Kannete valideerimine ERPLY Booksis

Kannete valideerimine ERPLY Booksis

Üldine

Käesolev juhend kirjeldab, kuidas toimub kannete valideerimine ERPLY Booksis. Funktsionaalsus on mõeldud järgmistel juhtudel:

  • Teil on vaja igale kandele määrata kindlad projektid ja on vaja panna peale kontroll, et kõik kanded ka selliseid tingimusi sisaldavad.
  • Teil on vaja saata kanded ERPLY Books välisesse süsteemi, kuid sinna saatmisel peavad kanded sisaldama projekte ja muid tunnuseid.

Seadistused

Reeglid, mille järgi kandeid valideerida, on järgmised:

  • Leidub n-ö aadress, mis vastab kandele:
    • Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupp A
    • Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B
    • Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B, C
    • Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B, C, D
    • Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B, C, D, E
    • Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B, C, D, E, F
    • Leidub reegel, kus konto puudub või vastab kande kontole ja kandel on määratud projektigrupid A, B, C, D, E, F, G
  • Kontole vastavad reeglid:
    • Kui on määratud konto X, siis peab olema määratud projektigrupp A (Ühele kontole saab lisada nii palju reegleid kui palju tarvis)
  • Projektigrupi välistamine konkreetselt kontolt
    • Kui on määratud konto X, siis ära lisa projektigruppi A
    • Kui konto number algab tähtedega X, siis ära lisa projektigruppi A (näiteks selle jaoks, et lisada projektigrupp A ainult kulukontodele ja kulukontod hakkavad numbriga 6, siis lisa viis rida reeglitega, kus on X väärtuseks 1, 2, 3, 4 ja 5)

Seadistamine

  • Selleks, et kasutada kannete kinnitusringi, siis minge “Sätted” > “Üldised sätted” ja pane linnuke, et soovid kasutada kannete valideerimisfunktsionaalsust.
  • Aadresside seadistamiseks otsi pealehe otsingust “Kannete valideerimisaadressid” ja lisa sinna soovitud read.
  • Kontode reeglite seadistamiseks otsi pealehe otsingust “Koondaruande kontode reeglid”. Sinna lisada iga üksik reegel konto kohta.

Kannete staatused

Kannete staatusi saab jälgida käsitsi “RMP” > “Kanded”. Seal on eraldi staatuse järgi otsimise filter.

Staatused, mida programm määrab automaatselt:

  • Kinnitamata – kanne pole saadetud välisesse süsteemi ega pole valideeritud
  • Kinnitatud – kanne pole saadetud välisesse süsteemi kuid on valideeritud
  • Lukustatud – kanne on saadetud välisesse süsteemi

Kannete valideerimise protsess

Protsess:

  • Iga kanne, mida loote, on vaikimisi staatuses “kinnitamata”.
  • Iga öö kontrollib programm automaatselt, kas on kinnitamata kandeid ja proovib need üle kinnitada vastavalt loodud reeglitele.
  • Kui olete seadistanud välisesse süsteemi saatmise, siis saadab kanded välisesse süsteemi.

Kannete automaatne kinnitamine:

  • Iga kande proovib süsteem kinnitada iseseisvalt.
  • Kanne on valideeritud kui iga kande rida on valiidne.
  • Kui kande valideerimine ebaõnnestub, siis programm saadab selle kohta emaili.

NB: siin väljatoodud õigused ei välista kande staatuste käsitsi muutmist. Selle jaoks võib lihtsalt kande avada ja seal staatus ära muuta.

Välisesse süsteemi saatmine või käsitsi koondaruande väljavõtmine

Selleks, et seadistada välisesse süsteemi automaatne saatmine ERPLY Booksist, tuleb ühendust võtta ERPLY Books’ga support@erplybooks.com. On loodud ühendused automaatseks ühendamiseks SAP’ga, Xero’ga ja Sage’ga.

Nimetatud integratsioonid sõltuvad reeglitest. Näiteks Xero’sse saadetakse arved automaatselt, mistõttu valideerimissüsteemi aktiveerimine vajab eraldi konsultatsiooni.

Aruande käsitsi allalaadimine

Kui soovite vaid koondkannete edastamist välisesse süsteemi, siis selle jaoks saab välja võtta ka CSV kujul koondaruande.

Sinna saab lisada järgnevat informatsiooni:

  • Kõik kanded koos projektigruppidega
  • Koondkanded koos projektigruppidega

Neid andmeid saab alla laadida kannete moodulist (“RMP” > “Kanded”). Seal on mõlemad võimalused eraldi nupu alt valitavad.

Koondaruande seadistamine nõuab aga suuremat tähelepanu. Nimelt on vaja öelda, mis järjekorras ja mis struktuuris andmeid prinditakse. Selle jaoks otsige pealehelt “Koondaruanne”. Sinna lisage read täpselt sellises järjekorras nagu vajate.

Võimalikud väljad:

  • Projektigrupp
  • Klient
  • Konto number
  • Konto nimi
  • Käibemaksukood
  • Käibemaksu nimi
  • Organisatsiooni registrikood
  • Tühi veerg