E-arved Eestis

E-arved Eestis

Mis on e-arve?

E-arve on masinloetav arve. Üldiselt on ta XML kujul, kuid see ei pea alati nii olema. Eesti e-arve standard on XML kujul ning selle kasutamine võimaldab saata arve ühest süsteemist teise selliselt, et pole vaja käsitsi sisestada mingeid andmeid – ei kontaktandmeid, arve sisu jne. Kuna see on masinloetav, siis e-arvelt loetakse kõik info välja, mis sinna lisatud on.

Kuigi e-arve on masinloetav dokument, siis ei lahenda ta kõiki maailma probleeme. Näiteks pole Eesti e-arve ideaalne laoarvete edastamiseks – nimelt seal pole võimalik lisada erinevaid toote koode. Seega tihtipeale võib näha e-arve kasutust eelkõige kuluarvete juures.

Kuidas e-arvete saatmine üldiselt töötab?

E-arveid saadetakse üldiselt läbi operaatori. See on siis n-ö info vahendaja, kellele saadetakse e-arve ning kes selle edasi saadab – kas teisele operaatorile või kui klient kasutab sama operaatorteenust, siis otse lõppkliendini. Etteruttavalt: operaatorteenus pole vajalik, kui kaks raamatupidamistarkvara suudavad läbi emaili vastu võtta e-arveid. ERPLY Booksis on see võimalik.

Mida tähendab digiteerimisteenus?

Kui teie hankija saadab arve e-arve kujul, siis on kõik korras – selle saab otse Booksi laadida ja kui info on olemas, siis üldiselt lisaliigutused pole vajalikud. Aga mis siis kui hankija saadab arve PDF kujul? Või töötaja toob veekeskuse külastusest tekkinud tseki? Need ei ole e-arve kujul ja raamatupidaja peab need käsitsi tarkvarasse sisestama. Äkki oleks võimalik raamatupidaja tööd automatiseerida, nii et ta saaks vaid kontod määrata, mitte ei peaks hakkama paberilt arve numbrit sisse toksima? Sellise teenuse nimi on digiteerimisteenus. See on n-ö “tädi-masin” liides, kus keegi sisestab info ja sellest tehakse masinloetav e-arve. Ja seejärel kuna e-arve on masinloetav, saab raamatupidaja tegeleda vaid kontode määramise jm tegevustega.

E-arve ERPLY Booksis

ERPLY Books toetab kõiki e-arve peamisi protsesse:

  • Müügiarve saatmine e-arvena
  • Ostuarve vastuvõtmine e-arvena
  • Integratsioonid erinevate operaatoritega

ERPLY Books toetab kõiki peamisi kasutatavaid e-arve formaate:

  • 1.0
  • 1.1
  • 1.2 – vaikimisi formaat, kui müügiarve e-arve alla laadida

Toetatud operaatorid või muud teenusepakkujad:

  • Tsekk.ee – ostudokumentide digiteerimine
  • Envoice – ostudokumentide digiteerimine
  • Omniva – müügiarvete saatmine, ostuarvete vastuvõtmine
  • Fitek – müügiarvete saatmine, ostuarvete vastuvõtmine
  • E-arveldaja – müügiarvete saatmine, ostuarvete vastuvõtmine

Kuidas alustada e-arvetega?

E-arvetega lahenduse sõltub mahtudest. Kui teil on vaja vaid paar arvet e-arvega saata kuus, siis on mõistlik võtta E-arveldaja integratsioon, mille aktiveerimine-kasutuselevõtt käib otse Booksis. Kui aga klient on nõus emailiga e-arvet vastu võtma, siis ei ole vaja ühtki lisaliidest ja saab otse Booksist e-arve saata emailiga kliendile. Kui teil on tarvis digiteerimisteenust, siis on mõistlik uurida täpsemalt teisi operaatoreid. Kui soovite automatiseerida oma ostuprotsessi, jättes kõrvale digiteerimise, siis võtke kasutusele ostuarvete postkast. Kui mõni hankija soovib saata e-arvet ja ta ei saa seda emailiga saadetud, siis lisage juurde ka E-arveldaja.

