Automatiseeri raamatupidaja üks päev nädalas

 

Kui kasutad kõiki protsesse mõistlikult, siis on võimalik automatiseerida vähemalt üks raamatupidaja tööpäev nädalast. Kui kõike korrektselt teha, on võimalik ka automatiseerida rohkem. Kuid siinkohal räägime ühe päeva automatiseerimisest kui reaalsest olukorrast, mis on võimalik saavutada kui võtta raamatupidaja töö automatiseerimise plugin ja tööprotsesside automatiseerimise juurutus. 

Multiorganisatsioon siin ja edaspidi tähendab olukorda, kus on vaja majandada mitut organisatsiooni korraga. Stiilis raamatupidajal on 30 ettevõtet ja on vaja meeles pidada iga ettevõtte eripärasid. 

Multiorganisatsiooni plugin on töövahend, mis näitab, mis ettevõtetes on tehtud millised vajalikud tööprotsessid konkreetsel kuul. Nimekiri protsessidest, mis kuvatakse iga ettevõtte kohta: 

  • Ootel failid
    • Kirjeldus: mitu faili ootab ostuarvete postkastis
    • Topeltklikk: avab konkreetse organisatsiooni ostuarvete postkasti
  • Ootel maksed
    • Kirjeldus: mitu automaatselt imporditud pangatehingut, mida ei suudetud automaatselt siduda, ootab pangaimpordis. Näiteks kui Sul on Swedbank automaatne ühendus aktiveeritud, siis saad hommikul vaadata, mis ettevõtetes on viimase 24h jooksul tulnud uusi makseid, mida Books pole suutnud automaatselt siduda.
    • Topeltklikk: avab konkreetse organisatsiooni pangaimpordi
  • Mitu müügiarvet on koostatud
    • Kirjeldus: kuna sõltuvalt ettevõtete eripäradest ei saa paika panna ühtset müügiarvete struktuuri mudelit, siis on välja toodud loodud arvete kogused ning antud teatud loogilised hinnangud, kas arveid on loodud nii palju kui peab või mitte. Järeltõlgendus jääb enda teha, sest raamatupidaja teab oma ettevõtteid paremini. Kogused on võetud kustutamata arvete pealt ja ei sisalda infot, kas arved on välja saadetud. 
    • Andmekirjeldus
      • Näitab mitu müügiarvet on tehtud perioodis
      • Näitab mitu müügiarvet tehti eelmine periood
      • Kui eelmine periood ei olnud arveid ja valitud periood ei ole arveid, siis näitab valgena
      • Kui valitud periood on arvete hulk vähemalt 75% sama nagu eelmine periood, siis näitab rohelisena
      • Kui valitud periood on arveid vähem kui 75% sellest, mis oli eelmine periood, siis näitab oranžina
      • Kui valitud periood on arveid vähem kui 50% sellest, mis oli eelmine periood, siis näitab punasena
  • Mitu ostuarvet on koostatud
    • Kirjeldus: kuna sõltuvalt ettevõtete eripäradest ei saa paika panna ühtset ostuarvete struktuuri mudelit, siis on välja toodud loodud arvete kogused ning antud teatud loogilised hinnangud, kas arveid on loodud nii palju kui peab või mitte. Kogused on võetud kustutamata arvete pealt. Kui on soovi uurida, kas statistiliselt kõik ostuarved on loodud, siis vaata puuduvate arvete otsingu moodulit. 
    • Andmekirjeldus
      • Näitab mitu ostuarvet on tehtud perioodis
      • Näitab mitu ostuarvet tehti eelmine periood
      • Kui eelmine periood ei olnud arveid ja valitud periood ei ole arveid, siis näitab valgena
      • Kui valitud periood on arvete hulk vähemalt 75% sama nagu eelmine periood, siis näitab rohelisena
      • Kui valitud periood on arveid vähem kui 75% sellest, mis oli eelmine periood, siis näitab oranžina
      • Kui valitud periood on arveid vähem kui 50% sellest, mis oli eelmine periood, siis näitab punasena
  • Mitu kannet on tehtud
    • Kirjeldus: võimaldab kontrollida, mitu kannet on üldiselt tehtud. Kas või selle jaoks, et lihtsamini oma klientidele arveid saata.
    • Andmekirjeldus
      • Näitab mitu kannet on tehtud perioodis
      • Näitab mitu kannet tehti eelmisesse perioodi 
  • Mitu amortisatsioonikannet on tehtud
    • Topeltklikk: avab amortisatsioonimooduli konkreetses organisatsioonis
    • Andmekirjeldus
      • Näitab mitu kannet on tehtud perioodis
      • Näitab mitu kannet tehti eelmisesse perioodi
      • Kui eelmine ja valitud periood ei olnud ühtki kannet, siis näitab valgena
      • Kui eelmine periood oli kandeid ja valitud periood pole, siis näitab punasena
      • Kui valitud perioodis on kandeid, siis näitab rohelisena
  • Mitu palgakannet on tehtud
    • Näitab mitu kannet on tehtud perioodis
    • Näitab mitu kannet tehti eelmisesse perioodi
    • Kui eelmine ja valitud periood ei olnud ühtki kannet, siis näitab valgena
    • Kui eelmine periood oli kandeid ja valitud periood pole, siis näitab punasena
    • Kui valitud perioodis on kandeid, siis näitab rohelisena
  • Rahakontode lukustamiskuupäevad – mõistlik on hakata lukustama rahakontosid, kui mingi päeva seisuga on pangaimport tehtud. Seega kui on vaja kindlustada, et 20. juuniks on kõik mai kuu toimingud tehtud, peaksid ka kõik rahakontod lukus olema
    • Näitab iga rahakontot ja tema lukustamiskuupäeva.
    • Näitab rohelisena neid rahakontosid, mille lukustamiskuupäev jääb valitud perioodi sisse.

