Ettemaksude arvestamine

Ettemaksude arvestamine

Ettemaksude arvestamine on nüüdsest ERPLY Books’is uuenenud. Uus ettemaksulahendus lihtsustab kogu protsessi:

  • Arved ei tekita nüüdsest ettemaksu
  • Ettemaksud on ainult arvetega mitteseotud maksed
  • Ettemaksusid saab lisada ka erinevatele kontodele
  • Ettemaksude kasutamisel kontrollib ettemaksude staatust
  • Ettemaksude kasutamine käib läbi ettemaksude staatuste

NB: kõik näited on toodud kliendi põhjal. Kuna ost on müügi pöördtehing, siis kõik näited kehtivad ka ostudele.

Ettemaksude lisamine ja kasutamine

Ettemaksu lisamine

Minge Müük > Laekumata arved

Laekumata arvete all ära vali ühtki arvet. Vali alamenüüst Lisa makse – siis lisab kliendile ettemaksu.

Erply kassa ja lao klientidele: Pangaimpordis, kui soovite tellimust/ettemaksuarvet maksta, siis vajuta paremklikk makse peal ja vajuta “vali arve(d), mida soovite tasuda – tellimused” / “vali arve(d), mida soovite tasuda – ettemaksuarve”.

Pangaimpordis kui soovite siduda makse kliendi ettemaksuga kui valid makse ja seejärel valid kliendi lahtris soovitud klienti.

Ettemaksu kasutamine

Kui ettemaks on tekkinud  lukustamata perioodis, mine laekumata arvete alla, vali arve ja vajuta Seo ettemaksuga. Seejärel vali soovitud ettemaks, kontrolli summa ja vajuta salvesta.  

 

Kui ettemaks on tekkinud lukustatud perioodist:

  • Lisa kliendile negatiivne ettemaks tasaarvelduse kontole (samamoodi nagu ettemaksu lisamine, lihtsalt negatiivse summaga).
  • Lisa arvele makse tasaarvelduse kontole ettemaksusumma ulatuses.

 

Ettemaksu kasutamine arvet luues

ERPLY Booksis on võimalik ettemaksu kasutada ka siis, kui olete arve loonud ja selle salvestanud. Ettemaksu saab kasutada eeldusel, et antud hankijale, kellele koostate arve, on eelnevalt olemas ettemaks.

Kui koostate arve, valite hankija, kellele on tehtud ettemaks ja salvestate, ilmub seejärel ekraanile järgnev aken:

Näete siin nuppu “Seo ettemaksuga” ja summat, mis suuruses ettemaks hankijale tehtud on. Kui soovite just loodud arvet ettemaksuga siduda, vajutage nupule “Seo ettemaksuga” ja toimige nagu tavaliselt ettemaksuga sidumise puhul.

Ettemaksude staatused

Ettemaksudel on kaks staatust:

  • Kinnitatud
  • Kinnitamata

Kinnitatud tähendab, et ettemaks on kasutatud. Kinnitatud ettemaksul on olemas ka ettemaksu kasutamise hetk – see on vajalik kliendi ajaloo kuvamiseks.

Ettemaksude kasutamise eripärad

Ettemaksude kasutamisel tekitab ERPLY Books alati kaks kannet:

  • Esialgne ettemaks.
  • Ettemaksu kasutamine.

Ettemaksu kasutamisel tuleb aga silmas pidada, et kui kasutada ettemaksu osaliselt (st näiteks arve summa on 100, ettemaks 200, siis kasutatud ettemaks on 100), siis jagab ERPLY Books esialgse ettemaksu kaheks osaks.

Ettemaksu käibemaks

Ettemaksule ja ettemaksu kasutamisele tekib ettemaks parajasti siis kui kliendi kaardil on määratud käibemaks.

(Erply kassa ja lao klientidele) Kui soovite, et kõigile klientidele määrataks automaatselt ettemaksuprotsent, siis otsige pealehe otsingukastist:

  • “Käibemaksu reeglid ERPLY klientidele vastavalt EU arve tüübile” – saate määrata käibemaksumäära vastavalt sellele, kas klient on siseriiklik (DOMESTIC), Euroopa Liidus (EU), Euroopa Liidust väljaspool (OUTSIDE_EU).
  • “Ühenda kliendigrupid käibemaksumääradega” – selle jaoks, et määrata kindlatele kliendigruppidele õige käibemaksumäär.

Ettemaksu käibemaks pannakse peale mõlemale tehingule: ettemaksu lisamine ja ettemaksu kasutamine.

Ettemaksu muutmine

Ettemaksu saab muuta, kui see pole kinnitatud ehk ära kasutatud. Kui ettemaks ära kasutada, siis paneb Books automaatselt ettemaksu ja selle kasutamise kanded lukku. Kande lukk tähendab omakorda, et ettemaksu ega selle kasutamist ei saa muuta – sest tegu on seotud tehingutega ja ühte ei tohi muuta ilma teiseta.

Olemasolevat kinnitamata ettemaksu saab muuta laekumiste raportist.

Kui soovite aga muuta kinnitatud tehingut, siis selle jaoks tuleb eelnevalt kande lukk maha võtta. Seda näete, kui proovite kustutada tehingut ja seejärel programm avab kande, mis on lukustatud. Kande luku saab maha võtta kui selle staatus panna “kinnitatud”. Seejärel võimaldab programm muuta tehingut. Kuid see pole parim praktika – kasutatud ettemaksu muutmisel tuleks muuta ka esialgset ettemaksu.

Ettemaksukontod

Vaikimisi on ettemaksude jaoks määratud kontod süsteemikontode all:

  • Kliendi ettemaksu süsteemikonto – määratakse vaikimisi kõigile müügiga seotud ettemaksude tehingutele.
  • Hankija ettemaksu süsteemikonto – määratakse vaikimisi kõigile ostudega seotud ettemaksude tehingutele.
  • Aruandev isik – määratakse juhul kui töötajale määratakse ettemaks. Kui soovite töötajale määrata muud ettemaksu, siis tehke seda töötaja kaardi peal (Ost > Kontaktid).
  • Ettemaksugrupid:
    • Süsteemikontode all saab määrata uusi ridu, kuhu valida tüübiks “Ettemaksugrupp”.
    • Määrates uue ettemaksugrupi, saate valida makset sooritades ettemaksukonto ja pangaimpordis määrata tehingule eraldi konto.
  • Ettemaksu käibemaksu kogumiskonto – vajalik siis kui kasutate ettemaksu käibemaksu ja soovite, et tekiks eraldi kogumissumma ettemaksu käibemaksule. Seda saab lisada süsteemikontode alt, lisades konto, mille tüüp on “Ettemaksu käibemaksu kogumiskonto”.

Arve ülemaksmine

Arve ülemaksmist ei luba ERPLY Books vaikimisi enam teha. Ülejääva summa lisab programm vaikimisi ettemaksukontole.

Ettemaksude tagastamine

Kui tagastatakse ettemaks, siis seda peab sisestama käsitsi. Ehk minna laekumata/maksmata arved-> vajutada “lisa makse” (kui maksad arve eest tasutud summa tagasi, siis selle jaoks vali eelnevalt arve) -> vali klient/hankija ja pane negatiivselt summa, mis tagastati.