Ettemaksude määramine ja jälgimine

Ettemaksude määramine ja jälgimine

Ettemaksude jälgimine Margn’s läks palju paremaks. Nimelt saab nüüd märkimisväärselt lihtsamalt lisada ettemakse klientidele ja hankijatele. Käesolevas postituses kirjeldame, kuidas ettemaksusid Margn’s majandada.

Kordame enne üle, kuidas tekib ettemaks. Ettemaks tekib kahel juhul:

– mingi arve eest tasutakse suuremas summas kui on küsitud;
– kontaktile makstakse raha ilm konkreetse lõpparveta (NB: ettemaksuarve pole lõpparve).

Ja kuidas kujuneb konkreetse kliendi/hankija ettemaks:
Ettemaks = ülejääk kõigist arvetest, kus on makstud rohkem kui küsitud + muud ettemaksud (tasumised, mis pole arvetega seotud) – kasutatud ettemaksusummad. 

1) Lisa ettemaks kliendile/hankijale
Kliendile ettemaksu lisamiseks käsitsi toimi järgnevalt (hankijatega on samamoodi):

  1. mine laekumata arvetesse
  2. vali suvaline arve
  3. vajuta “lisa makse”
  4. avaneb makse aken – vali sealt klient, kes ettemaksu tasus (arvet ära enam vali)
  5. vajadusel sisesta kirjeldus lisainfo alt ja salvesta

Kui klient tasus ettemaksu kontole, mida kirjeldatakse pangaimpordis, siis lae üles panga väljavõte, vali vastav makse ning vali paremalt kontakt, kes ettemaksu tasus.

2) Ettemaks, mis tekib, kui makstakse arvet suuremas summas kui küsitud
Kui arvet makstakse suuremas summas kui küsitud, siis tehakse selle jaoks automaatne ettemaksukanne Margn poolt.

3) Ettemaksude jälgimine ERPLY klientidele
ERPLY’s saab sisestada ettemakse väga lihtsalt – sisestades laekumise, mida ei seota arvega. Kui sellised laekumised Margn’i sünkroniseerida, pannakse need tüübi “määramata maksed” alla. Pärast seostamist ERPLY’s tehakse Margn’i ka teine makse, mis nüüd kinnitab ettemaksu muutumist. Kliendi ettemaksusid saab jälgida nii ERPLY’st kui ka Margn’st. Küll aga koondraportit saab jälgida eelkõige Margn’ist.

4) Ettemaksuraportid
Ettemaksude jälgimine on võrdlemisi keeruline, sest ettemaks võib tekkida tahtmatult ja üksnes mõne sendi ulatuses. Selle jaoks saab ettemaksusummasid jälgida kliendi & hankija raportist. Kui on soovi teada saada, kust ettemaksusumma tekkis, on vaja kombineerida otsingud laekumiste/maksmiste raporti ja laekumata/maksmata arvete moodulitega.

5) Ettemaksude jälgimine käibemaksuaruande tarbeks
Kui klient tasub ettemaksuarve eest juuli kuus, siis kuigi korrektne arve läheb välja augusti kuus, peab kliendi tehtud makse tõttu käibemaksuaruandes näitama tehtud ettemakset. Nende tegevuste jaoks koostab Margn eraldi ettemaksuraporti, mille leiab käibemaksuaruande alt “Näita ettemakse” vajutades.

6) Ettemaksude kasutamine
1. Ettemaksude kasutamine on Margn’s äärmiselt lihtne – tuleb minna laekumata/maksmata arvete moodulisse, valida arve, mida soovitakse ettemaksuga seostada ning vajutada “seo ettemaksuga”. Seejärel Margn kontrollib, kas kliendil/hankijal on ettemaks ja selle olemasolul kasutab selle ära maksimaalses võimalikus ulatuses (kas arve maksmata jäänud summas ja/või ettemaksusummas).

2. Juhul, kui kliente ja ettemakse on rohkem, on võimalik need kõik korraga ära kasutada. Selleks oleme loonud tegevuste haldamise mooduli, mille otsingukasti leiab avalehelt – tuleb vaid otsingu kasti kirjutada “ettemaks” (kõik ettemaksudega seotud tegevused nüüd ja edaspidi on leitavad märksõnade abil).

  • avaneb aken, kus teavitatakse ettemaksude ja võlgadega klientide valimisest;
  • soovi korral saate eemaldada mõnelt kliendilt selekteeringu (hoides all ctrl või cmd nuppu);
  • vajutades OK, seotakse ettemaksud arvetega laekumiste kannetena.

Ülejääva ettemaksu puhul tehakse ettemaksu kanne kaheks eraldi kandeks, millest sobiv summa seotakse arvega ning ülejäänu jääb ettemaksuks.

7) Ettemaksu kontosaldo ei võrdu ettemaksude summaga kliendi/hankija raportis. Kust leida ja kust tekib vahe? 
Ettemaksude kontosaldo võib valeks minna mitmel põhjusel. Kõige tõenäolisem põhjus on valede kannete tegemine kasutaja poolt – tehakse käsikanne vms ettemaksete kontole. Selliseid kandeid võib leida pearaamatust, otsides korrektse kande tüübi järgi. Teine võimalus: arve summas 120€ makstakse õiges summas ehk 120€’ga ning kohta sisestatakse tasumine Margn’i käsitsi summas 120€. Seejärel tehakse pangaimport ning sisestatakse sama tasumine. Viimase maksega tekib ettemaks. Nüüd märgatakse, et on topelt läinud ning esimene makse kustutatakse – järgi jääb makse, mis tekitas ettemaksu. Hankija/kliendi raportis ettemaks puudub, kuid ettemaksu konto saldot see ikkagi muudab.

Tegevus, millega vigaseid ettemakse hallata, on samuti kättesaadav avalehe otsingukastis ettemaksu märksõna abil. Selle tegevuse abil on võimalik kontrollida topeltlaekumisi ja muid võimalikke ebakõlasid.

  • Avaneb aken, kus saate valida, kas soovite otsida müügi- või ostuarvete ettemakse;
  • Avaneb uus aken nelja valikuga – valides ühe neist, selekteerib Margn kõik nendele tunnustele vastavad ettemaksud.
  • Selle võimaluse eesmärk on kasutajale näidata selgeid ebakõlasid ettemaksudes võrreldes neid arvete ja arvete tasumistega. Vead peab kasutaja ise parandama.

8) Milline on konkreetse kliendi/hankija võlg/ettemaks?
Ühel kontaktil võib olla nii võlg kui ka ettemaks. Seda olukorras, kus ettemaksu pole veel ära kasutatud (Margn automaatselt ei kasuta ettemaksu ära). Neid summasid näeb kliendi/hankija raportist. Kui on vaja konkreetse kliendi/hankija võlga näha, tuleb minna laekumata/maksmata arvete moodulisse. Ettemaks kujuneb ülalmainitud valemi põhjal ning selle jaoks tuleb lisaks laekumata/maksmata arvete moodulile jälgida ka laekumiste/maksmiste raportit.


taavi