Ettemaksude automaatne arvestamine käibemaksuaruandes

Ettemaksude automaatne arvestamine käibemaksuaruandes

Ettemaksude automaatne arvestamine käibemaksuaruandes

 

Ettemaksu eest peab käibemaksu maksma, aga mitte alati. Ja ostu eest tasutud ettemaksu pealt saab käibemaksu tagasi küsida. Aga mitte kogu aeg. Kuidas siis? Kuidas seda kõike ERPLY Booksis teha, vaatame siin postituses lähemalt.

Esimene asi on aru saada ettemaksust. Ettemaks võib tekkida järgmistel juhtudel:

  • arve eest tasuti kogemata rohkem;
  • arve eest tasuti meelega rohkem;
  • tasuti ettemaksuarve/tellimus või muud dokumendi eest, mis pole seotud raamatupidamisliku arvedokumendiga;
  • maksti lihtsalt ettemaksu (reaalsuses läks ikkagi teele mingi dokument, kuid see seos meid hetkel lihtsalt ei huvita).

Millistele tehingutele soovite käibemaksu arvestada? Kuna ERPLY Books arvestab ettemaksu automaatselt vastavalt arve tasumisele, siis tuleb tähele ka panna seda, kuidas eelnevate tehingutega mängida.

Protsess peaks välja nägema selline:

  • esmalt maksab klient/makstakse hankijale ettemaksu (siin pole tähtis, mis mitteraamatupidamislik dokument – ettemaksuarve, tellimus, pakkumine jne – sellele eelnes) – laekumise kuupäev D1, summa on X;
  • seejärel saadakse kätte teenused/tooted ning järgneb arve – arve kuupäev D2, arve summa Y;
  • arvega seotakse esialgne laekumine.

Kuidas antud tehingul käibemaksud peaksid jagunema (edaspidi räägime müügiarvest, sest protsess ostuarve puhul on analoogne)?

  • kuupäeval D1 laekus summa X. Kui kliendiga arveldatakse 20% käibemaksuga, siis perioodis P1, millesse jääb D1, peab Maksuametile deklareerima käibemaksu summas 0.2*X;
  • kuupäeval D2, mis jääb perioodi P2, loodi arve summas Y, millelt peame maksma Maksuametile käibemaksu summas  0.2*Y;
  • kuupäeval D2 peame küsima Maksuameti käest tagasi ettemaksu eest arvestatud käibemaksu 0.2*X.

Kui P2 ja P1 on sama periood, siis on olukord ise koondunud. Kui P2 ei ole sama, mis P1, siis peame deklareerima perioodil P1 summa X meie käibena ning perioodis P2 summa -X meie käibena. Eriti tähtis on see, kui summad ületavad 1000 eurot ja kliendiga arveldamist tuleb kajastada nn 1000 EUR aruandes.

Kui soovime, et protsess töötaks automaatselt, siis peame igale kliendile ja hankijale määrama käibemaksuliigi. Jah, igale. Vastasel korral ei tea ERPLY Books, kuidas paigutada ettemakse, kui tegu on välisriigiga. Kui iga kliendiga arveldatakse ühesuguse käibemaksuga, siis võime kasutada kontole määratavat käibemaksuliiki (RMP -> kontod saab määrata kliendi/hankija ettemaksukontole käibemaksumäära). Kliendile/hankijale saame määrata käibemaksumäära “müük“ -> “kliendid.”

Nüüd kui kliendiga on seotud käibemaks, siis vaikimisi määratakse järgmiste tehingute korral automaatselt kliendiga seotud käibemaks:

  • ettemaksu loomine;
  • ettemaksu ärakasutamine.

Ettemaks saab ERPLY Booksis tekkida järgmistest moodulitest:

  • käsitsi lisatav ettemaks laekumata / maksmata arvete moodulist, kui vajutada lisa makse ja arvet mitte valida;
  • käsitsi lisatav ettemaks pangaimpordist, valides kliendi/hankija;
  • arve tasutakse suuremas summas kui on arve tasumata osa – NB: siin ei jaota ERPLY Books makset kaheks osaks, vaid eeldab, et ettemaks tekkis kogemata ning seetõttu selle eest ei pea arvestama käibemaksu;
  • välisest süsteemist sünkroniseeritud ettemaksud.

Kui kliendile on määratud käibemaksumäär, siis järgmistele tehingutele pannakse külge automaatselt käibemaksumäär:

  • arvet luues (pole tähtis antud blogi suhtes, kuid arusaadavuse huvides on mõistlik välja tuua);
  • ettemaksu tekkimisel;
  • ettemaksu ärakasutamisel.

Küll aga tavalisele arve tasumisele ei panda külge käibemaksumäära.

ERPLY lao kasutajatele automaatne kliendi käibemaksu määramine

Kui kasutate ERPLY kassa ja laolahendust, siis sooviksite, et ei peaks igale kliendile ise määrama käibemaksu, vaid et see tuleks automaatselt süsteemi poolt. Selle jaoks võite minna ERPLY Booksis pealehele ja otsida “Ühenda kliendigrupid käibemaksumääradega”. Sealt saate valida kliendi grupi ja määrata, mis käibemaksuga nad automaatselt ühendama peaks.

Ettemaksude lukustamine

Kui kasutate käibemaksuga ettemaksusid, siis vaikimisi lukustatakse ettemaksu kasutamise korral ettemaks ja selle kasutamine. Lukustamine toimub kande tasandil.