimpordis arvestada?

Pangaimpordis on muude kulude arvestamiseks olemas eraldi kuludokumendi sisestamise nupp: vajutage hiire parema klahviga (trackpad’i parema klahviga) ning valige sealt sobiv valik. Teine võimalus on luua eraldi arve ja see olemasolevate arvete seast otsida. Kolmas võimalus on sisestada kulu otse kulukonto alt (ei sobi käibemaksu arvestamiseks). Arvatavasti lihtsaim viis säilitamaks käibemaksu arvestust on kasutada esimest võimalust.

Laekus/maksti mitu arvet korraga. Kuidas toimida?

Pangaimpordis valige makse ning otsige arved, mis tasuti. Valida saab mitu arvet korraga. Summad jaotab ERPLY Books vaikimisi järjest kõikidele arvetele peale. Pärast valimist küsib ERPLY Books kinnitust, kas nii ka maksti.

6.4.4. Ostuarvete üleslaadimine ja makse sooritamine pangas

Pangaeksport on lahendus, kus saab valida arved, määrata makstavad summad ning lasta ERPLY Books’il koostada maksefail, mille saab panka laadida. Toetame kõiki Eesti panku. Mida tegema peab, et see endal tööle panna?

Alustuseks vajab ERPLY Books Teie enda organisatsiooni pangaandmeid. Selleks minge sätted -> firma andmed -> üldandmed -> pank ja tehke vajalikud muudatused. Selleks, et ERPLY Books oskaks makseteks sobivat faili koostada, vajab ta ka mitmeid kontaktide andmeid, eelkõige hankija (või miks mitte ka töötaja) pangaandmeid. Pangaandmed saab sisestada kontaktide listi. Vaikimisi pole panga andmed nähtaval, see tuleb valida kontaktide tabeli menüüst.

Kui kõik algandmed on olemas, siis võib importida andmed panka. Pangaekspordi leiate maksmata ostuarvete alt.

Toimige järgnevalt:

avage maksmata arvete moodul;

otsige kõik vajalikud ostuarved sealt samast;

vajutage “Koosta maksefail” -> ERPLY Books avab otsitud arved uues aknas ning määrab kõigile maksesummaks arve summa;

valige need arved, mida soovite tasuda ning vajadusel korrigeerige makstud summasid;

vajutage “Koosta maksefail”;

laadige tagastatud fail panka.

NB: ERPLY Books ei tee maksefaili põhjal makseid valitud arvetele. Selleks on mitu põhjust: ERPLY Books ei tea, kas maksed õnnestusid, kas maksed reaalselt tehti ning tähtsaim põhjus on selles, et soovitame kasutada oma pangaimporti, et pangast maksed automaatselt ERPLY Books’i laadida. Kui kasutada pangaimporti ja ERPLY Books teeks maksed automaatselt, siis tekiks maksetele topeltsisestus.

6.4.5. Pangaimpordi reeglid

Pangareeglid on mõeldud eelkõige muude tehingute automatiseerimiseks (palgaväljamaksed, kaardimaksete kulud jne).

Pangareeglite lisamiseks minge pealehele ja otsige “määra pangareeglid”. Sealt avaneb võimalus lisada uusi ridu ja lisada igale reale järgmiseid tingimusi:

Reeglite tüübid:

  • sisaldab – kirjedlus sisaldab soovitud sõne
  • võrdub – kirjeldus võrdub soovitud sõnega
  • lõpeb – kirjeldus lõpeb soovitud sõnega
  • algab – kirjeldus algab soovitud sõnega
  • järgmine &/ eelmine sisaldab – tehing ja sellele eelnev(ad)/järgnev(ad) tehing(ud) sisaldavad soovitud sõne
  • kontakt – pangaimpordi käigus püüab programm siduda soovitud tehingu valitud kontaktiga ja selle kontaktiga seotud arvetega
  • kirjeldus – otsib vastavat teksti pangatehingu kirjelduse alt
  • konto
  • projekt
  • käibemaks – võimaldab ühendada kindlad tehingud koheselt käibemaksuga, ilma selle jaoks eraldi arvet koostamata
  • kontakt – isik, kellega tehing ühendada

Kui olete lisanud pangareeglid, siis programm ei püüa enam automaatselt õppida eelnevatest muudest tehingutest. Teisisõnu on pangareeglid kõrgema tähtsusega reeglid kui iseõppiv algoritm (iseõppiv algoritm ei ühenda automaatselt projektidega jne).

Näide 1

Pangaväljavõttel on selline tehing summas 1.2 EUR kirjeldusega Pangateenustasu

Reegel:

reegli tüüp: VÕRDUB

kirjeldus: Pangateenustasu

konto: Pangakulu

projekt: jätta tühjaks

käibemaks: jätta tühjaks

kontakt: tühjaks jätta

Näide 2

Pangaväljavõttel on selline tehing summas 872 EUR kirjeldusega 2014 Novembri palk, makstud isikule Maali XX

Tegu on palgaväljamaksega Maalile. Tuleks teha 12 pangareeglit iga erineva kuu kohta:

reegli tüüp: LÕPEB

kirjeldus: Novembri palk (lisaks samasugune tehing oktoobri, septembri jne kohta)

konto: Palgavõlg

projekt: soovitud projekt, kui soovite töötaja kulusid erinevates osakondades määrata, muul juhul tühjaks jätta

käibemaks: jätta tühjaks

kontakt: Maali kui määrate projekti, muul juhul tühjaks jätta.

