Ostuarvete kinnitamine

Ostuarvete kinnitamine

Väikeettevõtetes maksab ostuarvete eest tavaliselt ettevõtte juht, kes kontrollib kulutused üle. Suuremates ettevõtetes tegeleb arvetega tavaliselt raamatupidaja, kes ei oma kulutustest sellist ülevaadet nagu ettevõtte juht ja maksab ära kõik temale suunatud arved. Sellisel moel seab ettevõte end riskiolukorda. Nende maksmist ootavate arvete seas vvõivad olla arved, mis pole tegelikkuses seotud ettevõtte tegevusega (Näiteks: Töötaja telefoniarved, kütusetsekid jne). Tagasimakseid või väikese kogusummaga arveid kontrollitakse harva ning seetõttu võib selline pettus läbi minna.

Teine tavaline probleem arvete üle kontrollimise ja nende õigsuse kinnitamisega on ajakulu. Kui ettevõttel on arve, mida peab omanik või juhatuse liige kinnitama, siis esmalt peab raamatupidaja temaga ühendust võtma, seejärel saatma arve, siis kinnitab juhatuse liige arve ning saadab selle tagasi. Selline protsess on väga tüütu ja võtab äärmiselt kaua aega.

Mida saame selle lahendamiseks teha?

Kui eelpoolkirjeldatud probleemid, seoses aja- ja rahakuluga ilmnevad, hakkab ettevõte otsima lahendusi nende vältimiseks. Lahenduseks on kaks võimalust:

  • Variant A – Ettevõte saab kasutusele võtta andmehaldus tarkvara. Olemas on palju erinevaid valikuid nii suurele kui väiksemale ettevõttele. Sellised tarkvarad on tihtipeale väga kallid ning nendest arusaamiseks kulub palju aega. Lisaks kulub aega töötajate väljakoolitamisele, et selle programmiga hakkama saada. Tihitpeale on need suunatud suurtele ettevõtetele ning väiksemad firmad ei saa neist abi. Ainus, mida väiksed ja keskmise suurusega ettevõtted vajavad on kinnitusfunktsioon.
  • Variant B – Võtta kasutusele ERPLY Booksi kinnitusringi funktsioon, mis on integreeritud ERPLY Booki tarkvaraga. Sellel funktsioonil on piisavalt palju sätteid, et muuta funktsiooni kliendi nõuetele vastavaks, kuid samas jääb see oma olemuselt siiski lihtsasti kasutatavaks.

Variant B on võimalus, mida pakub ERPLY Books. Ostuarvete kinnitamine on odav aga tõhus funktsionaalsus, mis lahendab manuaalse ja ajakuluka arvete kinnitamise. Tööprotsess ise on üsna kiire ja lihtne – ühe nupulevajutusega saab juhatajale või ettevõtte omanikule saata kinnitusmeili, koos kinnitus või tagasilükkamise võimaluse ning arvega. Kirjasaaja avab kinnitusmeili ning saab seal samas arve kas kinnitada või tagasi lükata. Seega võtab kogu protsess aega 2 nupulevajutust- raamatupidaja saadab kinnitusmeili teele ning kirjasaaja kinnitab või lükkab arve tagasi. Kinnitusmeili saavad vaid need, kes on määratud kinnitajaks. Seega on protsess kontrollitud ja turvaline. Kogu kinnitusprotsess on kontrollitav ja ning süsteem säilitab informatsiooni, et kes kinnitas arve.

 

Rohkem infot arvete kinnitamise kohta leiate SIIT juhendist.

 

ERPLY Booksi meeskond

 


Anett Laarmann

Leave a Reply