Kasutuselevõtt:

  • Ostuarvete postkast – ERPLY Books’i sisene funktsioon läbi mille on võimalik vastu võtta e-arveid. Hankija saadab e-arve Teie Ostuarvete postkasti aadressile. Juhend Ostuarvete postkasti kohta asub siin.
  • Omniva – Läbi Omniva integratsiooni on võimalik vastu võtta XML ostuarveid ning saata oma klientidele XML arveid. Juhend integratsiooni aktiveerimiseks asub siin.
  • E-arveldaja – E-arveldaja integratsioon võimaldab saata XML arveid klientidele ilma et peaks kasutama e-arvete operaatorit nagu Fitek või Omniva. See lahendus sobib eelkõige klientidele, kelle e-arvete maht on väike ning ei soovita lisatarkvara kasutusele võtta. E-arved saadetakse Books’ist E-Arveldajasse, mille läbi edastatakse e-arve kliendi e-arve operaatorile. Lahendus maksab 1€ kuus, mis lisatakse automaatselt Booksi kuutasule. Integratsiooni aktiveerimiseks avage “sätted”, “integratsioonid” ja vajutage nupule “loo ühendus”. Loe e-arveldaja kohta täpsemalt siit.
  • Fitek – üldiselt vajab eraldi juurutust. Võtke eraldi ühendust info@erplybooks.com. Vaatame vajadused üle ja teeme hinnapakkumise
  • Envoice – juhend siin.

Ostuarved

ERPLY Books toetab e-arvete vastuvõtmist hankijatelt järgmistel viisidel:

  • Hankija võib saata e-arve otse ostuarvete postkasti. Nii lihtne ongi. Ei ole vaja operaatorit. See ongi sinu operaatoriks.
  • Saad vastu võtta e-arved järgmistelt operaatoritelt:
    • Omniva (Books süngib)
    • Fitek (Books süngib)
    • Envoice (Envoice saadab)

Kui e-arve tuleb läbi operaatori, siis salvestatakse e-arve fail ostuarvele külge.

Müügiarved

Kõik võimalused:

  • saab saata ühe kaupa kliendile
  • saab saata mitme kaupa kliendile
  • saab saata otse läbi Booksi (juhul kui klient on nõus XML arveid e-maili teel vastu võtma)
  • saab saata läbi Fitek, Omniva ja Envoice
  • E-arveldaja integratsioon, et ei oleks vaja kasutada e-arve operaatorit nagu Fitek või Omnivat
  • E-arvete protsessi saab täielikult automatiseerida:
    • Iga õhtu Books kontrollib, kas on arveid, mida pole välja saadetud
    • Vaatab, kas nende arvete seas on selliseid, mis on vaja e-arvena saata
    • Saadab need otse operaatorteenusele
    • Automaatne saatmine on seotud ka muul viisil saadetud arvetega, nt arvete planeerija, käsitsi väljastatud arved jne. Sama protsessi käigus kontrollib Books, kuidas peaks klientidele arveid saatma ning e-arvega saatmine on üks mitmest erinevast lähenemisest. Teisteks on nt e-mailiga PDF, e-mailiga e-arve ja lisaks ka faktooringusse saatmine. Eelpool mainitud võimalused vajavad eraldi juurutamist. Huvi korral võtta ühendust info@erplybooks.com

Selle jaoks, et saata Booksist välja e-arveid ühe kaupa, siis:

  • E-mailiga saatmiseks avage arve, valige saatmise nupp ning linnutage ära “lisa e-arve”
  • Partnerteenusega ühe kaupa saatmiseks peate:
    • Seadistama partnerteenuse (sätted – integratsioonid)
    • Avama arve ning sealt valima “saada” menüüst vastav operaator
  • Partnerteenuse täisautomatiseerimine on eraldi juurutus, mille hinna leiab üldhinnakirjast. Selle jaoks võtke ühendust, kirjutades info@erplybooks.com.