Juhul, kui teil on ettevõttes üks osakond, siis tuleb lisada 12 pangareeglit (iga kuu kohta üks). Kui teil on 10 töötajat ja kaks osakonda, siis tuleks lisada iga töötaja kohta reegel iga kuu kohta – 120 erinevat reeglit. Kui määrate kontakti, siis ta otsib pangaväljavõttelt selle nimega kontakti ja kui leiab, siis määrab vastava projekti.

Näide 3

Pangaväljavõttel on tehing summas 12 EUR, 03/01/2015 11:19 kaart…123456 Schiphol Restaurant/AMSTERDAM/NLD #344355

Siin on näha, et Schipholi lennujaamas tehti mingi kulu. Ettevõtjana ma tean, et see on firma kaart, mis kuulub töötajale Maali (kaardi tunneb ära kaardi viimase kuue numbri kaudu: 123456). Maali käis Amsterdamis ja tegi erinevaid kulusid, mis on meil juba eelnevalt määratud aruandva isiku dokumendi all. Seega meil oleks huvi ühendada antud tehing aruandva isiku arvega. Seega tuleks teha järgmine pangareegel:

reegli tüüp: KONTAKT

kirjeldus: 123456

konto: jätta tühjaks

projekt: jätta tühjaks

käibemaks: jätta tühjaks

kontakt: Maali

6.5. Teistes valuutades tehingute arvestamine

Juhul kui teil on olemas valuutakonto, siis tehke selle jaoks eraldi raamatupidamiskonto, millest saab lähemalt lugeda peatükis 4.3.1.

Kui teil ei ole valuutakontot, siis tuleks silmas pidada järgmist:

  • makse toimub teie organisatsiooni valuutas
  • maksega ei arvestata automaatselt valuutavahetuskulusid ega -tulusid
  • pangafaili üles laadides arvestab ERPLY Books automaatselt valuutakursi ja arvutab summa organisatsiooni valuutasse, kui pangaväljavõttel on olemas valuuta (viimase puudumisel võetakse organisatsiooni valuuta)
  • tehingust tekkiv ülejääk/puudujääk tuleb kinni kanda käsitsi
    • linkida arve laekumise/maksega (kui see pole automaatselt juba tehtud)
    • vajutada lisa tegevus
    • kui tekkis ülejääk, siis lisada negatiivne summa, vastasel juhul positiivne summa ulatuses, mis muudaks arve tasumise korrektseks; kontoks valida valuutavahetuskulu

7. Põhivarad

7.1. Põhivarade arvele võtmine/ostmine

Uute põhivarade ostmine

Soorita ost põhivarade ostu moodulist (väljaminekud -> ostuarve -> osta põhivarasid). Kui põhivara kaarti eelnevalt olemas ei ole, siis sisesta nime lahtrisse soetatud põhivara.

Võta põhivarad arvele

Oletame, et soovime põhivarad arvele võtta 31/12 seisuga.

1) Mine põhivarade arvele võtmise moodulisse väljaminekute menüüst. Arvele võib võtta mitme või ühe arvega. Olenevalt sellest, palju põhivarakirjeid ettevõttel on. Tavapraktika järgi määratakse hankija nimeks ettevõtte nimi, kelle nimele põhivara arvele võetakse.

Lisa kõik põhivarakirjed eraldi ridades. Põhivara hind peaks olema soetusmaksumus, mitte jääkväätus. Kui read on lisatud, muuda käibemaksud ära (maksuvabaks), sest põhivara eest on juba käibemaks arvestatud. Ära unusta arve kuupäeva muuta (31/12).

Pärast salvestamist on soovitav ostuarvele makse lisada 31/12 kuupäeva järgi. Siis ei jää loodud ostuarve segama maksmata ostuarvete nimekirja. Maksekonto saldo korrigeeritakse pärast kontode algsaldode korrigeerimist.

Selles punktis on arvele võetud põhivarad soetusmaksumuses. Järgmiseks tuleb arvestada põhivaradele kumulatiivne amortisatsioon.

2) Mine amortisatsiooni arvutamisse raamatupidamise või väljaminekute menüü alt. Lisa kõigile põhivararidadele kumulatiivne amortisatsioonisumma.

Näide. Oleme ostnud arvuti hinnaga 1200€. Tema tänane jääkväärtus on 500€ ehk kumulatiivne amortisatsioonisumma on 1200-50=700€. Arvutit arvele võttes märgiti arve peale soetusmaksumus 1200€, mistõttu bilansis on ka antud arvuti hinnaga 1200€. Seetõttu peabki amortisatsiooniväärtuse eraldi arvestama.

Amortisatsioonisummat saab muuta otse amortisatsiooni lõppsummast. Ja enne salvestamist on soovitatav üle kontrollida, et kuupäev sai muudetud 31/12 järgi.

7.2. Põhivarade KKK

Mida teha, kui põhivara ei saa arvega arvele võtta?

Kui põhivara jaoks pole arvet olemas, võib selle arvele võtta ostuarvega, kus hankijaks on märgitud Teie firma nimi. Seejärel saab iseendale tehtud arve maksta sobiva kontoga – kui ettevõtte kontode algsaldod on fikseeritud, peab põhivara arvele võtmine mõjutama kas põhivarakontot (topeltsisestamine), omakapitali või tulusi.

Kuidas määrata kapitalirenti?

Kapitalirent käib mitmes etapis. Kuna põhivara tuleb 100% kohe arvele võtta, siis tuleks teha arve firma enda nimele, kus on põhivara arvele võtmine (väljaminekud -> ostuarve -> osta põhivarasid). Kui arve on salvestatud, siis tasuda see liisinguvõla konto peale. Kui see konto puudub, võib selle eelnevalt luua RMP -> Kontod.