Puuduvate ostuarvete otsing

Iga kuu peab telefonioperaator saatma arve. Aga kui on 30 ettevõtet, siis kuidas kontrollida lihtsalt, mis arved on puudu ja millistes ettevõtetes? Selle jaoks oleme loonud puuduvate ostuarvete otsingu. See ütleb vastavalt statistikale, mis arved millises ettevõtetes puudu on. 

 

Protsesside automatiseerimine raamatupidaja jaoks

Protsessid, mis tuleb läbi käia, et olla kindel, et kasutad kõiki õigeid protsesse: 

  • Pangaeksport – tööprotsess peab olema kasutusel igas ettevõttes, kus võimalik. Tihtipeale mõeldakse, et funktsioon on mõeldud üksnes suurtele firmadele. 
  • Pangaimport – teoorias on võimalik pangaimport ka 100% automatiseerida, kuid reaalne elu näitab, et ikka ja jälle tekib tehinguid stiilis „Ülle maksab Kalle eest” ja kirjutab ülekandesse lihtsalt “ülekanne“, mida pole võimalik automatiseerida. 
    • kui on ettevõtteid, kus saab tööle panna panga automaatse sünkroniseerimise, pannakse see tööle. 
    • Kui on muid pankasid, mille pangaväljavõtted saadab ettevõtte juht emailiga, siis saab need saata otse Books’i.
    • Pangareeglid – vaatame üle mõne ettevõtte tehingud ning koostame koos pangareegleid, et protsess saaks selgeks. 
  • Ostuarvete postkast – kõige võimsam funktsioon ERPLY Books’is. Selle jaoks teeme eraldi koolituse ning teeme kindlaks, et kõik selle nüansid saavad selgeks. Kui korrektselt funktsiooni ära kasutada, saab automatiseerida kuni 80% ostuarvetele minevast ajast. 

Plugina hind: 599 EUR + käibemaks ühe raamatupidaja kohta. 

Juurutuse hind: 599 EUR + käibemaks ühe päeva juurutuse kohta.