Selle jaoks, et saata Booksist välja e-arved automaatselt, siis:

  • Kirjutage oma soovist info@erplybooks.com
  • Seadistame koos ära reeglid, millega määrame, mis klientidele vaja e-arved saata
  • Seadistame koos reeglid, kuidas välistada kindlaid arveid saatmisest
  • Vaatame üle e-arve väljatrüki ning kinnitame muu sisu
  • Seadistame, kuidas tunneb süsteem ära uute klientide puhul, kas on vaja e-arvega saata
  • Kui on soov, siis sama seadistusega lisame ka emailide automaatse saatmise (sest Booksis saab jälgida, kas email jõudis kliendile kohale või mitte)
  • Sellise seadistuse maksumus on ühekordne tasu 599 EUR

Üldreeglid:

  • GLOBAL_ADD_ATTACHMENT_TO_EINVOICE – kui see on peal, siis lisatakse ka PDF fail e-arvele kaasa
  • Omniva:
    • Omnivasse saadetakse vaikimisi versiooniga 1.2
    • Kui on soov Omnivasse saata versiooniga 1.1, siis vaja lisada reegel ATTRIBUTE_GLOBAL_OMNIVA_VERSION12
    • Kui ei soovi mittekinnitatud ostuarveid sünkroniseerida, siis vaja lisada reegel GLOBAL_EINVOICE_IGNORE_NOT_CONFIRMED
  • Fitek: üldiselt vajab eraldi juurutust. Võtke eraldi ühendust info@erplybooks.com
  • GLOBAL_SAVE_FAILED_EINVOICE – kui e-arve sünkroniseerimine ebaõnnestub, siis selle olemasolul lisatakse see ostuarvete postkasti
  • Kui kasutate Erply ladu, siis on mõistlik juurde lisada partnerAPI lahendus, mis võimaldab jälgida, millised arved on juba saadetud operaatorile ja millised mitte.
  • Kui soovite arvet saata emailiga, nii et panete kaasa ka e-arve, siis:
    • Vaikimisi ei lähe e-arve kaasa. Arve saatmise aknas on eraldi linnukene “Lisa E-arve”
    • Kui soovite, et eelnevalt kirjeldatud linnukene oleks alati täidetud, siis üldiste sätete all pange linnukene lahtrisse “Lisa automaatselt e-arve müügiarve saatmisel emailiga kui võimalik”
    • Kui soovite, et süsteem ei lisaks PDFi vaid alati üksnes e-arve, siis lisage üldiste sätete all linnukene lahtrisse “Lisa üksnes e-arve emailile (lisab PDFi e-arve sisse kui see on võimalik)”

Integratsioon ja igakuine maksumus

Integratsiooni loomiseks ERPLY Booksi ja arvete operaatori või teenusepakkuja vahel, peate esmalt registreerima kasutaja ERPLY Booksi. ERPLY Booksi igakuine maksumus kujuneb vastavalt valitud paketile. Oluline on mainida, et “Komplekteeri ise” paketi korral tuleb kindlasti valida e-arvete võimalus, mis igakuiselt maksab 1 EUR. Keskmisel ja suurel paketil on see juba paketti lisatud. Hinnapakettide kohta leiate täpsema info siit: https://www.erplybooks.com/et/hinnakiri-ettevottele/

Integratsiooni loomine ei maksa midagi. Kui soovite võtta kasutusele E-arveldaja, lisandub igakuisele kuutasule 1 EUR. Kui soovite, et aitaksime seadistada kõik e-arvetega seotud protsessid, luua integtratsiooni ning teha selleteemaline koolitus, siis selle ühekordne hind on 599 EUR+KM.

E-arvete operaatori või teenusepakkujaga kasutuselevõtmiseks peate sõlmima nendega kasutuslepingu (v.a E-arveldaja). Hinnakirja kohta käiva info leiate teenusepakkujate kodulehelt

Toetatud operaatorid või muud teenusepakkujad:
Tsekk.ee – ostudokumentide digiteerimine;
Envoice – ostudokumentide digiteerimine;
Omniva – müügiarvete saatmine, ostuarvete vastuvõtmine;
Fitek – müügiarvete saatmine, ostuarvete vastuvõtmine;
E-arveldaja – müügiarvete saatmine, ostuarvete vastuvõtmine.

Seega, igakuine e-arvete kasutamine maksab ERPLY Booksis vastavalt valitud paketile ning teenusepakkuja paketile ja kui soovite e-arveldajat, lisandub igakuiselt 1 EUR.

Kui soovite abi integreerimisel, lisandub ühekordne juurutustasu 599 EUR.


Anett Laarmann