Nüüd on meil olemas kanded:

D: põhivara

K: võlad tarnijatele

D: võlad tarnijatele

K: liisingukohustus

(käibemaks võib ka sees olla sõltuvalt tehingupartnerist)

Kui hakkavad liisinguarved laekuma, siis need arved tuleb sisse võtta tavapärase kuluarvena ning kulukontoks määrata liisingukohustus.

Kust määrata amortisatsiooninormi?

Vaikimisi määratakse põhivarale elueaks 60 kuud (5 aastat). Protsenti otseselt määrata ei saa, see määratakse eluea kaudu.

Kui tihti peaks amortisatsiooni arvestama?

Kasutades meie amortisatsiooni arvutamise metoodikat, on mõistlik seda teha korra korra kuus või korra aastas, et arvutusprotsess lihtsam oleks.

Mis meetodil amortisatsiooni arvestatakse ja miline on arvutusvalem?

Amortisatsiooni arvutatakse lineaarsel meetodil. Näiteks eeldatakse, et arvuti on pärast nelja kasutusaastat kasutuskõlbmatu. Seega kulub aastas 25% arvutist ning 1000 eurose arvuti puhul teeb see 250€ amortisatsioonikulu aastas. Seda aga vaid juhul, kui eeldame, et nelja aasta pärast võime arvuti prügikasti visata ehk kui selle jääkväärtus on null. Kui jääkväärtus on näiteks 200 (nelja aasta pärast saab 200 euroga arvuti maha müüa), siis on aastane amortisatsioonikulu (1000-200)/4=200€. Selline on ka arvutusvalem: (soetusmaksumus – jääkväärtus) / kasutusiga aastates. Kuna soovime aastas kulusse kanda 200€, siis kuises arvestuses tähendab see 200/12 = 16.67€.

Mismoodi kandesse kontod valitakse?

Kanne koostatakse amortisatsiooni ja amortisatsioonikulu süsteemikontode alusel. Nende muutmiseks tuleb minna sätted -> algandmed -> süsteemikontod.

pohivarade-import

Kust näen tehtud kandeid?

Tehtud kanded jooksevad nelja raportisse: RMP > Põhivarad, Aruande > Kanded, Pearaamat ja Artiklite raport. Viimases tuleb tüübiks valida amortiseeritud artiklid. Kannete nimekirjas on otsingut lihtsam läbi viia kui tüübiks “amortisatsioonikanded” valida.

Kuidas saab tehtud raamatupidamiskandeid muuta ja kustutada?

Kandeid saab muuta ja kustutada valides kannete loetelust või pearaamatust vastava kande. NB: kannet muutes ei muudeta artiklirida, mistõttu artikli raport näitab kande summat muutes valesti.

Kust saab muuta põhivaraartikli eluiga?

Sissetulekud/väljaminekud -> ostu-müügi artiklid. Iga artikli juures on olemas ka eluiga, mille vaikimisi väärtus on 60 kuud ehk viis aastat.

Kust näha põhivarade seisu tänase seisuga?

RMP -> Põhivarad. Samas näitab seisu ära ka amortisatsioonimoodul.

Soovin arvutada amortisatsiooni kord aastas, kuidas peaksin toimima?

Kuna vaikimisi eeldame, et soovitakse kuude kaupa seda teha, siis paigutame lahtrisse 60 kuud või teie poolt määratud amortisatsiooninormi. Kui soovite aasta kaupa, siis tuleb antud lahtris olev number 12’ga jagada. 60 kuu puhul 5 aastat – lahtrisse sisestada 5.

Muutsin amortisatsioonimoodulis vara eluiga, kuid mooduli uuesti avamisel on vana eluiga. Mis läks valesti?

Amortisatsioonimooduli alt muudatusi tehes ei muudeta artikli kaarti. Selle jaoks tuleb minna Sissetulekud/väljaminekud -> ostu-müügi artiklid ja vara eluiga ära muuta.

Kuidas kirjendada põhivara müüki?

Põhivara müük tuleks läbi viia järgmiste sammudena:

  1. esmalt müüa põhivara müügiarvega;
  2. arvutada välja kasum/kahjum põhivara müügist;
  3. muuta arve kannet (vajaliku kirjelduse kande tegemiseks leiab siit).
  4. minna amortisatsioonimoodulisse ja teha amortisatsioonikanne 100% ulatuses antud põhivarale;
  5. minna sissetulekud/väljaminekud -> ostu-müügiartiklid ja panna põhivara artikli tüübiks teenus (seejärel teda ei näidata amortisatsiooni mooduli all).

8. Aruanded

8.1. Üldiselt aruannetestaruanded

Aruanded moodustavad ERPLY Books’i lõppväljundist põhiosa.

Aruannete mooduli leiad ERPLY Books’i pealehelt vajutades Aruanded ikoonile või Aruannete rippmenüüst valides soovitud raporti.

  • Raportid avanevad ERPLY Books’is tabeli kuju.
  • Müügi- ja osturaport sisaldab lisaks tabelile endas ka graafikut.
  • Aruannet on võimalik avada HTML-is, XLSX-is, PDF-ina või CSV-na (vaata lähemalt punktist 9.8), saata e-mailiga ja printida vastavalt soovile.
  • Topeltklikk tabeli real avab kande (välja arvatud maksed)

8.2. Peamised aruanded

Müügi ja ostu raportid ERPLY Books’is on oma ülesehituselt identsed. Raporti saad avada minnes Aruannete moodulisse või rippmenüüst Aruanded.

Raporti kandeid on võimalik filtreerida kliendi, kuupäeva (näiteks kuu lõikes), projekti, viitenumbri ja arve numbri järgi. Lisaks on võimalik kitsendada otsingut vastavalt sellele, kas arve on makstud või maksmata. Kõik need valikud leiad valitud raporti moodulist.

