Automaatsed reeglid ostuarvete loomiseks

Automaatsed reeglid ostuarvete loomiseks

Reeglid automaatseks arve tuvastamiseks

ERPLY Booksi ostuarvete postkast aitab automatiseerida 85% kogu ostuprotsessist. Suur osa ostuarvete majandamisest on ostuarvete sisestamine – seega peab ostuarvete postkast ka siin appi tulema. Ostuarvete postkast automatiseerib seda nii palju kui võimalik. Ostuarveid saab täisautomaatseks muuta tänu reeglitele, mille järgi ERPLY Books ostuarve automaatselt valmis teeks, kui see postkasti jõuab.

Parimaks äratundmiseks peaks süsteemi lisama järgmised komponendid:

  1. Ostuarvete automaatse loomise reeglid – mille järgi süsteem tuvastab, kust ja kellelt arve tuleb, mis failitüüpi otsida jne. Lisaks siin on ka küljes kopeeritav arve – kust võetakse enamus lähteandmed uute arvete jaoks
  2. Arve komponentide mapper – annab võimaluse öelda, kust mingeid komponente võtta arvele (näiteks kust võtta arve nr ja kust kokku summa)
  3. Hankija arvete käibemaksud – teil on vaja lisada, milliste käibemaksudega antud hankija arveldab antud arve liigi lõikes.

Ostuarvete automaatse loomise reeglid

Pange pealehe otsingusse “Ostuarvete automaatse loomise reeglid”. Ja lisage sinna iga automatiseeritava arve kohta eraldi rida. Üks reegel sisaldab järgmisi võimalusi:

  • E-mail
    • Määra juhul, kui arve tuleb kindla emaili pealt ja teisi ostuarveid selle emaili pealt ei tule. Siis on kindel, et ostuarve loomisel oleks rohkem unikaalsust.
    • Näited:
  • Märksõna
    • NB: Tegu on kõige tähtsama punktiga reeglites – selle kaudu käib peamine tuvastamine, kas võime arve luua!
    • Kirjeldus: Antud sisendit kasutab Books ära, et kontrollida, kas ostuarve peal on olemas kõik märksõnad, mis kirjeldatud.
    • Soovitused:
      • märksõnadest peab välja tulema unikaalsus – et kellegi teise ostuarve sama märksõna alla ei lähe
      • üks võimalus unikaalsuseks on ära tunda IBAN numbrit
      • mõistlik on märkida ka unikaalne summa, mida peab arve pealt leidma
    • Sisestusreegel: mitme märksõna eraldamiseks kasutage | tähemärki
    • Näide:
      • Hankija IBAN on EE43873287328 ja igakuine arve summas 120.00 EUR. Seega võime teha märksõna reegli EE43873287328|120,0 (sest arve peal on samal kujul komaga kirjas)
      • mobiilioperaator saadab teile kaks arvet kuus – interneti ja mobiiltelefoni. Internetiarve saame automatiseerida, sest see on kogu aeg sama. Oletame, et iban on EE32983298, arve summa 33 EUR ning arve kirjelduses on “Interneti kuutasu”. Seega märksõnaks lisame EE32983298|33.00|Interneti kuutasu
  • Hankija
    • Kohustuslik väli: JAH, juhul kui Te ei määra kopeeritavat arvet
  • Tüüp
    • Kirjeldus: kontrollib, kas saadetud fail on selles formaadis
    • Kohustuslik väli: JAH
    • Väärtused:
      • PDF
      • E-arve
      • Pilt – toetatud formaadid on PNG, JPG, JPEG, GIF
      • Muu
  • Mitmes päev kuus
    • Kohustuslik väli: EI
  • Dokumendi tüüp
    • Kirjeldus: Kui teil on väline müügisüsteem, mis pole Booksiga muul viisil ühendatud, siis on võimalik selleks ostuarvete postkasti kasutada. Küll aga vajab see eraldi konsultatsiooni kasutajatoega.
    • Kohustuslik väli: EI
    • Väärtused: Müügiarve/Ostuarve
  • Vaikimisi – võimalus lisada komplekseid reegleid arve äratundmiseks. See on ERPLY Books admin funktsioon. Täpselt komponentide tuvastamiseks vt järgmist peatükki
  • Kopeeritav arve
    • Kirjeldus: lisades kopeeritava arve, siis programm suudab kõik vajaliku info võtta eelneva arve pealt.
    • Kitsendus: kopeeritav arve toimib sama summaga arvete puhul. Näiteks igakuine ERPLY Booksi rendiarve. Kui teil on erineva summaga arve iga kuu, siis on mõistlik kombineerida ka vaikimisi reeglitesse kokku summa otsing. Küll aga pange tähele, et unikaalsete reeglitena on samasummalisi arveid kindlam automatiseerida.

Arve komponentide mapper

Pange pealehe otsingusse “Arve komponentide mapper”. Sinna saab lisada read, kust Books tunneb ära erinevad komponendid. Otsing käib stiilis “kui leiad üles rea, kus on peal tekst ‘INVOICE NR’, siis järgmise rea kõige viimane element on arve number”.