Artiklite raport annab võimaluse saada üldpilt mingi kindla artikli kohta raamatupidamiskannetes. Nagu kõik raportid, leiab ka selle Aruannete moodulist või rippmenüüst. Artikleid saab filtreerida nime, kuupäeva, projekti ja tüübi alusel.

Võimaldab näha ostu ja müügi numbreid artikli lõikes.

Artiklite raport võimaldab lisaks vaadelda amortiseeritud artikleid (põhivarakirjed, mida on amortisatsioonimoodulis amortiseeritud). Selle jaoks tuleb raportist valida tüübiks inventeeritud artiklid.

Laekumata arvete ja maksmata müügiarvete raportid leiab Pealehelt Arvete moodulist või rippmenüüst Arved vastavate kirjete alt. Nende raportite abil saab arveid hõlpsasti kontrolli all hoida. Lisaks on võimalik otse raportis kandeid avades nendega makseid või laekumisi siduda. Selleks tuleb selekteerida soovitud kanne ja vajutada tabeli päises nuppu Lisa makse.

8.3. Käibemaks ja käibemaksuga seotud aruanded

Käibemaksuarvestus käib ERPLY Books’s vaikimisi läbi ühe konto – käibemaksuvõla süsteemikonto.

Sisendkäibemaksu ja müügisummasid saab näha käibemaksuaruandest Aruanded > Käibemaksuaruanne.

ERPLY Books käibemaksuaruanne on jaotatud kaheks: üldinfo ja ridade koondinfo. Vaikimisi on üldinfo all olemas kõik vajalik. Probleemid tekivad pöördkäibemaksu, käibemaksu erijuhtude, tolli käibemaksu jms juhtudega.

Sätted -> KM liigid asub moodul, kus saab omale vajalikud tüübid ära kirjeldada. Käibemaksu sisestamisel tuleb tähele panna, et vaikimisi määratakse käibemaksutüübiks peamine käibemaks. Kui muuta protsenti, siis tüüp ei muutu.

Sealt samast on võimalik ka erinevate KM tüüpide kontosid muuta.

ERPLY Books käibemaksuaruanne võtab kokku nelja sorti tehingud:

  • müügiarved;
  • ostuarved;
  • muud tulud, millel on käibemaks nullist erinev;
  • muud kulud, millel on käibemaks nullist erinev.

Käibemaksuaruande koostab ERPLY Books kõikide vastavale ajavahemikule jäävate dokumentide kaudu. Kuupäevaks valitakse kande kuupäev.

Kirjeldus kõikidele väljadele:

  • Müük – müügisummad erinevate käibemaksuprotsentide lõikes;
  • Ostud – ostud erinevate käibemaksuprotsentide lõikes;
  • Kokku – müügi- ja ostusummade vahe;
  • KM summa – käibemaks, mida peab EMTAle tasuma.

Peale kokkuvõtvaid andmeid koostab ERPLY Books tabeli, kuhu märgitakse kõik dokumendid, mille alusel aruannet koostati.

kokkuvotvad-andmed

8.3.1. Käibedeklaratsioon

KMD lisa ja deklaratsiooni esitamine

ERPLY Books’is on üle 1000 eurose käibe deklareerimine tehtud võimalikult lihtsaks:

  • avage aruande moodul kirjutades otsingu reale 1000; sealt samast saab määrata ka kliendid ja hankijad, keda ei soovita aruandes kajastada

kaibedeklaratsioon

  • valige sobiv periood ning vajalikud väljad täidetakse automaatselt
  • soovi korral võite otsida ettevõtetele andmebaasist registrinumbreid, samas saate neid kontakti kaardilt ka ise sisestada
  • salvestage XML arvutisse ning laadige üles e-maksuametisse, lähiajal lisandub võimalus XML fail saata otse e-maksuametisse

KMD deklaratsiooni ja lisa esitamine ERPLY kasutajale

  1. Esimene asi, looge konto läbi ERPLY backoffice’i või siit.
  2. Minge sätted -> ERPLY sätted
    1. sisestage ERPLY kasutajanimi, parool ja kliendi kood
    2. salvestage
    3. vajutage “Sünk. teenused ja KM liigid” ning sünkroniseerige KM liigid
    4. kui veateadet ei saanud, siis sünkroniseeriti KM liigid ja ühtlasi tekkis teadmine, et kasutajanimi-parool said õiged
    5. kui saite veateate, siis parandage parooli/kasutajanime ja salvestage uuesti
  3. Tehke lehele refresh (ctrl+r ja võib anda nõusoleku lehelt lahkumiseks)
  4. Kas sisestate ostusid ERPLY’sse “korrektselt”? Ja kas tahate ostusid ka deklareerida ERPLY’st?
    1. Kui jah, siis ei pea midagi tegema
    2. Kui ei, siis otsige pealehelt “Määra parameetrid ERPLY sünk jaoks” ja pange sinna uus rida, kus reegel = ATTRIBUTE_ERPLY_SYNC_NO_PURCHASES ja teise lahtrisse Jah.
  5. Minge pealehel ERPLY sünk moodulisse ja sünkroniseerige kõik tegevused alates sellest hetkest, mil soovite andmeid deklareerida.
  6. Seejärel saatke meile kiri (accounting.software@erply.com), et soovite deklareerida käibemaksu läbi meie süsteemi. Paneme seejärel teie konto automaatselt iga päev sünkroniseerima ning teile on avatud deklaratsiooni esitamine läbi ERPLY Accounting’u.

Käibedeklaratsiooni esitamine on lihtne parajasti siis kui ei müüda välismaale, ei osteta välismaalt ja kui kõik siseriiklikud tehingud on 20% käibemaksumääraga. ERPLY Books oskab arvestada mitmeid aspekte seoses käibemaksuga. Aga selleks peab kindel olema, et ERPLY Books’s on kõik õigesti seadistatud. Kui luua uus organisatsioon, siis temal on asjad automaatselt seadistatud.

Peamine KM – käibemaks, mida näidatakse alati vaikimisi väärtusena (va siis kui põhivara ostetakse). Käibedeklaratsioonis kasutatakse nii real 1 kui ka real 5.

Ekspordi KM – mõeldud EU välise ekspordi jaoks.

Muu KM – käibemaksu liik, mida ERPLY Books ei paiguta mitte ühelegi lahtrile käibemaksuaruandes!

Põhivara KM – mõeldud põhivara soetamise jaoks. Läheb automaatselt ka sisendkäibemaksu lahtrisse.

Maksuvaba – paigutatakse reale 8.

Vähendatud KM – paigutatakse reale 2 ja 5.

EU KM (tooted) – paigutatakse ridadele 1, 5, 6 ja 6.1. Mõeldud nii EU müügi kui ostu jaoks.

EU KM (teenused) – paigutatakse ridadele 1, 5, 6. Mõeldud nii EU müügi kui ostu jaoks.

Vähendatud EU KM tooted – EU-st maksuvabalt ostetud kuid Eestis vähendatud KM-ga edasimüüdav kaup

Vähendatud EU KM teenused – 

Impordi KM – paigutatakse reale 5.1.

Auto KM

Toll – paigutatakse täies summas sisendkäibemaksu peale.

Järgmises tabelis on piltlikult välja toodud, kuidas KM liigid käibedeklaratsiooni peale jõuavad.

120% määraga maksustatavad toimingud ja tehingud, shPeamine KM (müük) + Põhivara KM (müük) + EU KM (tooted) (ostud) + EU KM (teenused) (ostud)
1.120% määraga maksustatav kauba või teenuse omatarve
29% määraga maksustatavad toimingud ja tehingud, shVähendatud KM (müük)
2.19% määraga maksustatavad kauba või teenuste omatarve
30% määraga maksustatavad toimingud ja tehingud shEkspordi KM (müük) + Maksuvaba (müük) + EU KM (tooted) (müük) + Impordi KM (müük)
3.11) kauba ühendusesisene käive ja teise liikmesriigi maksukohustuslasele/piiratud 0.00 maksukohustuslasele osutatud teenuste käive kokku, sh
3.1.1kauba ühendusesisene käive
3.22) kauba eksport sh
3.2.1käibemaksutagastusega müük reisijale
4Käibemaks kokku (20% lahtrist 1+9% lahtrist 2) (+)Peamine KM (müük) + Põhivara KM (müük) + Vähendatud KM (müük) + EU KM (tooted) (ostud) + EU KM (teenused) (ostud)
4.1Impordilt tasumisele kuuluv käibemaks (+)Ekspordi KM (ostud) + Impordi KM (ostud)
5Kokku sisendkäibemaksusumma, mis on seadusega lubatud maha arvata sh (-)Peamine KM (ostud) + Põhivara KM (ostud) + Vähendatud KM (ostud) + EU KM (tooted) (ostud) + EU KM (teenused) (ostud) + Toll (ostud)
5.11) impordilt tasutud või tasumisele kuuluv käibemaksEkspordi KM (ostud) + Impordi KM (ostud)
5.22) põhivara soetamiselt tasutud või tasumisele kuuluv käibemaksPõhivara KM (ostud)
6Kauba ühendusesisene soetamine ja teise liikmesriigi maksukohustuslaselt saadud teenused kokku, shEU KM (tooted) (ostud) + EU KM (teenused) (ostud)
6.1kauba ühendusesisene soetamineEU KM (tooted) (ostud)
7Muu kauba soetamine ja teenuse saamine, mida maksustatakse käibemaksuga, sh
7.1erikorra alusel maksustatava kinnisasja ja metallijäätmete soetamine (KMS § 41.1)
8Maksuvaba käiveMaksuvaba (müük)
9Erikorra alusel maksustatava kinnisasja ja metallijäätmete käive (KMS § 41.1) ning teises liikmesriigis paigaldatava või kokkupandava kauba maksustatav väärtus
10Täpsustused (+)
11Täpsustused (-)
12Tasumisele kuuluv käibemaks (lahter 4 + lahter 4.1 – lahter 5 + lahter 10 – lahter 11) (+)
13Enammakstud käibemaks (lahter 4 + lahter 4.1 – lahter 5 + lahter 10 – lahter 11) (-)

KKK:

Firma ei ole käibemaksukohustuslane, kuidas peaks sisestama tehinguid?
Kui firma ei ole käibemaksukohustuslane, tuleb see määrata sätted -> firma andmed. Sellisel juhul määratakse vaikimisi alati müügiarvel käibemaksuprotsendiks null protsenti. Ostudele määratakse vaikimisi ettevõtte peamine käibemaks, kuid kannetes pannakse kogu summa kuluks.

Kuidas arvestada pöördkäibemaksu?
Käibedeklaratsiooni esitamine on lihtne parajasti siis kui ei müüda välismaale, ei osteta välismaalt ja kui kõik siseriiklikud tehingud on 20% käibemaksumääraga. ERPLY Books oskab arvestada mitmeid aspekte seoses käibemaksuga. Aga selleks peab kindel olema, et ERPLY Books’s on kõik õigesti seadistatud. Kui luua uus organisatsioon, siis temal on asjad automaatselt seadistatud.