  • Vali – milline reegel “Ostuarvete automaatse loomise reeglid” nimekirjast?
  • Märksõna – kuidas ära tunda see koht, mida arve pealt otsid? Süsteem otsib rida arve teksti pealt, kus vastav märksõna leidub. Saad mitu märksõna lisada – eralda nad | märgiga.
  • Tüüp – millist välja soovid otsida?
  • Rida – mitmendast reast vaadata? Kui paned 0, siis võtab samast reast. Kui paned -1, siis võtab eelmise rea pealt.
  • Veerg – mitmendast veerust vaadata. Kui paned 0, siis võtab sama komponendi, kust märksõna leidis. Kui paned +1, siis võtab järgmise veeru jne. Vt ka “alusta lõpust”
  • Alusta lõpust – kui väärtus on alati kõige viimane element, siis on tihtipeale lihtsam öelda, et võta kõige viimane element.
  • Lisa väärtus nii kaua kuni väärtus on numbriline – Kui summa on kirjeldatud stiilis “2 983,31”, siis süsteem võib mõelda, et “2” ja “983,31” on erinevad väärtused. Seega antud rida võimaldab lisada reegli, et ta automaatselt ikkagi täissumma ära tunneks.

Hankija arvete käibemaksud

Iga hankija kohta on mõistlik lisada ka, mis käibemaksuga arveid nad saadavad. Ühe käibemaksuga arvete sidumine on lihtne – see eeldab arve kokku summat ja käibemaksu, mida sellest arvutada. Aga mis siis, kui arvel on kaks käibemaksu? Näiteks teil on liisinguarved, mis on kahe käibemaksuga. Või siis Telia saadab teile iga kuu mobiilsideteenuste ja kontori interneti arve. Need tuleb selgelt eristada. Sellest tulenevalt saab käibemaksureeglid lisada iga hankija kohta.

Ostuarve automaatloomise protsess

  • Hankija saadab arve ostuarvete postkasti emailile.
  • ERPLY Books võtab failist kogu info, mis saab:
    • kui ei suuda failist midagi välja lugeda (näiteks hankija saadab arve Word failiga), siis selle koha peal jääb protsess katki – fail jääb Ostuarvete Postkasti rippuma ja saate selle ise arveks teha
    • kui suudab failist info välja lugeda, siis otsib ERPLY Books sobiva reegli, mis on unikaalselt sobiv antud arvele
      • unikaalse reegli korral püüab Books arve jaoks kõik vajalikud andmed välja võtta.
      • arve nr ja kuupäev tehakse arve kopeerimisel tühjaks ning neid proovitakse parsitud andmetest tuletada
      • pärast andmete määramist kontrollib Books, kas mingi väli on tühi ja selle kohta on eraldi reegel lisatud (vt üldiste sätete alt “Vaikimisi reeglid ostuarve impordiks”)
  • Järgmiseks (ja ühtlasi viimaseks) tegevuseks kontrollib Books, kas on töötajaid, kellele on määratud kinnitusringi reegel hierarhiaga 1. St et kes peaks saama emailile arve (faili) kinnitamiseks koheselt. Kui on, siis saadab emaili(d) välja.

Parim praktika ostuarvete postkasti kasutamiseks

Ostuarvete postkast võimaldab mõnes ettevõttes ostuarvetega seotut automatiseerida maksimaalsel võimalikul moel. Kui kasutada pangas e-arvega maksmist, siis ka maksmise osa saab automatiseerida. See ei tule aga enamus ettevõtetes kõne alla. Küll aga saame teha järgmist:

  • Saatke postkasti email kõikidele hankijatele – kui iga töötaja, hankija saadab ostuarve otse postkasti, siis sellega olete automatiseerinud arhiveerimisprotsessi ning kõik ostuarved on ühes kohas. See omakorda tähendab, et arhiveerimis- ja kogumisprotsess on automatiseeritud 100%.
  • Lisage reeglid kõikidele igakuistele standardarvetele – automatiseerige ostuarvete sisestus reeglitega selliselt, et arve loodaks automaatselt kui see postkasti jõuab. Kui teil on ainult standardsed igakuised arved, siis on võimalik automatiseerida sisestusprotsess 100%. Üldiselt kõike automatiseerida ei saa, kuid kindlasti tasub ennast aidata.
  • Kasutage ära ostuarvete postkasti funktsionaalsusi, et lihtsalt muud arved sisestada:
    • Tänu PDF parserile, pildituvastajale ning muudele reeglitele, mis ise olete lisanud, teeb Books Teie eest nii palju ära kui võimalik – Te peate vaid lüngad täitma.
    • Kui kuvatavad andmed pole päris sellised nagu soovite, siis valige hankija ja seejärel alt paremalt kopeeritav arve.  
    • Kui Books ei suuda automaatselt lahtreid täita, siis on vähemalt lihtne andmeid sisestada, sest arve pilti/PDFi näete paremal.
  • Makske arveid kasutades selleks loodud funktsioone:
    • Kui olete Swedbanki klient, siis saatke maksed automaatselt Swedbanki.
    • Muul juhul koostage SEPA maksefail ja laadige see panka üles.
    • Ärge sisestage pangamakseid käsitsi vaid tehke pangaimporti.
  • Books toetab massilist saldoteatistee saatmise võimalust, kasutagem seda!
  • Kui kasutate kinnitusringi, siis tehke selle jaoks automaatsed emaili reeglid – teadupärast kinnitajaks on kõige kiirema käekäiguga inimene (ettevõtte juht/omanik), kes saab nüüd arveid kinnitada kas või lifti oodates.