Käibedeklaratsiooni täitmine
Käibedeklaratsiooni esitamine on lihtne parajasti siis kui ei müüda välismaale, ei osteta välismaalt ja kui kõik siseriiklikud tehingud on 20% käibemaksumääraga. ERPLY Books oskab arvestada mitmeid aspekte seoses käibemaksuga. Aga selleks peab kindel olema, et ERPLY Books’s on kõik õigesti seadistatud. Kui luua uus organisatsioon, siis temal on asjad automaatselt seadistatud.

Millised andmed Maksuametile esitada?
ERPLY Books’i käibemaksuaruande leiab aruanded -> käibemaksuaruanne. Seal on välja toodud koondsummad mingis perioodis ja all tabelis andmed, millest summad tekivad. Koondsummad võib kopeerida Maksuameti KMD vormi.

Sooviks kindlat käibemaksuliiki määrata põhivarale ja vähendatud käibemaksuga toodetele, kuidas peaks toimima?

Kui on soovi, et mingid kaubad-teenused oleksid alati kindla käibemaksuliigi alla määratud, peab selle jaoks need artiklid eelnevalt kirjeldama ostu-müügiartiklite moodulis (arved -> ostu-müügiartiklid; ja loomulikult peab eelnevalt ka käibemaksumäärad kirjeldama). Kui sisestada ostu-müügiartiklite moodulisse põhivaraobjekt ning määrata talle käibemaksutüübiks põhivarade käibemaks 20%, siis ostetud põhivara saab alati selle käibemaksumäära ja tüübi ning käibemaksuaruandes jõuab kirje ka põhivarade tüübi alla.

Kuidas arvestada tollilt saadud arvet, millelt peab 100% sisendkäibemaksu arvestama?

100% käibemaksu jaoks tuleb luua eraldi käibemaksutüüp, kus protsendiks on null ja kirjelduses tollile viitav tekst. Teiseks tuleb teha eraldi artikkel (arved -> ostu-müügiartiklid), kuhu nimetatud käibemakstüüp valida. Kulu- ja tulukontoks tuleb määrata käibemaksu süsteemikonto (käibemaksuvõlg). Kui sisestada loodud artikkel ostuarvele, jõuab nimetatud rida käibemaksuaruandes õigesse tulpa. Aruandes peab selle tulba kirjed eraldi välja võtma ning vastavale veerule juurde liitma.

Kuidas kasutada käibemaksu, kui ettevõte pole käibemaksukohustuslane?

Organisatsioon on ERPLY Books’s käibemaksukohustuslane, kui organisatsiooni sätetes (sätted -> firma andmed) on vastav linnukene märgitud. Müügiarvetele pannakse seejärel automaatselt null protsenti käibemaksumääraks. Ostuarvetel võib märkida sama protsendi, mis on arvel kirjas – kuluks kantakse ostuarve ilma käibemaksuvõlga vähendamata. Ostuarve sisestamisel on lihtsam sisestada käibemaks, kui teine pool on käibemaksukohustuslane, selle asemel, et sisestada ainult kokku summa.

Kuidas peaks arvestama impordi ja ekspordi käibemaksu?

Soovitatav on teha eraldi käibemaksu tüübid EL ja EL välistele arvetele. Kui eksporditavat/imporditavat teenust või kaupa Eestis ei müüda/osteta, siis võib käibemaksutüübi määrata tollele artiklile ostu-müügiartiklite alt. Seda, kuidas mingeid käibemaksutüüpe seaduse silmis peab kasutama, siinkohal lahkama ei hakka.

Millised käibemaksuliigid võiks luua, kui ERPLY Books neid ei loo?

Kas müüte/ostate Euroopa Liidust kaupu? Käibemaksuliik Euroopa Liidu kaupadele (tüübiks EL Kaubad KM).

Kas müüte/ostate Euroopa Liidust teenuseid? Käibemaksuliik Euroopa Liidu teenustele (tüübiks EL Teenused KM).

Kas müüte/ostate Euroopa Liidust väljapoole? Ekspordi KM – vaikimisi selle ka ERPLY Books loob.

Kas teil on tarvis tolli käibemaksu maksta? Käibemaksuliik tolli jaoks (tüübiks tolli KM).

Kas teil on vaja eristada nullprotsendilist müüki/ostu maksuvabast müügist/ostust?

8.4. Finantsaruanded – bilanss, kasum, saldoaruanne ja rahavoogude aruanne

Bilanss

Bilanssi on võimalik printida neljal erineval viisil:

  1. Tavaline bilanss: ERPLY Books koostab bilansi vastavalt kontoplaanis määratud bilansitüübile. Bilanssi saab valida raportite, raamatupidamise menüüst või vajutades ja “Bilanss”. Sellisel kujul bilanss sobib näiteks äriregistrile koos majandusaasta aruandega esitamiseks.
  2. Detailne bilanss: bilanss erinevate kontode lõikes – sellist bilanssi soovib näha näiteks pank.
  3. Enda disainitud bilanss: kasutajal on võimalik kontode moodulis märkida kontodele “tag”id ning sellisena endale ise soovitud täpsusastmega bilanss struktureerida. Lähemalt loe selle kohta punktis 2.9.
  4. Bilanss 12 kuu lõikes on kättesaadav vaid tasulises paketis ning näitab bilanssi kontode lõikes. Raportil saab valida aasta, mille lõikes on soovi aruannet näha. Kuidagi teistmoodi pole raportit käesoleval hetkel piiritleda võimalik. Kui on soovi näha bilanssi esimesest jaanuarist 31 detsembrini, siis seda võimaldab tavapärane bilanss.

Kasumiaruanne

ERPLY Books koostab kasumiaruande vastavalt kontoplaanis määratud kasumiaruande tüübile. Kasumiaruannet saab valida raportite, raamatupidamise menüüst ja “Kasumiaruanne”. Kasumiaruannet saab sarnaselt bilansile neljal erineval viisil:

  1. Tavapärane kasumiaruanne: peamised andmed.
  2. Detailne kasumiaruanne: tulud-kulud kontode lõikes
  3. Enda disainitud kasumiaruanne: loe lähemalt punktist 2.9.
  4. Kasumiaruanne 12 kuu lõikes:  kättesaadav vaid tasulises paketis ning näitab tulusid, kulusid ja kasumit kontode (mitte kasumiaruande tüüpide) lõikes.

Rahavoogude aruanne

ERPLY Books koostab rahavoogude aruande vastavalt kontoplaanis määratud rahavoogude tüübile. Kasumiaruannet saab valida raportite, raamatupidamise menüüst “Rahavoogude aruanne”.

 
Saldoaruanne

Saldoaruandest saab vaadata kontode saldosid soovitud kuupäeva seisuga. Saldoaruannet saab valida raportite, raamatupidamise menüüst ja “Saldoaruanne”.

8.5. Peamised raamatupidamisaruanded – pearaamat, kannete register

Pearaamat

Pearaamat võimaldab vaadata kontodega seotud kandeid valitud perioodil. Pearaamatus on kanded jagatud kontode lõikes ning igale reale arvutab ERPLY Books juurde tolle hetke kontosaldo. Pearaamatu leiab raportitest, raamatupidamise menüüst ning “Pearaamat”.

Kanded

Raamatupidamiskandeid saab jälgida kannete jälgimise moodulis. Otsing võimaldab teha päringu tüübi ja kuupäevavahemiku alusel. Kannete mooduli leiab raportitest, raamatupidamise menüüst ning “Kanded”.

Päevaraamat

Päevaraamatust näeb valitud kuupäevade tehinguid ühest kohas, koos sisukirjeldusega ja kontodesse liigitamisega.

Käibeandmik

Käibeandmik annab ülevaate konto saldode muutustest teie poolt valitud ajaperioodil.

8.6. Kliendid, hankijad

Hankija ja kliendi raport võimaldab silma peal hoida konkreetse kliendi või hankija käivetel – müügi/ostu summa, makstud summad, ettemaksud. Raportisse saab minna rippmenüüst ning valides kliendi/hankija, on võimalik näha kõiki kirjeid, mis on konkreetse kliendi/hankijaga seotud.

Nõuete ja võlgadega seotud aruanded leiate Sissetulekute ja väljaminekute alt vastavalt Laekumata arved või Maksmata ostuarved > Võlad minevikus / Üle tähtaja võlad.

Üle tähtaja võlgade raportist saab klientidele saata ka maksemeenutused ja saldoväljavõtted.

8.7. Raha jälgimine

Kuna raha liikumine on ERPLY Books’s seotud otseselt raamatupidamiskannetega, saab raha liikumist jälgida ka pangakontoga seotud kannetest pearaamatus (Aruanded -> Pearaamat). Kuid see pole ainus. Kokku saab raha liikumist jälgida järgmistest raportitest (kõik nähtavad raportite rubriigis):

  • Rahavoogude aruanne – annab ülevaate, mis on mõjutanud raha jäägi muutust. Rahavoogude aruandest saab täpsemalt lugeda punktist 9.4.
  • Raha liikumine ajas – sisaldab kõiki rahakandeid ning järjestab need ajas. Erinevalt järgmistest raportitest saab raha ajas jälgimise moodulis jälgida ka kontosaldot.
  • Laekumata arved – saab otsida kõiki müügiarveid, kuid vaikimisi näitab kõiki laekumata arveid.
  • Maksmata arved – saab otsida kõiki ostuarveid, kuid vaikimisi näitab kõiki maksmata arveid.
  • Laekumiste raport – müügiarvete laekumiste raport võimaldab jälgida laekumisi kontode, klientide jm lõikes.
  • Maksmiste raport – ostuarvete maksmise raport võimaldab jälgida maksmisi kontode, klientide jm lõikes.
  • Saldoaruanne – aruanne, mis kajastab kõikide kontode saldosid määratud ajavahemikus.

Kuna arvete tasumiseks ja nende laekunuks märkimiseks on mitmeid võimalusi, võib sellega seoses tekkida ka vigu. Üheks võimaluseks nende vigade ülesleidmisel on topeltmaksete leidmise moodul:

  • otsige avalehelt “leia topeltmaksed”,
  • valige konto ja kuupäevade vahemik ning sooritage otsing.

Edasi on võimalik leida valed laekumised/maksed kolme erineva kriteeriumi alusel:

  1. wrong 1 selekteerib laekumised/maksed, millel puudub arhiveerimistunnus, kuid summa ja kuupäev on samad, mis mõnel teisel laekumisel/maksel;
  2. wrong 2: puudub arhiveerimistunnus ja summa on sama, mis mõnel teisel laekumisel/maksel;
  3. wrong 3: puudub arhiveerimistunnus.

8.8. CSV failide avamine

Comma-seperated tähendab, et veergude eraldajaks on koma. Vahel kasutatakse ka teisi veergude eraldajaid nagu semikoolon või tab. CSV-faili tabelarvutustarkvarasse importimisel (näiteks Excel) tuleb valida CSV-failis kasutatud eraldaja, et fail muutuks loetavaks.

CSV avamine MS Excelis: File > Import… > CSV file

Seejärel tuleb valida soovitud fail. Küsitakse, kas failis on kasutatud eraldajat (koma vmt) või on tabelite vahed tühikutega fikseeritud. Enamasti kasutataksegi CSV-failides eraldajana koma või semikoolonit – ehk valida tuleb Delimited (eraldajaga).

Järgmises dialoogiaknas tuleb valida eraldaja: tab, semicolon, comma ja teised. Valiku all on näha fragment avatavast dokumendist ja valides erinevaid eraldajaid saab näha eelvaadet. Tuleb valida selline eraldaja (delimeter), mille korral dokument on kuvatud õigesti tulpades, teisisõnu – paistab loetav ja arusaadav.

Soovitud dokumendi avamiseks tuleb lõpetuseks vajutada Finish.

Videoõpetuse, kuidas CSV faili MS Excelisse laadida, leiab siit.

CSV avamine OpenOffices: Open… > vali fail

Seejärel avaneb aken, kus saab sarnaselt eelpool kirjeldatule valida eraldaja koma, semikooloni või muu eraldaja näol. Kõik muud eraldajad, mida dokumendis ei kasutata, tuleb valikust vabastada (linnuke eest ära võtta).

CSV avamine Google Docs’is:

1) Kui oled spreadsheet’i juba avanud, siis mine: File > Import… > Choose File

Pärast faili valimist ilmub fail Preview aknas nähtavale. Erinevalt kahest eelmisest on Google  Docsis valik Automatic, mis leiab suure tõenäosusega ise õige eraldaja ja jääb vaid üle vajutada Import. Kui Google Docs ei kuva faili õigesti, tuleb eraldaja faili importimisviisardis käsitsi määrata. Valides File > Import > Choose File ja seejärel Seperator character’i alt Automatic, Comma või Custom, ja sedasi valida mõne muu eraldaja (näiteks semikooloni).

2) Olles Google Docsi avalehel vali Upload > Files… ja seejärel soovitud fail. Seejärel ilmub fail My Drive loendisse. Faili avades tunneb Google Docs eraldaja automaatselt ära ja kuvab dokumendi õigesti. Kui mingil põhjusel ei kuva õigesti (kasutatud on ebatraditsioonilist eraldajat), siis saab eraldaja käsitsi määrata kasutades faili importi (vaata eelmine punkt).

8.9. Juhtimisarvestuse raportid

ERPLY Books sisaldab endas hulgaliselt kasulikke juhtimisarvestuslikke funktsioone. Kõik need on leitavad avalehe otsingukastist (keskmise ja suure paketi kasutajatele):

Otsingu märksõnaKirjeldusArvutuskäik
Näita ROE, ROA ja ROR väärtustROE = Return on equity. Näitab, kui palju teenib ettevõte kasumit omakapitali kohta. ROA = Return on assets. Näitab, kui palju teenib ettevõte kasumit koguvarade kohta. ROR = Return on revenue. Näitab, kui palju teenib ettevõte kasumit tulude kohta.ROE = Kasum/Omakapital. ROA = Kasum/Koguvarad. ROR = Kasum/Tulud. (Kasum = Tulud – Kulud)
Näita lühiajalise võlgnevuse kattekordaja (current ratio) väärtustLühiajalise võlgnevuse kattekordaja näitab mitu korda käibevarade maksumus lühiajalisi kohustusi katab. Heaks loetakse selle näitaja väärtust 1.5 ja 3 vahelKattekordaja = Käibevarad / Lühiajalised võlgnevused
Näita maksevõime kordaja (quick ratio) väärtustMaksevõime kordaja indikeerib likviidseid varasid lühiajaliste kohustuste katteks. Heaks loetakse, kui see näitaja on üle 1.Maksevõime kordaja = Likviidsed varad / Lühiajalised kohustused
Näita pikaajalise maksevõimelisuse kordaja (debt-to-equity ratio) väärtustKohustuste ja omakapitali suhe ehk pikaajalise maksevõimelisuse kordaja näitab suhet võõrkapitali ja omakapitali vahel.Kordaja = Kõik kohustused / omakapital
Näita maksevalmiduse kordaja (cash ratio) väärtustKordaja näitab kui palju on ettevõte suuteline antud momendil maksma oma lühiajalistest kohustustest. Selle kordaja arvutamisel jäetakse lugejast välja vara vähemlikviidsed osad.Kordaja = (Raha + Lühiajalised investeeringud) / Lühiajalised Võlad
Näita võlakordaja (debt ratio) väärtustKordaja näitab koguvõlgade suhet koguvaradesse. See ei tohiks olla üle 1, st. võlgu ei tohiks olla rohkem, kui varasid.Võlakordaja = Kohustused kokku / Koguvarad
Näita debitoorse võlgnevuse käibekordaja (Receivables Turnover) väärtustDebitoorse võlgnevuse käibekordaja näitab, mitu korda aastas Te oma nõuded rahaks realiseerite. NB! Seda KPId arvutatakse õigesti ainult juhul, kui Teil ei ole kassamüüki.Kordaja = Netokäive/Keskmine debitoorne võlgnevus
Näita debitoorse võlgnevuse käibeväldet (Average Collection Period)Debitoorse võlgnevuse käibevälde näitab, mitme päeva jooksul Te keskmiselt oma nõuded rahaks realiseerite.

NB! Seda KPId arvutatakse õigesti ainult juhul, kui Teil ei ole kassamüüki.

Kordaja = (Keskmine debitoorne võlgnevus/Netokäive)*365
Näita varude käibekordaja (Inventory Turnover) väärtustVarude käibekordaja näitab, mitu korda aastas Te keskmise varude jäägi summas kaupa müüte.

Varude käibekordaja = müüdud toodete kulu / varude keskmine jääk.